Microsoft SharePoint est un géant dans le monde de la collaboration et de la gestion de contenu. Depuis des décennies, il sert de colonne vertébrale numérique pour d’innombrables organisations, des petites entreprises aux entreprises du Fortune 500. Mais en 2024, avec une pléthore de concurrents modernes et natifs du cloud, SharePoint est-il toujours le roi du château ?
Cette revue complète décomposera les fonctionnalités, les avantages, les inconvénients, les prix et le sentiment des utilisateurs de SharePoint pour vous aider à décider si c’est le bon choix pour les besoins de votre entreprise.
Qu’est-ce que SharePoint ?
À son cœur, SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents basée sur le web de Microsoft. Il est conçu pour être un hub centralisé où les équipes peuvent stocker, organiser, partager et accéder à l’information depuis n’importe quel appareil. Pensez-y comme un site web interne hautement personnalisable (ou intranet) qui s’intègre profondément avec d’autres produits Microsoft Office comme Word, Excel et Outlook.
Il peut être déployé sur site (SharePoint Server) ou utilisé dans le cadre d’un abonnement Microsoft 365 (SharePoint Online), qui est le choix le plus populaire pour les entreprises aujourd’hui en raison de sa maintenance réduite et de ses mises à jour transparentes.
Revue de SharePoint : Caractéristiques clés
Le jeu de fonctionnalités de SharePoint est vaste et peut être accablant. Nous nous concentrerons sur les fonctionnalités de base que la plupart des entreprises utiliseront.
1. Gestion de documents et collaboration
C’est le cœur de métier de SharePoint. Il offre des bibliothèques de documents robustes avec contrôle de version, fonctionnalité de check-in/check-out, capacités de co-création et paramètres de permission granulaires. Les équipes peuvent travailler sur le même document simultanément, voir les modifications en temps réel et revenir aux versions précédentes si nécessaire.
2. Intranet et sites d’équipe
Vous pouvez créer des sites de communication pour diffuser des nouvelles et des informations à travers toute l’organisation, ou des sites d’équipe pour des départements ou projets spécifiques. Ces sites sont hautement personnalisables avec des "web parts" qui peuvent afficher tout, des articles de nouvelles et des calendriers d’événements aux bibliothèques de documents et aux données d’autres applications métier.
3. Gestion de contenu
Au-delà des documents, SharePoint gère tous types de contenu numérique, y compris les images, vidéos et pages web. Il fournit des outils pour créer et gérer du contenu, appliquer l’image de marque de l’entreprise, et s’assurer que l’information est cohérente et à jour sur toute la plateforme.
4. Capacités de recherche
SharePoint dispose d’un moteur de recherche puissant qui peut indexer le contenu à travers les sites, les bibliothèques, et même les profils des personnes. La recherche est "intelligente", ce qui signifie qu’elle peut comprendre le contexte et l’intention pour fournir des résultats plus pertinents, facilitant ainsi la recherche de l’aiguille dans la botte de foin numérique.
5. Automatisation des processus métier
Avec l’intégration dans la Power Platform (Power Automate et Power Apps), SharePoint peut être utilisé pour automatiser les processus métier répétitifs. Cela peut aller de simples flux de travail d’approbation de documents à des applications complexes de collecte et de traitement de données, le tout sans écrire de code extensif.
Revue de SharePoint : Avantages et inconvénients
Aucune plateforme n’est parfaite. Voici un aperçu équilibré des forces et faiblesses de SharePoint.
Avantages
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Intégration profonde avec Microsoft 365 : Si votre organisation est déjà investie dans l’écosystème Microsoft, SharePoint est un choix naturel. Son intégration transparente avec Teams, OneDrive, Outlook, et toute la suite Office est son plus grand avantage.
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Hautement personnalisable : La plateforme peut être adaptée pour répondre à des besoins métier très spécifiques. Des sites d’équipe simples aux applications d’entreprise complexes développées sur mesure, la flexibilité de SharePoint est un atout majeur.
