Es gibt keine native Aircall Calendly Integration. Keine der beiden Apps führt die andere auf, also läuft die Verbindung über eine Zwischenstation. Meine Empfehlung: Verbinden Sie beide mit dem CRM, das Sie bereits nutzen. Die HubSpot Integration von Aircall ist in jedem Tarif enthalten, und die von Calendly gibt es ab $10 pro Nutzer und Monat. So landen Anrufe und Buchungen beim selben Kontakt, ganz ohne Automatisierungstool. Ergänzen Sie Zapier oder Make nur für die Aufgaben, die ein CRM nicht erledigen kann, vor allem einen Buchungslink nach einem verpassten Anruf per SMS zu senden. Wenn Ihre Buchungen auch Fragen zu Terminverschiebungen und „Was muss ich mitbringen?“ im Helpdesk erzeugen, entwirft eesel diese Antworten anhand Ihrer bisherigen Tickets.
Gibt es eine native Aircall Calendly Integration?
Nein. Ich habe beide Seiten am 4. November 2026 überprüft. Das Integrationsverzeichnis von Aircall listet 250+ Apps aus den Bereichen CRM, Helpdesk und Produktivität auf, und Calendly gehört nicht dazu. Die URL, die man erwarten würde, aircall.io/integrations/calendly, führt zur „Oh no!“-Seite von Aircall. Auf der anderen Seite nennt die Preisseite von Calendly dessen Konnektoren (HubSpot, Mailchimp, Zapier, Salesforce, Marketo, Microsoft Dynamics), und auch dort fehlt Aircall.
Ich entwickle beruflich Integrationen bei eesel. Hier ist also meine ehrliche Einschätzung: Sie brauchen wahrscheinlich keine direkte Verbindung. Aircall ist eine Telefonanlage und Calendly ein Tool zur Terminplanung. Sie treffen sich im Kontaktdatensatz, und beide schreiben bereits in die zwei CRMs, die die meisten Teams nutzen. Die direkte Verbindung von Aircall zu Calendly ist nur für eine kurze Liste von Aufgaben wichtig, und diese gehe ich weiter unten durch.
Damit haben Sie drei Wege:
| Weg | Was sie verbindet | Am besten geeignet für | Einrichtungszeit |
|---|---|---|---|
| CRM als Zentrale | HubSpot oder Salesforce, mit der nativen Integration der jeweiligen App | Anrufe und Termine in einer gemeinsamen Kontaktchronik sehen | Ein Nachmittag |
| Zapier | Zaps zwischen Triggern und Aktionen von Aircall und Calendly | SMS nach verpassten Anrufen, Nachfassnachrichten bei Nichterscheinen, Kontakterstellung | Eine Stunde pro Ablauf |
| Make | Szenarien mit Routern und Filtern | Einmalig nutzbare Buchungslinks, Verzweigungslogik | Einige Stunden |
Wie verbinden Sie Aircall und Calendly über HubSpot?
Installieren Sie die jeweilige HubSpot Integration beider Apps und lassen Sie HubSpot als Treffpunkt dienen. Das ist der Weg, mit dem ich bei jedem Team beginnen würde, denn er erfordert keinerlei Wartung von Automatisierungen und übersteht Änderungen an der API beider Anbieter.
Auf der Aircall Seite ist die HubSpot Integration laut der Preisseite von Aircall in jedem Tarif ab Essentials enthalten. Sie protokolliert Anrufe und SMS bei Kontakten, Deals und Tickets, zeigt HubSpot Daten auf einer Insight Card an, bevor der Mitarbeiter abnimmt, und schreibt benutzerdefinierte Kontakteigenschaften, mit denen Sie HubSpot Workflows auslösen können.
Auf der Calendly Seite ist "Connect Hubspot" im Tarif Standard aufgeführt, im kostenlosen Tarif ist es nicht enthalten. Sobald beide verbunden sind, erscheinen bei einem Kontakt, der eine Demo bucht und anschließend Ihre Hauptnummer anruft, beide Ereignisse in einer gemeinsamen Chronik.
Drei Einrichtungsdetails aus der HubSpot Konfigurationsanleitung von Aircall, über die viele stolpern:
- Nur verbundene Nummern werden protokolliert. Anrufe von einer Aircall Nummer, die Sie nicht zur Integration hinzugefügt haben, erreichen HubSpot nie. Wenn Ihre Buchungsleitung eine separate Nummer ist, fügen Sie sie hinzu.
