Audité más de 50 chatbots de HubSpot: Aquí están las 7 mejores prácticas para 2025

Es sorprendentemente fácil poner en marcha un chatbot en HubSpot, pero es mucho más difícil hacerlo bueno. Con demasiada frecuencia, parecen robóticos, no entienden en absoluto la pregunta de un cliente y simplemente crean más dolores de cabeza de los que resuelven.

Después de analizar docenas de configuraciones de chatbots diferentes, he empezado a ver un patrón claro de lo que diferencia a un bot que realmente ayuda de uno que solo estorba. Esta guía es mi intento de compartir esos patrones y darte las mejores prácticas esenciales para los chatbots de HubSpot que necesitas para 2025. El objetivo es ayudarte a construir un bot que realmente interactúe con la gente, califique leads y mejore tu experiencia del cliente.

¿Qué son los chatbots de HubSpot?

En HubSpot, los chatbots se llaman "chatflows". Básicamente, son herramientas que te permiten automatizar conversaciones en tu sitio web. Forman parte de la herramienta de Conversaciones de HubSpot y pueden encargarse de un montón de tareas diferentes.

Una captura de pantalla de la página de inicio de la herramienta Conversaciones de HubSpot, una herramienta clave para aplicar las mejores prácticas de los chatbots de HubSpot.::/scrn_HubSpot Conversations tool

Puedes construir bots sencillos que siguen un guion estricto (si un usuario hace clic en el botón A, el bot muestra el mensaje B). O puedes usar las funciones de IA de HubSpot para crear algo que entienda las preguntas de una manera un poco más humana.

El objetivo es conectar con los visitantes de inmediato, ya sea para marketing, ventas o soporte. Piénsalos como tu equipo de primera línea 24/7, respondiendo preguntas comunes, agendando reuniones o calificando leads, incluso cuando tu equipo real está durmiendo. Los bots básicos están disponibles en el plan gratuito de HubSpot, pero necesitarás un plan de pago como el Starter Customer Platform para desbloquear las herramientas de automatización más potentes.

¿Por qué son tan importantes las mejores prácticas para los chatbots de HubSpot?

No basta con activar un chatbot y ya está. Cuando realmente sigues las mejores prácticas, pasa de ser un pequeño widget en la esquina de tu sitio a una parte fundamental de tu estrategia de negocio. Un chatbot bien construido hace más que solo soltar respuestas; te ayuda activamente a crecer.

• Obtienes mejores leads. Al hacer preguntas de calificación inteligentes, un buen chatbot puede descartar a los curiosos y enviar a tu equipo de ventas a personas que están genuinamente interesadas y listas para hablar. Eso significa menos tiempo perdido en conversaciones sin futuro.

• Los clientes están más contentos. A nadie le gusta esperar por una respuesta. Un chatbot eficaz ofrece ayuda instantánea con preguntas comunes, lo que hace que la gente se sienta escuchada. Ese soporte inmediato genera una enorme confianza en tu marca.

• Tu equipo por fin puede respirar tranquilo. Un chatbot sólido puede encargarse de una gran parte de esas preguntas repetitivas y fáciles de responder. Esto libera a tus equipos de soporte y ventas para que se centren en los problemas complejos y de alto valor donde el toque humano realmente importa.

Cómo elegí estas mejores prácticas

No saqué estas ideas de la nada. Estos consejos provienen de revisar un montón de chatbots del mundo real y ver qué funciona de verdad (y qué no funciona en absoluto).

Cuando estaba auditando estos bots, buscaba tres cosas:

1. ¿Se sentía útil? ¿La conversación era natural o parecía que estaba hablando con una pared?

2. ¿Daba resultados? ¿El bot realmente guiaba a la gente hacia una acción significativa, como reservar una demostración?

3. ¿Hacía la vida más fácil? ¿Parecía que le estaba ahorrando tiempo a la empresa o simplemente creando más trabajo?

Un vistazo a las 7 mejores prácticas para los chatbots de HubSpot

Aquí tienes un resumen rápido de las prácticas que vamos a analizar.

Las 7 mejores prácticas para los chatbots de HubSpot para 2025

Muy bien, entremos en detalles. Construir un gran chatbot tiene menos que ver con tecnología sofisticada y más con ser reflexivo y estratégico. Estas siete prácticas son la base para hacer de tu chatbot de HubSpot una parte valiosa de tu equipo.

