Cómo integrar Hubspot con Zendesk

Hablemos sobre conectar tu CRM y tu plataforma de soporte al cliente. Honestamente, hace una gran diferencia para tu negocio. Piénsalo: tu equipo de ventas y marketing vive en HubSpot, rastreando leads, ejecutando campañas y averiguando quiénes son tus clientes más valiosos. Mientras tanto, tu equipo de soporte está ocupado en Zendesk, manejando preguntas y resolviendo problemas todos los días. Si estos dos sistemas no se comunican entre sí, básicamente estás volando a ciegas en algunas áreas. Tu equipo de ventas podría no darse cuenta de que un cliente realmente importante acaba de tener un problema frustrante con el soporte, y tu equipo de soporte podría no saber que están hablando con un lead caliente que está a punto de firmar un gran contrato.

Conectar HubSpot y Zendesk reúne toda esa información importante del cliente. Le da a todos en tu equipo una imagen única y clara del viaje del cliente, comenzando desde ese primer correo electrónico de marketing hasta obtener ayuda después de comprar algo. Este tipo de configuración significa que los agentes de soporte tienen un mejor contexto sobre con quién están hablando, los equipos pueden transferir cosas sin problemas, y el cliente termina teniendo una experiencia mucho mejor en general. Además, prepara todo para usar automatización inteligente, permitiendo que las herramientas de IA utilicen estos datos combinados para conversaciones más inteligentes.

Herramientas como eesel AI pueden entonces aprovechar estos datos ricos y conectados. Esto ayuda a potenciar agentes y asistentes de soporte de IA, automatizando respuestas y flujos de trabajo con un entendimiento completo de la historia del cliente. Si deseas aprender más sobre cómo eesel AI trabaja con Zendesk, visita nuestra página de integración de Zendesk.

Lo que necesitarás

Antes de que te lances a conectar HubSpot y Zendesk, querrás asegurarte de tener algunas cosas preparadas. Primero, necesitarás cuentas activas tanto para HubSpot como para Zendesk. Y esto es clave: definitivamente necesitarás acceso de administrador en ambas plataformas para configurar todo correctamente. Dependiendo de cómo decidas integrarlas, también podrías necesitar una suscripción a una plataforma de integración de terceros, algo como Zapier. Además, solo un aviso, para algunas características específicas de HubSpot, como mapear campos personalizados en la Sincronización de Datos, necesitarás al menos un plan de HubSpot Operations Hub Starter.

Entendiendo los diferentes métodos de integración

Es bueno saber de inmediato que no hay una sola forma de conectar HubSpot y Zendesk. El mejor método para ti realmente depende de qué datos necesitas compartir, cómo deben fluir (unidireccional o bidireccional) y qué tipo de tareas automatizadas esperas configurar.

En términos generales, tienes tres formas principales de integrar estas dos plataformas populares:

• Está la integración nativa de Zendesk Support para HubSpot. Esta es bastante simple y principalmente envía información de tickets en una dirección, apareciendo en la línea de tiempo de contacto de HubSpot.
• Luego está la integración de Sincronización de Datos de HubSpot. Esto ofrece una sincronización más robusta que va en ambas direcciones para contactos y empresas, además envía información de tickets en una dirección desde HubSpot a Zendesk.
• Finalmente, puedes usar herramientas de terceros, a menudo llamadas soluciones iPaaS, como Zapier. Estas te brindan la mayor flexibilidad para construir flujos de trabajo personalizados con condiciones específicas entre las dos plataformas.

Echemos un vistazo más de cerca a cada método para que puedas averiguar cuál tiene más sentido para lo que necesitas.

Paso 1: Configurando la integración nativa de soporte de Zendesk para HubSpot

Comencemos con la integración construida por Zendesk. Es una forma sencilla de obtener algunos datos básicos de soporte en tu CRM.

Lo que hace esta integración

Esta integración está construida por Zendesk, y su propósito principal es bastante simple: empuja información sobre tus tickets de Zendesk a tu CRM de HubSpot. Específicamente, se asegura de que los eventos relacionados con tus tickets de Zendesk aparezcan en la línea de tiempo del registro de contacto correspondiente en HubSpot. Piensa en ello como una simple calle de un solo sentido: los datos van de Zendesk a HubSpot, y eso es todo.

Qué datos se sincronizan con HubSpot

Cuando tengas esta integración funcionando, comenzarás a ver diferentes bits de información de tickets de Zendesk aparecer como eventos en la línea de tiempo de un cliente dentro de HubSpot. Esto incluye cosas como la línea de asunto del ticket y su estado actual, toda la historia de la conversación del ticket, un enlace directo para que puedas volver al ticket en Zendesk, la calificación de CSAT si el ticket fue resuelto y el cliente lo calificó, qué grupo y agente manejaron el ticket, y cualquier etiqueta que se le haya puesto. Puedes profundizar en más detalles sobre esto en el centro de ayuda de Zendesk.

