Una guía práctica para la exportación de datos de Zendesk en 2025

¿Intentando sacar tus datos de Zendesk? Esta guía cubre lo bueno, lo malo y lo feo de las herramientas nativas, las API y las soluciones automatizadas. También te mostraremos cómo usar tus datos sin el dolor de cabeza de la exportación.

Tu guía práctica para la exportación de datos de Zendesk en 2025

Necesitas sacar tus datos de Zendesk. Es una tarea bastante común. Quizás te estás cambiando a una nueva plataforma, finalmente configurando una copia de seguridad adecuada, o quieres realizar un análisis profundo de tu historial de soporte. Sea cual sea tu razón, probablemente ya te habrás dado cuenta de que rara vez es un trabajo simple de un solo clic.

Si te sientes un poco atascado, no estás solo. Muchos equipos, especialmente aquellos con años de historial de tickets, encuentran todo el proceso complicado, lento y sorprendentemente limitado.

Esta guía está aquí para guiarte a través de las principales formas en que puedes exportar tus datos. Analizaremos los pros, los contras y los dolores de cabeza ocultos que vienen con cada método para que puedas tomar la decisión correcta.

Pero antes de entrar en materia, hagamos una pausa. ¿Por qué estás exportando tus datos en primer lugar? Si el objetivo es entrenar una IA, por ejemplo, podría haber una forma mucho más fácil. También exploraremos una alternativa moderna que te permite usar tus datos históricos para una potente IA para la Automatización del Soporte al Cliente, saltándote el masivo proyecto de exportación que probablemente temías.

¿Qué es una exportación de datos de Zendesk?

Una exportación de datos de Zendesk es simplemente el proceso de sacar toda tu información de soporte, tickets, perfiles de usuario, información de la empresa y cada conversación con el cliente, fuera de la plataforma Zendesk.

Generalmente obtendrás estos datos en uno de tres formatos:

• CSV: Significa Valores Separados por Comas. Este es el formato que usarías para hojas de cálculo como Excel o Google Sheets. Es simple, pero como verás, a menudo deja atrás cosas importantes.

• JSON: Este es un formato estructurado que es perfecto para desarrolladores o para alimentar datos en otras aplicaciones. Es más completo que el CSV.

• XML: Otro formato estructurado, algo así como JSON, aunque no es tan común para las nuevas herramientas en estos días.

Las empresas hacen esto por todo tipo de razones, pero una muy importante es obtener un historial completo de las conversaciones con los clientes. Esos datos son increíblemente valiosos, te dicen con qué luchan tus clientes, cómo se están desempeñando tus agentes y, lo más importante, es el material de entrenamiento perfecto para sistemas de IA que pueden ayudar a automatizar el soporte futuro.

Método 1: Usando las herramientas nativas de Zendesk

El lugar más obvio para comenzar es con las herramientas integradas directamente en el Centro de Administración de Zendesk. Suena bastante simple, pero muchas personas se encuentran con un obstáculo de inmediato.

En primer lugar, la función de exportación ni siquiera está activada por defecto. El propietario de la cuenta tiene que contactar al Soporte al Cliente de Zendesk y pedirles que la habiliten. Para muchos, esta es la primera sorpresa en lo que esperaban que fuera una tarea rápida. Es una medida de seguridad, lo cual es justo, pero sigue siendo un obstáculo.

Formatos de exportación: CSV, JSON y XML

Una vez que tienes acceso, Zendesk te da algunas opciones. La mejor para ti depende de cuántos datos tengas y qué planeas hacer con ellos.

Aquí tienes un resumen rápido:

Limitaciones de las exportaciones de datos nativas de Zendesk

Aunque usar las herramientas integradas es conveniente, las limitaciones pueden ser un verdadero problema. Esto es a lo que te enfrentas:

• Depende de tu plan: Las opciones de exportación más fáciles suelen estar disponibles solo en los planes de nivel superior como Support Professional y Enterprise. Si estás en un plan más económico, es posible que no tengas acceso en absoluto.

