Notion vs. Airtable: Welches Tool ist das richtige für Ihr Team im Jahr 2025?

Es scheint, als ob heutzutage jedes Team entweder Notion oder Airtable nutzt, oder? Sie sind die Lieblinge des modernen Arbeitsplatzes und versprechen beide, alles von Marketingkampagnen bis hin zu Firmenausflügen zu organisieren. Aber da hört die Klarheit meist auch schon auf.

Obwohl sie auf den ersten Blick ähnlich aussehen mögen, basieren sie auf völlig unterschiedlichen Konzepten. Das eine ist im Grunde ein superflexibles digitales Notizbuch, und das andere ist eine leistungsstarke Datenbank, die zufällig wie eine Tabellenkalkulation aussieht. Die Wahl des falschen Tools kann zu umständlichen Arbeitsabläufen und einer Menge Frustration im Team führen.

Dieser Leitfaden soll Ihnen bei der Entscheidung helfen. Wir stellen Notion und Airtable nebeneinander, um ihre Kernfunktionen, Preise und ihre tatsächlichen Stärken zu vergleichen. Am Ende werden Sie eine viel bessere Vorstellung davon haben, welches Tool das richtige für Ihr Team ist.

Was ist Airtable? Der Hybrid aus Tabellenkalkulation und Datenbank

Stellen Sie sich Airtable als eine Tabellenkalkulation vor, die ein großes Upgrade erhalten hat. Im Kern ist es eine relationale Datenbank, aber sie hat das freundliche, vertraute Gefühl von Google Sheets oder Excel, was sie weitaus weniger einschüchternd macht, als es klingt. Es wurde entwickelt, um strukturierte Informationen zu organisieren und zu verbinden.

Um Airtable wirklich zu verstehen, müssen Sie nur ein paar Schlüsselbegriffe kennen:

• Basen: Dies ist Ihr gesamtes Projekt, wie eine einzelne Datenbank. Eine „Content Marketing“-Base würde zum Beispiel alles enthalten, was Sie für Ihre Content-Strategie benötigen.

• Tabellen: Diese sind wie die einzelnen Reiter in einer Tabellenkalkulation. Ihre „Content Marketing“-Base könnte Tabellen für „Blogbeiträge“, „Autoren“ und „Social-Media-Kampagnen“ haben.

• Felder: Das sind Ihre Spalten, aber sie sind viel intelligenter als typische Tabellenspalten. Sie können sie so einrichten, dass sie bestimmte Datentypen enthalten, wie Anhänge, Kontrollkästchen, Dropdown-Menüs oder sogar Links zu Datensätzen in anderen Tabellen.

• Ansichten: Hier beginnt der eigentliche Spaß. Eine Ansicht ist einfach eine andere Art, dieselben Daten zu betrachten. Sie können Ihre Blogbeiträge in einem einfachen Raster sehen, zu einem Kalender wechseln, um zu sehen, wann sie live gehen sollen, oder ein Kanban-Board verwenden, um ihren Fortschritt von „Idee“ bis „Veröffentlicht“ zu verfolgen.

Airtables größte Stärke ist seine Fähigkeit, strukturierte Daten zu verwalten. Es ist perfekt für die Erstellung detaillierter Projekt-Tracker, einfacher CRMs und aller anderen Arbeitsabläufe, die auf sauberen, verbundenen Informationen basieren.

Was ist Notion? Der All-in-One-Arbeitsbereich

Wenn Airtable eine aufgemotzte Datenbank ist, ist Notion ein digitaler LEGO-Baukasten. Es ist ein unglaublich flexibler Arbeitsbereich, in dem Sie fast alles bauen können, was Sie sich vorstellen können, von einer einfachen To-Do-Liste bis zu einem umfangreichen unternehmensweiten Wiki.

Die Kernideen in Notion sind einfach, aber leistungsstark:

• Seiten: Eine Seite ist Ihr grundlegender Baustein. Es kann ein einfaches Dokument, ein Team-Dashboard oder ein Projekt-Hub sein. Sie können Seiten auch in anderen Seiten verschachteln und so eine wirklich tiefe und organisierte Struktur schaffen.

• Blöcke: Alles, was Sie auf eine Notion-Seite setzen, ist ein „Block“. Dies kann ein Textabsatz, ein Checklistenpunkt, ein Bild, ein Video, ein Code-Snippet oder sogar eine ganze Datenbank sein. Sie können diese Blöcke per Drag-and-Drop verschieben, um vollständig benutzerdefinierte Layouts zu erstellen.

• Datenbanken: In Notion ist eine Datenbank nur eine weitere Art von Block, den Sie in jede Seite einfügen können. Sie funktionieren wie einfache Tabellen und können als Boards, Listen, Kalender oder Galerien angezeigt werden.

