Notion AI positioniert sich als der All-in-One-Assistent für Ihren All-in-One-Arbeitsbereich. Ein tolles Verkaufsargument, oder? Aber wenn Ihr Team versucht hat, es für ernsthafte Geschäftsaufgaben zu nutzen, haben Sie vielleicht die Lücke zwischen dem Versprechen und der täglichen Realität gespürt. Wenn man über persönliche Notizen hinausgeht und sich mit komplexen Arbeitsabläufen befasst, zeigen sich erste Risse.
Dieser Leitfaden wirft einen ehrlichen Blick auf die Einschränkungen und Best Practices von Notion AI. Wir werden darüber sprechen, wo es für die persönliche und Teamproduktivität wirklich nützlich ist, denn es gibt einige clevere Wege, um viel daraus zu machen. Aber wir werden auch ehrlich darüber sprechen, wo es bei anspruchsvolleren Geschäftsprozessen an seine Grenzen stößt. Am Ende sollten Sie eine viel klarere Vorstellung davon haben, ob es das richtige Werkzeug für Sie ist oder ob Sie etwas Spezialisierteres benötigen.
Was ist Notion AI?
Stellen Sie sich Notion AI als einen intelligenten Assistenten vor, der direkt in Ihren Notion-Seiten lebt. Es ist kein separater Chatbot, den Sie in einem neuen Fenster öffnen; es ist eher wie ein Partner, der direkt an Ihrer Seite ist, während Sie Ihre Arbeit schreiben, bearbeiten und organisieren. Seine Hauptaufgabe ist es, Ihnen bei Aufgaben wie dem Zusammenfassen langer Dokumente, dem Sammeln von Ideen oder dem Finden von Informationen zu helfen, die Sie bereits irgendwo in Ihrem Arbeitsbereich gespeichert haben.
Die eigentliche Magie liegt in seinem Kontextbewusstsein. Es weiß, was auf der Seite steht, an der Sie gerade arbeiten, und kann diese Informationen nutzen, um Ihnen zu helfen. Für jeden, der bereits tief in Notion für das Management von Projekten und Dokumentationen steckt, fühlt es sich wie eine sehr natürliche Erweiterung der bisherigen Arbeitsweise an. Es wurde entwickelt, um aufgaben im Zusammenhang mit Inhalten erheblich zu beschleunigen.
Best Practices für Notion AI
Ehre, wem Ehre gebührt: Notion AI hat einige echte Stärken. Wenn Sie seine Vorteile ausspielen, kann es bei bestimmten Arten von Arbeit eine große Hilfe sein. Zu wissen, wo es glänzt, ist der Schlüssel, um auf Ihre Kosten zu kommen.
Der beste Freund eines jeden Autors
Wenn Sie mit Worten arbeiten, kann Notion AI ein fantastischer Denkpartner sein. Es zeichnet sich wirklich durch die Bearbeitung von Texten aus.
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Zusammenfassen im Handumdrehen. Dies ist zweifellos eine seiner besten Funktionen. Haben Sie ein zehnseitiges Dokument mit Besprechungsnotizen oder einen dichten Forschungsartikel? Bitten Sie Notion AI einfach, die wichtigsten Erkenntnisse herauszuziehen. In Sekundenschnelle erhalten Sie eine saubere Zusammenfassung, ohne alles noch einmal lesen zu müssen. Es ist perfekt, um sich schnell auf den neuesten Stand zu bringen.
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Den Tonfall ändern. Haben Sie schon einmal ein technisches Update geschrieben und dann gemerkt, dass Sie es einem nicht-technischen Kunden erklären müssen? Das ist ein klassischer Zeitfresser. Anstatt es selbst umzuschreiben, können Sie Notion AI bitten, den Ton anzupassen, um professioneller, lässiger oder freundlicher zu klingen. Es ist auch hervorragend geeignet, um den allgemeinen Fluss und die Klarheit Ihres Schreibens zu verbessern.
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Ihr Brainstorming ankurbeln. Wenn Sie auf eine leere Seite starren, kann Notion AI eine großartige Möglichkeit sein, den Ball ins Rollen zu bringen. Anstatt zu einem anderen Tool zu wechseln, können Sie direkt in Ihrem Projektdokument Ideen für Blogbeiträge, Projektnamen oder Marketingansätze generieren. Das hilft, Ihren kreativen Prozess an einem Ort zu bündeln.
