SharePoint IA : Fonctionnalités, limitations et alternatives

Qu’est-ce que SharePoint AI ?

En termes simples, SharePoint AI est simplement la technologie d’intelligence artificielle que Microsoft a intégrée dans SharePoint. Ces capacités proviennent principalement de services comme SharePoint Premium, Microsoft Syntex et AI Builder. En gros, l’idée principale de SharePoint AI est d’éliminer une partie du travail fastidieux lié à la gestion du contenu. Pensez à automatiser des tâches comme la gestion des documents, simplifiant ainsi la recherche de ce dont vous avez besoin, et en rendant généralement les flux de travail autour de vos fichiers et données dans SharePoint plus fluides. Cela s’appuie sur l’apprentissage automatique et les grands modèles de langage qui font partie du vaste monde de l’IA de Microsoft.

Ce que SharePoint AI fait réellement (et ne fait pas)

Les fonctionnalités d’IA de SharePoint sont conçues pour changer notre façon de gérer les tâches quotidiennes de gestion de contenu, visant à rendre les choses plus rapides et plus intelligentes. Décomposons ses capacités et ses limitations en fonction de critères clés.

Fonctionnalités et capacités

SharePoint AI propose des outils qui aident à automatiser les tâches de contenu directement dans la plateforme.

Le traitement intelligent des documents peut extraire des informations spécifiques des fichiers et remplir automatiquement les colonnes de métadonnées. Par exemple, les colonnes de remplissage automatique peuvent répondre à des questions comme “Quelle est la catégorie du document ?” ou “Extraire le parcours éducatif du candidat”, et peupler les champs de votre bibliothèque avec ces données. Vous pouvez également entraîner des modèles pour gérer des documents non structurés comme des contrats ou des factures, même si leur mise en page varie.

Le marquage automatisé facilite l’organisation de tout sans saisie manuelle. Le marquage d’images applique des mots-clés en fonction de ce qui se trouve dans l’image, tandis que le marquage de taxonomie étiquette les documents en utilisant des termes prédéfinis, vous aidant à trouver des fichiers plus rapidement et à garder votre système propre.

La recherche améliorée utilise l’IA pour comprendre ce que vous recherchez réellement et offre des résultats plus intelligents en fonction de votre activité passée. Elle alimente également des suggestions de contenu et des recommandations personnalisées afin que les fichiers, actualités ou liens les plus pertinents apparaissent en premier.

Les flux de travail alimentés par l’IA utilisent les données extraites pour déclencher des processus automatisés. Vous pouvez acheminer des documents comme des factures en fonction de leur contenu, et la gestion avancée de SharePoint offre des informations sur le contenu vieillissant ou sensible qui pourrait nécessiter une attention particulière.

• Avantages :
  • Intégré dans l’environnement SharePoint, aucune configuration supplémentaire nécessaire
  • Réduit l’effort manuel avec le marquage, le tri et l’extraction de données
  • Utilise des outils Microsoft sur lesquels de nombreuses équipes comptent déjà
• Inconvénients :
  • La plupart des fonctionnalités avancées nécessitent une licence supplémentaire
  • L’IA est uniquement axée sur le contenu stocké dans SharePoint
• Conclusion générale : Idéal pour les équipes cherchant à améliorer la gestion et le travail avec des documents dans SharePoint. Elle gère bien les flux de travail internes de contenu mais ne répond pas aux besoins d’automatisation ou de support plus larges.

Intégration étroite, mais uniquement avec des outils Microsoft

Au cœur de SharePoint AI, il est conçu pour fonctionner avec le contenu stocké dans SharePoint. Tout tourne autour des documents, des listes et des bibliothèques.

• Avantages :
  • Intégration transparente au sein de l’écosystème Microsoft 365.
• Inconvénients :
  • Pas vraiment configuré pour saisir facilement ou faire des choses avec des données provenant d’autres systèmes qui sont super importants pour de nombreuses entreprises.
  • Son intelligence reste essentiellement dans la bulle SharePoint, limitant son utilisation avec des services d’assistance dédiés (comme Zendesk, Freshdesk ou Intercom), des CRM (comme Salesforce) ou des plateformes de commerce électronique (comme Shopify ou Magento).
• Conclusion générale : SharePoint AI excelle dans l’environnement Microsoft mais est limité dans sa capacité à s’intégrer profondément ou à exploiter des données provenant d’outils commerciaux externes non-Microsoft.

Flexibilité décente, mais seulement jusqu’à un certain point

Bien que vous puissiez entraîner des modèles pour des types de documents spécifiques ou pour extraire certaines données, l’ajustement fin de l’IA pour des tâches plus subtiles peut être un peu délicat.

