Ein praktischer Leitfaden für den Zendesk-Datenexport im Jahr 2025

Versuchen Sie, Ihre Daten aus Zendesk zu bekommen? Dieser Leitfaden behandelt die guten, die schlechten und die unschönen Seiten von nativen Tools, APIs und automatisierten Lösungen. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Ihre Daten ohne den Kopfschmerz des Exports nutzen können.

Ihr praktischer Leitfaden zum Zendesk-Datenexport 2025

Sie müssen also Ihre Daten aus Zendesk ziehen. Das ist eine ziemlich häufige Aufgabe. Vielleicht wechseln Sie zu einer neuen Plattform, richten endlich ein richtiges Backup ein oder möchten eine tiefgehende Analyse Ihrer Support-Historie durchführen. Was auch immer Ihr Grund ist, Sie haben wahrscheinlich inzwischen herausgefunden, dass dies selten eine einfache Ein-Klick-Angelegenheit ist.

Wenn Sie sich ein wenig festgefahren fühlen, sind Sie nicht allein. Viele Teams, insbesondere solche mit jahrelanger Ticket-Historie, empfinden den gesamten Prozess als kompliziert, langsam und überraschend eingeschränkt.

Dieser Leitfaden soll Sie durch die wichtigsten Methoden zum Exportieren Ihrer Daten führen. Wir werden die Vor- und Nachteile sowie die versteckten Tücken jeder Methode beleuchten, damit Sie die richtige Entscheidung treffen können.

Aber bevor wir ins Detail gehen, lassen Sie uns kurz innehalten. Warum exportieren Sie Ihre Daten überhaupt? Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, eine KI zu trainieren, gibt es möglicherweise einen viel einfacheren Weg. Wir werden auch eine moderne Alternative untersuchen, mit der Sie Ihre historischen Daten für eine leistungsstarke KI zur Automatisierung des Kundensupports nutzen können und so das riesige Exportprojekt, vor dem Sie sich wahrscheinlich gefürchtet haben, überspringen können.

Was ist ein Zendesk-Datenexport?

Ein Zendesk-Datenexport ist einfach der Prozess, bei dem all Ihre Support-Informationen, Tickets, Benutzerprofile, Unternehmensinformationen und jede Kundenkonversation aus der Zendesk-Plattform herausgezogen werden.

Sie erhalten diese Daten normalerweise in einer von drei Varianten:

• CSV: Steht für Comma-Separated Values (durch Kommas getrennte Werte). Dies ist das Format, das Sie für Tabellenkalkulationen wie Excel oder Google Sheets verwenden würden. Es ist einfach, aber wie Sie sehen werden, lässt es oft wichtige Dinge weg.

• JSON: Dies ist ein strukturiertes Format, das perfekt für Entwickler oder zum Einspeisen von Daten in andere Anwendungen geeignet ist. Es ist vollständiger als CSV.

• XML: Ein weiteres strukturiertes Format, ähnlich wie JSON, obwohl es heutzutage für neue Tools nicht mehr so verbreitet ist.

Unternehmen tun dies aus den verschiedensten Gründen, aber ein sehr wichtiger ist, eine vollständige Historie der Kundenkonversationen zu erhalten. Diese Daten sind unglaublich wertvoll. Sie verraten Ihnen, womit Ihre Kunden zu kämpfen haben, wie Ihre Agenten arbeiten und, was am wichtigsten ist, sie sind das perfekte Trainingsmaterial für KI-Systeme, die helfen können, zukünftigen Support zu automatisieren.

Methode 1: Die nativen Tools von Zendesk nutzen

Der naheliegendste Ausgangspunkt sind die direkt in das Zendesk Admin Center integrierten Tools. Das klingt einfach genug, aber viele Leute stoßen sofort auf eine Hürde.

Zunächst einmal ist die Exportfunktion standardmäßig nicht einmal aktiviert. Der Kontoinhaber muss den Zendesk-Kundensupport kontaktieren und um die Aktivierung bitten. Für viele ist dies die erste Überraschung bei einer Aufgabe, von der sie hofften, sie wäre schnell erledigt. Es ist eine Sicherheitsmaßnahme, was verständlich ist, aber es ist dennoch ein Hindernis.

Exportformate: CSV, JSON und XML

Sobald Sie Zugriff haben, bietet Ihnen Zendesk einige Optionen. Welche für Sie die beste ist, hängt davon ab, wie viele Daten Sie haben und was Sie damit vorhaben.

Hier ist eine kurze Übersicht:

Einschränkungen der nativen Zendesk-Datenexporte

Obwohl die Verwendung der integrierten Tools praktisch ist, können die Einschränkungen ein echtes Problem darstellen. Hier ist, womit Sie es zu tun haben:

• Es hängt von Ihrem Plan ab: Die einfachsten Exportoptionen sind in der Regel nur in den höherstufigen Plänen wie Support Professional und Enterprise verfügbar. Wenn Sie einen günstigeren Plan haben, haben Sie möglicherweise gar keinen Zugriff.

