Town AI para follow-ups de clientes: rotinas, configuração e o plano de que você precisa

Por que o follow-up é o trabalho que fica para trás

Sou o Rama, e meu trabalho na eesel é construir integrações. Boa parte da minha semana vai para a infraestrutura que permite a uma IA ler um ticket, um registro de CRM ou uma transcrição de chamada e fazer algo útil com isso. A lição que ficou comigo: um follow-up com IA é tão bom quanto o gatilho por trás dele e o número de edições de que precisa antes de você enviá-lo. Um rascunho perfeito que chega amanhã de manhã é, na prática, um follow-up pior do que um decente esperando nos seus rascunhos cinco minutos depois do fim da chamada.

Essa é a lente que uso neste guia inteiro. A Town é um assistente pessoal com IA. Você dá um nome ao seu Townie, ele ganha um endereço de e-mail @town.com próprio e, a partir daí, trabalha com seu e-mail, calendário, Slack e documentos.

A Town saiu do beta em 3 de junho de 2026, junto com uma Série A de US$ 55 milhões liderada pela a16z. Seu cofundador e CEO, Jean-Denis Greze, foi CTO da Plaid antes disso.

Ela pertence à mesma nova categoria dos colegas de equipe com IA que venho comparando o ano todo, ou seja, software a quem você entrega uma tarefa, em vez de um chatbot que você precisa ficar instruindo.

Em follow-ups de clientes, a caixa de chat não é a parte interessante. O interessante é a biblioteca de rotinas, um conjunto de solicitações de rotina já escritas que você envia ao seu Townie, que então as constrói, testa e liga para você. Quatro delas correspondem às quatro formas habituais pelas quais um follow-up escapa.

Quais rotinas da Town cuidam dos follow-ups de clientes?

Aqui está a lista curta, tirada das próprias páginas de rotinas da Town. Cada uma roda com um gatilho diferente e, como se vê, o gatilho importa mais do que aquilo que ela escreve.

Há um tema discreto em todas as páginas: nada voltado ao cliente é enviado sozinho. O padrão do próprio Client Call Follow-Up é "redigir e reter para minha revisão; nunca enviar em meu nome". Até o resumo Needs-a-Reply se limita a mostrar as conversas e linkar para elas. Para uma ferramenta que lê o e-mail dos seus clientes, esse é o padrão certo, e ele também define como você acaba usando na prática: a Town escreve e você aperta enviar.

Como configurar o Client Call Follow-Up na Town

Esta é a rotina com que eu começaria, pois o resumo pós-chamada é o follow-up com o prazo de validade mais curto. Se sua ferramenta de notas já está conectada, a configuração leva cerca de 15 minutos.

1. Cadastre-se e conecte seu e-mail. A Town funciona com Gmail ou Outlook. Contas novas recebem um teste de 7 dias do Pro, o que basta para experimentar esta rotina com uma semana de chamadas reais.
2. Conecte uma fonte de notas de reunião. Sem transcrição, a rotina não tem com o que trabalhar. A Town lista Granola, Fathom e Fireflies, e também pode gravar reuniões por conta própria e transcrever em segundo plano. Caso você ainda não use nenhuma, meu guia de apps de notas de reunião e minha lista de alternativas ao Otter são um bom ponto de partida.
3. Conecte seu CRM (opcional). O HubSpot se conecta com um clique pelo servidor MCP oficial do HubSpot. Salesforce e Attio também estão listados, assim como o Pipedrive. Todas as integrações estão incluídas em todos os planos.
4. Envie a solicitação da rotina. Na página da rotina, o botão "Get started with this routine" preenche a solicitação ao seu Townie para você. A própria solicitação diz ao seu Townie para fazer perguntas antes de construir qualquer coisa: quais ferramentas usar, qual deve ser o formato do resultado e quanto ele deve fazer por conta própria.
5. Responda bem às perguntas dele. Este é o passo em que a rotina fica boa. Diga quais eventos do calendário contam como chamadas de clientes, se reuniões internas devem ser ignoradas e quem entra em cópia. Segundo a página da rotina, depois você pode pedir em uma mensagem para "add deal-risk flags, skip internal meetings, or copy a teammate on recaps".
6. Mantenha em aprovação obrigatória. Para rotinas que enviam e-mails ou mensagens, a documentação da Town recomenda o modo de aprovação obrigatória. Há mais sobre os modos adiante.
7. Teste manualmente primeiro. A documentação de gatilhos sugere executar uma rotina nova à mão antes de ligar os gatilhos automáticos. Rode-a com a chamada de ontem e leia o rascunho com atenção antes de confiar nela para a de amanhã.

