Seu guia completo para relatórios de vendas do HubSpot

Você conhece a sensação. Está a olhar para uma dúzia de painéis do HubSpot e, embora os números estejam todos lá, falta algo. Os relatórios de vendas do HubSpot oferecem ferramentas bastante poderosas para ver o seu pipeline, prever receitas futuras e verificar a atividade da sua equipa. Mas os números num ecrã raramente contam a história toda.

O verdadeiro desafio para a maioria das equipas é ligar os pontos. O seu relatório pode dizer-lhe o que aconteceu (um grande negócio foi perdido), mas não lhe consegue dizer porquê (o potencial cliente mencionou uma funcionalidade essencial em falta num ticket de suporte no mês passado).

Este guia irá orientá-lo através das ferramentas de relatórios que o HubSpot tem para oferecer, desde os painéis que pode usar em cinco minutos até aos detalhes dos relatórios personalizados. Abordaremos as métricas que realmente importam e veremos como aprofundar para encontrar insights que o ajudem a tomar melhores decisões.

O que são os relatórios de vendas do HubSpot?

Então, o que são exatamente os relatórios de vendas do HubSpot? Pense neles como o painel de controlo do seu motor de vendas, integrado diretamente no CRM do HubSpot. Ele recolhe todos os dados dos seus contactos, negócios e atividades registadas e transforma-os em relatórios e painéis que pode realmente usar.

Uma visão geral do painel do HubSpot Sales Hub, uma ferramenta essencial para relatórios de vendas.

De modo geral, tem duas formas de abordar os relatórios no HubSpot:

1. A Ferramenta de Análise de Vendas (The Sales Analytics Tool): É aqui que encontra a biblioteca de relatórios pré-construídos do HubSpot. São perfeitos para obter uma visão rápida de coisas como a sua previsão de negócios, atividades de vendas e a saúde do pipeline, sem precisar de um curso em ciência de dados. Eles respondem às perguntas mais comuns logo à partida.

2. O Construtor de Relatórios Personalizados (The Custom Report Builder): Quando tem uma pergunta um pouco mais específica para o seu negócio, é aqui que vai para construir um relatório do zero. Pode extrair diferentes fontes de dados (como informações de negócios e dados de campanhas de marketing), ser muito específico com filtros e escolher os gráficos que fazem mais sentido.

A questão é que até os melhores relatórios personalizados levam tempo a construir, e estão todos limitados aos dados que já existem dentro do HubSpot. Isso pode deixar alguns pontos cegos importantes se a sua equipa estiver a discutir detalhes importantes em locais como o Confluence, Slack ou Google Docs.

Relatórios de vendas padrão vs. personalizados no HubSpot

O HubSpot oferece uma mistura de relatórios prontos a usar e a opção de criar os seus próprios. Descobrir quando usar cada um é a chave para obter o que precisa sem arrancar os cabelos.

A simplicidade dos relatórios padrão

A ferramenta de Análise de Vendas (que obtém com o Sales Hub Professional e superior) é a sua escolha para vitórias rápidas. Está repleta de relatórios que pode usar imediatamente para verificações diárias e semanais.

Aqui estão alguns dos essenciais que pode começar a usar hoje:

• Previsão de Negócios: Isto dá-lhe uma estimativa baseada em dados das receitas futuras, analisando os negócios no seu pipeline e a probabilidade de serem fechados.

• Desempenho de Vendas: Uma ótima maneira de ver como todos na equipa estão a sair-se, acompanhando negócios fechados, receitas e taxas de sucesso.

• Acompanhamento de Atividades: Mantém um olho nas pequenas coisas que levam a grandes resultados, como chamadas, e-mails e reuniões.

• Cascata do Pipeline de Negócios: Este mostra como o seu pipeline mudou ao longo do tempo. É uma excelente visualização para ver novos negócios a entrar, negócios que ganhou ou perdeu, e quaisquer alterações no valor dos negócios.