• No obtienes todo: Este es el gran problema. La simple exportación a CSV deja fuera el contexto más valioso: las conversaciones reales que ocurren en los comentarios de los tickets y cualquier archivo adjunto. Si quieres analizar esos datos valiosos o usarlos para entrenar una IA, esta información faltante hace que la exportación sea prácticamente inútil.

• Es lento: Tómate un café... o tres. Si tienes una cuenta grande con millones de tickets, podrías estar esperando mucho tiempo. La gente informa que puede llevar horas, a veces incluso días, obtener el archivo de exportación. Eso puede interrumpir seriamente tu flujo de trabajo.

• Hay límites de tamaño estrictos: Los límites de recuento de tickets y tamaño de archivo no son flexibles. Si eres un equipo de soporte grande y establecido, es muy fácil alcanzar el límite de 200,000 tickets para XML o el límite de 1 MB por ticket para JSON y CSV.

Método 2: Usando la API de Zendesk para la exportación de datos

Si las herramientas nativas se sienten como intentar meter una clavija cuadrada en un agujero redondo, la API de Zendesk es tu kit de herramientas personalizado. Es el método más potente y flexible, pero ten cuidado: esta es la ruta de "arremangarse y llamar a un desarrollador".

¿Por qué usar la API para una exportación de datos de Zendesk?

Usar la API es realmente la única forma de obtener un conjunto de datos completo y personalizado sin compromisos.

• Control total: La API te permite extraer exactamente lo que necesitas. Puedes filtrar por rango de fechas, grupo de agentes, etiquetas o cualquier campo personalizado que hayas creado.

• Todos los datos: Esta es la única forma de obtener todo de manera fiable. Con el código correcto, puedes extraer cada ticket, cada comentario, cada archivo adjunto y todos los datos del usuario, y luego unirlo todo tú mismo.

Desafíos de usar la API para la exportación de datos

Ese nivel de control viene con algunos grandes desafíos que los equipos a menudo subestiman.

• Necesitas un desarrollador: Esta no es una tarea para tu gerente de soporte. Necesitarás un desarrollador o ingeniero de datos que sepa de código (probablemente Python) y pueda construir y mantener un script.

• Cuesta tiempo y dinero: Construir un script para manejar una exportación masiva no es un trabajo pequeño. Significa escribir código, agregar lógica para manejar errores y averiguar dónde vas a almacenar todos esos datos. Esto no es un proyecto de fin de semana; puede llevar fácilmente semanas o incluso meses del tiempo de un desarrollador, lo que se vuelve caro rápidamente.

• Molestos límites de peticiones de la API: Este es un gran cuello de botella.

  

  Como encontrarás a gente quejándose en Reddit, exportar millones de tickets puede llevar días o incluso semanas de llamadas a la API sin parar.

  Reddit
  Zendesk limita cuántas solicitudes puedes hacer por minuto. Si alcanzas ese límite, te bloquean temporalmente, por lo que tu script necesita ser lo suficientemente inteligente como para pausar y continuar donde lo dejó.

• Los datos son desordenados: La API no te da un solo archivo grande y limpio. Entrega datos en "páginas", por lo que tu script tiene que pedir un trozo de datos, procesarlo y luego pedir el siguiente trozo, una y otra vez. También tienes que hacer solicitudes separadas para tickets, comentarios y usuarios, y luego averiguar cómo unirlo todo correctamente. Es un rompecabezas complicado.

Método 3: Usando herramientas de terceros para la exportación de datos

Debido a que las dos primeras opciones tienen ventajas y desventajas tan claras, ha surgido toda una industria de herramientas de terceros para llenar el vacío. Estas plataformas están diseñadas para resolver los problemas exactos de los que hemos estado hablando, ofreciendo un buen equilibrio entre potencia y facilidad de uso. Generalmente se dividen en algunas categorías:

• Herramientas ETL/de canalización de datos: Están diseñadas para mover datos de un sistema como Zendesk a un almacén de datos.

