Votre guide complet pour le reporting des ventes HubSpot

Vous connaissez ce sentiment. Vous fixez une douzaine de tableaux de bord HubSpot, et bien que tous les chiffres soient là, il manque quelque chose. Le reporting des ventes HubSpot vous offre des outils très puissants pour visualiser votre pipeline, estimer les revenus futurs et suivre l’activité de votre équipe. Mais les chiffres sur un écran racontent rarement toute l’histoire.

Le véritable défi pour la plupart des équipes est de faire le lien entre les différents éléments. Votre rapport peut vous dire ce qui s’est passé (une grosse transaction a été perdue), mais il ne peut pas vous dire pourquoi (le prospect a mentionné une fonctionnalité clé manquante dans un ticket de support le mois dernier).

Ce guide vous présentera les outils de reporting offerts par HubSpot, des tableaux de bord que vous pouvez utiliser en cinq minutes aux détails les plus fins des rapports personnalisés. Nous aborderons les métriques qui comptent vraiment et verrons comment creuser plus profondément pour trouver des informations qui vous aideront à prendre de meilleures décisions.

Qu’est-ce que le reporting des ventes HubSpot ?

Alors, qu’est-ce que le reporting des ventes HubSpot exactement ? Pensez-y comme le panneau de contrôle de votre moteur de vente, intégré directement dans le CRM HubSpot. Il récupère toutes les données de vos contacts, transactions et activités enregistrées et les transforme en rapports et tableaux de bord que vous pouvez réellement utiliser.

Un aperçu du tableau de bord du Sales Hub de HubSpot, un outil clé pour le reporting des ventes.

En général, vous avez deux façons d’aborder le reporting dans HubSpot :

1. L’outil d’analyse des ventes : C’est ici que vous trouverez la bibliothèque de rapports pré-construits de HubSpot. Ils sont parfaits pour obtenir un aperçu rapide de votre prévision de transactions, de vos activités de vente et de la santé de votre pipeline, sans avoir besoin d’un diplôme en science des données. Ils répondent aux questions les plus courantes dès leur première utilisation.

2. Le générateur de rapports personnalisés : Lorsque vous avez une question un peu plus spécifique à votre entreprise, c’est là que vous allez pour créer un rapport de A à Z. Vous pouvez intégrer différentes sources de données (comme les informations sur les transactions et les données de campagnes marketing), être très précis avec les filtres, et choisir les graphiques qui ont le plus de sens.

Le problème, c’est que même les meilleurs rapports personnalisés prennent du temps à créer, et ils sont tous limités aux données qui se trouvent déjà dans HubSpot. Cela peut laisser des angles morts importants si votre équipe discute de détails cruciaux dans des outils comme Confluence, Slack ou Google Docs.

Rapports de vente standards vs personnalisés dans HubSpot

HubSpot vous propose un mélange de rapports prêts à l’emploi et la possibilité de créer les vôtres. Savoir quand utiliser l’un ou l’autre est la clé pour obtenir ce dont vous avez besoin sans vous arracher les cheveux.

La simplicité des rapports standards

L’outil d’analyse des ventes (que vous obtenez avec Sales Hub Professional et les versions supérieures) est votre solution de choix pour des résultats rapides. Il regorge de rapports que vous pouvez utiliser immédiatement pour vos suivis quotidiens et hebdomadaires.

Voici quelques-uns des rapports essentiels que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd’hui :

• Prévision de transactions : Cela vous donne une estimation des revenus futurs basée sur les données, en examinant les transactions dans votre pipeline et leur probabilité de clôture.

• Performance des ventes : Un excellent moyen de voir comment chaque membre de l’équipe se débrouille en suivant les transactions conclues, les revenus et les taux de réussite.

• Suivi des activités : Garde un œil sur les petites choses qui mènent à de grands résultats, comme les appels, les e-mails et les réunions.

• Cascade du pipeline de transactions : Celui-ci vous montre comment votre pipeline a évolué au fil du temps. C’est un excellent visuel pour voir les nouvelles transactions entrantes, celles que vous avez gagnées ou perdues, et toute modification de la valeur des transactions.