• Avantages :
  • Permet l’entraînement de modèles pour des besoins spécifiques de traitement de documents.
  • Des règles de base peuvent être configurées pour les flux de travail.
• Inconvénients :
  • Construire des flux de travail complexes qui passent par plusieurs étapes et nécessitent de saisir des données ou de faire des choses dans beaucoup de systèmes différents peut nécessiter beaucoup de codage personnalisé ou ne pas sembler aussi facile par rapport aux plateformes conçues spécifiquement pour automatiser des tâches à travers différents outils.
  • L’ajustement fin de l’IA pour des tâches plus subtiles peut être difficile.
• Conclusion générale : SharePoint AI offre une personnalisation modérée pour le traitement de contenu au sein de la plateforme, mais manque de flexibilité pour des flux de travail complexes et inter-systèmes.

Vous devrez payer en plus pour les bonnes fonctionnalités

L’une des premières choses que vous remarquerez probablement est que les fonctionnalités d’IA plus avancées ne sont pas toujours incluses dans votre plan standard Microsoft 365.

• Avantages :
  • Les fonctionnalités d’IA de base peuvent être incluses dans les plans standard.
• Inconvénients :
  • Des éléments comme SharePoint Syntex nécessitent des licences supplémentaires pour chaque utilisateur (comme détaillé dans cet article).
  • Ce coût par utilisateur peut devenir assez élevé, surtout pour les grandes entreprises ou lorsque de nombreux employés ont besoin d’accès à l’IA.
  • Ces coûts sont généralement par personne, ce qui peut vraiment s’accumuler.
• Conclusion générale : Bien que certaines fonctionnalités d’IA de base soient incluses, l’accès aux fonctionnalités plus puissantes nécessite des licences supplémentaires, potentiellement coûteuses, par utilisateur, ce qui impacte l’évolutivité pour les grandes équipes.

Conçu pour la gestion de contenu, pas pour le support client

SharePoint AI aide à gérer la knowledge itself – vos documents, politiques et fichiers de données.

• Avantages :
  • Excellent pour les équipes axées sur l’amélioration de la gestion et de la recherche de documents internes.
• Inconvénients :
  • Il ne fonctionne pas comme un agent IA qui peut réellement discuter avec un client sur votre site web.
  • Il n’aide pas un agent humain en rédigeant une réponse dans un ticket d’assistance.
  • Il ne répond pas instantanément à la question d’un employé dans un outil de chat comme Slack ou Teams en tirant des informations de toutes sortes d’endroits.
  • Il est plus axé sur la rendre le contenu intelligent, pas sur l’alimentation de conversations IA directes pour le support.
• Conclusion générale : SharePoint AI est mieux adapté pour améliorer les processus internes de gestion de contenu plutôt que pour alimenter des interactions directes de support client ou employé.

Quand vous avez besoin de plus que SharePoint AI

SharePoint AI est excellent pour gérer le contenu à l’intérieur de son propre espace. Mais de nombreuses entreprises ont besoin d’une IA qui va plus loin. Cela pourrait signifier discuter avec des clients, répondre aux questions des employés à travers des outils internes, ou extraire des connaissances de plus d’une seule plateforme.

eesel AI construit des agents et assistants IA qui se connectent à SharePoint et à plus de 100 autres outils pour offrir un support plus large et plus flexible.

eesel AI utilise vos bibliothèques SharePoint comme l’une des nombreuses sources de connaissances. Il peut alimenter des conversations dans le chat de votre site web, des plateformes d’assistance comme Zendesk ou Freshdesk, et des outils internes comme Slack ou Microsoft Teams. Au lieu de remplacer SharePoint, il fonctionne avec lui, rendant ce contenu disponible partout où les gens posent des questions ou ont besoin d’aide.

SharePoint AI vs. eesel AI : Une comparaison

Voyons comment l’IA native de SharePoint et eesel AI se comparent, surtout lorsque vous envisagez d’utiliser l’IA pour le support et de fournir des connaissances aux personnes à travers tous vos différents outils commerciaux.

