Ihr vollständiger Leitfaden zum HubSpot Sales Reporting

Sie kennen das Gefühl. Sie starren auf ein Dutzend HubSpot-Dashboards, und obwohl alle Zahlen da sind, fehlt irgendetwas. HubSpot Sales Reporting bietet Ihnen einige wirklich leistungsstarke Werkzeuge, um Ihre Pipeline zu überblicken, zukünftige Einnahmen zu schätzen und die Aktivitäten Ihres Teams zu überprüfen. Aber Zahlen auf einem Bildschirm erzählen selten die ganze Geschichte.

Die wirkliche Herausforderung für die meisten Teams besteht darin, die Zusammenhänge zu erkennen. Ihr Bericht mag Ihnen sagen, was passiert ist (ein großer Deal ging verloren), aber er kann Ihnen nicht sagen, warum (der Interessent hat letzten Monat in einem Support-Ticket ein wichtiges fehlendes Feature erwähnt).

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Reporting-Tools, die HubSpot zu bieten hat – von den Dashboards, die Sie in fünf Minuten nutzen können, bis hin zu den Details benutzerdefinierter Berichte. Wir werden die Metriken behandeln, die wirklich zählen, und zeigen, wie Sie tiefer graben können, um Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Was ist HubSpot Sales Reporting?

Also, was genau ist HubSpot Sales Reporting? Stellen Sie es sich als die Schaltzentrale für Ihre Vertriebsmaschine vor, direkt in das HubSpot CRM integriert. Es sammelt alle Daten von Ihren Kontakten, Deals und protokollierten Aktivitäten und wandelt sie in Berichte und Dashboards um, die Sie tatsächlich nutzen können.

Ein Überblick über das HubSpot Sales Hub Dashboard, ein zentrales Werkzeug für das Sales Reporting.

Im Allgemeinen haben Sie zwei Möglichkeiten, das Reporting in HubSpot anzugehen:

1. Das Sales Analytics Tool: Hier finden Sie die Bibliothek von HubSpot mit vorgefertigten Berichten. Sie sind perfekt, um sich schnell einen Überblick über Dinge wie Ihre Deal-Prognose, Vertriebsaktivitäten und den Zustand Ihrer Pipeline zu verschaffen, ohne einen Abschluss in Datenwissenschaft zu benötigen. Sie beantworten die häufigsten Fragen von Haus aus.

2. Der benutzerdefinierte Berichts-Builder: Wenn Sie eine Frage haben, die etwas spezifischer für Ihr Unternehmen ist, können Sie hier einen Bericht von Grund auf neu erstellen. Sie können verschiedene Datenquellen (wie Deal-Informationen und Marketingkampagnendaten) einbeziehen, sehr spezifische Filter verwenden und die Diagramme und Grafiken auswählen, die am sinnvollsten sind.

Die Sache ist die: Selbst die besten benutzerdefinierten Berichte brauchen Zeit zur Erstellung und sind alle auf die Daten beschränkt, die bereits in HubSpot vorhanden sind. Das kann zu erheblichen blinden Flecken führen, wenn Ihr Team wichtige Details an Orten wie Confluence, Slack oder Google Docs bespricht.

Standard- vs. benutzerdefinierte Vertriebsberichte in HubSpot

HubSpot bietet Ihnen eine Mischung aus vorgefertigten Berichten und der Möglichkeit, eigene zu erstellen. Herauszufinden, wann man was verwendet, ist der Schlüssel, um das zu bekommen, was man braucht, ohne sich die Haare zu raufen.

Die Einfachheit von Standardberichten

Das Sales Analytics Tool (das Sie mit Sales Hub Professional und höher erhalten) ist Ihre erste Anlaufstelle für schnelle Erfolge. Es ist vollgepackt mit Berichten, die Sie sofort für tägliche und wöchentliche Check-ins verwenden können.

Hier sind einige der wichtigsten, die Sie noch heute nutzen können:

• Deal-Prognose: Dies gibt Ihnen eine datengestützte Schätzung zukünftiger Einnahmen, indem die Deals in Ihrer Pipeline und ihre Abschlusswahrscheinlichkeit betrachtet werden.

• Vertriebsleistung: Eine großartige Möglichkeit, die Leistung jedes Teammitglieds zu sehen, indem abgeschlossene Deals, Einnahmen und Gewinnraten verfolgt werden.

• Aktivitätsverfolgung: Behält die kleinen Dinge im Auge, die zu großen Ergebnissen führen, wie Anrufe, E-Mails und Besprechungen.

• Deal-Pipeline-Wasserfall: Dieser Bericht zeigt Ihnen, wie sich Ihre Pipeline im Laufe der Zeit verändert hat. Es ist eine großartige visuelle Darstellung, um neue eingehende Deals, gewonnene oder verlorene Deals und Änderungen im Deal-Wert zu sehen.

