Ein vollständiger Überblick über Notion Mail: Funktionen, Einschränkungen und was als Nächstes kommt (2025)

Es scheint, als ob Notion versucht, die ultimative Alleskönner-App zu werden. Zuerst brachten sie uns den Notion Calendar, und jetzt haben sie es mit Notion Mail auf unsere Posteingänge abgesehen. Das große Versprechen ist, das E-Mail-Chaos zu beseitigen und alles so organisiert anfühlen zu lassen wie eine frisch erstellte Notion-Seite.

Aber mal ehrlich: Ist es nur ein hübscher neuer Anstrich für Gmail oder ein Werkzeug, das die Arbeitsweise Ihres Teams wirklich verändern kann?

In diesem vollständigen Überblick über Notion Mail werden wir alles Wichtige für Sie aufschlüsseln. Wir werden uns die besten Funktionen ansehen, die Preise beleuchten und dann über die größten Nachteile sprechen, die es für professionelle Teams zu einem K.o.-Kriterium machen könnten. Abschließend werden wir untersuchen, wie ein wirklich automatisierter E-Mail-Workflow aussieht und wie Sie ihn erreichen können.

Im Grunde ist Notion Mail ein E-Mail-Client, der Ihrem Gmail-Konto den klassischen, minimalistischen Notion-Stil überstülpt. Die ganze Idee dahinter ist, das Chaos eines typischen Posteingangs in etwas Fokussiertes und Überschaubares zu verwandeln.

Stellen Sie es sich als das dritte Teil im Produktivitäts-Puzzle von Notion vor, das sich nahtlos neben Ihren Haupt-Workspace und Kalender einfügt. Das Ziel ist es, ein reibungsloses Ökosystem zu schaffen, in dem Sie Aufgaben, Ihren Zeitplan und all Ihre Nachrichten verwalten können, ohne ständig zwischen Apps wechseln zu müssen.

Anstelle von altmodischen Ordnern verwendet Notion Mail "Ansichten" und KI-gestützte Labels, um Ihre E-Mails automatisch zu sortieren. Sie können Regeln basierend auf dem Absender, dem Thema oder der Dringlichkeit einrichten. Obwohl es Notion AI nutzt, um Ihnen beim Schreiben von Antworten zu helfen, besteht seine Hauptaufgabe darin, Ihnen ein saubereres, ablenkungsfreieres E-Mail-Erlebnis zu bieten.

Hauptfunktionen von Notion Mail

Notion Mail hat ein paar clevere Tricks auf Lager, um die E-Mail-Verwaltung zu optimieren. Es ist eine Mischung aus dem vertrauten Notion-Gefühl und einigen intelligenten KI-Funktionen.

Eine saubere, minimalistische Benutzeroberfläche

Das Erste, was bei Notion Mail auffällt, ist das Design. Es entfernt den ganzen visuellen Lärm anderer Posteingänge und bietet Ihnen ein einfaches, textbasiertes Layout, das sich genau wie die Notion-App anfühlt. Dieser reduzierte Look soll Ihnen helfen, sich zu konzentrieren.

Sie können das Layout mit verschiedenen Lesestilen anpassen, zwischen Hell- und Dunkelmodus wechseln und die Schriftgrößen ändern, um es augenfreundlicher zu gestalten. Wenn Ihnen die Benutzeroberfläche von Gmail etwas zu überladen ist, wird sich Notion Mail wie eine frische Brise anfühlen.

KI-gestützte Organisation mit automatischer Kennzeichnung und benutzerdefinierten Ansichten

Das ist wahrscheinlich die interessanteste Funktion von Notion Mail. Anstatt Ordner und Filter manuell einzurichten, können Sie der Notion AI einfach in klaren Worten sagen, was Sie möchten. Sie könnten zum Beispiel eine Regel erstellen wie: "Kennzeichne alle E-Mails von Personalvermittlern bezüglich der neuen Design-Stelle", und die KI wird diese Nachrichten automatisch für Sie markieren.

Von dort aus können Sie "Ansichten" erstellen, die im Grunde genommen benutzerdefinierte Posteingänge für verschiedene Zwecke sind. Sie könnten Ansichten einrichten für:

• Personalbeschaffung: Ein zentraler Ort für alle Bewerbungen und E-Mails zu Vorstellungsgesprächen.

• Kundenprojekte: Zeigt nur Nachrichten von bestimmten E-Mail-Adressen von Kunden an.

• Rechnungen: Filtert alles außer E-Mails mit Belegen oder Zahlungserinnerungen heraus.

