So nutzen Sie KI in HubSpot CRM: Ein praktischer Leitfaden für 2026

Seien wir ehrlich: „KI“ (Künstliche Intelligenz) ist ein Begriff, der oft inflationär verwendet wird. Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, möchten Sie einfach nur wissen, wie Sie sie tatsächlich nutzen können, um Zeit zu sparen und mühsame Arbeit zu reduzieren. Sie versuchen nicht, eine Roboter-Weltherrschaft zu starten, Sie versuchen nur, Ihre To-Do-Liste abzuarbeiten, ohne schon wieder Überstunden zu machen.

Wenn das nach Ihnen klingt, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Wir werden die praxisnahen Schritte durchgehen, um die KI-Funktionen zu nutzen, die bereits in HubSpot CRM auf Sie warten. Von Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Werkzeuge ohne unnötiges Gerede einsetzen.

Was Sie für den Einstieg benötigen

Bevor wir eintauchen, stellen wir sicher, dass Sie ein paar Dinge bereit haben. Das wird Ihnen helfen, dem Leitfaden zu folgen und das Beste aus ihm herauszuholen.

• Ein HubSpot-Account. Jeder Tarif bietet Zugriff auf einige grundlegende KI-Funktionen, aber die leistungsstärkeren Tools erhalten Sie mit den Professional- oder Enterprise-Stufen für Sales Hub, Marketing Hub oder Service Hub.

• Administratorzugriff auf Ihr HubSpot-Portal. Diesen benötigen Sie, um die KI-Einstellungen für Ihr Team zu aktivieren.

• Eine konkrete Aufgabe im Kopf. Denken Sie an eine repetitive Aufgabe, die Sie gerne abgeben würden. Vielleicht ist es das Entwerfen von Willkommens-E-Mails, das Zusammenfassen von Gesprächsnotizen oder das tägliche Beantworten der immer gleichen Kundenfragen.

Funktionen finden und aktivieren

Sie können die Werkzeuge nicht nutzen, wenn Sie nicht wissen, wo sie zu finden sind. HubSpot hat dies recht einfach gestaltet, aber lassen Sie uns die Schritte durchgehen, damit Sie genau wissen, wo Sie klicken müssen.

Zu den KI-Einstellungen gelangen

Sie müssen den Zugriff gewähren, bevor Ihr Team mit der Nutzung der generativen KI-Tools beginnen kann.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf das Einstellungssymbol in der oberen Navigationsleiste.

2. Suchen Sie im Menü der linken Seitenleiste nach dem Bereich KI.

3. Auf der Registerkarte Zugriff sehen Sie einige Schalter. Der wichtigste ist „Benutzern Zugriff auf generative KI-Tools und -Funktionen geben“. Schalten Sie diesen ein.

4. Es ist auch ratsam, den Schalter für „CRM-Daten“ zu aktivieren. Dies ermöglicht es der KI, Ihre CRM-Daten zu nutzen, um personalisiertere Inhalte zu erstellen – ein wesentlicher Punkt, der sie so hilfreich macht.

KI im Arbeitsalltag erkennen

Sobald alles eingeschaltet ist, wird Ihnen ein kleines Diamanten-Symbol auf der gesamten Plattform auffallen. Das ist „Breeze“, der KI-Assistent von HubSpot.

Dieses Symbol ist Ihr Hinweis. Wann immer Sie es sehen, bedeutet es, dass Sie Hilfe bei der Erstellung von Inhalten, der Zusammenfassung von Informationen oder der Gewinnung schneller Erkenntnisse erhalten können, ohne die aktuelle Seite verlassen zu müssen. Es ist direkt in Ihren Arbeitsablauf integriert, was es unglaublich praktisch macht.

Die Marketing-Arbeitslast verringern

Für Marketing-Teams kann KI eine große Hilfe sein, um häufige Hürden wie Schreibblockaden oder die endlose Aufgabe der Wiederverwendung von Inhalten zu überwinden. So können Sie KI nutzen, um Dinge schneller zu erledigen.

KI für die Inhaltserstellung nutzen

Egal, ob Sie einen Blog-Beitrag oder eine E-Mail schreiben, die KI von HubSpot kann Ihnen einen soliden Vorsprung verschaffen.

• Blog-Beiträge: Wenn Sie sich im Blog-Editor befinden, können Sie den Schrägstrich-Befehl („/“) verwenden, um das KI-Menü aufzurufen. Von dort aus können Sie die KI bitten, Blog-Ideen zu generieren, eine detaillierte Gliederung zu erstellen oder sogar einen vollständigen ersten Entwurf zu schreiben. Das ist ein großartiger Weg, um den blinkenden Cursor auf einer leeren Seite zu überwinden.

