Tu guía completa para los informes de ventas de HubSpot

Conoces esa sensación. Estás mirando una docena de paneles de HubSpot y, aunque todos los números están ahí, falta algo. Los informes de ventas de HubSpot te ofrecen herramientas muy potentes para ver tu pipeline, estimar ingresos futuros y supervisar la actividad de tu equipo. Pero los números en una pantalla rara vez cuentan toda la historia.

El verdadero desafío para la mayoría de los equipos es conectar los puntos. Tu informe puede decirte qué pasó (se perdió un gran negocio), pero no puede decirte por qué (el cliente potencial mencionó una característica clave que faltaba en un ticket de soporte el mes pasado).

Esta guía te mostrará las herramientas de informes que HubSpot ofrece, desde los paneles que puedes usar en cinco minutos hasta los detalles más específicos de los informes personalizados. Cubriremos las métricas que realmente importan y veremos cómo profundizar para encontrar información que te ayude a tomar mejores decisiones.

¿Qué son los informes de ventas de HubSpot?

Entonces, ¿qué son exactamente los informes de ventas de HubSpot? Piénsalo como el panel de control de tu motor de ventas, integrado directamente en el CRM de HubSpot. Recopila todos los datos de tus contactos, negocios y actividades registradas y los convierte en informes y paneles que realmente puedes usar.

Una vista general del panel de Sales Hub de HubSpot, una herramienta clave para los informes de ventas.

Generalmente, tienes dos formas de abordar los informes en HubSpot:

1. La herramienta de análisis de ventas: Aquí es donde encuentras la biblioteca de informes predefinidos de HubSpot. Son perfectos para obtener una visión rápida de aspectos como la previsión de negocios, las actividades de ventas y la salud del pipeline sin necesidad de tener un título en ciencia de datos. Responden a las preguntas más comunes de forma inmediata.

2. El creador de informes personalizados: Cuando tienes una pregunta un poco más específica para tu negocio, aquí es donde vas para crear un informe desde cero. Puedes incorporar diferentes fuentes de datos (como información de negocios y datos de campañas de marketing), ser muy específico con los filtros y elegir los gráficos y tablas que tengan más sentido.

La cuestión es que incluso los mejores informes personalizados llevan tiempo, y todos se limitan a los datos que ya están en HubSpot. Esto puede dejar algunos puntos ciegos importantes si tu equipo está discutiendo detalles importantes en lugares como Confluence, Slack o Google Docs.

Informes de ventas estándar vs. personalizados en HubSpot

HubSpot te ofrece una mezcla de informes listos para usar y la opción de crear los tuyos. Saber cuándo usar cada uno es la clave para obtener lo que necesitas sin volverte loco.

La simplicidad de los informes estándar

La herramienta de análisis de ventas (que obtienes con Sales Hub Professional y superiores) es tu opción para obtener resultados rápidos. Está llena de informes que puedes usar de inmediato para las revisiones diarias y semanales.

A continuación, algunos de los esenciales que puedes empezar a usar hoy:

• Previsión de negocios: Te da una estimación respaldada por datos de los ingresos futuros, analizando los negocios en tu pipeline y su probabilidad de cierre.

• Rendimiento de ventas: Una excelente manera de ver cómo le está yendo a cada miembro del equipo mediante el seguimiento de negocios cerrados, ingresos y tasas de ganancia.

• Seguimiento de actividad: Vigila las pequeñas cosas que conducen a grandes resultados, como llamadas, correos electrónicos y reuniones.

• Cascada del pipeline de negocios: Este informe muestra cómo ha cambiado tu pipeline con el tiempo. Es una excelente visualización para ver los nuevos negocios que entran, los que has ganado o perdido y cualquier cambio en el valor de los negocios.

Estos informes son perfectos para tomarle el pulso rápidamente a cómo van las cosas. Pero como están diseñados para todos, puede que no se centren en las cifras u objetivos específicos que son más importantes para tu equipo.

Cuándo usar el creador de informes personalizados

Cuando necesitas responder a una pregunta de negocio muy específica, es hora de arremangarse con el creador de informes personalizados. Te permite profundizar mucho más al combinar diferentes fuentes de datos para crear una vista única para ti.

Por ejemplo, podrías crear un informe personalizado para averiguar:

• La tasa de ganancia de los negocios que provinieron de esa gran campaña de marketing que realizaste el trimestre pasado.

• El tiempo promedio que tarda un cliente potencial de una feria comercial en convertirse en un cliente de pago.

• Cómo están evolucionando tus objetos de negocio personalizados, como suscripciones o proyectos, a lo largo del tiempo.

¿La pega? El creador de informes personalizados no es precisamente un paseo por el parque. Necesitas un buen conocimiento de cómo están estructurados tus datos, y configurar los filtros y ajustes correctamente puede ser complicado. Es fácil perder mucho tiempo creando un solo informe, y es ahí donde muchos equipos simplemente se rinden.

Los informes esenciales que todo equipo necesita

Bien, no importa lo que vendas, hay algunos informes básicos en los que probablemente pasarás mucho tiempo. Repasemos los imprescindibles y cómo pensar en ellos.

1. Informes de pipeline y embudo de negocios

Este es tu mapa del mundo de las ventas. Un informe de pipeline de negocios te muestra exactamente dónde se encuentra cada negocio activo en tu proceso de ventas. El informe de embudo va un paso más allá, mostrándote cuántos negocios pasan de una etapa a la siguiente.

Una vista del pipeline de ventas de HubSpot, una parte esencial de los informes de ventas.

• Qué te dice: Puedes detectar rápidamente cuellos de botella, ver si tu pipeline está saludable y comprender tus tasas de conversión entre etapas.