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Sécurité et conformité robustes : Microsoft investit massivement dans la sécurité. SharePoint offre des fonctionnalités de sécurité avancées, de prévention de la perte de données (DLP), et des certifications de conformité cruciales pour les industries réglementées.
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Évolutivité : Que vous soyez une startup de 10 personnes ou une entreprise de 100 000 employés, SharePoint Online peut évoluer avec vous. Vous n’avez pas à vous soucier de la gestion des serveurs ou des limites de stockage.
Inconvénients
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Complexité et courbe d’apprentissage abrupte : SharePoint n’est pas une solution "plug-and-play". Son vaste ensemble de fonctionnalités peut être intimidant pour les nouveaux utilisateurs et administrateurs. Une configuration appropriée, une formation et une gouvernance sont essentielles pour éviter le chaos.
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Peut être coûteux : Bien que SharePoint Online soit inclus dans de nombreux plans d’affaires Microsoft 365, les coûts peuvent s’accumuler, surtout si vous avez besoin de fonctionnalités premium, de stockage supplémentaire, ou d’outils tiers spécialisés et de support développeur.
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Interface utilisateur par défaut : Bien qu’en amélioration, l’interface utilisateur par défaut peut sembler datée et moins intuitive par rapport à des concurrents plus modernes comme Notion ou Confluence. Obtenir un look moderne et élégant nécessite souvent un effort de personnalisation.
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La gouvernance est cruciale : Sans un plan de gouvernance clair, SharePoint peut rapidement devenir un fouillis désorganisé de sites et de documents, contrecarrant son but en tant que hub d’information centralisé.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Intégration profonde avec Microsoft 365 | Complexité & Courbe d’apprentissage abrupte |
| Hautement personnalisable | Peut être coûteux |
| Sécurité & Conformité robustes | Interface utilisateur par défaut datée |
| Évolutif pour toute taille d’entreprise | La gouvernance est cruciale & difficile |
Tarification et plans
SharePoint Online n’est généralement pas vendu comme un produit autonome. Il est inclus dans la plupart des plans Microsoft 365 pour les entreprises et les entreprises. Voici quelques exemples :
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Microsoft 365 Business Basic : ~6 $/utilisateur/mois
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Microsoft 365 Business Standard : ~12,50 $/utilisateur/mois
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Office 365 E3 : ~23 $/utilisateur/mois
Il existe également deux plans autonomes, mais ils sont moins courants :
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SharePoint Online (Plan 1) : ~5 $/utilisateur/mois
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SharePoint Online (Plan 2) : ~10 $/utilisateur/mois
Le meilleur plan dépend de votre besoin pour d’autres services Microsoft comme les versions de bureau des applications Office, Microsoft Teams, et les fonctionnalités de sécurité avancées.
| Nom du plan | Prix (par utilisateur/mois) | Public principal / Remarques |
|---|---|---|
| SharePoint Online (Plan 1) | ~5 $ | Plan autonome avec fonctionnalités essentielles. |
| SharePoint Online (Plan 2) | ~10 $ | Plan autonome avec fonctionnalités avancées. |
| Microsoft 365 Business Basic | ~6 $ | Inclus avec Teams, Exchange, OneDrive. |
| Microsoft 365 Business Standard | ~12,50 $ | Ajoute les applications Office de bureau au plan Basic. |
| Office 365 E3 | ~23 $ | Plan entreprise avec sécurité & conformité avancées. |
Avis et évaluations des utilisateurs pour votre revue de SharePoint
Sur les principaux sites d’avis comme G2 et Capterra, SharePoint reçoit généralement des retours positifs mais mitigés.
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Évaluation G2 : Environ 4,0 sur 5 étoiles.
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Évaluation Capterra : Environ 4,2 sur 5 étoiles.
Les éloges courants se concentrent sur son ensemble de fonctionnalités puissantes et son intégration avec Office 365. Les plaintes courantes tournent autour de sa complexité, de son interface utilisateur maladroite, et de la difficulté de le configurer sans support informatique dédié. Les utilisateurs déclarent souvent que lorsqu’il est bien configuré, il est incroyablement puissant, mais une mauvaise configuration conduit à la frustration.