• Newsletter: Hält alle Werbeinhalte aus Ihrem Hauptposteingang fern, damit Sie sich konzentrieren können.

Dieser Ansatz ist weitaus flexibler als herkömmliche Ordner und ermöglicht es Ihnen, einen Posteingang zu erstellen, der wirklich zu Ihrer Arbeitsweise passt.

KI-gestütztes Schreiben und Snippets

Notion AI ist direkt in den E-Mail-Editor integriert. Sie kann Ihnen helfen, eine schnelle Antwort zu entwerfen, Ihren Text zu verfeinern, den Ton zu ändern oder Ihre Nachricht zu kürzen. Sie kann zwar keine eingehenden E-Mails für Sie zusammenfassen, ist aber dennoch nützlich, um das Schreiben zu beschleunigen.

Es gibt auch "Snippets", was einfach wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen sind. Sie können Vorlagen für häufige Antworten speichern, wie die Bestätigung einer Kundenanfrage oder das Senden einer Folge-E-Mail, und sie mit einem schnellen Befehl einfügen. Snippets können sogar dynamische Elemente wie {first_name} verwenden, um Nachrichten im Handumdrehen zu personalisieren.

Integrierte Terminplanung mit Notion Calendar

Um das endlose Hin und Her bei der Terminplanung zu beenden, verbindet sich Notion Mail direkt mit dem Notion Calendar. Direkt aus dem E-Mail-Editor können Sie Ihren Kalender aufrufen, verfügbare Zeiten auswählen und einen Planungslink erstellen.

Wenn die andere Person auf den Link klickt, kann sie einen passenden Zeitpunkt auswählen, und der Termin wird automatisch in die Kalender beider Personen eingetragen. Es ist eine einfache Funktion, aber sie spart eine Menge Zeit und ist ein großer Vorteil, wenn Sie bereits den Rest der Notion-Suite verwenden.

Die Preise von Notion Mail erklärt

Also, wo ist der Haken? Während Notion Mail selbst kostenlos ist, sind die KI-Funktionen, die es interessant machen, Teil des kostenpflichtigen Notion AI Add-ons. Sie können Ihr Gmail-Konto verbinden und die saubere Benutzeroberfläche kostenlos nutzen, aber Funktionen wie die automatische KI-Kennzeichnung und der KI-Schreibassistent kosten extra.

Das Notion AI Add-on kostet $10 pro Benutzer pro Monat (oder $8, wenn Sie jährlich im Voraus bezahlen). Dies kommt zu dem hinzu, was Sie bereits für einen der Haupt-Workspace-Pläne von Notion bezahlen.

Hier ist ein kurzer Überblick über die Pläne, zu denen Sie Notion AI hinzufügen können:

Einschränkungen von Notion Mail für Teams

Notion Mail ist ein solides Werkzeug für Einzelpersonen, die versuchen, ihren Posteingang zu bändigen. Aber wenn es um die Zusammenarbeit in Teams geht, insbesondere in Bereichen wie Kundensupport oder Vertrieb, hat es einige ziemlich große Lücken.

Oberflächliche Integration mit Notion-Datenbanken

Das ist der Punkt, der wirklich schmerzt.

Man sollte meinen, dass man eine E-Mail leicht in eine Aufgabe oder einen Eintrag in einer Notion-Datenbank umwandeln kann, da es sich um ein Notion-Produkt handelt. Aber das geht nicht.

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Das bricht das "All-in-One"-Versprechen komplett. Ein Support-Team kann eine Kunden-E-Mail nicht einfach als neues Ticket an sein Projektboard senden. Ein Vertriebsteam kann einen neuen Lead aus einer E-Mail nicht direkt in seine CRM-Datenbank eintragen. Man muss alles manuell kopieren und einfügen, was den Zweck eines integrierten Werkzeugs von vornherein zunichtemacht.

Beschränkt auf einen einzigen E-Mail-Anbieter (nur Gmail)

Derzeit funktioniert Notion Mail nur mit Gmail. Es gibt keine Unterstützung für Microsoft Outlook, benutzerdefinierte Domains oder andere E-Mail-Anbieter. Für die Millionen von Unternehmen, die auf Microsoft 365 setzen oder ihre eigenen Firmendomains verwenden, ist dies ein sofortiges K.o.-Kriterium. Damit positioniert sich Notion Mail eher als Werkzeug für Einzelpersonen denn als ernsthafte Geschäftslösung.

