Ein praktischer Leitfaden zu Notion AI Custom Blocks (und ihren Grenzen)

Seien wir ehrlich, Notion ist für viele von uns im Grunde ein zweites Gehirn. Hier organisieren wir alles, von riesigen Projekten bis hin zu unseren wöchentlichen Einkaufslisten. Als Notion AI eingeführt wurde, war die Idee, dieses Gehirn noch schärfer zu machen. Der Star der Show? Notion AI Custom Blocks, eine Funktion, mit der Sie wiederverwendbare Ein-Klick-Automatisierungen direkt in Ihren Seiten erstellen können.

Aber wie viel können sie wirklich für Sie tun? Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was diese Blöcke sind, wie sie funktionieren und wo ihre Stärken liegen. Wir werden auch die Grenzen ehrlich beleuchten, insbesondere wenn Ihre Arbeit über Notion hinausgehen und mit den anderen Tools, die Ihr Unternehmen am Laufen halten, kommunizieren muss. Obwohl Notion ein fantastischer Hub für interne Aufgaben ist, werden Sie sehen, warum Sie möglicherweise ein spezialisierteres Tool benötigen, um es für eine echte, durchgängige Automatisierung mit Ihren anderen Apps zu verbinden.

Was sind Notion AI Custom Blocks?

Also, was genau sind sie? Stellen Sie sich Notion AI Custom Blocks als gespeicherte KI-Prompts vor, die Sie in klickbare Schaltflächen auf jeder Notion-Seite oder Datenbankvorlage umwandeln können. Anstatt immer wieder dieselbe KI-Anfrage einzutippen, erstellen Sie einen „Block“, der dies mit einem einzigen Klick für Sie erledigt.

So funktioniert es: Sie geben den Befehl / auf einer Notion-Seite ein und finden „Benutzerdefinierter KI-Block“. Dort schreiben Sie Ihren Prompt aus, etwa „Fasse diese Seite in drei Stichpunkten zusammen“ oder „Extrahiere alle Aktionspunkte aus diesen Meeting-Notizen“. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Generieren“ in diesem Block klicken, verwendet die KI den Text auf dieser spezifischen Seite als Ausgangsmaterial, um Ihnen eine Antwort zu geben.

Der größte Vorteil hierbei ist, wie viel Zeit es spart. Es eliminiert die mühsame Aufgabe, Prompts für Dinge, die Sie ständig tun, neu zu tippen. Ob Sie tägliche Stand-up-Notizen zusammenfassen, Projekt-Updates entwerfen oder einen neuen Blogbeitrag skizzieren, ein benutzerdefinierter Block verwandelt eine Reihe von Schritten in einen einzigen Klick. Diese Blöcke sind Teil der breiteren KI-Funktionen von Notion, die in den kostenpflichtigen Plänen enthalten sind.

Beliebte Funktionen und Anwendungsfälle für Notion AI Custom Blocks

Diese Blöcke sind am besten, wenn Sie an Aufgaben arbeiten, die vollständig im Notion-Universum stattfinden. Sie können Ihren Arbeitsablauf erheblich beschleunigen, vom Sortieren Ihrer Gedanken bis zum Entwerfen neuer Inhalte.

Optimierung von Meeting-Notizen und Wissensmanagement

Der wahrscheinlich häufigste (und nützlichste) Weg, wie Menschen benutzerdefinierte Blöcke verwenden, ist, ihre Meeting-Notizen zu verbessern. Wenn Sie Ihrer Meeting-Notizvorlage die Blöcke „Zusammenfassen“ und „Aktionspunkte finden“ hinzufügen, haben Sie im Grunde eine sofortige Follow-up-Maschine erstellt.

Sobald das Meeting vorbei ist und Sie alles abgetippt haben, klicken Sie einfach auf eine Schaltfläche. Die KI scannt die Seite, zieht eine saubere Zusammenfassung für alle heraus, die die Highlights benötigen, und erstellt eine klare To-Do-Liste für das Team. Dies ist eine enorme Hilfe, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und jeder weiß, wofür er verantwortlich ist. Es kann sogar eine Seite mit ungeordneten, assoziativen Notizen in eine saubere Checkliste verwandeln.

Beschleunigung der Inhaltserstellung und des Brainstormings

Wir alle kennen das: Man starrt auf den blinkenden Cursor auf einer leeren Seite. Notion AI Custom Blocks können Ihnen den kleinen Anstoß geben, um loszulegen. Sie können Blöcke erstellen, um Blogbeitrags-Gliederungen zu entwerfen, Social-Media-Beschriftungen zu erstellen oder E-Mail-Kampagnen zu schreiben, basierend auf ein paar Stichpunkten, die Sie notiert haben.

Zum Beispiel kann ein Prompt wie „Erweitere diese Stichpunkte zu einer freundlichen, professionellen Blogbeitrags-Einleitung“ aus einer groben Idee einen soliden Ausgangspunkt machen. Es ist auch hervorragend für Brainstorming geeignet. Wenn Sie ein Projekt-Briefing auf einer Seite haben, können Sie einen benutzerdefinierten Block erstellen, um „Fünf kreative Marketingansätze basierend auf diesem Briefing zu generieren“ oder „Potenzielle Risiken für dieses Projekt zu brainstormen“.