• Sie bekommen nicht alles: Das ist der große Haken. Der einfache CSV-Export lässt den wertvollsten Kontext weg: die tatsächlichen Konversationen in den Ticket-Kommentaren und alle Anhänge. Wenn Sie diese reichhaltigen Daten analysieren oder zum Trainieren einer KI verwenden möchten, machen diese fehlenden Informationen den Export so gut wie nutzlos.

• Es ist langsam: Holen Sie sich einen Kaffee... oder drei. Wenn Sie ein großes Konto mit Millionen von Tickets haben, könnten Sie lange warten. Leute berichten, dass es Stunden, manchmal sogar Tage dauern kann, bis die Exportdatei bereit ist. Das kann Ihren Arbeitsablauf ernsthaft stören.

• Es gibt strenge Größenbeschränkungen: Die Limits für die Ticketanzahl und die Dateigröße sind nicht flexibel. Wenn Sie ein großes, etabliertes Support-Team sind, ist es sehr einfach, das Limit von 200.000 Tickets für XML oder das 1-MB-pro-Ticket-Limit für JSON und CSV zu erreichen.

Methode 2: Die Zendesk-API für den Datenexport nutzen

Wenn sich die nativen Tools anfühlen, als würde man versuchen, einen quadratischen Klotz in ein rundes Loch zu stecken, ist die Zendesk-API Ihr maßgeschneidertes Werkzeugset. Es ist die leistungsstärkste und flexibelste Methode, aber seien Sie gewarnt: Dies ist der Weg, bei dem Sie die Ärmel hochkrempeln und einen Entwickler hinzuziehen müssen.

Warum die API für einen Zendesk-Datenexport verwenden?

Die Verwendung der API ist wirklich der einzige Weg, um einen vollständigen, angepassten Datensatz ohne Kompromisse zu erhalten.

• Vollständige Kontrolle: Die API ermöglicht es Ihnen, genau das abzurufen, was Sie benötigen. Sie können nach Datumsbereich, Agentengruppe, Tags oder beliebigen benutzerdefinierten Feldern filtern, die Sie erstellt haben.

• Alle Daten: Dies ist der einzige Weg, um zuverlässig alles zu bekommen. Mit dem richtigen Code können Sie jedes Ticket, jeden Kommentar, jeden Anhang und alle Benutzerdaten abrufen und dann alles selbst zusammensetzen.

Herausforderungen bei der Nutzung der API für den Datenexport

Dieses Maß an Kontrolle bringt einige große Herausforderungen mit sich, die Teams oft unterschätzen.

• Sie benötigen einen Entwickler: Dies ist keine Aufgabe für Ihren Support-Manager. Sie benötigen einen Entwickler oder Dateningenieur, der sich mit Code (wahrscheinlich Python) auskennt und ein Skript erstellen und warten kann.

• Es kostet Zeit und Geld: Ein Skript für einen massiven Export zu erstellen, ist keine kleine Aufgabe. Es bedeutet, Code zu schreiben, Logik zur Fehlerbehandlung hinzuzufügen und herauszufinden, wo Sie all diese Daten speichern werden. Das ist kein Wochenendprojekt; es kann leicht Wochen oder sogar Monate der Zeit eines Entwicklers in Anspruch nehmen, was schnell teuer wird.

• Lästige API-Ratenlimits: Dies ist ein riesiger Engpass.

  

  Wie sich Leute auf Reddit beschweren, kann der Export von Millionen von Tickets Tage oder sogar Wochen ununterbrochener API-Aufrufe dauern.

  Reddit
  Zendesk begrenzt, wie viele Anfragen Sie pro Minute stellen können. Wenn Sie dieses Limit erreichen, werden Sie vorübergehend blockiert, daher muss Ihr Skript intelligent genug sein, um zu pausieren und dort weiterzumachen, wo es aufgehört hat.

• Die Daten sind unübersichtlich: Die API liefert Ihnen nicht einfach eine große, saubere Datei. Sie liefert Daten in „Seiten“, daher muss Ihr Skript nach einem Datenblock fragen, ihn verarbeiten und dann nach dem nächsten Block fragen, immer und immer wieder. Sie müssen auch separate Anfragen für Tickets, Kommentare und Benutzer stellen und dann herausfinden, wie Sie alles korrekt zusammenfügen. Es ist ein kompliziertes Puzzle.

Methode 3: Tools von Drittanbietern für den Datenexport nutzen

Da die ersten beiden Optionen so klare Kompromisse aufweisen, ist eine ganze Branche von Drittanbieter-Tools entstanden, um die Lücke zu füllen. Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, genau die Probleme zu lösen, über die wir gesprochen haben, und bieten eine gute Balance zwischen Leistung und Benutzerfreundlichkeit. Sie fallen normalerweise in einige Kategorien:

• ETL/Datenpipeline-Tools: Diese sind dafür gebaut, Daten von einem System wie Zendesk in ein Data Warehouse zu verschieben.

