Hast du jemals das Gefühl, dass du mehr Zeit damit verbringst, nur zu suchen nach Informationen, als sie tatsächlich zu nutzen? Du bist damit definitiv nicht allein. Studien zeigen, dass der durchschnittliche Mitarbeiter einen großen Teil seiner Woche, vielleicht etwa 20%, damit verbringt, interne Informationen zu suchen oder herauszufinden, wer die Antwort kennt, laut McKinsey. Das ist im Grunde genommen ein ganzer Arbeitstag, der nur mit Suchen verloren geht!
Eine interne Wissensdatenbank ist wie das gemeinsame Gehirn deines Teams – ein zentraler Ort online, an dem das gesamte Wissen deines Unternehmens lebt. Es ist der Ort, an den du gehst, um alles zu finden, von HR-Richtlinien bis hin zu praktischen Problemlösungsanleitungen. Eine solche Datenbank einzurichten, kann ernsthaft steigern, wie viel du erledigst, sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und wirklich die wiederholten Fragen reduzieren, die jedem Zeit kosten.
Eine solche Datenbank zusammenzustellen, mag wie eine riesige Aufgabe erscheinen, aber es ist völlig machbar, wenn du es in kleinere Schritte unterteilst und einen klaren Plan hast. Dieser Leitfaden wird dich durch die Schritte führen, von der Ermittlung dessen, was du benötigst, bis hin zur Sicherstellung, dass es nützlich bleibt. Wir werden auch darüber sprechen, wie die richtigen Werkzeuge, insbesondere solche, die KI nutzen, wie eesel AI, deine interne Wissensdatenbank viel intelligenter und für alle leichter zugänglich machen können.
Warum Ihr Team wirklich eine interne Wissensdatenbank benötigt
Denken Sie nur an all die Fragen, die jeden Tag immer wieder auftauchen. Wo ist die neueste Präsentationsdatei? Wie bekomme ich meine Ausgaben erstattet? Was ist der genaue Prozess für die Bearbeitung einer Kundenrückerstattung? Wenn Sie keinen zentralen Ort für diese Informationen haben, enden die Antworten in alten E-Mails, verstreut in verschiedenen gemeinsamen Ordnern oder existieren vielleicht nur im Kopf einer Person (wir nennen das oft “stammbaum Wissen”, und es ist ziemlich riskant, wenn diese Person geht!).
Eine interne Wissensdatenbank hilft Ihnen, diese Art von Problemen direkt anzugehen. Es ist eine großartige Möglichkeit:
- Mehr erledigen: Wenn Antworten leicht zu finden sind, verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit. Das gibt ihnen die Freiheit, sich auf interessantere, wertvollere Dinge zu konzentrieren.
- Onboarding reibungsloser gestalten: Neue Mitarbeiter können viel schneller auf den neuesten Stand kommen, wenn alle Schulungsmaterialien, Unternehmensrichtlinien und Anleitungen an einem leicht zu findenden Ort sind. Das nimmt den Druck von den bestehenden Teammitgliedern, die sonst immer wieder die gleichen grundlegenden Fragen beantworten müssten.
- Dinge konsistent halten: Mit einer zuverlässigen Informationsquelle arbeiten alle mit denselben genehmigten Details. Das ist super wichtig, um die Qualität hoch zu halten, egal ob es darum geht, wie Sie Prozesse handhaben oder wie Sie mit Kunden sprechen und Entscheidungen treffen.
- Wertvolle Informationen nicht verlieren: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, können ihre jahrelangen Erfahrungen und ihr Wissen manchmal einfach verschwinden. Eine interne Wissensdatenbank hilft, dieses Unternehmenswissen festzuhalten, wodurch Ihr Geschäft stärker wird und weniger von nur wenigen Personen abhängig ist.
- Besser zusammenarbeiten: Die Mauern zwischen den Abteilungen abzubauen bedeutet, dass Teams leicht Informationen aus anderen Bereichen erhalten können, was allen hilft, die Dinge besser zu verstehen und funktionsübergreifende Projekte reibungsloser zu gestalten.
- Mitarbeiter zur Selbsthilfe anregen: Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, Antworten selbst zu finden, stärkt das Vertrauen und ermutigt sie, Dinge eigenständig herauszufinden.
Zusammengefasst bedeutet eine gut gemachte interne Wissensdatenbank schnellere Problemlösungen, konsistentere Dienstleistungen (was die Kunden definitiv bemerken!) und kann sogar helfen, unnötige Kosten zu senken.