Personalisierung Ihrer Produktivitäts-Workflows

Die Flexibilität der benutzerdefinierten Blöcke macht sie perfekt, um Ihr eigenes Leben zu organisieren. Menschen verwenden sie, um wöchentliche Speisepläne aus einer Liste von Zutaten zu erstellen, die sie bereits haben, oder um Reiserouten aus ein paar wichtigen Details wie Ziel, Budget und Interessen zu erstellen. Sie könnten sogar einen Block haben, der Ihre Rezepte für die Woche nimmt und eine vollständige Einkaufsliste ausgibt.

Die Grenzen von Notion AI Custom Blocks

Okay, diese Blöcke sind also großartig für Dinge innerhalb von Notion. Aber sobald Sie sich mit der Außenwelt verbinden müssen, zeigen sich die Risse. Dies ist keine Kritik an der Funktion selbst, sondern ein praktischer Blick darauf, wo ein nach innen gerichtetes Tool an seine Grenzen stößt.

Sie wissen nur, was in Notion ist

Die größte Hürde, auf die Sie stoßen werden, ist, dass Notion AI nur das weiß, was Sie auf Ihren Notion-Seiten geschrieben haben. Es kann keine Echtzeitinformationen aus Ihren anderen Geschäftstools abrufen.

Zum Beispiel können Sie es bitten, Ihre Notizen zu einer Kundenbeschwerde zusammenzufassen, aber Sie können es nicht bitten, „die letzte Bestellung dieses Kunden in Shopify zu überprüfen“ oder „den Status seines Support-Tickets in Zendesk einzusehen“. Es hat keine Verbindung zu den Live-Daten, die Ihr Unternehmen am Laufen halten. Dies hinterlässt eine ziemlich große Lücke für jedes Team im Kundensupport, Vertrieb oder Betrieb, das auf die aktuellsten Informationen angewiesen ist.

Sie können keine Aktionen in anderen Tools ausführen

Notion AI ist großartig darin, Text zu generieren, aber es kann nicht tatsächlich Dinge in Ihren anderen Apps tun. Es kann Ihnen eine perfekt formatierte Liste von „Aktionspunkten“ aus Ihrem Meeting geben, aber es kann nicht den logischen nächsten Schritt machen, ein Ticket in Jira zu erstellen, ein Teammitglied in Slack anzupingen oder den Datensatz eines Kunden in Ihrem Helpdesk zu aktualisieren.

Das bedeutet, dass Sie immer noch die manuelle Arbeit des Kopierens und Einfügens sowie des Wechselns zwischen Tabs erledigen müssen, um diese KI-generierten Erkenntnisse in tatsächliche Arbeit umzusetzen. Es ist ein hilfreicher Assistent, aber keine echte Automatisierung. Diese Reibung verlangsamt die Dinge und hält Ihr Team in repetitiven Aufgaben gefangen.

Ein Generalist, kein Spezialist

Im Grunde ist Notion AI ein wirklich gutes Allzweck-Tool zum Schreiben und Zusammenfassen von Text. Es ist als Alleskönner für persönliche und interne Inhalte konzipiert. Aber es ist kein spezialisierter KI-Agent, der für spezifische Geschäftsfunktionen wie Kundensupport oder IT-Service-Management entwickelt wurde.

Es fehlen die Art von Funktionen, die Unternehmen wirklich benötigen, um KI mit Vertrauen einzusetzen. Dinge wie die Möglichkeit zu simulieren, wie es sich auf Ihren vergangenen Geschäftsdaten verhalten würde, detaillierte Analysen zu Lösungsraten und Kosteneinsparungen oder die Fähigkeit, komplexe Arbeitsabläufe auszuführen, die bedingte Logik verwenden und Daten aus externen Tools ziehen.

Gehen Sie über Notion AI Custom Blocks hinaus mit einer dedizierten KI-Plattform

Wenn Sie also an diese Grenze stoßen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, sich eine Plattform anzusehen, die von Grund auf für die Geschäftsautomatisierung entwickelt wurde. Hier kommt ein Tool wie eesel AI ins Spiel. Es ist für Unternehmen konzipiert, die von ihrer KI mehr als nur das Schreiben von Texten erwarten. Das Beste daran? Sie können Notion als Wissensquelle mit eesel AI verbinden, sodass all die wertvolle Dokumentation, die Sie bereits erstellt haben, Teil eines viel leistungsfähigeren Systems wird.

Vereinheitlichen Sie Ihr gesamtes Wissen, nicht nur Ihre Notizen

Während Notion AI in seinem eigenen Silo gefangen ist, funktioniert eesel AI anders. Es verbindet sich mit all Ihren Wissensquellen auf einmal. Es kann sich mit Ihrem Helpdesk (wie Zendesk oder Intercom), Ihren Firmenwikis (wie Confluence und Google Docs) und Ihren internen Chat-Tools (wie Slack und Microsoft Teams) verbinden. Indem eesel AI Informationen von überall her bezieht, erhält es ein vollständiges Bild Ihres Unternehmens, was zu viel genaueren und hilfreicheren Antworten führt.