Ces rapports sont parfaits pour prendre rapidement le pouls de la situation. Mais comme ils sont conçus pour tout le monde, ils pourraient ne pas se concentrer sur les chiffres ou les objectifs spécifiques qui sont les plus importants pour votre équipe.

Quand utiliser le générateur de rapports personnalisés

Lorsque vous devez répondre à une question commerciale très spécifique, il est temps de se retrousser les manches avec le générateur de rapports personnalisés. Il vous permet de creuser beaucoup plus profondément en combinant différentes sources de données pour créer une vue qui vous est propre.

Par exemple, vous pourriez créer un rapport personnalisé pour déterminer :

• Le taux de réussite des transactions provenant de cette grande campagne marketing que vous avez menée le trimestre dernier.

• Le temps moyen nécessaire pour qu’un prospect issu d’un salon professionnel devienne un client payant.

• Comment vos objets commerciaux personnalisés, comme les abonnements ou les projets, évoluent dans le temps.

Le hic ? Le générateur de rapports personnalisés n’est pas exactement une partie de plaisir. Vous devez bien comprendre la structure de vos données, et il peut être délicat de configurer correctement les filtres et les paramètres. Il est facile de perdre beaucoup de temps à créer un seul rapport, et c’est souvent là que de nombreuses équipes abandonnent.

Les rapports essentiels dont chaque équipe a besoin

Bon, peu importe ce que vous vendez, il y a quelques rapports de base que vous consulterez probablement très souvent. Passons en revue les incontournables et comment les aborder.

1. Rapports de pipeline et d’entonnoir de transactions

C’est votre carte du monde des ventes. Un rapport de pipeline de transactions vous montre exactement où se trouve chaque transaction active dans votre processus de vente. Le rapport d’entonnoir va plus loin en vous montrant combien de transactions passent d’une étape à l’autre.

Une vue du pipeline de ventes HubSpot, un élément essentiel du reporting des ventes.

• Ce qu’il vous dit : Vous pouvez repérer rapidement les goulots d’étranglement, voir si votre pipeline est sain et comprendre vos taux de conversion entre les étapes.

• Ses limites : Il vous montre ce qui se passe, mais il ne peut pas vous dire pourquoi. Si les transactions s’accumulent à l’étape "Démo", le rapport ne sait pas si c’est à cause d’objections sur le prix, de fonctionnalités manquantes ou simplement d’une mauvaise qualification. Ce contexte est généralement enfoui dans les notes d’appel, les e-mails ou les tickets de support.

2. Rapports de prévision

La prévision vous aide à regarder vers l’avenir pour prédire les revenus et fixer des objectifs réellement réalisables. HubSpot propose quelques rapports pour cela, dont un qui regroupe les transactions en fonction de leur probabilité de clôture (comme Engagement, Meilleur cas et Pipeline).

• Ce qu’il vous dit : Il vous donne une idée réaliste des revenus que vous pouvez espérer générer et vous montre si vous êtes en bonne voie pour atteindre vos objectifs.

• Ses limites : Une prévision n’est fiable que si les données saisies par vos commerciaux le sont. Elle est également basée entièrement sur des données historiques internes à HubSpot, ce qui signifie qu’elle ne peut pas tenir compte de facteurs externes ou d’informations utiles provenant d’autres services qui pourraient affecter une transaction.

3. Rapports d’activité et de productivité des ventes

Ces rapports concernent les actions en amont : le nombre d’appels passés, d’e-mails envoyés et de réunions programmées. Ils sont très utiles pour gérer l’équipe et s’assurer que tout le monde fournit les efforts nécessaires.

• Ce qu’il vous dit : Vous pouvez voir quels commerciaux sont les plus actifs, avoir une idée de l’effort nécessaire pour conclure une transaction et vérifier si l’équipe respecte votre processus de vente.

• Ses limites : Il s’agit uniquement de quantité, pas de qualité. Cent appels ne signifient pas grand-chose s’ils ne sont pas efficaces. Sans une fonctionnalité comme l’Intelligence Conversationnelle (uniquement sur le plan Entreprise) ou des informations externes à HubSpot, vous ne pouvez pas facilement lier toute cette activité à des succès réels.