1. Empieza con un objetivo claro y sencillo

Este es probablemente el mayor error que veo. La gente intenta construir un "mega-bot" que lo haga todo: reserva demos de ventas, responde preguntas de soporte y recoge suscripciones al boletín. El resultado es casi siempre un lío confuso que frustra a los usuarios.

En su lugar, dale a cada chatbot un solo trabajo.

Tu objetivo dará forma a todo el flujo de la conversación.

• ¿Es para la calificación de leads? Entonces el bot debería preguntar sobre cosas como el tamaño de la empresa, el rol y los puntos de dolor.

• ¿Es para soporte al cliente? El bot necesita centrarse en averiguar el problema del usuario y encontrar una solución en tu base de conocimientos.

• ¿Es para agendar reuniones? La conversación debe ir directa al grano y soltar un enlace al calendario.

Al darle a cada bot un único trabajo, creas una experiencia mucho más limpia y efectiva. Puedes (¡y deberías!) tener diferentes chatbots para diferentes páginas. Pon un bot centrado en soporte en tus páginas de ayuda y un bot centrado en ventas en tu página de precios.

2. Personaliza las conversaciones con datos detallados y en tiempo real

"¡Hola!" es un saludo bastante soso para un chatbot. HubSpot te permite personalizar mensajes con propiedades del CRM, lo cual es un buen punto de partida. Por ejemplo, puedes saludar a un contacto que regresa por su nombre de pila.

Pero la verdadera personalización va más allá. Hoy en día, la gente espera que sepas lo que han estado haciendo, como el estado de su último pedido o su ticket de soporte más reciente. Aunque HubSpot es genial para la información del CRM, obtener ese tipo de datos en tiempo real de otros sistemas (como la base de datos de tu propia empresa o una plataforma de comercio electrónico como Shopify) puede ser un verdadero dolor de cabeza.

Una captura de pantalla de la página de inicio de Shopify, una plataforma de comercio electrónico que se puede integrar para mejorar las prácticas de los chatbots de HubSpot.::/scrn_Shopify landing page

Aquí es donde conectar una plataforma de IA dedicada puede marcar una gran diferencia. Por ejemplo, una herramienta como eesel AI puede conectarse a tus otras aplicaciones y realizar búsquedas en vivo. Puede responder a una pregunta como, "¿Dónde está mi pedido?" verificando en Shopify la última actualización, lo que crea un chat mucho más útil y personal.

Una captura de pantalla de la página de inicio de eesel AI, una herramienta que ayuda con las mejores prácticas de los chatbots de HubSpot.::/scrn_eesel AI landing page

3. Aporta valor antes de pedir información

Piensa en esto en términos humanos. Sería bastante raro acercarse a alguien y pedirle inmediatamente su nombre, correo electrónico y número de teléfono. Sin embargo, montones de chatbots hacen exactamente eso.

La mejor manera es ofrecer ayuda primero. Deja que el usuario haga una pregunta. Indícales un artículo útil. Una vez que realmente hayas aportado algo de valor, entonces puedes pedir su información de contacto.

4. Entrena a tu chatbot con todo el conocimiento de tu empresa, no solo con el centro de ayuda

Un chatbot es tan inteligente como la información a la que puede acceder. Los bots de IA de HubSpot se entrenan con tu base de conocimientos de HubSpot, lo cual es genial. Pero, ¿qué pasa con todos los otros lugares donde reside el conocimiento de tu empresa?

La información crucial a menudo está escondida en Google Docs, páginas de Confluence, documentos de Notion o incluso en viejos hilos de Slack. Cuando tu chatbot no puede ver esa información, conduce a esos temidos mensajes de "Lo siento, no puedo ayudarte con eso".

Esta es una gran limitación si solo usas un bot que está atrapado dentro de un único sistema. Para construir un asistente que sea un verdadero experto, tienes que reunir todas tus fuentes de conocimiento.

Esto es exactamente para lo que se diseñaron plataformas como eesel AI. Puedes conectarla a más de 100 fuentes diferentes en unos pocos clics, incluyendo tu centro de ayuda de HubSpot, wikis internas y tickets de soporte pasados. La IA aprende de todo al instante, por lo que puede dar respuestas precisas sin importar dónde esté almacenado el documento original. Convierte tu bot de una simple máquina de preguntas frecuentes en un auténtico experto.

