Su guía completa para los informes de ventas de HubSpot

Usted conoce la sensación. Está mirando sus paneles de HubSpot y los números están ahí, proporcionando una excelente visión general de su progreso. Los informes de ventas de HubSpot le brindan herramientas seriamente potentes para ver su pipeline (canalización), pronosticar ingresos futuros y revisar la actividad de su equipo. Para aprovechar al máximo estas herramientas, es de gran ayuda conectar estas métricas con el contexto más amplio de su negocio.

La verdadera oportunidad para la mayoría de los equipos es conectar los puntos. Su informe puede decirle qué sucedió (se perdió un negocio), y luego usted puede profundizar para comprender los detalles (tal vez el cliente potencial mencionó una solicitud clave en un ticket de soporte el mes pasado).

Esta guía le llevará a través de las herramientas de informes que ofrece HubSpot, desde los paneles que puede usar en cinco minutos hasta el potente creador de informes personalizados. Cubriremos las métricas que realmente importan y veremos cómo encontrar información que le ayude a tomar mejores decisiones.

¿Qué son los informes de ventas de HubSpot?

Entonces, ¿qué son exactamente los informes de ventas de HubSpot? Piense en ellos como el panel de control para su motor de ventas, integrado directamente en el CRM de HubSpot. Captura todos los datos de sus contactos, negocios y actividades registradas y los convierte en informes y paneles (dashboards) que realmente puede utilizar.

Generalmente, tiene dos formas de abordar los informes en HubSpot:

1. La herramienta de analítica de ventas (Sales Analytics Tool): Aquí es donde encontrará la biblioteca de informes preconfigurados de HubSpot. Son perfectos para obtener una mirada rápida a cosas como su pronóstico de negocios, las actividades de ventas y la salud del pipeline. Responden a las preguntas más comunes de forma inmediata.

2. El creador de informes personalizados (Custom Report Builder): Cuando tenga una pregunta que sea un poco más específica para su negocio, aquí es donde debe ir para crear un informe desde cero. Puede extraer diferentes fuentes de datos (como información de negocios y datos de campañas de marketing), ser muy específico con los filtros y elegir los cuadros y gráficos que mejor se adapten a sus necesidades.

Incluso los informes personalizados más detallados están diseñados para centrarse en los datos que residen dentro de HubSpot. Para ver una imagen aún más amplia, puede complementar estos informes con información de otros lugares que utiliza su equipo, como Confluence, Slack o Google Docs.

Informes de ventas estándar frente a personalizados en HubSpot

HubSpot le ofrece una mezcla de informes listos para usar y la opción de crear los suyos propios. Saber cuándo usar cada uno es la clave para obtener exactamente lo que necesita.

La simplicidad de los informes estándar

La herramienta de analítica de ventas (disponible con Sales Hub Professional y superiores) es su opción ideal para obtener resultados rápidos. Está llena de informes que puede usar de inmediato para revisiones diarias y semanales.

Aquí tiene algunos de los elementos esenciales que puede empezar a usar hoy:

• Pronóstico de negocios (Deal Forecast): Le ofrece una estimación de los ingresos futuros respaldada por datos, analizando los negocios en su pipeline y su probabilidad de cierre.

• Rendimiento de ventas: Una excelente manera de ver cómo le va a cada miembro del equipo mediante el seguimiento de los negocios cerrados, los ingresos y las tasas de éxito (win rates).

• Seguimiento de actividad: Permite vigilar las actividades importantes que conducen a grandes resultados, como llamadas, correos electrónicos y reuniones.

• Cascada del pipeline de negocios (Deal Pipeline Waterfall): Muestra cómo ha cambiado su pipeline a lo largo del tiempo. Es una herramienta visual excelente para ver la entrada de nuevos negocios, los negocios ganados o perdidos y cualquier cambio en el valor de los mismos.

Estos informes son perfectos para un control rápido del pulso de la situación. Debido a que están diseñados para servir a una amplia gama de equipos, es posible que eventualmente desee crear vistas personalizadas para centrarse en sus objetivos específicos.

Cuándo usar el creador de informes personalizados

Cuando necesite responder a una pregunta comercial muy específica, es hora de explorar el creador de informes personalizados. Le permite profundizar al combinar diferentes fuentes de datos para crear una vista única para usted.

Por ejemplo, podría crear un informe personalizado para averiguar:

• La tasa de éxito de los negocios que provienen de una campaña de marketing específica.

• El tiempo promedio que tarda un cliente potencial (lead) de una feria comercial en convertirse en un cliente de pago.

• Cómo se están comportando sus objetos comerciales personalizados, como suscripciones o proyectos, a lo largo del tiempo.

Debido a su potencia, el creador de informes personalizados ofrece una amplia gama de ajustes para ayudarle a obtener la vista exacta que necesita. Es una herramienta increíblemente flexible para quienes necesitan un análisis altamente adaptado de los datos de su equipo.

Los informes esenciales que todo equipo necesita

Independientemente de lo que venda, hay algunos informes básicos que probablemente usará con regularidad. Repasemos los imprescindibles y cómo pensar en ellos.

1. Informes de embudo y pipeline de negocios

Este es su mapa del mundo de las ventas. Un informe de pipeline de negocios le muestra exactamente dónde se encuentra cada negocio activo en su proceso de ventas. El informe de embudo (funnel) va un paso más allá, mostrándole cuántos negocios pasan de una etapa a la siguiente.

• Qué le dice: Puede detectar rápidamente dónde está la acción, ver si su pipeline está saludable y comprender sus tasas de conversión entre etapas.

