On dirait que Notion essaie de devenir l’application unique pour tout gouverner. D’abord, ils nous ont offert Notion Calendar, et maintenant, ils s’attaquent à nos boîtes de réception avec Notion Mail. La grande promesse est de mettre de l’ordre dans le chaos des e-mails pour que tout semble aussi organisé qu’une page Notion fraîchement créée.
Mais soyons honnêtes : est-ce simplement une nouvelle interface attrayante pour Gmail, ou un outil capable de réellement transformer la façon dont votre équipe travaille ?
Dans cet aperçu complet de Notion Mail, nous allons décortiquer tout ce que vous devez savoir. Nous examinerons ses meilleures fonctionnalités, aborderons sa tarification, puis discuterons des inconvénients majeurs qui pourraient le rendre rédhibitoire pour les équipes professionnelles. Enfin, nous explorerons à quoi ressemble un flux de travail d’e-mails véritablement automatisé et comment vous pouvez y parvenir.
Au fond, Notion Mail est un client de messagerie qui applique l’ambiance classique et minimaliste de Notion à votre compte Gmail. L’idée est de transformer le chaos d’une boîte de réception typique en quelque chose de ciblé et de gérable.
Considérez-le comme la troisième pièce du puzzle de productivité de Notion, conçu pour s’intégrer parfaitement à côté de votre espace de travail principal et de votre calendrier. L’objectif est de créer un écosystème fluide où vous pouvez gérer vos tâches, votre emploi du temps et tous vos messages sans avoir à jongler constamment entre les applications.
Au lieu des dossiers traditionnels, Notion Mail utilise des "vues" et des étiquettes basées sur l’IA pour trier automatiquement vos e-mails. Vous pouvez configurer des règles basées sur l’expéditeur, le sujet ou l’urgence. Bien qu’il utilise l’IA de Notion pour vous aider à rédiger des réponses, sa fonction principale est de vous offrir une expérience de messagerie plus épurée et moins distrayante.
Fonctionnalités clés de Notion Mail
Notion Mail a quelques astuces dans sa manche pour simplifier la gestion de vos e-mails. C’est un mélange de l’expérience familière de Notion et de fonctions d’IA intelligentes.
Une interface utilisateur épurée et minimaliste
La première chose qui frappe avec Notion Mail, c’est son design. Il élimine tout le bruit visuel des autres boîtes de réception et propose une mise en page simple et axée sur le texte qui ressemble à s’y méprendre à l’application Notion. Cette apparence dépouillée est conçue pour vous aider à vous concentrer.
Vous pouvez ajuster la mise en page avec différents styles de lecture, basculer entre les modes clair et sombre, et modifier la taille des polices pour un meilleur confort visuel. Si vous trouvez l’interface de Gmail un peu surchargée, Notion Mail vous semblera comme une bouffée d’air frais.
Organisation basée sur l’IA avec étiquetage automatique et vues personnalisées
C’est probablement la fonctionnalité la plus intéressante de Notion Mail. Au lieu de configurer manuellement des dossiers et des filtres, vous pouvez simplement dire à l’IA de Notion ce que vous voulez en langage naturel. Par exemple, vous pourriez créer une règle comme « Étiqueter tous les e-mails de recruteurs concernant le nouveau poste de designer », et l’IA marquera automatiquement ces messages pour vous.
À partir de là, vous pouvez créer des "vues", qui sont essentiellement des boîtes de réception personnalisées pour différents sujets. Vous pourriez configurer des vues pour :
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Recrutement : Un seul endroit pour toutes les candidatures et les e-mails d’entretien.
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Projets clients : Affiche uniquement les messages provenant d’adresses e-mail de clients spécifiques.
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Factures : Filtre tout sauf les e-mails contenant des reçus ou des rappels de paiement.
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Newsletters : Garde tous les contenus promotionnels hors de votre boîte de réception principale pour que vous puissiez vous concentrer.
Cette approche est beaucoup plus flexible que les dossiers traditionnels et vous permet de construire une boîte de réception qui correspond réellement à votre façon de travailler.
Rédaction assistée par l’IA et modèles (snippets)
L’IA de Notion est directement intégrée dans l’éditeur d’e-mails. Elle peut vous aider à rédiger une réponse rapide, à peaufiner votre écriture, à changer de ton ou à raccourcir votre message. Elle ne peut pas résumer les e-mails entrants pour vous, mais elle reste pratique pour accélérer la partie rédaction.