Fonctionnalité	SharePoint AI	eesel AI
Focus Principal	Gestion et traitement de contenu au sein de SharePoint	Fonctionnalités Clés de l’IA	Traitement de documents, marquage, recherche, flux de travail de base	Sources de Formation	Contenu au sein de SharePoint (documents, listes)	SharePoint, etc.), tickets passés
Synchronisation des Connaissances	Mises à jour manuelles pour certaines fonctionnalités	Personnalisation	Modérée (entraînement de modèles, règles de base)	Capacités de Test	Tests pré-lancement limités	Portée d’Intégration	Principalement l’écosystème Microsoft 365	Services d’assistance, Collaboration, E-commerce, API personnalisées) – Voir toutes les intégrations
Modèle de Tarification	Par utilisateur + options supplémentaires	Voir les prix
Meilleur Cas d’Utilisation	Automatisation des tâches de contenu au sein de SharePoint	Automatisation du support / Q&A interne à travers des outils, tirant parti des connaissances de partout

Donc, bien que SharePoint AI soit génial pour rendre le contenu à l’intérieur de SharePoint plus intelligent, eesel AI est spécifiquement conçu pour créer des agents et assistants de support AI qui peuvent utiliser les connaissances de  tous vos outils, y compris SharePoint, pour aider les clients et les employés là où ils se trouvent.

Verdict final

SharePoint AI apporte certainement des capacités vraiment utiles pour automatiser les tâches de gestion de contenu dans son propre univers. Il peut faire gagner beaucoup de temps sur des choses comme le marquage, le tri et l’extraction de données, rendant vos bibliothèques de documents beaucoup plus efficaces. Cependant, il a ses limites en ce qui concerne le coût (ces licences par utilisateur pour les fonctionnalités intéressantes peuvent s’accumuler), son champ d’application étant essentiellement le contenu à l’intérieur de SharePoint, et sa flexibilité pour construire des flux de travail complexes qui s’étendent sur de nombreux systèmes différents pour le support.

Décider quelle solution AI a le plus de sens pour vous revient vraiment à ce dont vous avez réellement besoin que l’AI  fasse pour votre équipe. Si votre objectif principal est d’automatiser des tâches comme le tri des documents, l’extraction de données à partir de fichiers, le marquage automatique du contenu et l’amélioration de la recherche au sein de vos bibliothèques SharePoint, et que vous êtes d’accord avec les coûts potentiels par utilisateur pour les licences, alors les fonctionnalités AI intégrées à SharePoint pourraient être exactement ce que vous recherchez.

Mais, si vous avez besoin que l’AI fasse plus que simplement gérer le contenu et qu’elle interagisse directement avec les gens – que ce soit pour répondre aux questions des clients sur votre site web ou dans votre service d’assistance, fournir des informations instantanées aux employés dans Slack ou Teams, ou même faire des choses spécifiques comme vérifier le statut d’une commande en se connectant à un autre système – alors une plateforme AI dédiée comme eesel AI est probablement un bien meilleur choix. eesel AI est conçu spécifiquement pour ces situations de support direct et d’accès à la connaissance, utilisant des informations provenant de n’importe où.

Pour les entreprises qui ont besoin d’agents ou d’assistants AI capables de travailler à travers plusieurs outils commerciaux, d’extraire des connaissances de toutes sortes d’endroits (y compris SharePoint, les services d’assistance, les documents internes, vous l’appelez !), et d’offrir de nombreuses façons de personnaliser les choses avec des prix que vous pouvez prévoir, une plateforme comme eesel AI offre une solution plus complète et adaptable. Il est également bon de se rappeler que vous n’avez pas toujours à choisir qu’une seule option. Vous pouvez tout à fait utiliser SharePoint AI pour traiter le contenu au sein de SharePoint et aussi utiliser eesel AI pour extraire ces connaissances traitées de SharePoint et les rendre disponibles à un agent AI travaillant dans votre service d’assistance ou sur votre site web. De cette façon, vous pouvez utiliser les meilleures parties des deux plateformes pour différents travaux AI.

Faites travailler votre connaissance de manière plus intelligente, partout

Imaginez avoir une AI qui ne se contente pas de rester dans un seul outil mais qui peut réellement accéder et utiliser toutes les connaissances éparpillées à travers  toutes vos plateformes commerciales, brisant enfin ces ennuyeux silos d’information. C’est ce qui se passe lorsque vous connectez vos connaissances.

eesel AI se connecte facilement avec des plateformes comme SharePoint, Zendesk, Slack, et plein d’autres pour alimenter des agents et assistants AI intelligents. Ces outils AI peuvent automatiser les questions de support, donner des réponses instantanées, et s’assurer que vos clients et employés obtiennent les informations dont ils ont besoin, au bon moment, peu importe quel outil ils utilisent.

Prêt à voir comment eesel AI peut prendre votre base de connaissances existante (oui, même votre contenu SharePoint !) et l’utiliser pour automatiser le support, améliorer l’efficacité, et rendre les choses meilleures pour tout le monde ?

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