• Conectando el "qué" y el "por qué": Este informe es excelente para identificar dónde se mueven los negocios a diferentes velocidades. Para comprender las razones tras estos patrones, puede complementar estos datos con el contexto de las notas de llamadas o los tickets de soporte.

2. Informes de previsión (Forecasting)

La previsión le ayuda a mirar hacia adelante para predecir los ingresos y establecer metas alcanzables. HubSpot tiene varios informes para esto, incluido uno que agrupa los negocios por su probabilidad de cierre (como Comprometido, Mejor caso y Pipeline).

• Qué le dice: Le da una idea basada en datos de cuántos ingresos puede esperar y muestra si va por buen camino para alcanzar sus objetivos.

• Mejorando sus previsiones: Un pronóstico es un fuerte indicador de ingresos y funciona mejor cuando los datos se ingresan de manera constante. Puede enriquecer aún más estas previsiones con información interdepartamental para obtener una visión aún más completa de su potencial.

3. Informes de productividad y actividad de ventas

Estos informes se centran en los insumos: cuántas llamadas se hicieron, cuántos correos electrónicos se enviaron y cuántas reuniones se reservaron. Son útiles para gestionar al equipo y asegurarse de que todos interactúen constantemente con los clientes potenciales.

• Qué le dice: Puede ver los niveles de actividad en todo el equipo, tener una idea del esfuerzo necesario para cerrar un negocio y asegurarse de que el equipo esté siguiendo su proceso de ventas.

• Conectando la actividad con los resultados: Este informe es una excelente manera de rastrear el esfuerzo y la consistencia del equipo. Para una mirada más profunda a la calidad de estas interacciones, puede usar funciones como la Inteligencia de Conversación (Conversation Intelligence) o traer contexto de otras plataformas para conectar esa actividad con victorias reales.

Aquí es donde los números de su informe se encuentran con el mundo real. Una herramienta como eesel AI puede complementar a HubSpot analizando el contexto de los tickets de soporte y los documentos internos. Puede ayudar a sacar a la luz preguntas recurrentes o detalles que los clientes mencionan. Esto añade más detalle a sus números de HubSpot. Por ejemplo, si su informe de "Motivo de pérdida de negocio" muestra una tendencia, eesel puede ayudarle a buscar en todo el conocimiento de su empresa para encontrar comentarios específicos, convirtiendo un informe general en información procesable.

4. El informe de motivos de pérdida de negocios

Aprender de cada resultado es parte de un proceso de ventas saludable. Este informe agrupa los negocios perdidos según el motivo seleccionado cuando se cierran.

• Qué le dice: Destaca temas comunes en los negocios que no se cierran, ya sea por el precio, un competidor específico o la adecuación del producto.

• Profundizando en los motivos: Si bien estas categorías ofrecen una excelente visión general de alto nivel, puede obtener aún más detalles mirando los comentarios específicos capturados en las notas de llamadas o los tickets de soporte para comprender los matices tras las diferentes necesidades de los clientes.

Precios de Sales Hub para las funciones

Las capacidades de los informes de ventas de HubSpot crecen a medida que su equipo se expande. La plataforma ofrece una gama de opciones para adaptarse a diferentes tamaños de equipo y necesidades.

Aquí hay un vistazo rápido a lo que obtiene en cada nivel:

• Sales Hub Starter (Desde $15/asiento/mes): Obtiene una selección de paneles básicos y preconfigurados. Es una excelente manera de obtener una vista panorámica de sus métricas fundamentales.

• Sales Hub Professional (Desde $90/asiento/mes): Aquí es donde desbloquea la biblioteca completa de informes de ventas y el creador de informes personalizados. Este plan es ideal para equipos que se toman en serio profundizar en sus datos de ventas.

• Sales Hub Enterprise (Desde $150/asiento/mes): Este plan ofrece funciones integrales, incluida la Inteligencia de Conversación para analizar llamadas, objetos personalizados para adaptarse a su modelo de negocio único y límites de informes significativamente más altos.

Las funciones avanzadas como la Inteligencia de Conversación están disponibles en el nivel Enterprise, proporcionando aún más profundidad para los equipos que requieren un análisis detallado de la interacción.

Conecte sus datos para obtener la imagen completa de los informes de ventas de HubSpot

Los informes de ventas de HubSpot son una base fantástica para mostrarle lo que sucede en su organización de ventas. Al usar informes estándar y personalizados, puede vigilar de cerca su pipeline, predecir ingresos y gestionar a su equipo con confianza. Estas herramientas proporcionan los números esenciales que necesita para dirigir una operación exitosa.

La magia ocurre cuando conecta estos números con el contexto más amplio de su negocio. HubSpot es una plataforma potente que mejora aún más cuando se complementa con detalles de su servicio de ayuda (help desk), conversaciones de Slack o notas en Google Docs.

Para tomar decisiones que realmente marquen la diferencia, es útil reunir todo el conocimiento de su empresa. Al hacerlo, puede dotar a sus informes de HubSpot del contexto adicional que los hace aún más útiles. En lugar de solo ver que un negocio no avanzó, puede comprender la razón específica y decidir cómo ajustar su estrategia.

¿Listo para encontrar aún más detalles tras sus datos de ventas? eesel AI trabaja junto a HubSpot y sus otras aplicaciones para ayudar a crear una vista más conectada de su conocimiento, haciendo que sus informes sean aún más accionables. Puede ponerlo en marcha en minutos y ver cómo la conexión de su información puede mejorar su estrategia de ventas.

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