Estes relatórios são perfeitos para uma verificação rápida de como as coisas estão a correr. Mas como são construídos para todos, podem não focar nos números ou objetivos específicos que são mais importantes para a sua equipa.

Quando usar o construtor de relatórios personalizados

Quando precisa de responder a uma pergunta de negócio muito específica, é hora de arregaçar as mangas com o construtor de relatórios personalizados. Permite-lhe aprofundar muito mais, combinando diferentes fontes de dados para criar uma visão única para si.

Por exemplo, poderia construir um relatório personalizado para descobrir:

• A taxa de sucesso para negócios que vieram daquela grande campanha de marketing que realizou no último trimestre.

• O tempo médio que um lead de uma feira de negócios leva para se tornar um cliente pagador.

• Como os seus objetos de negócio personalizados, como subscrições ou projetos, estão a ser acompanhados ao longo do tempo.

O senão? O construtor de relatórios personalizados não é exatamente um passeio no parque. Precisa de ter um bom conhecimento de como os seus dados estão estruturados, e acertar nos filtros e configurações pode ser complicado. É fácil perder muito tempo a construir um único relatório, e é aí que muitas equipas simplesmente desistem.

Os relatórios essenciais que todas as equipas precisam

Ok, não importa o que vende, existem alguns relatórios centrais nos quais provavelmente se encontrará a trabalhar constantemente. Vamos analisar os indispensáveis e como pensar sobre eles.

1. Relatórios de pipeline e funil de negócios

Este é o seu mapa do mundo das vendas. Um relatório de pipeline de negócios mostra exatamente onde cada negócio ativo está no seu processo de vendas. O relatório de funil vai um passo além, mostrando quantos negócios passam de uma fase para a outra.

Uma visualização do pipeline de vendas do HubSpot, uma parte essencial dos relatórios de vendas.

• O que lhe diz: Pode identificar rapidamente estrangulamentos, ver se o seu pipeline está saudável e entender as suas taxas de conversão entre as fases.

• Onde fica aquém: Mostra-lhe o que está a acontecer, mas não lhe consegue dizer porquê. Se os negócios estão a acumular-se na fase de "Demonstração", o relatório não sabe se é por causa de objeções de preço, falta de funcionalidades ou apenas má qualificação. Esse contexto está geralmente enterrado em notas de chamadas, e-mails ou tickets de suporte.

2. Relatórios de previsão

As previsões ajudam-no a olhar para o futuro para prever receitas e definir metas que são realmente alcançáveis. O HubSpot tem alguns relatórios para isso, incluindo um que agrupa os negócios pela probabilidade de serem fechados (como Compromisso, Melhor Cenário e Pipeline).

• O que lhe diz: Dá-lhe uma ideia realista de quanta receita pode esperar obter e mostra se está no caminho certo para atingir as suas metas.

• Onde fica aquém: Uma previsão é tão boa quanto os dados que os seus representantes inserem. Também se baseia inteiramente em dados históricos de dentro do HubSpot, o que significa que não pode levar em conta fatores externos ou informações úteis de outros departamentos que possam afetar um negócio.

3. Relatórios de atividade e produtividade de vendas

Estes relatórios são sobre os inputs: quantas chamadas foram feitas, e-mails enviados e reuniões agendadas. São super úteis para gerir a equipa e garantir que todos estão a esforçar-se.

• O que lhe diz: Pode ver quais representantes são os mais ativos, ter uma ideia do esforço necessário para fechar um negócio e verificar se a equipa está a seguir o seu processo de vendas.

• Onde fica aquém: Isto é tudo sobre quantidade, não qualidade. Cem chamadas não significam muito se não forem eficazes. Sem uma funcionalidade como a Inteligência de Conversação (apenas no plano Enterprise) ou informações de fora do HubSpot, não pode facilmente ligar toda essa atividade a vitórias reais.