- Beim Pausieren gehen Daten verloren. Anrufe, die bei inaktiver Integration getätigt werden, werden nicht rückwirkend protokolliert, wenn Sie sie wieder einschalten.
- Ergebnisse werden aus Tags abgeleitet. Benutzerdefinierte Anrufergebnisse werden in den Standardeinstellungen nicht unterstützt. Stattdessen ordnen Sie Aircall Tags den HubSpot Ergebnissen zu. So kann ein Tag wie „Auf Calendly gebucht“ zu einem echten Ergebnis werden, das Sie in Berichten auswerten.
Sobald die Daten in HubSpot liegen, können Sie dort die Nachfassaktion erstellen: zum Beispiel einen HubSpot Workflow, der Ihren Calendly Link per E-Mail versendet, wenn ein Anruf mit dem Ergebnis "No answer" protokolliert wird. Mein Leitfaden zu KI in HubSpot CRM zeigt, was diese Daten sonst noch ermöglichen, und die Übersicht über Tools, die sich in HubSpot integrieren lassen, listet weitere Erweiterungen auf.
Andere Telefonanlagen verfolgen denselben Ansatz. Die CloudTalk HubSpot Integration funktioniert ganz ähnlich, und auch Dialpad protokolliert in HubSpot. Dieser Weg lässt sich also auch nutzen, falls Sie einmal die Anrufsoftware wechseln.
Was ist mit Salesforce?
Gleiche Idee, höhere Tarife. Die Integrationen von Aircall für Salesforce Service Cloud und Sales Cloud sind nicht in Essentials enthalten. Sie benötigen also Aircall Professional ($50 pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung). Calendlys "Send meetings to Salesforce" ist im Tarif Teams enthalten, der $16 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $20 bei monatlicher Abrechnung kostet.
Wenn Sie bereits Salesforce einsetzen, vergleicht meine Übersicht zu KI für Service Cloud Erweiterungen für diese Tool-Landschaft, und der Beitrag zu Zusammenfassungen von Sprachanrufen in Salesforce geht ausführlicher auf die Anrufseite ein.
Der Leitfaden zu KI für Service Cloud erläutert, was sich ändert, sobald Anrufe und Termine dort einen gemeinsamen Datensatz nutzen.
Welche Tarife benötigen Sie auf beiden Seiten?
Hier sind die aktuellen Listenpreise für beide Tools, überprüft am 4. November 2026.
| Tarif | Aircall, pro Lizenz/Monat | Calendly, pro Nutzer/Monat | Was er für diese Integration freischaltet |
|---|---|---|---|
| Free | Keiner | $0 | Calendly: ein Ereignistyp, keine Webhooks, kein HubSpot, kein Zapier |
| Aircall Essentials | $30 bei jährlicher / $40 bei monatlicher Abrechnung | APIs und Webhooks, HubSpot, 250+ Integrationen | |
| Aircall Professional | $50 bei jährlicher / $70 bei monatlicher Abrechnung | Zusätzlich Salesforce und die Messaging API | |
| Calendly Standard | $10 bei jährlicher / $12 bei monatlicher Abrechnung | Webhooks, HubSpot, Zapier, unbegrenzt viele Ereignistypen | |
| Calendly Standard Plus | $18 bei jährlicher / $24 bei monatlicher Abrechnung | Standard plus Notetaker und der Assistent Callie | |
| Calendly Teams | $16 bei jährlicher / $20 bei monatlicher Abrechnung | Round-Robin, Routing, Salesforce | |
| Calendly Teams Plus | $24 bei jährlicher / $32 bei monatlicher Abrechnung | Teams plus Notetaker und Callie | |
| Calendly Enterprise | Ab $15k pro Jahr (50 Nutzer) | Microsoft Dynamics, SSO, API zur Datenlöschung |
Quellen: Aircall Preise und Calendly Preise. Aircall hat eine Mindestabnahme von 3 Lizenzen, auf die meine Aircall Preisübersicht ausführlich eingeht.
Auf diese Falle würde ich hinweisen: Der kostenlose Tarif von Calendly kann bei keinem dieser Wege mitmachen. Calendlys Webhooks-Übersicht listet nur Tarife der Familien Standard, Teams und Enterprise auf, und die kostenlose Spalte auf der Preisseite enthält ebenfalls weder HubSpot noch Zapier.