Guía rápida de configuración

Configurar esta integración nativa suele ser bastante rápido. Aquí están los pasos básicos a seguir:

1. Dirígete a la página de configuración específica para esta integración: .
2. Escribe tu subdominio único de Zendesk (esa es la parte antes de .zendesk.com, como si tu URL es tuempresa.zendesk.com, solo ingresas tuempresa).
3. Dale permiso a la aplicación de Zendesk para conectarse.
4. Permite que la aplicación de HubSpot acceda a tus datos de Zendesk.
5. Luego, autoriza a Zendesk a usar tus datos dentro de HubSpot.
6. Una vez que todo esté conectado, entra en tu cuenta de HubSpot, haz clic en cualquier contacto, ve a la pestaña de Actividades, haz clic en “Filtrar actividad,” y asegúrate de que la casilla “Integraciones > Zendesk” esté marcada para que puedas ver los eventos de tickets.

Consideraciones clave

Aunque esta integración es muy fácil de configurar, es importante saber lo que no hace para que no te sorprendas. Es estrictamente unidireccional, ¿recuerdas? Los datos solo fluyen de Zendesk hacia HubSpot. No puedes enviar nada de HubSpot de vuelta a Zendesk usando este método. Además, los datos de los tickets solo aparecen como eventos en la línea de tiempo en el registro de contacto; no verás registros completos de tickets creados dentro de HubSpot que puedas editar. También, no maneja directamente las conversaciones de Zendesk Chat. Y de acuerdo con el centro de ayuda de Zendesk, solo puedes vincular una cuenta de Zendesk a una cuenta de HubSpot con esta opción nativa.

Esta integración nativa te ofrece una vista básica de las interacciones de soporte justo allí en tu CRM. Pero para realmente hacer algo inteligente con esos datos combinados, a menudo necesitas más inteligencia. Aquí es donde las herramientas de IA pueden ayudar. Pueden analizar estos datos de la línea de tiempo para encontrar información más profunda o iniciar automáticamente acciones basadas en todo el historial del cliente.

Paso 2: Configuración de la integración de sincronización de datos de HubSpot

Ahora, veamos la integración construida por HubSpot. Esta es parte de su herramienta de Sincronización de Datos y se centra en mantener tus registros de clientes principales sincronizados.

Lo que hace esta integración

Esta integración proviene de HubSpot y es parte de su función de Sincronización de Datos. Su objetivo principal es mantener tus registros centrales de CRM, como personas y empresas, sincronizados entre HubSpot y Zendesk. Te permite configurar una sincronización bidireccional para Contactos en HubSpot y Usuarios en Zendesk. También maneja Empresas en HubSpot y Organizaciones en Zendesk con una sincronización bidireccional. Esto significa que si actualizas el número de teléfono de un contacto en HubSpot, puede actualizar automáticamente el número de teléfono de ese usuario en Zendesk, y viceversa. También ofrece una sincronización unidireccional para los registros de tickets, pero esto va específicamente de HubSpot a Zendesk.

Datos sincronizados

Aquí hay un resumen rápido de lo que se sincroniza y en qué dirección van los datos con la integración de Sincronización de Datos de HubSpot. Esto se basa en información del Mercado de Aplicaciones de HubSpot:

Objeto de Zendesk	Objeto de HubSpot	Dirección de Sincronización
Usuarios	Contactos	Bidireccional
Organizaciones	Empresas	Bidireccional
Tickets	Tickets	Unidireccional (HS a ZD)

Viene con mapeos de campos predeterminados ya configurados, lo cual es excelente para comenzar rápidamente. Pero si necesitas mapear campos personalizados entre las dos plataformas, necesitarás un plan HubSpot Operations Hub Starter o superior. Esto es algo que el blog de Mole Street señala.

Guía rápida de configuración

Configurar la integración de HubSpot Data Sync se realiza directamente dentro de tu cuenta de HubSpot. Aquí te mostramos cómo hacerlo generalmente:

1. Inicia sesión en tu cuenta de HubSpot.
2. Haz clic en el icono de Marketplace en la barra de navegación principal (se parece a una pequeña tienda), luego elige App Marketplace.
3. Busca “Zendesk” y selecciona la aplicación que deseas conectar.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón “Instalar aplicación”.
5. Se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Zendesk, así que procede a hacerlo.
6. Revisa los permisos que está solicitando, luego haz clic en “Permitir.” Después de eso, configurarás tus preferencias de sincronización, eligiendo qué tipos de registros sincronizar, en qué dirección debe fluir la información y configurando tus mapeos de campos.