Notion glänzt wirklich, wenn es um die Erstellung und Organisation von Dokumenten geht. Es ist die erste Wahl für den Aufbau von Wissensdatenbanken, Unternehmens-Wikis, Besprechungsnotizen und Projektplänen, bei denen der schriftliche Kontext genauso wichtig ist wie die Daten selbst.

Notion vs. Airtable: Ein direkter Funktionsvergleich

So, jetzt, da wir ein Gefühl dafür haben, worum es bei jedem Tool geht, lassen Sie uns ins Detail gehen. Wir werden untersuchen, wie sie in den wichtigsten Bereichen abschneiden, von der Datenverarbeitung bis zu den KI-Funktionen, um zu sehen, wo jedes von ihnen wirklich herausragt.

Kernfunktionalität: Datenbanken vs. Dokumente

Dies ist der wichtigste Unterschied zwischen den beiden. Bei Airtable dreht sich alles um Daten, während bei Notion alles um Dokumente geht.

Airtable gibt Ihnen die Macht einer echten relationalen Datenbank. Es ist dafür gemacht, große, komplexe Informationsmengen mit Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verarbeiten. Sie können Datensätze zwischen verschiedenen Tabellen einfach verknüpfen (wie einen Kunden in Ihrer „Kunden“-Tabelle mit mehreren Projekten in Ihrer „Projekte“-Tabelle) und Ihre Daten mit spezifischen Feldtypen wie Barcodes oder Währungen sauber halten. Die gesamte Erfahrung ist auf strukturierte Daten ausgerichtet.

Die Datenbanken von Notion hingegen sind eine Funktion, die Sie innerhalb eines Dokuments verwenden. Sie eignen sich hervorragend, um eine schnelle Aufgabenliste zu einem Projektbriefing hinzuzufügen oder Besprechungsnotizen auf einer Team-Homepage zu verfolgen. Aber sie haben einfach nicht die rohe Kraft von Airtable. Wenn Ihre Notion-Datenbanken größer werden, werden Sie vielleicht feststellen, dass sie sich etwas langsam anfühlen. Die Verknüpfung zwischen Datenbanken ist einfacher und die Feldtypen sind allgemeiner. Es geht darum, einer Freiformseite ein wenig Struktur zu verleihen.

Funktion	Airtable	Notion
Hauptfokus	Relationale Datenbank	Dokument & Wiki
Datenverarbeitung	Leistungsstark, große Datensätze	Langsamer bei großen Datensätzen
Relationale Verknüpfungen	Fortgeschritten, tabellenübergreifende Verknüpfungen	Grundlegende Beziehungen zwischen Datenbanken
Feldtypen	Umfangreich & spezifisch (z. B. Barcodes)	Allgemeiner (Text, Zahl, Datum usw.)
Flexibilität	Strukturierte, datenzentrierte Ansichten	Freiformseiten mit eingebetteten Tabellen

Automatisierungen und Integrationen

Airtable hat hier einen klaren Vorteil. Es verfügt über eine leistungsstarke, integrierte Automatisierungs-Engine, mit der Sie ziemlich komplexe Arbeitsabläufe erstellen können, ohne die App jemals verlassen zu müssen. Sie können Auslöser einrichten (wie „wenn ein Datensatz aktualisiert wird“), die eine Reihe von Aktionen auslösen (wie „eine Slack-Nachricht senden und ein Kalenderereignis erstellen“). Seine API ist auch bekanntermaßen solide, was es zu einem Favoriten für Entwickler und alle macht, die No-Code-Tools verwenden.

Die eigenen Automatisierungsfunktionen von Notion sind viel begrenzter und meist nur für einfache Benachrichtigungen gedacht. Wenn Sie etwas Fortgeschritteneres tun möchten, müssen Sie Tools von Drittanbietern wie Zapier oder Make hinzuziehen. Obwohl sich seine API im Laufe der Jahre stark verbessert hat, kann sie immer noch nicht mit der sofort einsatzbereiten Automatisierungsleistung von Airtable mithalten.

KI-Fähigkeiten

Beide Plattformen sind auf den KI-Zug aufgesprungen, aber sie nutzen KI für sehr unterschiedliche Dinge, was angesichts ihres Kernfokus Sinn ergibt.

Die KI von Airtable ist darauf ausgelegt, Ihnen beim Organisieren, Analysieren und Verstehen Ihrer Daten zu helfen. Sie können sie verwenden, um Kundenfeedback automatisch zu sortieren, lange Notizen zusammenzufassen oder Berichte basierend auf den Informationen in Ihren Bases zu erstellen. Es ist eine KI, die mit Ihren Daten arbeitet.