Welche Art von Inhalten sollte in Ihre interne Wissensdatenbank aufgenommen werden?
Was Sie in Ihre interne Wissensdatenbank aufnehmen, sollte wirklich alle Informationen sein, die Ihr Team benötigt, um seine Arbeit gut zu machen. Es geht darum, das wichtige Unternehmenswissen zu erfassen und es einfach durchsuchbar zu machen.
Hier sind einige gängige Arten von Inhalten, die Sie wahrscheinlich einbeziehen möchten:
| Inhaltstyp | Beispiele |
|---|---|
| HR-Richtlinien | Urlaubsrichtlinien, Verhaltenskodex, Ausgabenrichtlinien |
| Anleitungen | Schritt-für-Schritt-Softwareeinrichtung, Fehlersuche-Anleitungen |
| Sch Schulungsmaterialien | Einarbeitungschecklisten, Produktschulungsvideos, rollenspezifische Lernpfade |
| Unternehmensverfahren | Genehmigungsworkflows, Beschaffungsschritte, Notfallprotokolle |
| IT-Dokumentation | Systemarchitekturdiagramme, Softwarebenutzungsanleitungen, Zugriffsrichtlinien |
| FAQs | Häufige Fragen von Mitarbeitern, Erklärungen zu Leistungen, Sicherheitsrichtlinien |
| Projektdokumentation | Projektcharta, Zeitpläne, Anforderungsspezifikationen, Retrospektiven |
| Best Practices | Schreibstandards, Designprinzipien, Richtlinien für Kundeninteraktionen |
| Besprechungsnotizen | Zusammenfassungen von Strategiebesprechungen, vierteljährliche Updates, Team-Synchronisationsnotizen |
| Ankündigungen | Neue Richtlinienupdates, Führungswechsel, Unternehmensnachrichten |
Versuchen Sie, sich darauf zu konzentrieren, Dinge aufzunehmen, nach denen die Leute häufig fragen, Dinge, die wirklich wichtig für die tägliche Arbeit sind, oder alles, was für Schulungen und Compliance benötigt wird. Das Hauptziel ist es, es wirklich hilfreich zu machen, damit es allen Zeit spart.
Wie Sie Ihre interne Wissensdatenbank aufbauen: Ein einfacher Leitfaden
Eine wirklich nützliche interne Wissensdatenbank aufzubauen, besteht nicht nur darin, eine Menge Dokumente in ein gemeinsames Laufwerk zu werfen und auf das Beste zu hoffen. Sie müssen ein wenig darüber nachdenken, um sicherzustellen, dass die Leute sie tatsächlich nutzen und als wertvoll empfinden. Hier ist ein einfacher Prozess, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
1. Überlegen Sie sich Ihren Plan und was Sie erreichen möchten
Bevor Sie überhaupt mit dem Sammeln von Dokumenten beginnen, denken Sie darüber nach, warum Sie das überhaupt tun. Hoffen Sie, weniger interne Supportfragen zu erhalten, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu beschleunigen oder einfach Informationen zusammenzustellen, die derzeit überall verstreut sind? Klare Ziele zu setzen, die Sie tatsächlich messen können (wie “wir wollen die Suchzeit um 20 % verkürzen” oder “lassen Sie uns die Einarbeitungszeit um 3 Tage reduzieren”), wird Sie fokussiert halten und Ihnen helfen zu sehen, ob Sie später erfolgreich sind.
Berücksichtigen Sie auch, wer es am meisten nutzen wird – verschiedene Teams werden wahrscheinlich unterschiedliche Dinge benötigen.
2. Finden und sammeln Sie Ihre Inhalte
Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Detektivhut aufzusetzen. Wo lebt das gesamte Wissen Ihres Unternehmens gerade? Es könnte in gemeinsamen Ordnern, alten E-Mail-Ketten, bestehenden Wikis oder vielleicht sogar nur im Kopf Ihrer erfahrensten Teammitglieder sein. Beginnen Sie damit, die wichtigsten Dinge herauszufinden, auf die Ihr Team jeden Tag zugreifen muss, wie häufige Fragen oder zentrale Prozesse. Sammeln Sie alle vorhandenen Dokumente, Videos, Präsentationen oder zeichnen Sie sogar Gespräche mit Personen auf, die viel über bestimmte Themen wissen.