Il y a aussi les "snippets", qui sont simplement des modèles d’e-mails réutilisables. Vous pouvez enregistrer des modèles pour des réponses courantes, comme la confirmation d’une demande client ou l’envoi d’un e-mail de suivi, et les insérer avec une commande rapide. Les snippets peuvent même utiliser des éléments dynamiques comme {prénom} pour personnaliser les messages à la volée.
Planification intégrée avec Notion Calendar
Pour mettre fin aux échanges interminables pour planifier une réunion, Notion Mail se connecte directement à Notion Calendar. Directement depuis l’éditeur d’e-mails, vous pouvez afficher votre calendrier, choisir des créneaux disponibles et générer un lien de planification.
Lorsque l’autre personne clique sur le lien, elle peut choisir un créneau qui lui convient, et l’événement est automatiquement ajouté à vos deux calendriers. C’est une fonctionnalité simple, mais elle fait gagner énormément de temps et constitue un excellent avantage si vous utilisez déjà le reste de la suite Notion.
La tarification de Notion Mail expliquée
Alors, où est le piège ? Bien que Notion Mail soit gratuit, les fonctionnalités d’IA qui le rendent intéressant font partie de l’add-on payant Notion AI. Vous pouvez connecter votre compte Gmail et utiliser l’interface épurée gratuitement, mais des fonctionnalités comme l’étiquetage automatique par IA et l’assistant de rédaction sont payantes.
L’add-on Notion AI coûte 10 $ par utilisateur par mois (ou 8 $ si vous payez pour l’année). Ce montant s’ajoute à ce que vous payez déjà pour l’un des forfaits d’espace de travail principaux de Notion.
Voici un aperçu rapide des forfaits auxquels vous pouvez ajouter Notion AI :
| Forfait | Prix (facturation annuelle) | Fonctionnalités clés |
|---|---|---|
| Gratuit | 0 $ | Blocs illimités pour les particuliers, essai de blocs limité pour les équipes. |
| Plus | 8 $ par utilisateur/mois | Blocs et téléversements de fichiers illimités, historique de page de 30 jours. |
| Business | 15 $ par utilisateur/mois | SSO SAML, espaces d’équipe privés, historique de page de 90 jours. |
| Enterprise | Personnalisé | Sécurité avancée, journal d’audit, gestionnaire de succès dédié. |
Les limites de Notion Mail pour les équipes
Notion Mail est un outil solide pour une personne seule qui essaie de maîtriser sa boîte de réception. Mais lorsqu’il s’agit d’équipes travaillant ensemble, en particulier dans des domaines comme le support client ou les ventes, il présente des lacunes importantes.
Intégration superficielle avec les bases de données Notion
C’est le point qui fait vraiment mal.
Cela brise complètement la promesse du "tout-en-un". Une équipe de support ne peut pas simplement transférer l’e-mail d’un client vers son tableau de projet en tant que nouveau ticket. Une équipe de vente ne peut pas ajouter un nouveau prospect depuis un e-mail directement dans sa base de données CRM. Vous êtes obligé de tout copier-coller manuellement, ce qui va à l’encontre de l’intérêt d’avoir un outil intégré.
Limité à un seul fournisseur de messagerie (Gmail uniquement)
Pour l’instant, Notion Mail ne fonctionne qu’avec Gmail. Il n’y a aucun support pour Microsoft Outlook, les domaines personnalisés ou tout autre fournisseur de messagerie. Pour les millions d’entreprises qui utilisent Microsoft 365 ou leurs propres domaines d’entreprise, c’est un obstacle rédhibitoire. Cela positionne Notion Mail davantage comme un outil pour les particuliers que comme une solution professionnelle sérieuse.
Manque de véritables fonctionnalités d’automatisation et de collaboration
Notion Mail est conçu pour une utilisation individuelle, pas pour une équipe. Il lui manque toutes les fonctionnalités clés nécessaires au travail collaboratif et à une véritable automatisation. Par exemple, il ne peut pas :
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Trier et envoyer automatiquement les e-mails à la bonne personne ou au bon service.
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Vous permettre d’assigner des e-mails à des coéquipiers pour le suivi.
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Permettre la prise de notes internes ou la rédaction collaborative de brouillons.
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Suivre des indicateurs comme les temps de résolution ou d’autres métriques de support clés.
Pour toute équipe gérant un flux constant de messages, comme un service de support client ou un service d’assistance informatique, ce ne sont pas de simples bonus ; ce sont des fonctionnalités essentielles. Elles ont besoin d’un système qui fait plus qu’organiser : il doit automatiser l’ensemble du processus.