Consideraciones clave

Esta integración te ofrece una sincronización mucho más robusta para contactos y empresas en comparación con la opción nativa de Zendesk, lo cual es increíble. Pero, también tiene sus propias cosas a tener en cuenta. Como mencionamos, si deseas personalizar qué campos se sincronizan, necesitarás el Operations Hub de HubSpot. La sincronización de tickets solo va en una dirección (de HubSpot a Zendesk), y algunas reseñas de usuarios en el HubSpot App Marketplace sugieren que esta sincronización podría transferir solo los datos de los campos, no el contenido completo de la conversación del ticket. Eso podría ser una limitación dependiendo de lo que necesites. También hay una posibilidad de que termines con datos duplicados si no configuras tus reglas de sincronización cuidadosamente. Ah, y los tickets archivados podrían no sincronizarse en absoluto.

Sincronizar contactos y empresas de esta manera es realmente útil para asegurarte de que tus equipos de ventas y soporte estén trabajando con la información más actual del cliente. La IA puede beneficiarse seriamente de estos datos de contacto más ricos disponibles dentro de los tickets de soporte. Ayuda a la IA a proporcionar una ayuda más personalizada y a tomar decisiones más inteligentes.

Paso 3: Explorando opciones de integración de terceros (como Zapier)

Bien, a veces las integraciones integradas simplemente no hacen todo lo que necesitas. Tal vez quieras que los datos se sincronicen solo cuando sucedan ciertas cosas, o necesites conectar tipos de registros que no están soportados de forma predeterminada. O tal vez quieras automatizar tareas complejas que involucren varios pasos en ambas plataformas. Cuando te enfrentas a esas necesidades, ahí es donde las herramientas de iPaaS de terceros (Plataforma de Integración como Servicio), como Zapier, realmente brillan. Ofrecen mucha más flexibilidad para construir sincronizaciones personalizadas basadas en condiciones y automatizar procesos más complicados, lo cual también señala el blog de Mole Street.

Cómo funciona

Plataformas como Zapier funcionan utilizando una idea bastante simple: disparadores y acciones. Configuras un evento de “Disparador” en una aplicación (como alguien llenando un formulario en HubSpot o un cambio de estado de ticket en Zendesk). Cuando eso sucede, automáticamente inicia una “Acción” en la otra aplicación (como crear un ticket en Zendesk o actualizar un contacto en HubSpot). Incluso puedes vincular múltiples acciones juntas para construir flujos de trabajo automatizados, que Zapier llama “Zaps.” Estas plataformas suelen tener toneladas de conexiones y plantillas preconstruidas, por lo que puedes comenzar sin necesidad de escribir ningún código.

Flujos de trabajo comunes

Usar herramientas de terceros abre un montón de tareas automatizadas realmente útiles que no puedes hacer solo con las integraciones nativas. Aquí hay algunos ejemplos populares que podrías configurar, basados en lo que puedes hacer con la integración de HubSpot-Zendesk de Zapier y el blog de Mole Street:

• Crear automáticamente un ticket de Zendesk cada vez que alguien envía un nuevo formulario en HubSpot.
• Actualizar registros de contacto en HubSpot cuando se crean nuevos tickets en Zendesk.
• Agregar nuevos usuarios de Zendesk como contactos en HubSpot.
• Mantener los tickets de Zendesk actualizados automáticamente cuando cambian detalles específicos en un registro relacionado en HubSpot.
• Registrar nuevos tickets de Zendesk como oportunidades en HubSpot. Esto te ayuda a rastrear interacciones de soporte que podrían estar relacionadas con oportunidades de venta potenciales.

Puedes consultar una lista completa de todos los posibles desencadenantes y acciones que puedes usar en la página de Zapier HubSpot + Zendesk.

Consideraciones

El costo de toda esta flexibilidad suele ser un costo adicional. Las plataformas iPaaS generalmente requieren una suscripción paga, y el precio a menudo depende de cuán complejas y cuántas tareas automatizadas estás ejecutando. Además, lo que realmente puedes hacer está limitado por los desencadenantes y acciones específicos que la plataforma iPaaS admite tanto para HubSpot como para Zendesk. Y configurar esos flujos de trabajo más complejos puede llevar un poco más de tiempo y comprensión técnica en comparación con simplemente instalar una integración nativa simple.

Si bien las herramientas iPaaS son fantásticas para automatizar tareas entre tus aplicaciones, eesel AI agrega inteligencia a esas tareas. Puede usar los datos combinados de tus plataformas integradas para dar respuestas más inteligentes, resolver tickets automáticamente o ayudar a los agentes directamente dentro de la interfaz del servicio de asistencia. Para la automatización específica de soporte, eesel AI a menudo puede hacer cosas (como buscar datos o activar flujos de trabajo) directamente dentro de tu servicio de asistencia utilizando sus propias integraciones. Esto a veces puede simplificar configuraciones complejas para las que de otro modo necesitarías un iPaaS. Echa un vistazo a cómo eesel AI se conecta a tus herramientas en eesel.ai.