Wissensdatenbanken intelligenter machen
Für jeden, der in Notion-Datenbanken lebt und atmet, sind die KI-Eigenschaften eine ziemlich clevere Funktion. Sie ermöglichen es Ihnen, KI-Aktionen automatisch auf alle Einträge in einer Datenbank anzuwenden. Die Haupttricks, die es beherrscht, sind das Erstellen von Zusammenfassungen, Schlüsselwörtern oder sogar Übersetzungen.
Hier ein Beispiel aus der Praxis: Angenommen, Sie haben eine Datenbank, in der Sie alle Notizen zu Ihren Teambesprechungen protokollieren. Sie könnten eine Eigenschaft „KI-Zusammenfassung“ hinzufügen. Sobald Sie diese eingerichtet haben, liest Notion AI automatisch den Inhalt jeder neuen Besprechungsseite und schreibt eine kurze Zusammenfassung in dieses Eigenschaftsfeld. Plötzlich ist Ihre gesamte Datenbank überfliegbar. Jedes Teammitglied kann die Kernaussagen der Meetings eines ganzen Monats erfassen, ohne eine einzige Seite anklicken zu müssen. Das ist eine wirklich clevere Methode, um Ihre gespeicherten Informationen leichter zugänglich zu machen.
Verbundene Apps durchsuchen
Notion AI verfügt auch über Konnektoren für einige andere gängige Tools, wie Google Docs und Slack. Damit können Sie seine Suchfunktion über die Grenzen Ihres Notion-Arbeitsbereichs hinaus ausdehnen.
Der Hauptvorteil hierbei ist die Bequemlichkeit. Sie können in Notion eine Frage stellen wie: „Was haben wir bezüglich des Q3-Budgets entschieden?“ und es könnte eine Antwort aus Ihren Notion-Seiten, einem bestimmten Google Doc und einem relevanten Slack-Thread ziehen. Dies reduziert das Wechseln zwischen Apps, das Sie durchführen müssen, um grundlegende Informationen zu finden, was Ihnen hilft, konzentriert zu bleiben.
Die Einschränkungen von Notion AI
Obwohl Notion AI ein solider Helfer für Inhalte und internes Wissen ist, werden seine Grenzen schmerzlich deutlich, wenn Unternehmen versuchen, es für zentrale operative Arbeitsabläufe zu nutzen. Die „All-in-One“-Philosophie, die Notion so großartig für die Dokumentation macht, fühlt sich bei Echtzeit-Geschäftsanforderungen ziemlich einschränkend an.
Preismodelle
Eine der ersten Hürden, auf die Teams stoßen, sind die Kosten. Früher konnte man Notion AI zu jedem Plan hinzufügen, aber das ist nicht mehr der Fall. Um unbegrenzten Zugang zu erhalten, müssen Sie jetzt ihre teureren Business- oder Enterprise-Pläne abonnieren.
Wenn Sie den Free- oder Plus-Plan nutzen, erhalten Sie eine einmalige Testversion mit nur 20 KI-Antworten. Das ist kaum genug, um es auszuprobieren, geschweige denn herauszufinden, ob es für Ihr Team geeignet ist. Sobald Sie diese 20 Prompts verbraucht haben, sind sie für immer weg.
Um unbegrenzte KI zu erhalten, muss Ihr gesamtes Team auf den Business-Plan upgraden, der 20 $ pro Benutzer und Monat (jährlich abgerechnet) kostet. Für ein kleines Team von 10 Personen sind das zusätzliche 2.400 $ pro Jahr. Das ist ein großer Kostensprung, besonders wenn Sie die KI-Funktionen nur für einige wenige spezifische Aufgaben benötigen und die anderen Funktionen des Business-Plans eigentlich nicht brauchen. Das macht es schwierig, die Ausgaben zu rechtfertigen, es sei denn, Ihr gesamtes Unternehmen lebt und atmet Notion.
| Plan | Preis (jährliche Abrechnung) | Notion AI-Zugang |
|---|---|---|
| Kostenlos | 0 $ | Begrenzte Testversion (20 Antworten, einmalig) |
| Plus | 10 $ pro Arbeitsplatz/Monat | Begrenzte Testversion (20 Antworten, einmalig) |
| Business | 20 $ pro Arbeitsplatz/Monat | Inbegriffen (Unbegrenzt, gemäß Fair-Use-Richtlinie) |
| Enterprise | Vertrieb kontaktieren | Inbegriffen (Unbegrenzt, ohne Datenaufbewahrung) |
Das Problem des „abgeschlossenen Systems“
Das Kuriose ist, dass die größte Stärke von Notion AI auch seine größte Schwäche ist. Es ist fantastisch darin, die Informationen zu verstehen, die Sie bereits in Notion eingegeben haben.