Diese Berichte eignen sich perfekt für eine schnelle Überprüfung, wie die Dinge laufen. Da sie aber für jedermann konzipiert sind, konzentrieren sie sich möglicherweise nicht auf die spezifischen Zahlen oder Ziele, die für Ihr Team am wichtigsten sind.

Wann man den benutzerdefinierten Berichts-Builder verwenden sollte

Wenn Sie eine sehr spezifische Geschäftsfrage beantworten müssen, ist es an der Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und den benutzerdefinierten Berichts-Builder zu verwenden. Er ermöglicht es Ihnen, viel tiefer zu graben, indem Sie verschiedene Datenquellen kombinieren, um eine für Sie einzigartige Ansicht zu erstellen.

Zum Beispiel könnten Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, um Folgendes herauszufinden:

• Die Gewinnrate für Deals, die aus der großen Marketingkampagne des letzten Quartals stammen.

• Die durchschnittliche Zeit, die ein Lead von einer Messe benötigt, um ein zahlender Kunde zu werden.

• Wie sich Ihre benutzerdefinierten Geschäftsobjekte, wie Abonnements oder Projekte, im Laufe der Zeit entwickeln.

Der Haken? Der benutzerdefinierte Berichts-Builder ist nicht gerade ein Spaziergang. Sie müssen gut verstehen, wie Ihre Daten strukturiert sind, und es kann knifflig sein, die Filter und Einstellungen genau richtig hinzubekommen. Man kann leicht viel Zeit in die Erstellung eines einzigen Berichts investieren, was dazu führt, dass viele Teams einfach aufgeben.

Die unverzichtbaren Berichte, die jedes Team braucht

Okay, egal was Sie verkaufen, es gibt ein paar Kernberichte, in denen Sie wahrscheinlich leben werden. Lassen Sie uns die Must-haves durchgehen und wie man über sie nachdenkt.

1. Deal-Pipeline- und Trichterberichte

Dies ist Ihre Landkarte der Vertriebswelt. Ein Deal-Pipeline-Bericht zeigt Ihnen genau, wo sich jeder aktive Deal in Ihrem Vertriebsprozess befindet. Der Trichterbericht geht noch einen Schritt weiter und zeigt Ihnen, wie viele Deals es von einer Stufe zur nächsten schaffen.

Eine Ansicht der HubSpot-Vertriebspipeline, ein wesentlicher Bestandteil des Sales Reporting.

• Was er Ihnen sagt: Sie können schnell Engpässe erkennen, sehen, ob Ihre Pipeline gesund ist, und Ihre Konversionsraten zwischen den Stufen verstehen.

• Wo er an seine Grenzen stößt: Er zeigt Ihnen, was passiert, aber er kann Ihnen nicht sagen, warum. Wenn sich Deals in der „Demo“-Phase stapeln, weiß der Bericht nicht, ob es an Preiseinwänden, fehlenden Funktionen oder einfach nur an schlechter Qualifizierung liegt. Dieser Kontext ist normalerweise in Anrufnotizen, E-Mails oder Support-Tickets vergraben.

2. Prognoseberichte

Prognosen helfen Ihnen, in die Zukunft zu blicken, um Einnahmen vorherzusagen und Ziele zu setzen, die tatsächlich erreichbar sind. HubSpot hat hierfür einige Berichte, einschließlich eines, der Deals danach gruppiert, wie wahrscheinlich ihr Abschluss ist (wie Commit, Best Case und Pipeline).

• Was er Ihnen sagt: Er gibt Ihnen eine realistische Vorstellung davon, wie viel Umsatz Sie erwarten können, und zeigt, ob Sie auf Kurs sind, Ihre Ziele zu erreichen.

• Wo er an seine Grenzen stößt: Eine Prognose ist nur so gut wie die Daten, die Ihre Vertriebsmitarbeiter eingeben. Sie basiert auch vollständig auf historischen Daten aus HubSpot, was bedeutet, dass sie externe Faktoren oder nützliche Informationen aus anderen Abteilungen, die einen Deal beeinflussen könnten, nicht berücksichtigen kann.

3. Berichte zur Vertriebsaktivität und -produktivität

In diesen Berichten geht es nur um den Input: wie viele Anrufe getätigt, E-Mails gesendet und Besprechungen gebucht wurden. Sie sind sehr hilfreich für die Teamleitung und um sicherzustellen, dass jeder sich anstrengt.

• Was er Ihnen sagt: Sie können sehen, welche Vertriebsmitarbeiter am aktivsten sind, ein Gefühl für den Aufwand bekommen, der zum Abschluss eines Deals erforderlich ist, und überprüfen, ob das Team sich an Ihren Vertriebsprozess hält.

• Wo er an seine Grenzen stößt: Hier geht es nur um Quantität, nicht um Qualität. Hundert Anrufe bedeuten nicht viel, wenn sie nicht effektiv sind. Ohne eine Funktion wie Conversation Intelligence (nur im Enterprise-Plan verfügbar) oder Informationen von außerhalb von HubSpot können Sie all diese Aktivitäten nicht einfach mit tatsächlichen Erfolgen in Verbindung bringen.