Um detalhe de que gosto é que a atribuição ao cliente é tratada como o ponto central. A solicitação da rotina diz "if you're not certain which client or thread this belongs to, ask before drafting", e na página do Client Next-Step Log, atribuição ambígua recebe "a question, never a guess". Para quem atende várias contas de clientes com nomes parecidos, essa é a linha que impede de mandar para a Acme as notas da Acme Labs.

Como a Town pega os clientes que sumiram

O resumo pós-chamada é o tipo fácil de follow-up, porque você já sabe que o deve. O mais difícil é o cliente que parou de responder há três semanas sem que ninguém percebesse. Para isso a Town tem três ferramentas diferentes, cada uma em seu nível.

O Stalled Deal Re-Engagement é o movido pelo seu CRM. Toda segunda-feira ele percorre seus negócios abertos procurando os com "no activity in a while, no next meeting booked, or stuck in a stage past your normal cycle time", reconstrói o último contato a partir do seu histórico de CRM e e-mail e redige um lembrete para cada um, ordenado por valor e etapa. Negócios em que você está legitimamente esperando, por exemplo o jurídico deles ou uma reunião marcada, são pulados, e ele diz o motivo.

O Proposal Follow-Up Cadence é voltado a agências e consultores que enviam propostas. Ele acompanha o e-mail dos negócios em busca de marcos (descoberta concluída, proposta enviada, resposta do cliente, atividade do contrato) e inicia uma cadência temporizada a partir daí. Você define os números; o próprio exemplo de cadência da Town usa follow-ups aos 3, 7 e 14 dias após a proposta. Ele cuida sozinho de tarefas e mudanças de etapa, enquanto o contato voltado ao cliente fica em rascunhos.

Relationship Reconnect e Need to Know são a dupla mais leve. O Relationship Reconnect envia sugestões semanais de reaproximação para pessoas com quem você teve uma conexão significativa, mas com quem não fala há algum tempo. Já na tela inicial, o Suggestions propõe ações como "following up with someone who's gone quiet", e um clique transforma isso em tarefa.

Nenhum dos dois precisa de CRM, o que os torna mais adequados a freelancers que acompanham clientes na caixa de entrada em vez de no HubSpot ou no Pipedrive.

Se você já usa os lembretes integrados do Gmail, a diferença é o contexto. Um lembrete apenas diz que uma conversa está antiga, enquanto o Stalled Deal Re-Engagement diz pelo que o negócio estava esperando e entrega um rascunho com um motivo real para retomar o contato.

Qual plano da Town você precisa para follow-ups de clientes?

A maioria das demos de "Town para follow-ups" pula esta parte, e é aqui que eu também discordaria do preço de US$ 15. A Town limita por plano tanto as rotinas personalizadas quanto os tipos de gatilho, e cada rotina da biblioteca acima é construída como rotina personalizada a partir da sua solicitação.

Fonte: documentação de Plans & Pricing da Town e página de preços.

A documentação é explícita sobre o limite do Starter: "A routine can run on a schedule (at most once a day), but not on live events." Gatilhos de evento, como um novo e-mail ou o início de uma reunião, exigem Pro ou superior. No Starter, isso significa que o Client Call Follow-Up vira uma varredura diária, e o Proposal Follow-Up Cadence, que roda com e-mail recebido de negócios, na prática não é possível. Além disso, você só tem duas rotinas personalizadas, então teria de escolher entre o resumo de chamada e a varredura de negócios parados.