Aber was ist mit Informationen, die außerhalb davon existieren? Die meisten wichtigen Geschäftsprozesse basieren auf Live-Daten aus anderen Systemen. Stellen Sie sich einen Kundensupport-Mitarbeiter vor, der versucht, Notion AI zu nutzen. Er kann nicht fragen: „Wie ist der Versandstatus von Bestellung #12345?“, weil Notion AI keine Möglichkeit hat, dies in einer live Shopify-Datenbank nachzuschlagen. Das Beste, was es tun kann, ist, nach Text in Notion zu suchen, der diese Bestellnummer erwähnt, was fast nie das ist, was der Mitarbeiter tatsächlich benötigt.
Dieser Ansatz des „abgeschlossenen Systems“ (Walled Garden) macht es zu einem K.o.-Kriterium für jeden Prozess, der minutengenaue Informationen benötigt. Denken Sie an Kundenservice, IT-Support, Logistik oder Vertrieb. Es operiert mit einer statischen Kopie Ihres Wissens, völlig abgekoppelt von der dynamischen Echtzeit-Welt, in der Ihr Unternehmen tatsächlich agiert.
Description: Eine Seite zeigt das Notion AI-Logo in einem Kasten mit der Aufschrift „Notion“, wobei Pfeile nur auf interne Notion-Seiten zeigen. Die andere Seite zeigt ein KI-Agenten-Logo (wie das von eesel) in der Mitte, mit Pfeilen, die zu verschiedenen externen Apps wie Shopify, Zendesk und einem CRM führen, was den Zugriff auf Live-Daten veranschaulicht. Dies visualisiert eine der zentralen Einschränkungen und Best Practices von Notion AI.
Die Automatisierungslücke
Es gibt einen riesigen Unterschied zwischen dem, was Notion AI „Automatisierung“ nennt, und dem, was ein Unternehmen tatsächlich für die Prozessautomatisierung benötigt. Notion AI kann eine Datenbankeigenschaft basierend auf dem Inhalt einer Seite automatisch ausfüllen. Das ist ein netter Trick für die Organisation, aber es ist eine passive, einmalige Aktion.
Ein echter für Unternehmen entwickelter KI-Agent muss aktive, mehrstufige Arbeitsabläufe ausführen. Kehren wir zu diesem Kundensupport-Mitarbeiter zurück. Ein richtiger KI-Agent, der ein Support-Ticket bearbeitet, müsste:
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Lesen und verstehen, was der Kunde anfragt.
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Das Ticket triagieren, indem er die richtige Priorität, Kategorie und vielleicht sogar ein bestimmtes Teammitglied zuweist.
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Die Bestellhistorie oder den Kontostatus des Kunden in einem externen System wie einem CRM oder einer E-Commerce-Plattform nachschlagen.
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Entscheiden, ob er genügend Informationen hat, um eine genaue Antwort zu geben, oder ob er an einen Menschen eskalieren muss.
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Den Ticketstatus im Helpdesk-System aktualisieren (z. B. von 'Neu' auf 'Ausstehend' ändern).
Notion AI wurde einfach nicht dafür entwickelt. Es ist darauf ausgelegt, Inhalte innerhalb von Notion zu erstellen und zu verwalten. Es kann keine Prozesse über die spezialisierten Tools hinweg ausführen, die Ihr Unternehmen tatsächlich antreiben, wie Ihr Helpdesk, CRM oder Bestandsverwaltungssystem.
Description: graph TD subgraph Notion AI-Automatisierung A[Neue Seite in Datenbank] --> B{KI füllt eine Eigenschaft automatisch aus}; end subgraph eesel KI-Agenten-Workflow C[Neues Support-Ticket kommt an] --> D{KI-Triage: Priorität & Kategorie}; D --> E[Bestellung in Shopify nachschlagen]; E --> F{Genug Infos?}; F -- Ja --> G[Antwort entwerfen & senden]; F -- Nein --> H[An menschlichen Agenten eskalieren]; G --> I[Ticketstatus aktualisieren]; H --> I; end Dieses Diagramm stellt visuell einen einfachen Autofill einem mehrstufigen, integrierten Prozess gegenüber und veranschaulicht die Kernbotschaft zu den Einschränkungen und Best Practices von Notion AI.
