Cómo usar la IA en HubSpot CRM: Una guía práctica para 2025

Seamos honestos, "IA" es un término que se usa a diestro y siniestro. Si eres como la mayoría, solo quieres saber cómo puedes usarla realmente para ahorrar tiempo y reducir el trabajo tedioso. No estás tratando de iniciar una rebelión de robots, solo intentas terminar tu lista de tareas pendientes sin tener que quedarte hasta tarde otra vez.

Si te suena familiar, esta guía es para ti. Vamos a repasar los pasos prácticos para usar las funciones de IA que ya te esperan dentro del CRM de HubSpot. Desde marketing y ventas hasta servicio al cliente, cubriremos cómo poner estas herramientas a trabajar, sin rodeos.

Qué necesitarás para empezar

Antes de empezar, asegurémonos de que tienes un par de cosas listas. Esto te ayudará a seguir la guía y sacarle el máximo provecho.

• Una cuenta de HubSpot. Cualquier plan te dará acceso a algunas funciones básicas de IA, pero obtendrás las herramientas más potentes con los niveles Professional o Enterprise de Sales Hub, Marketing Hub o Service Hub.

• Acceso de administrador a tu portal de HubSpot. Lo necesitarás para activar la configuración de IA para tu equipo.

• Una tarea en mente. Piensa en una tarea repetitiva que te encantaría delegar. Quizás sea redactar correos de bienvenida, resumir notas de llamadas o responder las mismas preguntas de clientes día tras día.

Una captura de pantalla de los planes de precios de HubSpot, relevante para los usuarios que quieren saber cómo usar la IA en HubSpot CRM de manera efectiva.:

Paso 1: Encontrar y activar las funciones

No puedes usar las herramientas si no sabes dónde encontrarlas. HubSpot ha simplificado bastante esto, pero vamos a repasarlo para que sepas exactamente dónde hacer clic.

Acceder a la configuración de IA

Necesitarás conceder acceso antes de que tu equipo pueda empezar a usar cualquiera de las herramientas de IA generativa.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, busca la sección IA.

3. En la pestaña Acceso, verás algunos interruptores. El principal es "Dar a los usuarios acceso a las herramientas y funciones de IA generativa". Adelante, actívalo.

4. También es buena idea activar el interruptor de "Datos del CRM". Esto permite que la IA utilice los datos de tu CRM para generar contenido más personalizado, lo cual es una gran parte de lo que la hace tan útil.

Identificar la IA en tu trabajo diario

Una vez que todo esté activado, empezarás a ver un pequeño ícono de diamante apareciendo por toda la plataforma. Este es "Breeze", el asistente de IA de HubSpot.

Este ícono es tu señal. Cada vez que lo veas, significa que puedes obtener ayuda para generar contenido, resumir información u obtener ideas rápidas sin tener que salir de la página en la que te encuentras. Está integrado directamente en tu flujo de trabajo, lo que lo hace increíblemente conveniente.

Una captura de pantalla del asistente de IA Breeze de HubSpot, que es la clave para saber cómo usar la IA en HubSpot CRM para la generación de contenido.:

Paso 2: Aligerar tu carga de trabajo de marketing

Para los equipos de marketing, la IA puede ser de gran ayuda para superar obstáculos comunes como el bloqueo del escritor o la interminable tarea de reutilizar contenido. Aquí te mostramos cómo puedes usarla para hacer las cosas un poco más rápido.

Usar la IA para la creación de contenido

Ya sea que estés escribiendo una publicación de blog o un correo electrónico, la IA de HubSpot puede darte un buen punto de partida.

• Publicaciones de blog: Cuando estás en el editor de blogs, puedes usar el comando de barra inclinada ("/") para abrir el menú de IA. Desde allí, puedes pedirle que genere ideas para blogs, cree un esquema detallado o incluso escriba un primer borrador completo. Es una excelente manera de superar el cursor parpadeante en una página en blanco.

• Correos de marketing: Las mismas herramientas están disponibles en el editor de correos. Podrías pedirle a la IA que cree algunas líneas de asunto interesantes para una prueba A/B o que redacte el cuerpo del correo dirigido a una audiencia específica que hayas creado en tu CRM.