• Migrationsdienste: Dies sind Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Ihnen beim Umzug von Zendesk zu einem anderen Helpdesk zu helfen.

• Direkte Integrationsplattformen: Diese Tools verbinden sich direkt mit Ihrer Datenquelle, um neue Funktionen hinzuzufügen, wie z. B. KI-Integration für den Zendesk-Kundenservice, ohne dass Sie die Daten jemals verschieben müssen.

Ein anderer Ansatz: Nutzen Sie Ihre Daten, ohne sie zu exportieren

Das bringt uns zurück zu dieser ersten Frage: Warum exportieren Sie Ihre Daten? Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihre alten Tickets zur Automatisierung des Supports zu verwenden, ist ein vollständiger Export oft ein schmerzhafter und unnötiger Schritt.

Plattformen wie eesel AI verbinden sich direkt mit Ihrem Helpdesk, was bedeutet, dass Sie den manuellen Zendesk-Datenexport komplett überspringen können. Anstatt alles herauszuziehen, verbindet sich eesel AI sicher mit Ihrer Zendesk-Instanz und nutzt die Daten direkt dort, wo sie sich befinden.

So vermeidet dieser Ansatz all die üblichen Kopfschmerzen:

• Verbinden mit einem Klick: Sie können eesel AI in wenigen Minuten mit Ihrem Zendesk-Konto verknüpfen. Es gibt kein kompliziertes API-Projekt oder das Warten darauf, dass ein Entwickler etwas von Grund auf neu baut.

• Ihre KI beginnt sofort zu lernen: Anstelle eines langen Export-und-Upload-Zyklus kann der Agent von eesel AI Ihre vergangenen Tickets direkt in Zendesk analysieren. Er lernt Ihre Markenstimme, häufige Kundenprobleme und wie eine gute Lösung aussieht, und das alles vom ersten Tag an.

• In Minuten live gehen, nicht in Monaten: Ein benutzerdefiniertes API-Exportprojekt kann sich über Monate hinziehen. Mit einer direkten Integration können Sie noch am selben Tag einen funktionierenden KI-Agenten oder ein KI-Agenten-Assistenz-Tool haben, das Ihrem Team hilft.

• Testen ohne Risiko: Besorgt darüber, eine KI mit Ihren Kunden sprechen zu lassen? Sie können den Simulationsmodus von eesel AI verwenden, um sie zuerst an Tausenden Ihrer vergangenen Tickets zu testen. Sie können genau sehen, wie sie geantwortet hätte, und eine klare Prognose ihrer Lösungsrate erhalten, was Ihnen absolute Sicherheit gibt, bevor Sie sie einschalten.

Kosten verstehen: Zendesk-Preise und Datenexporte

Der Zugang zu den einfachsten Exportfunktionen von Zendesk ist direkt daran gekoppelt, wie viel Sie an sie zahlen. Wenn Sie einen günstigeren Plan haben, werden Sie feststellen, dass die Exportoption einfach nicht vorhanden ist.

Hier ist die Aufschlüsselung über die wichtigsten Zendesk Support-Preise erklärt für 2025:

Wenn Sie also den Suite Team-Plan haben, ist Ihre einzige integrierte Option der teure und komplizierte API-Weg. Dies macht ein Drittanbieter-Tool oft zu einer viel vernünftigeren und erschwinglicheren Wahl.

Überdenken Sie Ihren Plan für den Zendesk-Datenexport

Was ist also die Quintessenz hier? Wenn es darum geht, Ihre Daten aus Zendesk zu bekommen, haben Sie einige Wege, und jeder hat seine eigenen Vor- und Nachteile.

• Die nativen Exporte von Zendesk sind praktisch, wenn Sie den richtigen Plan haben, aber sie werden oft durch unvollständige Daten und langsame Geschwindigkeiten ausgebremst.

• Die Zendesk-API gibt Ihnen die volle Kontrolle, erfordert aber eine ernsthafte Investition in Entwicklerzeit und Geld.

• Tools von Drittanbietern bieten einen guten Mittelweg, aber Sie müssen eines auswählen, das Ihnen tatsächlich hilft, Ihr Endziel zu erreichen.

Für Teams, die ihre Daten für KI und Automatisierung nutzen möchten, beginnt das alte „Exportieren-dann-Trainieren“-Modell veraltet auszusehen. Plattformen wie eesel AI, die eine direkte, sichere Integration bieten, geben Ihnen eine schnellere, günstigere und leistungsfähigere Möglichkeit, Ihren Support zu automatisieren.

Warum wochenlang mit einem komplexen Datenexport ringen, wenn Sie das volle Potenzial Ihrer Zendesk-Daten nutzen können, ohne den massiven Kopfschmerz eines Exportprojekts?