Há duas barreiras menores que também importam para o trabalho com clientes. Na página de preços, o Starter inclui 15 briefings de reunião sob demanda por mês, enquanto o Pro e acima recebem briefings automáticos. Em pesquisas sobre pessoas, são 10 por mês no Starter contra 50 no Pro. Quando você faz mais do que um punhado de chamadas com clientes por semana, o Pro é o plano que realmente combina com o trabalho.

A outra variável são os créditos. A Town não publica um custo fixo em créditos por execução de rotina; segundo a documentação de créditos, o uso depende de quanto uma execução lê e faz, e os totais por rotina aparecem em Settings → Plan. Um resumo que roda uma vez por chamada é leve comparado a uma rotina disparada a cada e-mail recebido, que a mesma documentação descreve como "the heaviest setup there is". Se você está perto do limite de um plano, meu detalhamento dos preços do Town AI traz as contas do excedente.

Como manter os follow-ups da Town seguros

De tudo que você poderia automatizar, follow-ups de clientes carregam o maior risco, porque um erro cai na caixa de entrada de outra pessoa. A Town dá a cada rotina um dos três modos: somente leitura, aprovação obrigatória e autônomo. Dentro de uma única rotina, você pode misturá-los por ferramenta.

É assim que eu configuraria uma rotina de follow-up:

• E-mails para clientes: aprovação obrigatória. Na documentação da Town, "routines that send emails or messages" é o caso de uso listado para este modo.
• Notas e tarefas do CRM: podem rodar sozinhas. Por padrão, o Post-Meeting CRM Update cuida de notas, tarefas e rascunhos automaticamente, enquanto mudanças de etapa e e-mails de saída ficam retidos até você confirmar.
• Mudanças de etapa de negócios: mantenha em aprovação e adicione limites rígidos. O exemplo que a Town dá é "never moving a deal to Pass automatically."
• Resumos e relatórios para você: somente leitura basta aqui, porque uma rotina somente leitura ainda pode enviar os resultados por e-mail para você.

Especificamente para o HubSpot, o FAQ da integração diz que atualizações de registros são "drafted and held for your approval" por padrão, sendo a autonomia opcional em cada rotina.

Para um CRM que todo o seu time de vendas lê, é uma linha sensata, e é mais rigorosa do que você teria ao conectar o Claude ao HubSpot por conta própria. A Town também mantém um registro de auditoria completo de tudo que faz em seu nome.

Os rascunhos vão soar como você?

Esta é a pergunta que decide se a rotina economiza tempo ou apenas muda a digitação de lugar. Depois de colocar rascunhos de IA diante de times de suporte na eesel, vi um padrão direto. Em um teste de e-commerce que analisei, os agentes enviaram apenas 12% dos rascunhos de IA como estavam. A maior parte do resto foi cortada de 8 a 15 frases para 1 a 3, e cerca de 65% dessas reescritas tinham a ver com tamanho e tom, não com fatos. O que resolveu foi treinar com as respostas que o time já havia enviado.

A resposta da Town a esse problema é seu Wiki e perfil. Ele constrói um perfil do seu cargo, pessoas-chave, projetos e estilo de escrita a partir das contas que você conecta, depois atualiza o Wiki toda noite e deixa você editar qualquer linha. Para rascunhos de follow-up, essa é a entrada certa, já que o estilo vem de e-mails que você já enviou. No lado da caixa de entrada, os primeiros usuários parecem concordar:

"I've become a DAU of Town and it's surprising that I find it more valuable than Claude. I think Town is the only reason I stay on top of my email inbox."

Moin Nadeem, X

Mesmo assim, eu daria uma semana. Leia os dez primeiros resumos com atenção e diga ao seu Townie o que mudaria ("mais curto", "sem listas com marcadores para clientes", "sempre repetir a data da próxima reunião"). Uma rotina é atualizada com uma mensagem, então o ciclo de edição continua barato. Caso o que você mais precise seja texto de contato pontual, e não resumos, um gerador de e-mails de vendas com IA é a ferramenta mais leve para esse tipo de trabalho.