C’est là que les chiffres de votre rapport rencontrent le monde réel. Un outil comme eesel AI peut combler les lacunes en analysant ce qui se dit dans les tickets de support et les documents internes. Il fait remonter les questions ou les problèmes récurrents des clients. Cela vous donne le "pourquoi" derrière vos chiffres HubSpot. Par exemple, si votre rapport "Raison de la perte de la transaction" montre un pic à cause de "fonctionnalités manquantes", eesel peut vous dire exactement quelles fonctionnalités les gens demandent à travers toute votre base de connaissances d’entreprise, transformant un rapport vague en un retour exploitable.

4. Le rapport sur les raisons de la perte de transactions

Apprendre de ses échecs est tout aussi important que de célébrer ses victoires. Ce rapport regroupe vos transactions perdues en fonction de la raison que vos commerciaux sélectionnent lorsqu’ils les clôturent.

• Ce qu’il vous dit : Il met en évidence les raisons les plus courantes pour lesquelles vous perdez des transactions, que ce soit le prix, un concurrent ou une mauvaise adéquation du produit.

• Ses limites : Les raisons sont souvent trop simplistes. Un commercial pourrait choisir "Concurrent", mais le rapport ne captera pas le retour subtil sur pourquoi le produit du concurrent était mieux adapté à ce client spécifique.

Tarification du Sales Hub pour les fonctionnalités

Bien, parlons argent. Ce que vous pouvez réellement faire avec le reporting des ventes HubSpot dépend vraiment du plan que vous payez. Les outils gratuits vous donnent un avant-goût, mais la véritable puissance de reporting se trouve dans les niveaux payants.

Voici un aperçu rapide de ce que vous obtenez à chaque niveau :

• Sales Hub Starter (À partir de 15 $/siège/mois) : Vous obtenez quelques tableaux de bord de base pré-construits. C’est suffisant pour avoir une vue d’ensemble, mais vous ne pouvez pas faire d’analyse approfondie.

• Sales Hub Professional (À partir de 90 $/siège/mois) : C’est là que les choses deviennent sérieuses. Vous débloquez la bibliothèque complète de rapports de vente et, plus important encore, le générateur de rapports personnalisés. Si vous prenez les données de vente au sérieux, c’est le plan minimum dont vous aurez besoin.

• Sales Hub Enterprise (À partir de 150 $/siège/mois) : Ce plan débloque tout, y compris des fonctionnalités avancées comme l’Intelligence Conversationnelle pour analyser les appels, les objets personnalisés pour s’adapter à votre modèle commercial unique, et une limite de rapports beaucoup plus élevée.

Il convient de noter que certaines des fonctionnalités les plus intéressantes pour obtenir plus de contexte, comme l’Intelligence Conversationnelle, sont réservées au plan le plus cher.

Connectez vos données pour une vue complète du reporting des ventes HubSpot

Alors, quelle est la conclusion ? Le reporting des ventes HubSpot est fantastique pour vous montrer ce qui se passe dans votre univers commercial. En utilisant les rapports standards et personnalisés, vous pouvez surveiller de près votre pipeline, prédire les revenus et gérer votre équipe. Ces outils vous donnent les chiffres bruts.

Mais la vraie magie opère lorsque vous pouvez enfin répondre à la question pourquoi tout cela se produit. HubSpot est excellent, mais il ne peut pas voir les conversations décisives qui ont lieu dans votre service d’assistance, les idées de produits qui fusent sur Slack, ou les notes sur les concurrents cachées dans Google Docs. C’est là que réside l’histoire derrière les chiffres.

Pour prendre des décisions qui ont un impact réel, vous devez connecter ces deux mondes. Lorsque vous rassemblez toutes les connaissances de votre entreprise, vous pouvez enfin donner à vos rapports HubSpot le contexte qui leur manque. Au lieu de simplement voir qu’une transaction a été perdue face à un concurrent, vous pouvez comprendre la raison exacte et savoir quoi faire pour y remédier.

Prêt à découvrir le "pourquoi" derrière vos données de vente ? eesel AI fonctionne avec HubSpot et toutes vos autres applications pour créer une source unique de vérité qui rend vos rapports plus intelligents et plus exploitables. Vous pouvez le mettre en place en quelques minutes et voir par vous-même comment la connexion de vos connaissances peut changer la donne pour vos ventes.