3. Organisieren und strukturieren Sie alles
Wie werden die Menschen finden, was sie brauchen, wenn alles an einem Ort ist? Eine logische Struktur zu planen, ist super wichtig. Denken Sie darüber nach, wie Sie Dinge mit Kategorien, Unterkategorien und Tags gruppieren können, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Sie könnten die Dinge nach Abteilung, nach Thema oder vielleicht nach Prozess anordnen. Die Idee ist, es einfach zu machen, damit jemand sich durch die Informationen navigieren kann, selbst wenn er sich nicht genau sicher ist, wonach er sucht oder wie er danach suchen soll.
5. Wählen Sie die richtige Plattform
Dies ist ein wirklich wichtiger Schritt. Die Software, die Sie wählen, wird einen großen Unterschied darin machen, wie einfach es ist, Ihre interne Wissensdatenbank zu erstellen, zu verwalten und zu nutzen. Sie müssen darüber nachdenken, wie viele Personen in Ihrem Team sind, welches Budget Sie haben und welche spezifischen Funktionen Sie unbedingt benötigen. Wir werden im nächsten Abschnitt mehr darüber sprechen, worauf Sie achten sollten.
6. Richten Sie es ein und entscheiden Sie, wer was sehen kann
Sobald Sie Ihre Plattform ausgewählt haben, ist es Zeit, sie vorzubereiten und Ihre ersten Inhalte zu übertragen. Ein wichtiger Teil dieses Schrittes besteht darin, festzulegen, wer was sehen und tun kann. Entscheiden Sie, wer verschiedene Arten von Informationen (insbesondere sensible Dinge wie HR-Details) einsehen darf und wer die Berechtigung hat, Inhalte zu schreiben oder zu bearbeiten. Sicherzustellen, dass es sicher ist, ist absolut entscheidend für eine interne Wissensdatenbank.
7. Stelle es vor und bringe die Leute dazu, es zu nutzen
Den Wissensspeicher aufzubauen ist nur ein Teil; dein Team tatsächlich dazu zu bringen, ihn zu nutzen, ist der andere! Kündige die neue interne Wissensdatenbank allen an und erkläre, wie sie ihnen direkt helfen wird (zum Beispiel, indem sie Zeit sparen oder schneller Antworten finden). Zeige ihnen, wie sie Dinge finden können und, was wichtig ist, wie sie ihr eigenes Wissen hinzufügen können.
8. Halte es frisch und nützlich
Betrachte deine interne Wissensdatenbank als etwas, das sich ständig verändert. Informationen ändern sich, Prozesse werden aktualisiert und neue Fragen tauchen auf. Richte einen klaren Weg ein, um Inhalte regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Vielleicht beauftragst du bestimmte Personen, für verschiedene Abschnitte oder Artikel verantwortlich zu sein, um sicherzustellen, dass sie aktuell bleiben. Wenn Informationen veraltet sind, können sie irreführend sein und die Menschen könnten aufhören, der Ressource zu vertrauen.
Die beste Software für Ihre interne Wissensdatenbank auswählen
Die Wahl des richtigen Werkzeugs ist wahrscheinlich die größte Entscheidung, die Sie bei der Einrichtung Ihrer internen Wissensdatenbank treffen werden. Die Software muss stark genug sein, um Ihre Inhalte und Ihre Arbeitsweise zu bewältigen, aber auch einfach genug, damit jeder in Ihrem Team sie ohne Kopfschmerzen tatsächlich nutzen kann.
Hier sind einige wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten:
| Worauf man achten sollte | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Große Suche | Die Leute können schnell finden, was sie brauchen, wodurch die Wissensdatenbank tatsächlich nützlich wird. Achten Sie auf eine intelligente Suche, die über Schlüsselwörter hinausgeht. |
| Einfach zu bedienen | Sollte sowohl für Leser als auch für Mitwirkende einfach sein. Eine komplizierte Plattform bedeutet, dass weniger Menschen sie nutzen werden. |
| Kontrolle darüber, wer was sieht & Sicherheit | Wichtig zum Schutz sensibler Unternehmensinformationen. Starke Berechtigungen und Sicherheit halten die Daten sicher. |
| Teamarbeitsfunktionen | Erleichtert es mehreren Personen, Inhalte hinzuzufügen, zu überprüfen und zu genehmigen, wodurch Informationen genau und vollständig bleiben. |
| Verbindung zu anderen Tools | Sollte sich mit den Tools integrieren, die Ihr Team bereits täglich verwendet (z. B. Slack, Microsoft Teams, Google Docs, Confluence, SharePoint, Notion, Zendesk, Freshdesk, Intercom). |
| Kann mit Ihnen wachsen | Muss im Laufe der Zeit mehr Benutzer und Inhalte unterstützen, ohne Leistungsprobleme. |
| Analytik | Hilft Ihnen, zu verfolgen, was funktioniert, wonach die Leute suchen und wo Lücken bestehen, damit Sie die Wissensdatenbank verbessern können. |
| KI-Funktionen | Fügt intelligente Suche, Inhaltsvorschläge und sogar Fragenbeantwortung hinzu – wodurch die Erfahrung schneller und hilfreicher wird. |
Eine starke Plattform kombiniert intelligente KI und nahtlose Integrationen mit Tools wie Confluence, Google Docs, SharePoint, Notion, Zendesk und Freshdesk. Lösungen wie eesel AI helfen, alles zusammenzubringen, indem sie sich mit diesen Quellen verbinden, intelligente Suche ermöglichen und KI-Assistenten wie Teammate AI aktivieren, damit Ihr Team schnell und einfach genaue, aktuelle Informationen finden kann.