Onde a Town se encaixa em follow-ups de clientes, e onde não

A Town se encaixa bem se você é fundador, consultor, recrutador ou gerente de contas e cuida pessoalmente das relações com clientes. As rotinas são escritas exatamente para esse tipo de pessoa, e ela também se espalha bem dentro de times pequenos:

"Town is the Devin for Everything Else i was talking about at AIE Europe i brought it into our company one day and a few weeks later was shocked to hear that it had just organically spread to @liamcbride and the rest of our team with no further hyping or enablement from me."

swyx, X

Alguns limites que vale conhecer antes de se comprometer:

• As rotinas padrão são fixas. Você pode mudar as configurações e o modo, mas a lógica de uma rotina padrão não pode ser reescrita. As rotinas da biblioteca são construídas como rotinas personalizadas, por isso são editáveis, e também por isso exigem o Pro.
• WhatsApp e Telegram são só de entrada. Seu Townie não pode enviar mensagens por lá em seu nome, o que significa que os follow-ups de clientes passam por e-mail.
• Os pools de equipe não têm limites por membro. Nos planos Team, a documentação de cobrança de equipes da Town aponta que um único membro de uso intenso pode esgotar o pool de créditos compartilhado.
• É nova. Ainda não há avaliações da Town no G2 nem no Capterra, então a maior parte do que você encontrará vem de primeiros usuários no X.

Se você está comparando com outros assistentes, meu comparativo de assistentes pessoais com IA e a análise do Instinct AI cobrem as opções mais próximas, e o Lindy é a alternativa em que você mesmo constrói.

Para o cenário mais amplo de pequenas empresas, há minha lista dos melhores agentes de IA. Para times orientados a vendas, os insights de negócios do HubSpot e o software de assistente de vendas com IA ficam mais perto do pipeline.

Quando seus follow-ups de clientes são, na verdade, tickets de suporte

Vejo um padrão com bastante frequência. Alguém busca uma IA para follow-ups de clientes, mas o que realmente se acumula são clientes aguardando respostas, como dúvidas sobre pedidos e problemas de conta, além das mensagens de "alguma novidade sobre isso?". Isso é uma fila de atendimento ao cliente, muitas vezes compartilhada por um time, não as relações com clientes de uma única pessoa.

Um assistente pessoal consegue vigiar essa caixa de entrada, mas tem o formato errado para o trabalho. Ele mede créditos a cada execução e trabalha a partir da caixa de uma pessoa e, além disso, não conhece sua central de ajuda nem as respostas de tickets anteriores. Quando seus follow-ups de "clientes" vivem no Zendesk, no Freshdesk ou em uma caixa compartilhada, o que você quer é algo dentro do helpdesk que trate cada ticket como a unidade. A diferença entre customer success e atendimento ao cliente marca, grosso modo, a linha entre a Town e uma ferramenta de helpdesk.

É para esse trabalho que a eesel foi criada. A eesel é um conjunto de colegas de equipe com IA que você contrata para funções específicas. O colega de helpdesk entra na sua fila existente e aprende com os tickets que seu time já respondeu, depois redige ou envia as respostas. Pense nele como a versão voltada ao suporte de um funcionário com IA. Você pode começar no modo rascunho e passar para respostas completas quando confiar nele, o mesmo caminho de adoção que a maioria dos times segue com qualquer assistente de e-mail com IA.

Experimente a eesel para os follow-ups que seus clientes estão esperando

Quando os follow-ups que escapam são tickets de clientes e não suas próprias chamadas, o colega de helpdesk com IA da eesel se conecta ao Zendesk, ao HubSpot e a outros helpdesks em minutos. Ele treina com seus tickets anteriores e sua central de ajuda e depois trabalha a fila para que ninguém espere três dias por uma resposta.

Segundo a página de preços da eesel, um ticket ou um chat conta como 1 crédito, não importa quantas respostas leve, o que permite prever a fatura a partir do número de tickets do mês passado.

Você pode começar de graça com 100 créditos e sem cartão, apontá-lo para os tickets pendentes da semana passada e ver quantos desses follow-ups ele teria redigido para você. Experimente a eesel