É aqui que os números do seu relatório se encontram com o mundo real. Uma ferramenta como a eesel AI pode preencher as lacunas, analisando o que está a ser dito nos tickets de suporte e nos documentos internos. Ela revela as perguntas ou problemas recorrentes que os clientes estão a ter. Isso dá-lhe o "porquê" por trás dos seus números do HubSpot. Por exemplo, se o seu relatório de "Motivo de Perda do Negócio" mostra um pico devido a "funcionalidades em falta", a eesel pode dizer-lhe exatamente que funcionalidades as pessoas estão a pedir em todo o seu conhecimento da empresa, transformando um relatório vago em feedback acionável.

4. O relatório de motivo de perda do negócio

Aprender com as suas perdas é tão importante quanto celebrar as suas vitórias. Este relatório agrupa os seus negócios perdidos com base no motivo que os seus representantes selecionam quando o fecham.

• O que lhe diz: Destaca os motivos mais comuns pelos quais perde negócios, seja o preço, um concorrente ou um mau ajuste do produto.

• Onde fica aquém: Os motivos são muitas vezes demasiado simples. Um representante pode escolher "Concorrente", mas o relatório não capturará o feedback subtil sobre por que o produto do concorrente era uma melhor opção para aquele cliente específico.

Preços do Sales Hub por funcionalidades

Ok, vamos falar de dinheiro. O que pode realmente fazer com os relatórios de vendas do HubSpot depende muito do plano pelo qual está a pagar. As ferramentas gratuitas dão-lhe um gostinho, mas o verdadeiro poder dos relatórios está nos níveis pagos.

Aqui está uma rápida visão do que obtém em cada nível:

• Sales Hub Starter (A partir de 15€/utilizador/mês): Obtém alguns painéis básicos e pré-construídos. É suficiente para ter uma visão geral, mas não pode fazer análises aprofundadas.

• Sales Hub Professional (A partir de 90€/utilizador/mês): É aqui que as coisas ficam sérias. Desbloqueia a biblioteca completa de relatórios de vendas e, mais importante, o construtor de relatórios personalizados. Se leva a sério os dados de vendas, este é o plano mínimo de que precisará.

• Sales Hub Enterprise (A partir de 150€/utilizador/mês): Este plano desbloqueia tudo, incluindo funcionalidades avançadas como a Inteligência de Conversação para analisar chamadas, objetos personalizados para se adequar ao seu modelo de negócio único e um limite de relatórios muito mais alto.

Vale a pena salientar que algumas das funcionalidades mais interessantes para obter mais contexto, como a Inteligência de Conversação, estão bloqueadas no plano mais caro.

Conecte os seus dados para ter a imagem completa dos relatórios de vendas do HubSpot

Então, qual é a principal conclusão? Os relatórios de vendas do HubSpot são fantásticos para lhe mostrar o que está a acontecer no seu mundo de vendas. Usando os relatórios padrão e personalizados, pode acompanhar de perto o seu pipeline, prever receitas e gerir a sua equipa. Estas ferramentas dão-lhe os números concretos.

Mas a verdadeira magia acontece quando finalmente consegue responder por que tudo está a acontecer. O HubSpot é ótimo, mas não consegue ver as conversas transformadoras que acontecem no seu help desk, as ideias de produtos que são lançadas no Slack, ou as notas sobre concorrentes guardadas nos Google Docs. É aí que vive a história por trás dos números.

Para tomar decisões que realmente fazem a diferença, tem de conectar esses dois mundos. Quando junta todo o conhecimento da sua empresa, pode finalmente dar aos seus relatórios do HubSpot o contexto que lhes falta. Em vez de apenas ver que um negócio foi perdido para um concorrente, pode entender a razão exata e descobrir o que fazer a esse respeito.

Pronto para encontrar o "porquê" por trás dos seus dados de vendas? A eesel AI funciona com o HubSpot e todas as suas outras aplicações para criar uma única fonte de verdade que torna os seus relatórios mais inteligentes e acionáveis. Pode começar a usá-la em minutos e ver por si mesmo como conectar o seu conhecimento pode mudar o seu jogo de vendas.