• Servicios de migración: Son empresas que se especializan en ayudarte a pasar de Zendesk a otro servicio de atención al cliente.

• Plataformas de integración directa: Estas herramientas se conectan directamente a tu fuente de datos para agregar nuevas funciones, como la integración de IA para el servicio al cliente de Zendesk, sin que nunca tengas que mover los datos.

Un enfoque diferente: Usa tus datos sin exportarlos

Esto nos devuelve a esa primera pregunta: ¿por qué estás exportando tus datos? Si tu objetivo es usar tus tickets antiguos para potenciar la automatización del soporte, una exportación completa suele ser un paso doloroso e innecesario.

Plataformas como eesel AI se conectan directamente con tu servicio de atención al cliente, lo que significa que puedes omitir por completo la exportación manual de datos de Zendesk. En lugar de sacar todo, eesel AI se conecta de forma segura a tu instancia de Zendesk y utiliza los datos justo donde residen.

Así es como este enfoque evita todos los dolores de cabeza comunes:

• Conéctate con un solo clic: Puedes vincular eesel AI a tu cuenta de Zendesk en pocos minutos. No hay un proyecto de API complicado ni esperas a que un desarrollador construya algo desde cero.

• Tu IA comienza a aprender al instante: En lugar de un largo ciclo de exportación y carga, el agente de eesel AI puede analizar tus tickets pasados directamente dentro de Zendesk. Aprende el tono de tu marca, los problemas comunes de los clientes y cómo es una buena resolución, todo desde el primer día.

• Ponte en marcha en minutos, no en meses: Un proyecto de exportación de API personalizado puede prolongarse durante meses. Con una integración directa, puedes tener un agente de IA funcionando o una herramienta de asistencia para agentes con IA ayudando a tu equipo el mismo día.

• Prueba sin riesgos: ¿Te preocupa dejar que una IA hable con tus clientes? Puedes usar el modo de simulación de eesel AI para probarlo primero en miles de tus tickets pasados. Puedes ver exactamente cómo habría respondido y obtener un pronóstico claro de su tasa de resolución, dándote total tranquilidad antes de activarlo.

Entendiendo los costos: Precios de Zendesk y exportaciones de datos

El acceso a las funciones de exportación más simples de Zendesk está directamente ligado a cuánto les pagas. Si estás en un plan de nivel inferior, descubrirás que la opción de exportar simplemente no está allí.

Así es como se desglosa en los principales precios de Zendesk Support explicados en 2025:

Así que si estás en el plan Suite Team, tu única opción integrada es la ruta de la API, que es costosa y complicada. Esto a menudo hace que una herramienta de terceros sea una opción mucho más sensata y asequible.

Reconsiderando tu plan de exportación de datos de Zendesk

Entonces, ¿cuál es la conclusión aquí? Cuando se trata de sacar tus datos de Zendesk, tienes algunos caminos, y cada uno viene con su propio conjunto de pros y contras.

• Las exportaciones nativas de Zendesk son útiles si estás en el plan correcto, pero a menudo se ven limitadas por datos incompletos y velocidades lentas.

• La API de Zendesk te da control total pero exige una inversión seria en tiempo y dinero de desarrolladores.

• Las herramientas de terceros ofrecen un buen punto intermedio, pero necesitas elegir una que realmente te ayude a alcanzar tu objetivo final.

Para los equipos que buscan usar sus datos para IA y automatización, el viejo modelo de "exportar y luego entrenar" está empezando a parecer obsoleto. Plataformas como eesel AI que ofrecen una integración directa y segura te dan una forma más rápida, barata y potente de automatizar tu soporte.

¿Por qué pasar semanas lidiando con una compleja exportación de datos cuando puedes aprovechar todo el potencial de tus datos de Zendesk, sin el enorme dolor de cabeza de un proyecto de exportación?