Una guía práctica para los pasos de instalación de Zendesk en 2025

Entonces, estás listo para empezar con Zendesk. Es una excelente decisión para construir un sistema de soporte al cliente sólido. Zendesk es una herramienta popular y un estándar en la industria por una buena razón: te proporciona una base sólida para gestionar todas las conversaciones con tus clientes.

Pero instalarlo es solo el principio. El verdadero trabajo, y donde verás los mayores beneficios, es hacer que tu nuevo centro de ayuda sea realmente inteligente. Se trata de conectar todo el conocimiento disperso de tu equipo y configurar automatizaciones que realmente ayuden, en lugar de generar más trabajo innecesario.

Esta guía te guiará a través de las fases principales de los pasos de instalación de Zendesk, abordará los problemas comunes que enfrentarás al intentar hacerlo inteligente y te mostrará cómo las herramientas modernas de IA pueden ayudarte a sacar mucho más provecho de tu nueva configuración, y mucho más rápido.

Entendiendo Zendesk antes de empezar

En esencia, Zendesk es el centro de mando para todas tus interacciones con los clientes. Reúne todo —tickets, un centro de ayuda de autoservicio, chat en vivo, llamadas telefónicas e informes— en un solo lugar unificado.

Una captura de pantalla del Espacio de trabajo de agente de Zendesk, que es el centro de mando principal para las interacciones con los clientes.

Está diseñado para crecer con cualquier negocio, desde una pequeña startup hasta una gran empresa que gestiona millones de conversaciones. El objetivo es darle a tu equipo una visión única del cliente para que puedas ofrecer un soporte consistente y útil. Y como es una plataforma tan consolidada, es el punto de partida perfecto para integrar herramientas de IA más avanzadas.

Los pasos clave de la instalación de Zendesk

Este no será un tutorial súper detallado, paso a paso. En su lugar, veremos las fases generales por las que pasarás. Hacer esto bien desde el principio te ahorrará muchísima frustración más adelante.

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    subgraph Pasos Clave de Instalación de Zendesk  

        A[Fase 1: Planificar y Crear Cuenta] --> B[Fase 2: Conectar Canales de Soporte];  

        B --> C[Fase 3: Configurar el Equipo];  

    end  

    style A fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px  

    style B fill:#ccf,stroke:#333,stroke-width:2px  

    style C fill:#cfc,stroke:#333,stroke-width:2px  

Fase 1: Planificación y creación de tu cuenta

Antes incluso de hacer clic en el botón de "registrarse", vale la pena tener un plan. Tómate un momento para pensar en tus principales objetivos de soporte. ¿Estás tratando de reducir los tiempos de respuesta? ¿Aumentar las puntuaciones de satisfacción del cliente?

Identifica las principales formas en que tus clientes se ponen en contacto, ya sea por correo electrónico, chat, teléfono o redes sociales. También querrás definir los diferentes roles que desempeñarán tus agentes. Un poco de planificación aquí hace que la creación de la cuenta y la selección del plan sean mucho más fluidas.

Fase 2: Conectar tus canales de soporte

Una vez que tu cuenta esté en funcionamiento, la primera gran tarea es conectar todos tus canales de soporte. Esto generalmente comienza reenviando tu correo electrónico de soporte principal (como soporte@tuempresa.com) a Zendesk. De esa manera, cada correo electrónico que llega se convierte automáticamente en un ticket.

Luego, probablemente configurarás el widget web, esa pequeña burbuja de chat en tu sitio web para el chat en vivo y el autoservicio. También puedes vincular tus cuentas de redes sociales como Facebook y X. El objetivo es simple: asegurarse de que cada conversación con el cliente, sin importar dónde comience, termine en Zendesk.

Fase 3: Configurar tu equipo

Ahora es el momento de añadir a tus agentes de soporte a la plataforma. Esto significa crear sus cuentas y, lo que es más importante, organizarlos en grupos. Por ejemplo, podrías tener un grupo de "Soporte de Nivel 1" para preguntas básicas, un grupo de "Escalaciones" para problemas más complicados y un grupo de "Ventas" para consultas de nuevos clientes.

También establecerás permisos para cada agente o grupo, lo que controla quién puede ver y hacer qué. Esta estructura es lo que te permite enrutar tickets y gestionar tus flujos de trabajo. Es potente, pero hacerlo bien requiere una buena cantidad de tiempo administrativo y una reflexión cuidadosa.

El siguiente desafío: Añadir conocimiento e inteligencia

Con la configuración básica completa, el siguiente trabajo es hacer que tu instancia de Zendesk sea inteligente. Un centro de ayuda es bastante inútil sin acceso a buena información. La solución integrada de Zendesk es el Centro de Ayuda, donde puedes construir una base de conocimientos con artículos de soporte. Pero aquí es donde muchos equipos se topan con su primer gran obstáculo: reunir todo su conocimiento en un solo lugar.

El problema de los silos en los centros de ayuda nativos

Seamos honestos, el conocimiento de tu empresa no está cuidadosamente archivado en un solo lugar. Está esparcido por todas partes en Google Docs, Confluence, Notion y quién sabe cuántos otros documentos. Y a menudo, el mejor conocimiento está enterrado en el historial de conversaciones que tu equipo ya ha tenido.

Esto crea un obstáculo bastante grande. La IA nativa de Zendesk se basa principalmente en artículos almacenados dentro del Centro de Ayuda de Zendesk. Esto prácticamente te obliga a embarcarte en un proyecto enorme y lento de mover y duplicar toda esa información dispersa en artículos de Zendesk.

Una infografía que compara cómo la IA nativa de Zendesk se limita a su base de conocimientos interna, mientras que otras herramientas pueden conectarse a fuentes de conocimiento dispersas.