Consejos a seguir y errores comunes a evitar

Bien, terminemos con algunos consejos prácticos, cosas a tener en cuenta y respuestas a preguntas comunes.

Elegir el método adecuado

Determinar qué método de integración es el mejor realmente se reduce a lo que estás tratando de lograr. Si solo necesitas ver tus tickets de Zendesk aparecer en la línea de tiempo de tus contactos en HubSpot, la integración nativa de Zendesk probablemente sea la forma más fácil de hacerlo. Si mantener la información de contacto y de la empresa sincronizada en ambas direcciones es tu objetivo principal, la sincronización de datos de HubSpot probablemente sea tu respuesta. Y si necesitas flujos de trabajo personalizados, quieres que las cosas se sincronicen en función de condiciones específicas, o necesitas automatizar acciones en ambas plataformas, una herramienta iPaaS de terceros te brinda el mayor poder. Así que pregúntate: ¿cuál es la cosa más importante que quieres que haga esta integración? ¿Es alinear ventas y soporte, obtener detalles de tickets en el CRM, o automatizar tareas específicas entre plataformas?

Errores comunes a evitar

Configurar integraciones a veces puede llevar a dolores de cabeza si no tienes cuidado. Un error común es no decidir claramente qué sistema es la “fuente de verdad” para diferentes piezas de información, como los detalles de contacto. Asegúrate de saber dónde se encuentra la información más precisa. No ignores las limitaciones de cada integración; entiende lo que no pueden hacer antes de confiar en ellas para tareas importantes. Siempre, siempre prueba tu configuración a fondo, especialmente si estás usando un iPaaS, utilizando algunos datos de muestra antes de activarlo para tus interacciones con clientes en vivo. Y finalmente, presta atención a la calidad de tus datos en ambos sistemas antes de sincronizar; si introduces datos incorrectos, ¡obtendrás datos incorrectos!

Cómo la integración empodera a los agentes de soporte de IA

Conectar HubSpot y Zendesk no se trata solo de hacer las cosas más fluidas para tu equipo. También le da a los agentes de soporte de IA una visión mucho mejor de tus clientes.

En lugar de trabajar solo con un ticket de soporte y algunos artículos del centro de ayuda, las herramientas de IA pueden acceder a datos ricos de CRM de HubSpot. Eso significa que pueden ver más que solo el problema que tienen delante. Pueden entender quién es el cliente, qué ha comprado, qué correos electrónicos ha abierto, cuánto tiempo ha estado contigo y si forma parte de un trato activo o no.

Con esta imagen completa, la IA puede dar un paso adelante y hacer mucho más. Puede ayudar a priorizar tickets en función del valor del cliente, dar respuestas más inteligentes y personalizadas, e incluso activar acciones basadas en una mezcla de datos de soporte y ventas. Por ejemplo, si llega una solicitud de soporte de alguien que está a punto de cerrar un trato, la IA puede marcarlo de inmediato y alertar a su representante de ventas para que nada se escape.

Este tipo de automatización inteligente es para lo que eesel AI está diseñado. Se conecta con Zendesk y aprende de tu servicio de asistencia, pero también puede usar contexto adicional de herramientas como HubSpot si esos sistemas están conectados. De esa manera, los Agentes y Asistentes de eesel AI pueden responder con más claridad, ayudar a tu equipo a trabajar más rápido y asegurarse de que los clientes obtengan el soporte adecuado cada vez. ¿Quieres verlo en acción? Consulta nuestra página de integración de Zendesk.

Maximiza tus datos integrados con eesel AI

Conectar tus plataformas es genial, pero ¿realmente hacer que esos datos conectados funcionen para ti? Ahí es donde las cosas se ponen realmente emocionantes. Mientras que la integración vincula tus sistemas, eesel AI hace que tu soporte sea verdaderamente inteligente al utilizar todos esos datos unificados.

eesel AI ofrece automatización más inteligente, respuestas que entienden el contexto y formas flexibles de aprender de todas tus diferentes fuentes de conocimiento, incluidos los datos que has conectado entre HubSpot y Zendesk. Además, con nuestro sencillo modelo de precios por interacción, obtienes una IA poderosa sin los costos inesperados o tarifas por agente que podrías encontrar en otros lugares. eesel AI funciona sin problemas con Zendesk y las otras herramientas que ya estás utilizando. Está diseñado para ayudarte a automatizar tareas de soporte, asistir a tus agentes y mejorar aún más la experiencia del cliente.

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