Eine Alternative zu Notion AI: KI-Agenten für Geschäftsworkflows
Wenn die Grenzen eines In-Dokument-Assistenten Sie zurückhalten, benötigen Sie ein Werkzeug, das von Anfang an dafür konzipiert wurde, echte Arbeit zu automatisieren. Hier kommt eine Lösung wie eesel AI ins Spiel. Es ist nicht nur ein weiterer KI-Schreibassistent; es ist eine Plattform zum Erstellen und Bereitstellen von KI-Agenten, die diese komplexen, mehrstufigen Arbeitsabläufe bewältigen können, über die wir gerade gesprochen haben.
Mehr als nur Suchen: ein autonomer Agent
eesel AI ist darauf ausgelegt, Dinge zu erledigen, nicht nur, um sie zu finden. Es integriert sich direkt in Ihre zentralen Geschäftssysteme, wie Helpdesks von Zendesk, Freshdesk und [REDACTED], um Ihren First-Level-Support zu automatisieren.
Anstatt also nur alte Tickets für Sie zur Überprüfung zusammenzufassen, lernt ein eesel AI-Agent aus ihnen, um neue Tickets ganz von allein zu lösen. Er kann den gesamten Lebenszyklus einer Kundenanfrage verwalten: Beantwortung häufiger Fragen, Eskalation kniffliger Probleme an den richtigen menschlichen Mitarbeiter, Kennzeichnung von Tickets für Berichte und sogar die Durchführung benutzerdefinierter Aktionen in anderen Systemen durch API-Aufrufe.
Vereinheitlichen Sie Ihr gesamtes Wissen
Während Notion AI sich mit Ihren Dokumenten verbinden kann, verbindet sich eesel AI mit Ihrem gesamten Wissens-Ökosystem. Es zieht Informationen aus Ihren Hilfezentren, Makros, früheren Ticketlösungen, Confluence-Seiten und Google Docs. Wichtiger noch, es kann sich auch mit Live-Datenquellen aus Ihren Geschäftstools verbinden.
Diese einheitliche Wissensbasis gibt ihm das tiefe, kontextbewusste Verständnis, das es benötigt, um genaue Antworten zu geben und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Mit eesel AI erhalten Sie eine KI, die die spezifischen Nuancen Ihrer Geschäftsabläufe versteht, nicht nur die Worte, die auf einer Seite geschrieben stehen.
In wenigen Minuten live gehen
Der Einstieg in ein leistungsstarkes neues Tool sollte keine wochenlange Einrichtung und einen Vertrauensvorschuss erfordern. eesel AI hat eine einfache Self-Service-Einrichtung, mit der Sie in nur wenigen Minuten startklar sind.
Eine seiner herausragenden Funktionen ist der Simulationsmodus. Bevor Ihr KI-Agent jemals mit einem echten Kunden spricht, können Sie ihn an Tausenden Ihrer vergangenen Tickets in einer sicheren, abgeschotteten Umgebung testen. Dies zeigt Ihnen genau, wie er abgeschnitten hätte, welchen Prozentsatz der Tickets er hätte lösen können und wie Ihr potenzieller Return on Investment aussieht. Sie sehen all dies, bevor Sie den Schalter umlegen. Es eliminiert jegliches Rätselraten aus dem Prozess und gibt Ihnen das Vertrauen, mit der Automatisierung zu beginnen.
| Funktion | Notion AI | eesel AI |
|---|---|---|
| Primärer Anwendungsfall | Erstellung von Inhalten und Wissenssuche im Arbeitsbereich | Autonomer Support, ITSM und interne F&A-Automatisierung |
| Einrichtungszeit | Tage bis Wochen für komplexe Einrichtungen | In wenigen Minuten live, echter Self-Service |
| Automatisierungsfähigkeit | Einfaches Autofill & Inhaltserstellung | Vollständig anpassbare Workflow-Engine mit Triage, Eskalation & API-Aufrufen |
| Kernintegrationen | Dokumenten- & Chat-Apps (Google Drive, Slack) | Tiefe Integration von Helpdesk- & Geschäftssystemen (Zendesk, [REDACTED], Shopify, usw.) |
| Testen & Rollout | Manuelles Ausprobieren (Trial and Error) | Risikofreie Simulation auf Basis historischer Daten & schrittweise Rollout-Steuerung |
| Preismodell | Gebündelt in teuren Pro-Nutzer-Plänen | Transparente, planbare Tarife ohne Gebühren pro gelöstem Fall |
Wählen Sie das richtige Werkzeug für die Aufgabe
Was ist also das Fazit? Notion AI ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, um Ihre persönliche Produktivität zu steigern und Wissen innerhalb des Notion-Ökosystems zu verwalten. Seine Stärke liegt darin, Ihnen zu helfen, schneller mit den von Ihnen erstellten Inhalten zu arbeiten. Betrachten Sie es als einen leistungsstarken Schreibpartner und einen sehr cleveren organisatorischen Assistenten.