Un enfoque mucho mejor es simplemente dejar tu conocimiento donde ya reside. Herramientas como eesel AI están diseñadas para esto. Se conecta de forma segura a todas tus fuentes de conocimiento existentes con integraciones simples. No tienes que migrar nada. La IA aprende de tus páginas de Confluence, Google Docs y tickets anteriores desde el principio, haciendo que tu configuración sea más inteligente al instante.

Desbloqueando el poder de tus tickets anteriores

Tu historial de tickets resueltos es una auténtica mina de oro. Contiene las palabras exactas que usan tus clientes, las soluciones probadas a sus problemas y la voz única de tu equipo. Intentar leer manualmente miles de tickets antiguos para escribir artículos para el centro de ayuda es un trabajo terriblemente lento que, siendo realistas, casi nunca se hace.

Este es otro lugar donde una plataforma de IA dedicada puede marcar una gran diferencia. La integración de eesel AI para Zendesk puede entrenarse automáticamente con todo tu historial de chats y correos electrónicos de soporte. Aprende tu tono, entiende las soluciones comunes e incluso puede detectar lagunas de conocimiento sugiriendo borradores de artículos basados en lo que ha funcionado en el pasado.

Más allá de lo básico: Limitaciones y automatización real

Una vez que hayas completado los pasos iniciales de instalación de Zendesk, tu enfoque se desplazará naturalmente hacia la automatización. Zendesk ofrece herramientas integradas llamadas Disparadores y Automatizaciones, que son decentes para crear flujos de trabajo simples basados en reglas, como asignar un ticket a un equipo específico si contiene ciertas palabras clave.

Una captura de pantalla de la configuración de automatización de flujos de trabajo de Zendesk, que ilustra el sistema basado en reglas de Disparadores y Automatizaciones.

Estas son útiles para el enrutamiento básico, pero pueden convertirse rápidamente en una red enmarañada de reglas que es un fastidio de gestionar. Y lo que es más importante, simplemente no tienen la comprensión conversacional ni la flexibilidad de la IA moderna.

La complejidad de la configuración avanzada de la IA

Si quieres usar la IA conversacional más avanzada de Zendesk, a menudo tienes que optar por un plan de nivel superior o comprar complementos caros. Incluso entonces, la configuración puede ser un poco rígida, encerrándote en formas específicas de trabajar sin mucho margen para la personalización.

Esta es una gran diferencia con el enfoque completamente autoservicio de una herramienta como eesel AI. Puedes registrarte y tener un agente de IA funcionando en minutos, sin tener que hablar nunca con un vendedor. Tienes control total sobre lo que se automatiza y cómo responde la IA.

Cómo probar e implementar la IA sin riesgos

Una de las mayores preocupaciones con cualquier nueva automatización es el miedo a que se descontrole y dé malas respuestas a clientes reales. ¿Cómo puedes estar seguro de que está lista para el gran momento? La mayoría de las plataformas no te ofrecen una buena manera de probar tu configuración en un escenario realista antes de activarla.

Aquí es donde el modo de simulación de eesel AI es increíblemente útil. Es una función que te permite ejecutar tu agente de IA en un entorno seguro y aislado sobre miles de tus tickets pasados. Puedes ver exactamente cómo habría respondido a cada uno, verificar su rendimiento y obtener predicciones precisas sobre cuántos tickets resolverá y cuánto dinero ahorrarás. Te permite ajustar todo e implementar con confianza porque ya sabes cómo se desempeñará.

Un vistazo completo a los precios de Zendesk

Entender el costo total es una parte clave de los pasos de instalación de Zendesk. Zendesk tiene varios planes, y es importante saber que muchas de las funciones avanzadas de IA que probablemente querrás están incluidas en los niveles más caros o se venden como complementos separados.

Aquí tienes un vistazo rápido a sus planes Suite principales, con precios basados en el pago anual.

Precios de Zendesk Suite (Facturación Anual)

Complementos Clave:

• Agentes de IA avanzados: Necesarios para gestionar problemas más complejos y de varios pasos.

• Copilot: Ayuda proactiva de IA y herramientas de redacción para tus agentes humanos.

• Garantía de Calidad y Gestión de la Fuerza Laboral: Herramientas para monitorear y gestionar el rendimiento de tu equipo.

Si bien estos planes ofrecen mucho, los costos pueden aumentar rápidamente a medida que añades más agentes o descubres que necesitas un complemento. Esto puede hacer que tu presupuesto sea impredecible. Es un enfoque diferente al de herramientas como eesel AI, que ofrecen planes claros y todo incluido basados en el uso, sin cobrarte extra por cada resolución.

Tus pasos de instalación de Zendesk son solo el comienzo

Completar los pasos básicos de instalación de Zendesk te proporciona una plataforma potente para gestionar el servicio al cliente. Pero solo liberas su verdadero potencial cuando le añades una IA inteligente, flexible y fácil de usar.

Como hemos visto, ceñirse únicamente a las herramientas nativas puede llevar a problemas comunes como conocimiento aislado, creación de contenido tediosa y automatizaciones complejas y arriesgadas de configurar.

Aquí es donde eesel AI encaja perfectamente. Es el siguiente paso ideal para sacar más provecho de tu inversión en Zendesk. Se conecta directamente a tu nueva configuración, conecta instantáneamente todo tu conocimiento disperso y te brinda una automatización potente que puedes probar e implementar sin conjeturas. En lugar de pasar semanas o meses tratando de integrar inteligencia en tu centro de ayuda, puedes darle un impulso masivo en solo unos minutos.

¿Listo para ver lo que tu cuenta de Zendesk puede hacer realmente? Prueba eesel AI gratis y descubre lo fácil que es automatizar tu soporte.