Explorer les alternatives
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Confluence : Un concurrent de premier plan, connu pour son interface conviviale et son fort accent sur la gestion des connaissances et la collaboration d’équipe.
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Google Workspace (avec Google Drive/Sites) : Un concurrent direct de Google, offrant une collaboration documentaire similaire et des capacités de création de sites de base, souvent loué pour sa simplicité.
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Notion : Un espace de travail tout-en-un flexible qui combine notes, tâches, wikis et bases de données. Il est prisé par les équipes recherchant une expérience utilisateur hautement adaptable et moderne.
| Plateforme | Meilleur pour | Différenciateur clé |
|---|---|---|
| SharePoint | Organisations dans l’écosystème Microsoft | Intégration profonde avec M365 & sécurité d’entreprise |
| Confluence | Gestion des connaissances & équipes logicielles | Wiki convivial & intégration Jira |
| Google Workspace | Simplicité & collaboration en temps réel | Facilité d’utilisation & expérience cloud transparente |
| Notion | Espaces de travail flexibles tout-en-un | Bases de données hautement adaptables & interface moderne |
SharePoint est-il fait pour vous ?
Alors, quel est le verdict final ?
SharePoint est un excellent choix si :
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Votre organisation est fortement investie dans l’écosystème Microsoft 365.
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Vous avez besoin de fonctionnalités de sécurité, de conformité et de gestion de documents robustes et de niveau entreprise.
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Vous disposez des ressources informatiques (ou d’un partenaire) pour planifier, mettre en œuvre et gouverner correctement la plateforme.
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Vous devez créer des sites intranet hautement personnalisés ou automatiser des processus métier complexes.
Vous pourriez envisager des alternatives si :
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Vous avez besoin d’une solution simple, prête à l’emploi avec une configuration minimale.
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Votre équipe préfère une interface utilisateur plus moderne et légère.
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Votre organisation n’utilise pas extensivement d’autres produits Microsoft.
En fin de compte, SharePoint reste une plateforme puissante et pertinente en 2025, mais sa force est directement liée à la façon dont elle est mise en œuvre et gérée. Pour la bonne organisation, c’est un outil de collaboration inégalé. Pour la mauvaise, cela peut être une source de complexité et de frustration.
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Questions fréquemment posées
Pour les petites équipes sans support informatique, SharePoint peut être difficile. Bien que le stockage de fichiers de base soit simple, la gestion des autorisations, des structures de site et des flux de travail nécessite souvent une expertise technique. C’est une option réaliste uniquement si vous vous en tenez aux fonctionnalités les plus basiques et êtes prêt à affronter une courbe d’apprentissage.
Au-delà du plan mensuel, le coût réel inclut des modules complémentaires potentiels comme Microsoft Copilot à 30 $/utilisateur/mois pour les fonctionnalités d’IA. Vous devez également prévoir les coûts "cachés" du temps du personnel pour l’installation, la formation et l’administration continue, ou les frais d’embauche d’un consultant si vous manquez d’expertise interne.
Vous ne changeriez que si vous avez besoin de plus que du simple stockage de fichiers. SharePoint offre la création d’intranet, l’automatisation de processus complexes avec Power Automate, et une intégration profonde avec la suite Microsoft 365. Si vous n’avez pas besoin de ces capacités avancées, un outil plus simple peut être plus efficace.
Imaginez demander à une IA, "Quelle est la dernière mise à jour sur le projet Acme Corp ?" Une IA uniquement SharePoint peut trouver la proposition dans une bibliothèque de documents mais est aveugle au ticket de support urgent du client dans Zendesk ou aux décisions clés prises dans un canal Slack. Vous n’obtenez qu’une partie de l’histoire, ce qui peut conduire à de mauvaises décisions.
Cela peut l’être. La performance de recherche de SharePoint dépend fortement de la façon dont votre contenu est organisé et étiqueté avec des métadonnées dès le départ. Sans configuration et maintenance disciplinées, les utilisateurs trouvent souvent la recherche lente et non pertinente, ce qui rend frustrant de localiser rapidement un fichier spécifique.