Was kann Zapier zwischen Aircall und Calendly tun?
Auf der Aircall Seite ziemlich viel, auf der Calendly Seite weniger. Zapiers Seite zu Aircall und Calendly listet diese nützlichen Bausteine für die Terminplanung auf:
| App | Typ | Name | Was er bewirkt |
|---|---|---|---|
| Aircall | Trigger | Call Voicemail Left | Wird etwa 30 Sekunden nach dem Ende eines Anrufs ausgelöst, wenn eine Voicemail vorliegt |
| Aircall | Trigger | Call Ended | Wird ausgelöst, wenn ein beliebiger Anruf endet |
| Aircall | Trigger | AI Voice Agent Escalated | Wird ausgelöst, wenn der AI Voice Agent einen Anruf an einen Menschen übergibt |
| Aircall | Trigger | AI Voice Agent Summary | Wird mit den Antworten auf die Eingangsfragen ausgelöst, die der KI-Agent gesammelt hat |
| Aircall | Aktion | Send Message in Conversation | Sendet eine SMS von einer Aircall Nummer |
| Aircall | Aktion | Create Contact | Erstellt einen gemeinsamen Aircall Kontakt (benötigt mindestens eine Telefonnummer) |
| Aircall | Aktion | Show Insights Card | Zeigt dem Mitarbeiter während eines laufenden Anrufs eine benutzerdefinierte Karte an |
| Aircall | Aktion | Add Tags to Call | Versieht einen Anruf mit Tags |
| Calendly | Trigger | Invitee Created or Rescheduled | Wird ausgelöst, wenn jemand einen Termin bucht oder verschiebt |
| Calendly | Trigger | Event Canceled | Fragt Stornierungen ab, bei Zapier Free alle 15 Minuten |
| Calendly | Trigger | Invitee No Show Created | Wird ausgelöst, wenn ein Gastgeber ein Nichterscheinen markiert |
| Calendly | Aktion | Mark Invitee as No Show | Markiert ein Nichterscheinen aus einer anderen App heraus |
| Calendly | Suche | Find Invitee by Email | Gibt bis zu 100 aktuelle Buchungen für eine E-Mail-Adresse zurück |
Die Aircall Trigger sind sofortige Webhooks. Calendlys Trigger Event Canceled fragt dagegen regelmäßig ab, und Zapiers Preisseite gibt das Abfrageintervall mit 15 Minuten bei Free, 2 Minuten bei Professional und 1 Minute bei Team an.
Der Zapier Tarif ist wichtiger, als es zunächst scheint. Free kostet $0 für 100 Aufgaben pro Monat, bietet aber nur Zaps mit zwei Schritten: einen Trigger, eine Aktion, keinen Filter. Professional beginnt bei $19.99 pro Monat und ergänzt mehrstufige Zaps und Filter. Mein Leitfaden zu Zapier Abonnements und der Zapier AI Testbericht behandeln die Tarife ausführlicher.
Die drei Abläufe, deren Einrichtung sich lohnt
Das sind die Aufgaben, die ein CRM allein nicht erledigen kann, eine direkte Verbindung aber schon. Ich würde sie in dieser Reihenfolge einrichten.
1. Verpasster Anruf, dann ein Buchungslink per SMS
Ein Anrufer landet auf der Mailbox. Innerhalb einer Minute erhält er eine SMS von derselben Aircall Nummer mit Ihrem Calendly Link. Geschwindigkeit ist hier wichtig, weil der Anrufer sein Telefon noch in der Hand hält. Aus demselben Grund gibt es KI-Telefonrezeptionisten und KI-Support außerhalb der Geschäftszeiten, nur ist die Einrichtung hier viel kleiner.
Der Zap:
- Trigger: Aircall, Call Voicemail Left.
- Aktion: Aircall, Send Message in Conversation. Ordnen Sie die Nummer des Anrufers "To" zu und schreiben Sie etwas Kurzes: „Schade, dass wir Ihren Anruf verpasst haben. Wählen Sie hier einen Termin aus, und wir rufen Sie zurück: [Ihr Calendly Link]“.
Das sind zwei Schritte, also läuft es mit Zapier Free. Der Haken: Call Voicemail Left wird nur ausgelöst, wenn der Anrufer tatsächlich eine Voicemail hinterlässt. Viele legen einfach auf. Um auch diese Anrufer zu erfassen, verwenden Sie Call Ended plus einen Filter für verpasste eingehende Anrufe. Dadurch wird es ein mehrstufiger Zap, für den Sie Zapier Professional benötigen.