• En qué se queda corto: Te muestra qué está sucediendo, pero no puede decirte por qué. Si los negocios se acumulan en la etapa de "Demo", el informe no sabe si es por objeciones de precio, falta de características o simplemente una mala cualificación. Ese contexto suele estar enterrado en notas de llamadas, correos electrónicos o tickets de soporte.

2. Informes de previsión

La previsión te ayuda a mirar hacia el futuro para predecir ingresos y establecer objetivos que sean realmente alcanzables. HubSpot tiene algunos informes para esto, incluido uno que agrupa los negocios según su probabilidad de cierre (como Confirmado, Mejor caso y Pipeline).

• Qué te dice: Te da una idea realista de cuántos ingresos puedes esperar obtener y muestra si estás en camino de alcanzar tus objetivos.

• En qué se queda corto: Una previsión es tan buena como los datos que tus representantes introducen. También se basa completamente en datos históricos de HubSpot, lo que significa que no puede tener en cuenta factores externos o detalles útiles de otros departamentos que podrían afectar un negocio.

3. Informes de actividad y productividad de ventas

Estos informes se centran en los inputs: cuántas llamadas se hicieron, correos electrónicos se enviaron y reuniones se programaron. Son muy útiles para gestionar el equipo y asegurarse de que todos se están esforzando.

• Qué te dice: Puedes ver qué representantes son los más activos, tener una idea del esfuerzo necesario para cerrar un negocio y comprobar si el equipo se adhiere a tu proceso de ventas.

• En qué se queda corto: Se trata de cantidad, no de calidad. Cien llamadas no significan mucho si no son efectivas. Sin una función como Conversation Intelligence (solo en el plan Enterprise) o información externa a HubSpot, no puedes conectar fácilmente toda esa actividad con victorias reales.

Aquí es donde los números de tu informe se encuentran con el mundo real. Una herramienta como eesel AI puede llenar los vacíos analizando lo que se dice en los tickets de soporte y los documentos internos. Saca a la luz las preguntas o problemas recurrentes que tienen los clientes. Esto te da el "porqué" detrás de tus números de HubSpot. Por ejemplo, si tu informe de "Motivo de pérdida del negocio" muestra un aumento debido a "falta de características", eesel puede decirte exactamente qué características está pidiendo la gente en todo el conocimiento de tu empresa, convirtiendo un informe vago en feedback procesable.

4. El informe de motivo de pérdida del negocio

Aprender de tus pérdidas es tan importante como celebrar tus victorias. Este informe agrupa tus negocios perdidos según el motivo que tus representantes seleccionan al cerrarlos.

• Qué te dice: Destaca las razones más comunes por las que pierdes negocios, ya sea el precio, un competidor o un mal ajuste del producto.

• En qué se queda corto: Las razones suelen ser demasiado simples. Un representante puede elegir "Competidor", pero el informe no capturará el feedback sutil sobre por qué el producto del competidor era una mejor opción para ese cliente específico.

Precios de Sales Hub por funcionalidad

Vale, hablemos de dinero. Lo que realmente puedes hacer con los informes de ventas de HubSpot depende del plan que estés pagando. Las herramientas gratuitas te dan una idea, pero el verdadero músculo de los informes está en los niveles de pago.

Aquí tienes un vistazo rápido de lo que obtienes en cada nivel:

• Sales Hub Starter (Desde 15 $/usuario/mes): Obtienes algunos paneles básicos y predefinidos. Es suficiente para tener una vista de pájaro, pero no puedes hacer un análisis profundo.

• Sales Hub Professional (Desde 90 $/usuario/mes): Aquí es donde las cosas se ponen serias. Desbloqueas la biblioteca completa de informes de ventas y, lo que es más importante, el creador de informes personalizados. Si te tomas en serio los datos de ventas, este es el plan mínimo que necesitarás.

• Sales Hub Enterprise (Desde 150 $/usuario/mes): Este plan desbloquea todo, incluidas funciones avanzadas como Conversation Intelligence para analizar llamadas, objetos personalizados para adaptarse a tu modelo de negocio único y un límite de informes mucho más alto.

Vale la pena señalar que algunas de las características más interesantes para obtener más contexto, como Conversation Intelligence, están reservadas para el plan más caro.

Conecta tus datos para obtener una visión completa de los informes de ventas de HubSpot

Entonces, ¿cuál es la conclusión principal? Los informes de ventas de HubSpot son fantásticos para mostrarte qué está sucediendo en tu mundo de ventas. Usando los informes estándar y personalizados, puedes vigilar de cerca tu pipeline, predecir ingresos y gestionar a tu equipo. Estas herramientas te dan los números duros.

Pero la verdadera magia ocurre cuando finalmente puedes responder por qué está sucediendo todo. HubSpot es genial, pero no puede ver las conversaciones cruciales que ocurren en tu centro de ayuda, las ideas de productos que se lanzan en Slack o las notas de la competencia guardadas en Google Docs. Ahí es donde vive la historia detrás de los números.

Para tomar decisiones que realmente marquen la diferencia, tienes que conectar esos dos mundos. Cuando reúnes todo el conocimiento de tu empresa, finalmente puedes darle a tus informes de HubSpot el contexto que les falta. En lugar de solo ver que se perdió un negocio frente a un competidor, puedes entender la razón exacta y descubrir qué hacer al respecto.

¿Listo para encontrar el "porqué" detrás de tus datos de ventas? eesel AI funciona con HubSpot y todas tus otras aplicaciones para crear una única fuente de verdad que hace que tus informes sean más inteligentes y procesables. Puedes ponerlo en marcha en minutos y ver por ti mismo cómo conectar tu conocimiento puede cambiar tu juego de ventas.