Aber bei den geschäftskritischen, automatisierten Arbeitsabläufen, die Ihr Unternehmen am Laufen halten, werden Sie wahrscheinlich an eine Wand stoßen. Das Preismodell, der fehlende Zugriff auf Echtzeitdaten und die begrenzten Automatisierungsfähigkeiten werden zu großen Hindernissen. Es ist ein großartiges Werkzeug zum Denken, aber kein großartiges Werkzeug zum Handeln.
Nutzen Sie Notion AI auf jeden Fall als Ihren persönlichen Assistenten in Ihrem digitalen Notizbuch. Aber wenn Sie einen autonomen Agenten benötigen, der Ihren First-Level-Support übernimmt, Ticket-Workflows automatisiert und sich mit all Ihren Geschäftstools verbindet, benötigen Sie eine Plattform, die speziell für diese Aufgabe entwickelt wurde. Genau hier tritt eesel AI auf den Plan und gibt Ihnen die Leistung, Kontrolle und Einfachheit, die Ihr Team benötigt.
Bereit zu sehen, was ein echter KI-Agent für Ihr Team tun kann? Simulieren Sie eesel AI mit Ihren vergangenen Tickets und sehen Sie Ihr Automatisierungspotenzial in wenigen Minuten.
Häufig gestellte Fragen
Notion AI eignet sich hervorragend für die Erstellung von Inhalten, Zusammenfassungen und das interne Wissensmanagement innerhalb des Notion-Ökosystems. Zu den Einschränkungen gehören jedoch ein restriktives Preismodell, die Unfähigkeit, auf externe Live-Daten zuzugreifen, und das Fehlen einer echten, mehrstufigen Workflow-Automatisierung für geschäftskritische Vorgänge.
Notion AI agiert in einem „abgeschlossenen System“ (Walled Garden), was bedeutet, dass es hauptsächlich Daten versteht, die sich bereits in Notion befinden. Es kann sich nicht mit externen Live-Systemen wie CRMs oder E-Commerce-Plattformen verbinden, um Echtzeitinformationen abzurufen, was es für Arbeitsabläufe, die minutengenaue Daten erfordern, ungeeignet macht.
Die Free- und Plus-Pläne bieten eine einmalige Testversion mit 20 KI-Antworten. Um unbegrenzten Zugang zu erhalten, müssen Teams auf die teureren Business- oder Enterprise-Pläne upgraden, was die Kosten pro Benutzer erheblich erhöhen kann und es zu einer beträchtlichen Investition für die vollständige Teamakzeptanz macht.
Für textbasierte Aufgaben ist Notion AI sehr vorteilhaft. Es zeichnet sich durch das Zusammenfassen von Dokumenten, das Anpassen des Schreibtons, das Brainstorming von Ideen und das übersichtlichere Gestalten von Wissensdatenbanken durch automatisierte KI-Eigenschaften in Datenbanken aus.
Die Automatisierung von Notion AI ist größtenteils passiv, wie das automatische Ausfüllen von Datenbankeigenschaften. Echte KI-Agenten, wie sie von eesel AI angeboten werden, können aktive, mehrstufige Arbeitsabläufe ausführen, indem sie mit mehreren externen Geschäftssystemen interagieren und Aktionen wie das Triagieren von Tickets oder das Aktualisieren von Status durchführen.
Notion AI eignet sich am besten für Einzelpersonen oder Teams, die sich auf persönliche Produktivität, Inhaltserstellung und die Organisation von internem Wissen im Notion-Arbeitsbereich konzentrieren. Es funktioniert gut als Schreibpartner oder organisatorischer Assistent, aber nicht für komplexe, operative Geschäftsprozesse.
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Article by
Stevia Putri
Stevia Putri is a marketing generalist at eesel AI, where she helps turn powerful AI tools into stories that resonate. She’s driven by curiosity, clarity, and the human side of technology.