Notion AI hingegen agiert eher wie ein kreativer Partner. Es ist direkt in den Texteditor integriert und soll Ihnen beim Schreiben und Brainstormen helfen. Sie können es bitten, einen ersten Entwurf eines Blogbeitrags zu erstellen, Ihre unordentlichen Besprechungsnotizen in eine saubere Liste von Aktionspunkten umzuwandeln, Text zu übersetzen oder sogar Fragen zu Inhalten aus Ihrem gesamten Arbeitsbereich zu beantworten. Es ist eine KI, die mit Ihren Worten arbeitet.

Zusammenarbeit und Freigabe

Wenn es um die Freigabe geht, bietet Airtable Ihnen sicherere und spezifischere Kontrollen. Sie können einen teilbaren Link für eine bestimmte Ansicht Ihrer Daten erstellen und sogar bestimmte Felder ausblenden. Dies ist super praktisch, um einige, aber nicht alle Daten mit Kunden oder Freiberuflern zu teilen, ohne sensible Informationen preiszugeben. Die nativen Formulare von Airtable sind ebenfalls ein großes Plus, da sie es unglaublich einfach machen, Informationen von Personen zu sammeln und automatisch in Ihre Base einzutragen.

Die Freigabe in Notion ist seitenbasiert. Obwohl Sie eine Seite öffentlich oder mit Gästen teilen können, hat sie eine kleine Sicherheits-Eigenheit. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht einer Datenbank teilen, kann jemand, der sich mit Notion auskennt, manchmal den Weg zurück zur ursprünglichen Datenbank finden und Daten sehen, die Sie vielleicht geheim halten wollten. Das macht es weniger ideal, wenn Sie sensible Informationen teilen und den Zugriff auf bestimmte Felder einschränken müssen.

Notion vs. Airtable: Preisvergleich

Beide Tools bieten ziemlich gute kostenlose Pläne für den Einstieg, aber ihre kostenpflichtigen Stufen sind unterschiedlich strukturiert und bieten unterschiedlichen Wert, je nachdem, was Ihr Team benötigt.

Airtable-Preise

Die Preisgestaltung von Airtable basiert auf der Datenkapazität und dem Zugang zu fortgeschritteneren Funktionen. Die Kosten pro Benutzer können bei größeren Teams schnell ansteigen, daher sollte man das im Hinterkopf behalten.

• Free: 0 $ für bis zu 5 Bearbeiter, aber Sie sind auf 1.000 Datensätze pro Base und 1 GB an Anhängen beschränkt.

• Team: Beginnt bei 24 $ pro Nutzer/Monat (20 $ bei jährlicher Abrechnung). Damit erhalten Sie bis zu 50.000 Datensätze pro Base, 20 GB an Anhängen und 25.000 Automatisierungsläufe pro Monat.

• Business: Beginnt bei 54 $ pro Nutzer/Monat (45 $ bei jährlicher Abrechnung). Dies umfasst 125.000 Datensätze pro Base, 100 GB an Anhängen und 100.000 Automatisierungsläufe.

• Enterprise Scale: Individuelle Preise für große Organisationen, die bis zu 500.000 Datensätze pro Base und erweiterte Sicherheitskontrollen benötigen.

Alle Details finden Sie auf der offiziellen Preisseite von Airtable.

Notion-Preise

Die Preisgestaltung von Notion ist in der Regel erschwinglicher, insbesondere für Teams, die sich mehr auf Dokumentation und Zusammenarbeit als auf aufwendiges Datenmanagement konzentrieren.

• Free: 0 $ für Einzelpersonen, mit einigen Einschränkungen für Teams und Unterstützung für bis zu 10 Gäste.

• Plus: Beginnt bei 10 $ pro Nutzer/Monat (8 $ bei jährlicher Abrechnung). Dies schaltet unbegrenzte Blöcke und Dateiuploads für Teams frei und ermöglicht bis zu 100 Gäste.

• Business: Beginnt bei 20 $ pro Nutzer/Monat (18 $ bei jährlicher Abrechnung). Dies fügt Funktionen wie SAML SSO für bessere Sicherheit und erweiterte Seitenanalysen hinzu.

• Enterprise: Individuelle Preise, die erweiterte Sicherheit, ein Audit-Log und einen dedizierten Success Manager umfassen.

Für eine vollständige Aufschlüsselung besuchen Sie die offizielle Preisseite von Notion.

Das Fazit: Wann Sie sich für Notion vs. Airtable entscheiden sollten

Nach all dem sollte die Wahl nun viel klarer sein. Es kommt wirklich nur darauf an, was Sie tun möchten.

Diese vollständige Analyse für 2025 untersucht, welches Tool besser für die Verwaltung verschiedener Arten von Arbeitsabläufen geeignet ist.