• Marketing-E-Mails: Dieselben Tools stehen im E-Mail-Editor zur Verfügung. Sie könnten die KI bitten, ein paar interessante Betreffzeilen für einen A/B-Test zu entwerfen oder einen Text zu verfassen, der auf eine spezifische Zielgruppe in Ihrem CRM zugeschnitten ist.

Inhalte wiederverwenden mit Content Remix

Dies ist einer der größten Zeitfresser für jeden Content-Marketer. Das Tool Content Remix ermöglicht es Ihnen, ein hochwertiges Asset, wie einen langen Blog-Post, zu nehmen und es schnell in verschiedene Formate zu zerlegen.

Mit wenigen Klicks können Sie dieses eine Stück Inhalt in eine Reihe von Social-Media-Posts, einen E-Mail-Newsletter oder mehrere kürzere Artikel verwandeln. Anstatt Stunden damit zu verbringen, manuell Schnipsel herauszusuchen und neu zu formatieren, übernimmt die KI die Fleißarbeit für Sie.

Den Vertriebsprozess optimieren

Vertrieb basiert oft auf Intuition und dem Aufbau von Beziehungen, aber KI kann eine hilfreiche Datenebene hinzufügen. Sie hilft Ihrem Team, sich weniger auf Vermutungen zu verlassen und die Energie auf die Leads zu konzentrieren, die am wahrscheinlichsten konvertieren.

Intelligenteres Lead-Scoring und Prognosen

Das prädiktive Lead-Scoring (Predictive Lead Scoring) von HubSpot ist ein perfektes Beispiel dafür. Anstatt manuell Regeln festzulegen (wie „wenn der Lead ein Webinar ansieht, addiere 10 Punkte“), analysiert die KI Ihre historischen Daten, um herauszufinden, was Ihre besten Kunden gemeinsam haben. Sie bewertet neue Leads dann automatisch danach, wie genau sie diesem Profil entsprechen, und zeigt Ihnen, wer am ehesten zum Abschluss führt.

In ähnlicher Weise bieten KI-gestützte Deal-Prognosen (Forecasting) Vertriebsleitern eine viel realistischere Pipeline-Projektion. Die KI analysiert die Daten hinter jedem Geschäft, nicht nur das Bauchgefühl eines Vertriebsmitarbeiters, um die Abschlusswahrscheinlichkeit vorherzusagen. Dies hilft Ihnen, Prognosen zu erstellen, denen Sie tatsächlich vertrauen können.

Zeitersparnis durch Gesprächszusammenfassungen und E-Mail-Entwürfe

Kein Vertriebsmitarbeiter hört sich gerne ein 45-minütiges Telefonat noch einmal an, nur um die nächsten Schritte zu finden. HubSpot kann aufgezeichnete Verkaufsgespräche automatisch transkribieren und zusammenfassen, wobei Kernpunkte, Einwände von Kunden und nächste Schritte hervorgehoben werden. Es ist eine einfache Funktion, die enorm viel Zeit spart und es den Mitarbeitern ermöglicht, direkt zum nächsten Anruf überzugehen.

Der KI-E-Mail-Schreiber ist ebenso praktisch. Er kann in Sekundenschnelle eine personalisierte Follow-up-E-Mail entwerfen, wobei der Kontext aus dem CRM einbezogen wird, sodass der Mitarbeiter den Entwurf nur noch prüfen, anpassen und absenden muss.

Den Kundenservice verbessern

Wenn es um den Kundenservice geht, bietet HubSpot einige großartige native KI-Tools für den Einstieg. Aber um wirklich hilfreichen Support zu leisten, kann Ihre KI noch effektiver sein, wenn sie Zugriff auf die gesamte Historie über alle Ihre Plattformen hinweg hat.

Einstieg mit HubSpots nativer Service-KI

Innerhalb von HubSpot können Sie den KI-Chatbot-Builder nutzen, um Bots zu erstellen, die häufige Fragen auf Ihrer Website beantworten. Sie eignen sich hervorragend für Dinge wie „Wie sind Ihre Geschäftszeiten?“ oder „Wo finde ich meine Rechnung?“.

Sie können auch den Posteingangs-Assistenten (Inbox Assistant) nutzen, um Ihre menschlichen Mitarbeiter zu unterstützen. Er kann lange Ticket-Threads zusammenfassen, damit ein Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand kommt, oder Antworten auf häufige Fragen entwerfen. Beides sind solide Ausgangspunkte, um Ihr Team effizienter zu machen.

Support skalieren durch Vernetzung von mehr Wissen

Die KI von HubSpot ist unglaublich fähig und arbeitet am besten, wenn sie aus allen verfügbaren Daten schöpfen kann. Während viele Ihrer Informationen in HubSpot gespeichert sind, könnten einige spezialisierte technische Antworten in anderen Tools liegen, die Ihr Unternehmen nutzt – etwa in einem Confluence-Artikel, einem Google Doc oder einer Konversation in Slack.