Fehlen echter Automatisierungs- und Kollaborationsfunktionen

Notion Mail ist für Einzelkämpfer konzipiert, nicht für ein Team. Es fehlen alle wichtigen Funktionen, die man für die Zusammenarbeit und echte Automatisierung benötigt. Zum Beispiel kann es nicht:

• E-Mails automatisch sortieren und an die richtige Person oder Abteilung weiterleiten.

• Ihnen ermöglichen, E-Mails zur Nachverfolgung Teamkollegen zuzuweisen.

• Interne Notizen oder das gemeinsame Verfassen von Entwürfen zulassen.

• Dinge wie Lösungszeiten oder andere wichtige Support-Kennzahlen verfolgen.

Für jedes Team, das einen stetigen Strom von Nachrichten bearbeitet, wie ein Kundensupport-Desk oder ein IT-Helpdesk, sind dies nicht nur nette Zusatzfunktionen, sondern unerlässlich. Sie benötigen ein System, das mehr als nur organisiert; es muss den gesamten Prozess automatisieren.

Hier kommt eine dedizierte KI-Plattform wie eesel AI ins Spiel. Anstatt Ihrem Posteingang nur ein neues Gesicht zu geben, verbindet sich eesel AI mit Ihrem bestehenden Helpdesk (wie Zendesk oder Intercom) und Ihren Wissensquellen (einschließlich Notion), um als vollständig autonomer Support-Mitarbeiter zu agieren. Sie kann Tickets sortieren, intelligente Antworten basierend auf den vorhandenen Dokumenten Ihres Teams schreiben und sogar Probleme selbstständig lösen.

Keine mobile App und andere fehlende Power-User-Funktionen

Derzeit hat Notion Mail keine iOS- oder Android-App. Das bedeutet, dass Sie Ihre E-Mails nicht von unterwegs verwalten können, was für die meisten Berufstätigen heutzutage eine Grundvoraussetzung ist. Es fehlen auch andere gängige Funktionen für Power-User, wie "Später senden", Lesebestätigungen oder erweiterte Suchwerkzeuge, was den Nutzen für ernsthafte Arbeit einschränkt.

Ist Notion Mail das Richtige für Sie?

Also, wie lautet das endgültige Urteil?

Für einzelne Gmail-Nutzer, die bereits tief in der Notion-Welt verwurzelt sind, ist Notion Mail ein wunderschön gestaltetes Werkzeug, das E-Mails definitiv weniger stressig machen kann. Die saubere Benutzeroberfläche und die KI-gestützten Ansichten bieten eine ruhige, fokussierte Möglichkeit, einen persönlichen Posteingang zu verwalten.

Aber für professionelle Teams, insbesondere im Support, Vertrieb oder in der IT, ist Notion Mail einfach nicht ausreichend. Die schwache Datenbankintegration, das Fehlen von Teamfunktionen, die ausschließliche Unterstützung von Gmail und keine mobile App machen es zum falschen Werkzeug für die Verwaltung gemeinsamer Posteingänge oder den Aufbau automatisierter Workflows. Es organisiert Nachrichten gut, aber es hilft Ihnen nicht wirklich dabei, diese als Team effizient zu bearbeiten.

Wenn Sie über die reine Organisation hinausgegangen sind und bereit sind, die Arbeit Ihres Teams tatsächlich zu automatisieren, benötigen Sie etwas, das für diese Aufgabe entwickelt wurde.

Verwandeln Sie das Wissen Ihres Teams in eine automatisierte Support-Maschine

Anstatt E-Mails nur zu organisieren, was wäre, wenn Sie sie automatisch bearbeiten könnten? eesel AI ist eine vollständig anpassbare KI-Plattform, die sich mit Ihrem Helpdesk und dem gesamten Wissen Ihres Unternehmens (einschließlich Notion, Confluence und früheren Tickets) verbindet, um Ihren First-Level-Support zu automatisieren.

Mit eesel AI können Sie:

• In Minuten statt Monaten live gehen, mit einer Einrichtung, die tatsächlich selbstständig ist.

• Ihr gesamtes Wissen zusammenführen, um sofortige und präzise Antworten zu liefern.

• Die Sortierung, Kennzeichnung und Lösung von Tickets automatisieren mit einer leistungsstarken Workflow-Engine.

• Ihre Einrichtung sicher testen, indem Sie sie mit unserem Simulationsmodus an alten Tickets ausprobieren, bevor Sie sie aktivieren.

Entdecken Sie eesel AI und erfahren Sie, wie echte Support-Automatisierung die Produktivität Ihres Teams verändern kann.