Wenn eine KI die Antwort statt einer festen Vorlage schreiben soll, behandelt mein Leitfaden zum Ergänzen von KI im SMS-Support die Optionen.
Zwei weitere Prüfungen, bevor Sie den Ablauf einschalten. Aircall führt seine Messaging API nur bei Professional und Enterprise auf. Prüfen Sie also, ob Ihr Tarif SMS aus einer Automatisierung unterstützt. Und prüfen Sie die lokalen Regeln für automatisierte SMS in Ihrem Land, bevor Sie jedem Anrufer eine Nachricht senden.
Wenn Sie lieber jedem Anrufer einen nur einmal nutzbaren Link senden möchten, listet die Seite zu Aircall und Calendly von Make eine Calendly Aktion namens "Create a single-use scheduling link" auf. Die Calendly App von Zapier führt keine solche Aktion auf.
Der kostenlose Tarif von Make umfasst laut Preisseite 1.000 Credits pro Monat mit einem Mindestintervall von 15 Minuten zwischen geplanten Ausführungen. Mein Vergleich Make vs. Zapier und die Make Preisübersicht gehen näher darauf ein.
2. Neue Buchung, dann ein Aircall Kontakt
Wenn jemand bucht, legen Sie die Person in Aircall an, damit beim Anruf ein Name statt einer bloßen Nummer angezeigt wird.
- Trigger: Calendly, Invitee Created or Rescheduled.
- Aktion: Aircall, Create Contact.
Aircalls Create Contact benötigt mindestens eine Telefonnummer. Fügen Sie Ihrem Calendly Ereignistyp also zuerst eine verpflichtende Frage nach der Telefonnummer hinzu. Ohne sie schlägt der Zap bei jeder Buchung fehl. Wenn Sie bereits den CRM Weg nutzen, überspringen Sie diesen Ablauf: HubSpot Kontakte fließen ohnehin in die Insight Card von Aircall ein.
3. Nichterscheinen, dann eine SMS zur Terminverschiebung
- Trigger: Calendly, Invitee No Show Created.
- Aktion: Aircall, Send Message in Conversation, mit Ihrem Calendly Link und einem freundlichen „Möchten Sie einen anderen Termin auswählen?“
Das funktioniert nur, wenn Ihre Gastgeber das Nichterscheinen in Calendly markieren. Das ist eine Gewohnheit, keine Einstellung. Wenn niemand auf die Schaltfläche klickt, wird nichts ausgelöst. Weitere No-Code-Ideen in diesem Sinne finden Sie in meinem Leitfaden zur Automatisierung im Kundenservice.
Wann ist eine direkte Integration besser als der CRM Weg?
Nur wenn die Aktion auf der Telefonseite stattfinden muss. HubSpot kann Ihren Calendly Link per E-Mail senden, aber keine SMS von Ihrer Aircall Nummer verschicken oder einem Mitarbeiter während eines laufenden Anrufs eine Karte anzeigen. Das sind die Anwendungsfälle für Zapier oder Make. Alles, was der Dokumentation dient (wer gebucht hat, wer angerufen hat, was passiert ist), gehört ins CRM.
Der andere Fall ist der AI Voice Agent, besonders wenn Ihre Anrufer Interessenten sind, die Sie vor der Buchung qualifizieren würden. Sein Trigger AI Voice Agent Summary liefert Ihnen die Antworten, die er vom Anrufer gesammelt hat, etwa Name und E-Mail-Adresse. Diese in eine SMS mit Ihrem Calendly Link zu übernehmen, schließt die Lücke, die ein Voice Agent allein offen lässt: Der Agent sammelt zwar Angaben, aber das Zeitfenster wird weiterhin auf Ihrer Calendly Seite ausgewählt. Meine Übersicht über KI-Voice-Agents und der Leitfaden zu Voice Agents für den Support vergleichen, wie andere Telefon-Tools Buchungen handhaben.
Was kostet es für ein fünfköpfiges Team?