Durch die Verknüpfung dieser zusätzlichen Quellen können Sie sicherstellen, dass Ihr Support-Setup so umfassend wie möglich ist. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, in ihrem HubSpot-Arbeitsablauf zu bleiben und gleichzeitig alle benötigten Informationen griffbereit zu haben, was zu schnelleren Lösungen und einer besseren Erfahrung für Ihre Kunden führt.

graph TD A[Kunde stellt eine technische Frage] --> B{HubSpot KI}; B --> C{Durchsucht HubSpot KB}; C -- Findet Antwort --> I[Sofortige Antwort]; C -- Benötigt mehr Infos --> D[Externes Wissen verbinden]; D --> E[Confluence]; D --> F[Google Docs]; D --> G[Slack]; E --> H{Vollständiger Kontext gefunden}; F --> H; G --> H; H --> I[Umfassende Antwort an den Kunden];

Verknüpfung Ihres gesamten Wissens mit eesel AI

Hier setzt eesel AI als wertvolle Ergänzung für Ihr Ökosystem an. Es ist eine KI-Plattform, die sich mit Ihrem Helpdesk verbindet und mit Ihren verschiedenen Wissensquellen synchronisiert, um Ihr HubSpot-Setup noch leistungsfähiger zu machen. Es arbeitet mit den Tools zusammen, die Sie bereits verwenden, und lässt Ihre aktuellen Arbeitsabläufe intakt.

Das macht es zu einer idealen Lösung:

• Es führt Ihr gesamtes Wissen zusammen. eesel AI verbindet sich mit über 100 Quellen wie Confluence, Google Docs und vergangenen Tickets. Dies bietet Ihrer KI ein vollständiges Bild und ermöglicht es ihr, Kundenfragen mit noch mehr Sicherheit zu beantworten.

• In wenigen Minuten einsatzbereit. eesel AI ist benutzerfreundlich und als Self-Service konzipiert. Sie können sich anmelden, Ihre Quellen verbinden und Ihre KI schnell zum Laufen bringen, meist in weniger als einer Stunde.

• Testen im Simulationsmodus. Bevor Ihre KI mit Kunden interagiert, können Sie sie mit Ihren vergangenen Tickets testen. Dies gibt Ihnen eine klare Vorstellung davon, wie sie performen wird und wie viel Zeit sie Ihrem Team sparen kann, was einen reibungslosen und vorhersehbaren Rollout ermöglicht.

Best Practices für die Nutzung von KI in HubSpot

Wenn Sie mit der Nutzung dieser Werkzeuge beginnen, sollten Sie ein paar Dinge beachten, um gute Ergebnisse zu erzielen.

• KI als ersten Entwurf betrachten. Sehen Sie alles, was die KI generiert, als Ausgangspunkt an. Es spart enorm viel Zeit, aber eine menschliche Note stellt sicher, dass der Inhalt korrekt ist und perfekt zu Ihrer Markenstimme passt.

• Geben Sie Feedback. Nutzen Sie die Feedback-Funktionen in HubSpot, um den Modellen mitzuteilen, wenn sie gute Arbeit geleistet haben. Dies hilft dem System, Ihre Vorlieben im Laufe der Zeit zu lernen.

• Umfassendes Wissen bereitstellen. Die hilfreichste Support-KI hat Zugriff auf das gesamte Wissen Ihres Teams. Durch die Nutzung eines Tools wie eesel AI zur Ergänzung von HubSpot stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Bots über alle Informationen verfügen, die sie für ihren Erfolg benötigen.

Setzen Sie KI auf intelligente Weise ein

Die integrierten KI-Tools von HubSpot sind eine fantastische Möglichkeit, Ihre internen Marketing- und Vertriebsaufgaben zu optimieren. Sie helfen Ihnen, Inhalte schneller zu erstellen, Ihre Vertriebsbemühungen zu fokussieren und repetitive Aufgaben mit Leichtigkeit zu automatisieren.

Im Kundenservice können Sie eine noch höhere Effizienz erreichen, wenn Sie sicherstellen, dass Ihre KI einen vollständigen Blick auf die Daten Ihres Unternehmens hat. Um wirklich präzisen und hilfreichen automatisierten Support zu bieten, ist die Anbindung Ihrer spezialisierten Wissensdatenbanken an Ihr HubSpot-Ökosystem der richtige Weg.

Sind Sie bereit, das Wissen Ihres Unternehmens zu vernetzen und Ihre HubSpot-Support-Workflows zu verbessern? Starten Sie mit eesel AI und sehen Sie in wenigen Minuten, wie es mit Ihren eigenen Daten funktioniert.