Una captura de pantalla del editor de correos de HubSpot, que es un gran ejemplo de cómo usar la IA en HubSpot CRM para crear correos de marketing.:

Reutilizar contenido con Content Remix

Este es uno de los mayores ahorradores de tiempo para cualquier profesional del marketing de contenidos. La herramienta Content Remix te permite tomar un activo excelente y de alto rendimiento, como una publicación de blog larga, y descomponerlo rápidamente en diferentes formatos.

Con unos pocos clics, puedes convertir esa única pieza de contenido en un montón de publicaciones para redes sociales, un boletín informativo por correo electrónico o varios artículos más cortos. En lugar de pasar horas extrayendo fragmentos manualmente y reformateándolos, la IA se encarga del trabajo pesado por ti.

Paso 3: Potenciar tu proceso de ventas

Las ventas a menudo se basan en la intuición y la construcción de relaciones, pero la IA puede aportar una capa útil de datos a la mezcla. Ayuda a tu equipo a depender menos de las suposiciones y a concentrar su energía en los leads con más probabilidades de convertirse.

Calificación de leads y pronósticos más inteligentes

El lead scoring predictivo de HubSpot es un ejemplo perfecto de esto. En lugar de tener que configurar manualmente un montón de reglas (como "si el lead ve el seminario web, agregar 10 puntos"), la IA analiza todos tus datos históricos para descubrir qué tienen en común tus mejores clientes. Luego, califica automáticamente a los nuevos leads según qué tan de cerca coinciden con ese perfil, dirigiéndote hacia quién tiene más probabilidades de cerrar.

De manera similar, el pronóstico de acuerdos impulsado por IA ofrece a los gerentes de ventas una proyección del pipeline mucho más realista. Analiza los datos detrás de cada acuerdo, no solo la intuición de un representante de ventas, para predecir la probabilidad de que se cierre. Esto te ayuda a construir pronósticos en los que realmente puedes confiar.

Una captura de pantalla del pipeline de ventas de HubSpot, que demuestra cómo usar la IA en HubSpot CRM para un pronóstico más inteligente.:

Ahorrar tiempo con resúmenes de llamadas y borradores de correos

Ningún representante de ventas disfruta escuchando de nuevo una llamada de 45 minutos solo para encontrar los puntos de acción. HubSpot puede transcribir y resumir automáticamente las llamadas de ventas grabadas, extrayendo los puntos clave, las objeciones del cliente y los próximos pasos. Es una función simple que ahorra muchísimo tiempo y permite a los representantes pasar a su siguiente llamada.

El redactor de correos con IA es igual de útil. Puede redactar un correo de seguimiento personalizado en segundos, extrayendo contexto del CRM para que el representante solo tenga que revisar, ajustar y enviar.

Una captura de pantalla que muestra un correo de seguimiento redactado por IA en HubSpot, una característica clave para cualquiera que esté aprendiendo a usar la IA en HubSpot CRM para ventas.:

Paso 4: Mejorar el servicio al cliente

Cuando se trata de servicio al cliente, HubSpot tiene algunas excelentes herramientas de IA nativas para empezar. Pero para ofrecer un soporte verdaderamente útil, tu IA necesita la historia completa, y ahí es donde las herramientas internas a menudo se topan con un muro.

Empezar con la IA de servicio nativa de HubSpot

Dentro de HubSpot, puedes usar el constructor de chatbots de IA para crear bots que manejen preguntas comunes en tu sitio web. Son geniales para responder cosas como "¿Cuál es su horario de atención?" o "¿Dónde está mi factura?".

También puedes usar el asistente de la bandeja de entrada para ayudar a tus agentes humanos. Puede resumir hilos de tickets largos para que un agente se ponga al día rápidamente o redactar respuestas a preguntas comunes. Ambos son buenos puntos de partida para hacer que tu equipo sea más eficiente.