Hier sind die monatlichen Kosten für fünf Mitarbeiter bei jährlicher Abrechnung, anhand der Listenpreise der jeweiligen Anbieter:
| Posten | Weg 1: CRM als Zentrale | Weg 2: CRM als Zentrale plus Zapier |
|---|---|---|
Aircall Essentials, 5 Lizenzen zu $30 | $150 | $150 |
Calendly Standard, 5 Nutzer zu $10 | $50 | $50 |
| Zapier | $0 | Ab $19.99 |
| Gesamt | $200 | Ab $219.99 |
Die Kosten Ihres CRM kommen hinzu und variieren zu stark, um sie hier zu beziffern (siehe HubSpot Preise). Zwei Dinge fallen auf. Die Automatisierungsebene ist der günstigste Posten auf der Rechnung. Und Aircall macht drei Viertel der Gesamtsumme aus, weshalb Menschen, die nach dieser Integration suchen, am Ende auch meinen Beitrag zu Aircall Alternativen lesen.
Nutzer akzeptieren diesen Preis meist, wenn die CRM Synchronisierung funktioniert:
"Been using Aircall for almost 2 years. Doesn't come cheap, but it's the one that gives us better control of the activities."
Integrationen sind allerdings nicht fehlerfrei. Ein Rezensent mit einer Kombination aus Pipedrive und Help Scout brachte es auf den Punkt:
"The Pipedrive and Help Scout integrations work OK but sometimes result in lots of undistinguishable call recordings."
Das ist ein guter Grund, jeden Ablauf mit einer Handvoll echter Anrufe zu testen, bevor Sie ihn für das gesamte Team einschalten.
Was passiert, nachdem der Termin gebucht wurde?
Die Buchung erzeugt ihre eigene Arbeit. Menschen antworten auf die Bestätigung und bitten um eine Terminverschiebung, fragen, was sie vorbereiten sollen, oder schicken per E-Mail eine Frage, die im Anruf nicht geklärt wurde. Diese Nachrichten landen in Ihrem Helpdesk, nicht in Aircall oder Calendly, und keine der beiden Integrationen kümmert sich darum. Es ist dieselbe Lücke, die mein Leitfaden zur KI-Helpdesk-Integration für andere Tool-Landschaften behandelt.
Das ist der Teil, an dem ich arbeite. eesel ist ein KI-Teammitglied für Ihren Helpdesk: Es arbeitet in Ihrer HubSpot oder Zendesk Warteschlange mit, lernt aus Ihren bisherigen Tickets und Ihrem Hilfecenter und entwirft Antworten, die Ihr Team versenden kann.
Lesson Pro ist das ähnlichste Beispiel zu einem Aircall-und-Calendly-Team, das ich habe. Das Unternehmen verkauft Privatunterricht in den gesamten USA, und im Buchungsteam dreht sich alles um Terminplanung. eesel arbeitet in seinen zwei Zendesk Konten: In einem Monat bearbeitete es etwa 1,900 Tickets, hinterließ etwa 1,700 interne Notizen und entwarf etwa 560 Antworten, die das Team versenden konnte. Wenn das Team eine Lehrkraft in der Nähe eines Unterrichtsorts braucht, erwähnt es eesel per @mention. Daraufhin durchsucht eesel frühere Tickets aus nahegelegenen Orten nach Lehrkräften, die dort unterrichtet haben. Ein Detail, das mir gefällt: Lesson Pro weist eesel bewusst an, Voicemail-Tickets zu überspringen, weil diese für Menschen bestimmt sind. Genau dieselbe Aufteilung würde ich in Ihrer Aircall Einrichtung vornehmen.
eesel kann auch eingehende Telefonanrufe annehmen, wenn das eesel Team diese Funktion aktiviert, bucht aber keine Termine während eines Anrufs. Diese Aufgabe übernimmt weiterhin Ihr Calendly Link. Wenn die Buchung selbst der Engpass ist, vergleichen meine Leitfäden zu KI-Terminvereinbarern und zur Wochenendabdeckung Tools, die das tun.
Testen Sie eesel
Aircall klingelt, Calendly bucht, und die Fragen, die nach beidem entstehen, landen in Ihrem Helpdesk. Wenn das HubSpot oder Zendesk ist, entwirft eesel diese Antworten anhand Ihrer eigenen bisherigen Tickets, damit Terminverschiebungen und Vorbereitungsfragen nicht in der Warteschlange warten. Sie können es zunächst mit Ihren alten Tickets ausprobieren und sehen, was es geschrieben hätte. Testen Sie eesel kostenlos.