Wählen Sie Airtable, wenn: sich Ihre Arbeit hauptsächlich um strukturierte Daten dreht. Sie benötigen eine leistungsstarke, schnelle Datenbank, um Ihre Schlüsselprozesse zu betreiben, Automatisierungen zu erstellen und Informationen sicher mit fein abgestimmten Kontrollen zu teilen. Es ist die offensichtliche Wahl für datenintensive Arbeitsabläufe.

Wählen Sie Notion, wenn: Ihr Hauptziel darin besteht, ein zentrales Zuhause für das Wissen Ihres Teams zu schaffen. Ihre Arbeit dreht sich um Dokumente, und Sie benötigen einen flexiblen All-in-One-Bereich zum Schreiben, Planen und für leichtes Projektmanagement. Es ist der König der Wikis und der Zusammenarbeit.

Natürlich ist für viele Teams die wahre Antwort, dass sie beides benötigen. Und da beginnt ein ganz neues Kopfzerbrechen.

Die Herausforderung: Isoliertes Wissen und Kopfzerbrechen im Support

Hier ist eine Geschichte, die Ihnen vielleicht bekannt vorkommt: Ihr Marketingteam verfolgt alle Kampagnendaten in Airtable, während das Produktteam die Feature-Spezifikationen in Notion verfasst. In der Zwischenzeit hat Ihr Support-Team seine öffentlich zugänglichen Richtlinien in einem Zendesk-Hilfecenter und interne Vorgehensweisen in Google Docs gespeichert.

Dann stellt ein Kunde eine Frage, die Informationen aus all diesen Quellen berührt. Ihr Support-Mitarbeiter muss zwischen vier verschiedenen Tabs hin und her springen und versuchen, eine Antwort aus verstreuten Informationen zusammenzusetzen. Dieser ständige Kontextwechsel ist langsam, ineffizient und das perfekte Rezept für inkonsistente oder unvollständige Antworten. Es ist frustrierend für Ihr Team und noch frustrierender für Ihre Kunden. Wenn Ihr Wissen überall verstreut ist, leidet die Qualität Ihres Supports.

Die Lösung: Vereinheitlichen Sie Ihren Arbeitsbereich mit einer KI-Schicht

Anstatt zu versuchen, alle auf ein einziges Tool zu zwingen, was wäre, wenn Sie sie alle mit einer intelligenten Schicht verbinden könnten, die das Wissen Ihres Unternehmens versteht, egal wo es gespeichert ist?

Genau das tut eesel AI. Es ist eine KI-Plattform, die sich in alle Tools einklinkt, die Sie bereits verwenden, einschließlich Notion, Airtable, Ihrem Helpdesk und internen Wikis, um ein einziges, einheitliches Gehirn für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Dieser Ansatz löst das Silo-Problem fast sofort:

• Einheitliches Wissen: Ein KI-Agent, der auf all Ihren Quellen trainiert ist, kann eine vollständige, genaue Antwort geben und dabei eine Richtlinie aus Notion und Kundendaten aus Airtable in derselben Antwort zusammenführen.

• In Minuten einsatzbereit: Die Einrichtung von eesel AI ist kein riesiges, monatelanges Projekt. Mit einfachen Ein-Klick-Integrationen können Sie alle Ihre Wissensquellen verbinden und haben einen leistungsstarken KI-Assistenten einsatzbereit, ohne lange Verkaufsgespräche führen oder Entwickler einbeziehen zu müssen.

• Kontextbezogene Antworten für alle: Ob Sie einen vollautonomen KI-Agenten haben, der Kundenfragen bearbeitet, oder einen KI-Copiloten, der Ihren menschlichen Agenten beim Entwerfen von Antworten hilft, die Antworten stammen immer aus Ihrer gesamten Wissensdatenbank. Ihr Team erhält die richtigen Informationen, genau dort, wo es arbeitet.

Der eesel AI Copilot hilft Support-Mitarbeitern, Antworten zu finden und Antworten in Zendesk zu entwerfen, indem er Informationen aus allen verbundenen Unternehmensquellen wie Notion und Airtable abruft.

Abschließende Gedanken

Also, Notion vs. Airtable? Letztendlich ist es ganz einfach: Notion ist der Meister der Dokumente, und Airtable ist der König der Daten. Nutzen Sie sie für das, wofür sie am besten geeignet sind.

Aber lassen Sie diese Wahl nicht zu einem noch größeren Problem verstreuter Informationen werden. Der klügere Schritt ist, sie zu verbinden. Eine intelligente Plattform wie eesel AI kann diese Wissenssilos aufbrechen und Ihren Teams helfen, wieder ihre beste Arbeit zu leisten.

Bereit, all Ihr Wissen zusammenzuführen? Starten Sie kostenlos mit eesel AI.