Hier treffen die Zahlen in Ihrem Bericht auf die reale Welt. Ein Tool wie eesel AI kann die Lücken füllen, indem es analysiert, was in Support-Tickets und internen Dokumenten gesagt wird. Es deckt wiederkehrende Fragen oder Probleme auf, die Kunden haben. Das gibt Ihnen das „Warum“ hinter Ihren HubSpot-Zahlen. Wenn zum Beispiel Ihr Bericht „Grund für verlorenen Deal“ einen Anstieg aufgrund von „fehlenden Funktionen“ zeigt, kann eesel Ihnen genau sagen, welche Funktionen die Leute in Ihrem gesamten Unternehmenswissen nachfragen, und so einen vagen Bericht in umsetzbares Feedback verwandeln.

4. Der Bericht über den Grund für verlorene Deals

Aus Verlusten zu lernen ist genauso wichtig wie Siege zu feiern. Dieser Bericht gruppiert Ihre verlorenen Deals basierend auf dem Grund, den Ihre Vertriebsmitarbeiter beim Abschluss auswählen.

• Was er Ihnen sagt: Er hebt die häufigsten Gründe hervor, warum Sie Deals verlieren, sei es der Preis, ein Wettbewerber oder eine schlechte Produktpassung.

• Wo er an seine Grenzen stößt: Die Gründe sind oft zu einfach. Ein Vertriebsmitarbeiter könnte „Wettbewerber“ wählen, aber der Bericht erfasst nicht das subtile Feedback darüber, warum das Produkt des Wettbewerbers für diesen speziellen Kunden besser geeignet war.

Sales Hub: Preise und Funktionen

Okay, reden wir über Geld. Was Sie tatsächlich mit dem HubSpot Sales Reporting tun können, hängt stark davon ab, für welchen Plan Sie bezahlen. Die kostenlosen Tools geben Ihnen einen Vorgeschmack, aber die wahre Reporting-Power steckt in den kostenpflichtigen Stufen.

Hier ist ein kurzer Überblick, was Sie auf jeder Stufe erhalten:

• Sales Hub Starter (ab 15 $/Platz/Monat): Sie erhalten einige grundlegende, vorgefertigte Dashboards. Das reicht für einen groben Überblick, aber Sie können keine tiefgehenden Analysen durchführen.

• Sales Hub Professional (ab 90 $/Platz/Monat): Hier wird es ernst. Sie schalten die vollständige Bibliothek der Vertriebsberichte und, was noch wichtiger ist, den benutzerdefinierten Berichts-Builder frei. Wenn Sie es mit Vertriebsdaten ernst meinen, ist dies der Mindestplan, den Sie benötigen werden.

• Sales Hub Enterprise (ab 150 $/Platz/Monat): Dieser Plan schaltet alles frei, einschließlich erweiterter Funktionen wie Conversation Intelligence zur Analyse von Anrufen, benutzerdefinierter Objekte zur Anpassung an Ihr einzigartiges Geschäftsmodell und einem viel höheren Berichtslimit.

Es ist erwähnenswert, dass einige der coolsten Funktionen, um mehr Kontext zu erhalten, wie Conversation Intelligence, nur im teuersten Plan enthalten sind.

Verbinden Sie Ihre Daten für das vollständige Bild im HubSpot Sales Reporting

Also, was ist die wichtigste Erkenntnis? Das HubSpot Sales Reporting ist fantastisch, um Ihnen zu zeigen, was in Ihrer Vertriebswelt passiert. Mit den Standard- und benutzerdefinierten Berichten können Sie Ihre Pipeline genau im Auge behalten, Einnahmen vorhersagen und Ihr Team verwalten. Diese Tools liefern Ihnen die harten Zahlen.

Aber die wahre Magie entsteht, wenn Sie endlich beantworten können, warum das alles passiert. HubSpot ist großartig, aber es kann nicht die spielentscheidenden Gespräche in Ihrem Helpdesk sehen, die Produktideen, die in Slack ausgetauscht werden, oder die Wettbewerbernotizen, die in Google Docs versteckt sind. Dort lebt die Geschichte hinter den Zahlen.

Um Entscheidungen zu treffen, die wirklich etwas bewirken, müssen Sie diese beiden Welten miteinander verbinden. Wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmenswissen zusammenführen, können Sie Ihren HubSpot-Berichten endlich den fehlenden Kontext geben. Anstatt nur zu sehen, dass ein Deal an einen Wettbewerber verloren ging, können Sie den genauen Grund dafür verstehen und herausfinden, was zu tun ist.

Bereit, das „Warum“ hinter Ihren Vertriebsdaten zu finden? eesel AI arbeitet mit HubSpot und all Ihren anderen Apps zusammen, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, die Ihre Berichte intelligenter und umsetzbarer macht. Sie können es in wenigen Minuten einrichten und selbst sehen, wie die Verbindung Ihres Wissens Ihr Vertriebsspiel verändern kann.