Tipps, um Ihre interne Wissensdatenbank zu einem echten Erfolg zu machen
Der Aufbau einer internen Wissensdatenbank ist ein großartiger Anfang, aber um sie im Laufe der Zeit wirklich wertvoll für Ihr Team zu machen, bedarf es kontinuierlicher Anstrengungen und der richtigen Werkzeuge.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie eesel AI Ihnen helfen kann, dies zu einem echten Erfolg zu machen:
- Es den Benutzern einfach machen: Mit leistungsstarker, KI-gesteuerter Suche und sofortigen Antworten macht eesel AI es Ihrem Team einfach, schnell zu finden, was es braucht, ohne durch Ordner zu graben oder endlos herumzuklicken.
- Alle zum Teilen ermutigen: eesel AI verbindet sich mit all Ihren bestehenden Quellen, sodass jeder Wissen auf natürliche Weise durch die Tools beitragen kann, die er bereits verwendet, wie Google Docs, Confluence oder Notion. Dies hilft, eine Kultur des Teilens ohne zusätzliche Schritte aufzubauen.
- Beobachten, was passiert, und verbessern: Verwenden Sie die eesel-Analytik, um zu sehen, wonach die Leute suchen, welcher Inhalt am besten abschneidet und wo Lücken bestehen. Diese Daten helfen, Ihre Wissensdatenbank genau und relevant zu halten.
- Herausforderungen bei der Einführung bewältigen: eesel AI funktioniert reibungslos mit Tools, die Ihr Team bereits täglich verwendet, wie Slack, Microsoft Teams und Helpdesks. Dies fördert die Akzeptanz und macht die Nutzung der Wissensdatenbank zu einem natürlichen Teil der täglichen Arbeit.
- In die täglichen Arbeitsabläufe integrieren: Anstatt Ihr Team zu zwingen, die Apps zu wechseln, bringt eesel AI Wissen direkt in ihre bestehenden Arbeitsabläufe. Antworten erscheinen genau dort, wo sie benötigt werden, was den Zugriff auf Informationen vor Ort erleichtert.
Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer internen Wissensdatenbank mit eesel AI
Eine interne Wissensdatenbank zusammenzustellen, ist ein wirklich positiver Schritt in Richtung eines produktiveren Teams, das reibungsloser arbeitet und mehr weiß. Sie bringt alle wichtigen Informationen Ihres Unternehmens zusammen, erleichtert Prozesse und hilft jedem, schnell die Antworten zu finden, die er benötigt. Denken Sie daran, dass es sich nicht um ein einmaliges Projekt handelt; es ist etwas, das Sie im Laufe der Zeit weiter aufbauen, organisieren und verbessern werden.
Während die Erstellung des Inhalts und die Festlegung der Struktur für Ihre interne Wissensdatenbank entscheidend sind, ist es wichtig, dass dieses Wissen wirklich leicht zugänglich und intelligent für Ihr Team ist. eesel AI verbindet sich mit Ihren bestehenden Wissensquellen, wo auch immer sie sich befinden, und bietet Ihrem Team leistungsstarke, KI-gesteuerte Suche und sofortige Antworten. Es hilft wirklich, die Lücke zwischen dem bloßen haben von Informationen und der Fähigkeit, sie effektiv zu nutzen, zu schließen.
Möchten Sie sehen, wie eesel AI Ihre interne Wissensdatenbank intelligenter für Ihr Team machen kann? Sie können heute eine kostenlose Testversion starten (keine Kreditkarte erforderlich!) oder eine Demo buchen, um es in Aktion zu sehen.