Echte Aktionen durchführen, nicht nur Text schreiben

Hier hat eine dedizierte Plattform wirklich die Nase vorn. eesel AI verfügt über eine „Custom Actions“-Funktion, die Ihrer KI die Fähigkeit gibt, Aufgaben in Ihren anderen Systemen auszuführen. Es kann:

• Live-Bestellinformationen aus Shopify nachschlagen.

• Tickets in Freshdesk triagieren, taggen und aktualisieren.

• Eine Konversation an die richtige Person in Slack eskalieren.

• Eine benutzerdefinierte API aufrufen, um mit jedem Ihrer internen Tools zu interagieren.

Dies verwandelt Ihre KI von einem passiven Schreibassistenten in ein aktives Teammitglied, das echte Arbeit erledigt und ganze Prozesse automatisiert.

Für Unternehmen entwickelt: Mit Vertrauen testen

Sie würden niemals einen neuen Geschäftsprozess einführen, ohne ihn zuerst zu testen, oder? Dasselbe sollte für KI gelten. eesel AI verfügt über einen Simulationsmodus, mit dem Sie Ihr KI-Setup an Tausenden Ihrer vergangenen Support-Tickets in einer sicheren Umgebung testen können. Dies gibt Ihnen eine klare Prognose seiner Leistung, Lösungsrate und wie viel Geld es Ihnen sparen könnte, bevor es jemals mit einem echten Kunden spricht. Es eliminiert das Rätselraten und das Risiko, was ein Allzweck-Tool wie Notion AI einfach nicht bieten kann.

Preise: Gebündelter Komfort vs. transparenter Wert

Die Preisgestaltung dieser beiden Tools ist völlig unterschiedlich und spiegelt wider, wofür sie konzipiert sind.

Preise für Notion AI Custom Blocks

Notion AI ist kein separates Add-on; es ist in den Notion Business-Plan (der bei 20 $ pro Benutzer und Monat beginnt) und die Enterprise-Pläne integriert. Wenn Sie einen Free- oder Plus-Plan haben, erhalten Sie eine begrenzte Anzahl von Nutzungen zum Ausprobieren.

• Der Vorteil: Es ist praktisch enthalten, wenn Ihr Team bereits für einen höherwertigen Notion-Plan bezahlt.

• Der Nachteil: Die Kosten sind an Ihre Benutzeranzahl gebunden, nicht an die Nutzung der KI. Sie bezahlen für eine ganze Reihe von Funktionen, sodass der Wert der KI davon abhängt, wie sehr Ihr Team die gesamte Notion-Plattform nutzt.

Preise für eesel AI

eesel AI hat unkomplizierte, funktionsbasierte Pläne, die für Geschäftsteams entwickelt wurden. Der Team-Plan beginnt bei 239 $ pro Monat (jährlich abgerechnet) und beinhaltet eine gute Anzahl von KI-Interaktionen.

• Der Vorteil: Die Preise basieren auf KI-Interaktionen, nicht auf der Anzahl der Personen in Ihrem Team. Dies macht Ihre Kosten vorhersehbar und leicht skalierbar. Sie zahlen für die KI-Leistung, die Sie tatsächlich nutzen, und es gibt keine überraschenden Gebühren pro gelöstem Fall, die Sie für Ihren Erfolg bestrafen.

• Der Nachteil: Es ist ein separates Tool, aber eines, das so konzipiert ist, dass es sich nahtlos in die von Ihnen bereits verwendeten Tools einfügt, sodass Sie Ihre bestehende Einrichtung nicht komplett überarbeiten müssen.

Wählen Sie das richtige Werkzeug für die Aufgabe

Letztendlich geht es darum, das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe zu verwenden.

Notion AI Custom Blocks sind ein fantastisches Werkzeug zur Steigerung Ihrer persönlichen Produktivität und zur Effizienzsteigerung Ihrer internen Dokumentations-Workflows, solange alles innerhalb von Notion bleibt. Sie können Ihnen eine Menge Zeit sparen und Ihren persönlichen und Team-Arbeitsbereichen eine neue Ebene der Intelligenz verleihen.

Aber wenn Ihre Arbeit sich mit anderen Geschäftsanwendungen verbinden, auf Echtzeitdaten zugreifen und Aktionen in Ihrem gesamten Unternehmen automatisieren muss, benötigen Sie eine dedizierte KI-Plattform, die für diesen Zweck entwickelt wurde. Für die Automatisierung des Kundensupports, der IT oder anderer wichtiger Geschäftsabläufe ist ein spezialisiertes Tool nicht nur ein nettes Extra, sondern eine Notwendigkeit.

Wenn Sie bereit sind, Ihr Wissen aus Notion und all Ihren anderen Apps zu verbinden, um einen KI-Agenten zu erstellen, der Ihre Arbeit wirklich automatisieren kann, sollten Sie eesel AI ausprobieren. Sie können in Minuten loslegen, nicht in Monaten.