C’est là qu’une plateforme d’IA dédiée comme eesel AI entre en jeu. Au lieu de simplement donner un nouveau visage à votre boîte de réception, eesel AI se connecte à votre service d’assistance existant (comme Zendesk ou Intercom) et à vos sources de connaissances (y compris Notion) pour agir comme un agent de support entièrement autonome. Il peut trier les tickets, rédiger des réponses intelligentes basées sur les documents existants de votre équipe, et même résoudre des problèmes de manière autonome.
Pas d’application mobile et autres fonctionnalités avancées manquantes
En l’état actuel, Notion Mail n’a pas d’application iOS ou Android. Cela signifie que vous ne pouvez pas gérer vos e-mails en déplacement, ce qui est une exigence de base pour la plupart des professionnels aujourd’hui. Il lui manque également d’autres fonctionnalités courantes pour les utilisateurs avancés, comme l’envoi différé, les confirmations de lecture ou les outils de recherche avancée, ce qui limite son utilité pour un usage professionnel sérieux.
Notion Mail est-il fait pour vous ?
Alors, quel est le verdict final ?
Pour les utilisateurs individuels de Gmail qui sont déjà bien immergés dans l’univers de Notion, Notion Mail est un outil magnifiquement conçu qui peut certainement rendre la gestion des e-mails moins stressante. L’interface épurée et les vues basées sur l’IA offrent un moyen calme et concentré de gérer une boîte de réception personnelle.
Mais pour les équipes professionnelles, en particulier dans le support, les ventes ou l’informatique, Notion Mail n’est tout simplement pas à la hauteur. L’intégration fragile avec les bases de données, le manque de fonctionnalités d’équipe, le support exclusif de Gmail et l’absence d’application mobile en font un outil inadapté pour la gestion des boîtes de réception partagées ou la création de flux de travail automatisés. Il organise bien les messages, mais il ne vous aide pas réellement à les résoudre efficacement en équipe.
Si vous avez dépassé le stade de la simple organisation et que vous êtes prêt à automatiser réellement le travail de votre équipe, vous aurez besoin de quelque chose de conçu pour cela.
Transformez les connaissances de votre équipe en un moteur de support automatisé
Et si, au lieu de simplement organiser les e-mails, vous pouviez les résoudre automatiquement ? eesel AI est une plateforme d’IA entièrement personnalisable qui se connecte à votre service d’assistance et à toutes les connaissances de votre entreprise (y compris Notion, Confluence et les tickets passés) pour automatiser votre support de première ligne.
Avec eesel AI, vous pouvez :
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Être opérationnel en quelques minutes, pas en quelques mois, avec une configuration réellement en libre-service.
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Rassembler toutes vos connaissances pour fournir des réponses instantanées et précises.
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Automatiser le tri, l’étiquetage et la résolution des tickets avec un moteur de flux de travail puissant.
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Tester votre configuration en toute sécurité sur d’anciens tickets avec notre mode de simulation avant de l’activer.
Foire aux questions
Notion Mail est un client de messagerie conçu pour apporter l’esthétique minimaliste et la puissance d’organisation de Notion à votre boîte de réception Gmail. Son objectif principal est de réduire le désordre des e-mails et d’offrir une expérience de messagerie ciblée et gérable en s’appuyant sur des vues basées sur l’IA.
Ses fonctionnalités d’organisation phares sont une interface utilisateur épurée et minimaliste, et une organisation basée sur l’IA. Cela inclut l’étiquetage automatique à l’aide de règles en langage naturel, des « vues » personnalisées pour différents types d’e-mails et la rédaction assistée par l’IA pour des réponses rapides.
Bien que le client de base soit gratuit, ses fonctionnalités d’IA clés nécessitent un add-on Notion AI payant. Celui-ci coûte 10 $ par utilisateur et par mois (ou 8 $ en facturation annuelle) en plus d’un forfait d’espace de travail Notion.
Notion Mail a une intégration superficielle avec les bases de données Notion, ce qui empêche de convertir facilement les e-mails en tâches ou en éléments de base de données. Cela signifie que les équipes ne peuvent pas ajouter de manière fluide de nouveaux prospects ou des tickets de support depuis des e-mails directement dans leurs tableaux de projet ou CRM Notion.
Notion Mail ne prend actuellement en charge que Gmail, ce qui est un obstacle pour les entreprises utilisant Outlook ou des domaines personnalisés. Il lui manque également des fonctionnalités de collaboration d’équipe essentielles comme l’attribution d’e-mails, les notes internes ou le suivi des temps de résolution, ce qui le positionne comme un outil individuel.
Il n’existe actuellement aucune application iOS ou Android pour Notion Mail. Cette absence signifie que les utilisateurs ne peuvent pas gérer leurs e-mails en déplacement, ce qui est un inconvénient majeur pour de nombreux professionnels.