Una captura de pantalla de los Chatflows de HubSpot, que ilustra cómo usar la IA en HubSpot CRM para construir un chatbot de servicio al cliente.:

El problema: cuando las respuestas no están en HubSpot

Aquí está el truco: la IA de HubSpot es inteligente, pero solo sabe lo que has almacenado dentro de HubSpot. Piensa dónde reside el conocimiento real y profundo de tu empresa. La respuesta técnica a la pregunta de un cliente probablemente esté en un artículo de Confluence, un Google Doc, un PDF compartido o una conversación que tu equipo de producto tuvo en Slack.

Esto crea brechas de conocimiento. Tus agentes de soporte terminan teniendo que buscar manualmente en media docena de sistemas para encontrar la respuesta correcta. Peor aún, significa que tu IA tiene puntos ciegos, por lo que no puede responder la mayoría de las preguntas y tiene que pasárselas a un humano. Esto, en cierto modo, anula el propósito de la automatización y deja a los clientes esperando.

Conectar todo tu conocimiento con eesel AI

Este es exactamente el problema que eesel AI fue creado para resolver. Es una plataforma de IA que se conecta a tu centro de ayuda (ya sea HubSpot, Zendesk, Intercom u otra herramienta) y se sincroniza con todas tus fuentes de conocimiento dispersas. Funciona con las herramientas que ya usas, por lo que no tienes que cambiar tus flujos de trabajo actuales.

Esto es lo que la hace diferente:

• Reúne todo tu conocimiento. eesel AI se conecta a más de 100 fuentes como Confluence, Google Docs, tickets pasados y tu centro de ayuda. Esto le da a tu IA una visión completa, para que realmente pueda responder las preguntas de los clientes con confianza.

• Puedes estar en funcionamiento en minutos, no en meses. Olvídate de las llamadas de ventas obligatorias y los largos procesos de incorporación. eesel AI es completamente autoservicio. Puedes registrarte, conectar tus fuentes y poner tu IA en marcha por tu cuenta, a menudo en menos de una hora.

• Puedes probarlo sin ningún riesgo. Una de las características más geniales es el modo de simulación. Antes de dejar que la IA hable con un cliente real, puedes ejecutarla en miles de tus tickets pasados. Esto te da un pronóstico claro de cómo se desempeñará, cuál será tu tasa de resolución y cuánto tiempo ahorrarás. Es una forma completamente libre de riesgos de implementar la IA.

Buenas prácticas para usar la IA en HubSpot

A medida que comiences a usar estas herramientas, ten en cuenta algunas cosas para asegurarte de obtener buenos resultados.

• Trata la IA como un primer borrador. Piensa en cualquier cosa que la IA genere como un punto de partida. Es un gran ahorro de tiempo, pero siempre debes agregar un toque humano para asegurarte de que el contenido sea preciso y suene como tu marca.

• Dale tu opinión. La mayoría de las herramientas de IA tienen un botón de pulgar hacia arriba/pulgar hacia abajo. ¡Úsalo! Esto ayuda a los modelos a aprender y a mejorar para darte lo que quieres con el tiempo.

• No limites el conocimiento de tu IA. La IA de soporte más útil tiene acceso a todo el conocimiento de tu equipo. Depender solo de lo que hay en tu CRM es como atarle una mano a la espalda. Conectar una herramienta como eesel AI asegura que tu bot pueda responder preguntas con precisión utilizando información de toda tu empresa, dondequiera que se encuentre.

Pon la IA a trabajar de forma inteligente

Las herramientas de IA integradas de HubSpot son una excelente manera de facilitar un poco tus tareas internas de marketing y ventas. Pueden ayudarte a crear contenido más rápido, enfocar tus esfuerzos de ventas y automatizar parte de ese trabajo repetitivo.

Pero cuando se trata de servicio al cliente, la verdadera magia ocurre cuando rompes las barreras del conocimiento. Para ofrecer un soporte automatizado verdaderamente preciso y útil, necesitas una IA que pueda acceder a la información de todos los rincones de tu empresa.

¿Listo para conectar el conocimiento de tu empresa y mejorar tus flujos de trabajo de soporte en HubSpot? Empieza con eesel AI y comprueba cómo funciona con tus propios datos en cuestión de minutos.