Una infografía que muestra cómo eesel AI puede integrarse con múltiples fuentes de conocimiento para mejorar las mejores prácticas de los chatbots de HubSpot.::/img_04 - Infographic - eeselAI - Knowledge Integration Infographic

5. Domina el traspaso a un humano

Mira, ningún bot puede responderlo todo, y eso está perfectamente bien. Lo importante es hacer que el cambio de bot a humano sea lo más fluido posible. Siempre ofréceles a los usuarios una forma clara y fácil de decir: "Me gustaría hablar con una persona".

HubSpot tiene reglas de enrutamiento que pueden enviar los chats al equipo correcto según quién esté disponible. Ese es un buen primer paso.

Pero un buen traspaso es más que solo enrutar. El agente humano necesita el contexto completo de la conversación para que el cliente no tenga que repetirse. Aún mejor, el agente debería tener herramientas que le ayuden a resolver el problema rápidamente. Aquí es donde una herramienta de asistencia al agente, o "copiloto", puede ser increíblemente útil. Un Copiloto de IA, como el de eesel AI, trabaja codo a codo con tu equipo en tu centro de ayuda. Después de que un bot traspasa un chat, puede redactar instantáneamente una respuesta basada en todo el conocimiento de tu empresa, ayudando a tus agentes a responder más rápido y de manera más consistente.

6. Sé transparente y gestiona las expectativas

No intentes engañar a la gente para que piense que tu bot es humano. Simplemente se siente raro y rompe la confianza cuando se dan cuenta. Sé directo al respecto. Dale a tu bot un nombre obvio como "Bot de Ayuda" y haz que se presente como un asistente de IA.

También es muy importante gestionar las expectativas, especialmente fuera del horario laboral. Si alguien inicia un chat a las 10 PM de un viernes, el bot debe informarles inmediatamente que el equipo no está disponible y cuándo pueden esperar una respuesta. Por ejemplo: "Nuestro equipo ya se fue por hoy, pero te responderemos a primera hora el lunes por la mañana". Luego, puede ofrecer crear un ticket de soporte o dejarles buscar en la base de conocimientos mientras esperan.

7. Prueba con simulaciones antes de lanzarlo

Nunca lanzarías una nueva función en tu sitio web sin probarla primero, ¿verdad? Tu chatbot debería recibir el mismo tratamiento. HubSpot tiene una función de "vista previa" que te permite hacer clic a través de las rutas de la conversación, lo cual es bueno para detectar errores obvios.

Pero para sentirte realmente seguro, necesitas saber cómo manejará tu bot las preguntas del mundo real. Ahí es donde entra en juego la simulación. Las plataformas de IA más avanzadas como eesel AI tienen un modo de simulación que te permite probar tu agente de IA contra miles de tus tickets de soporte pasados en un entorno seguro. Te mostrará exactamente cómo habría respondido la IA a cada uno, dándote una previsión clara de tu tasa de automatización y señalando cualquier brecha en tu base de conocimientos, todo antes de que un solo cliente hable con él. Es la mejor manera de asegurar un lanzamiento sin problemas.

Una captura de pantalla de la función de simulación de eesel AI, que es una de las mejores prácticas para probar los chatbots de HubSpot.::/img_03 - eeselAI - Test Simulation

Aplicar estas mejores prácticas es un camino, no un destino

Construir un gran chatbot de HubSpot no es algo que haces una vez y luego te olvidas. Es un ciclo continuo de escuchar, ajustar y mejorar. Siguiendo estas mejores prácticas para los chatbots de HubSpot, tendrás un punto de partida sólido para crear una experiencia que sea genuinamente útil para tus clientes y tu equipo. Empieza de forma sencilla, céntrate en ser útil y nunca dejes de buscar formas de mejorarlo. Tu chatbot debería crecer y evolucionar junto con tu negocio.

Este video te guiará en la construcción y personalización de un chatbot en HubSpot para ayudarte a calificar leads e interactuar con tus clientes.

Potencia tu chatbot de HubSpot con eesel AI

Si estás listo para construir un asistente inteligente que aprenda de todo el conocimiento disperso de tu empresa, dé respuestas verdaderamente personalizadas y pueda ser probado con confianza, quizás quieras echar un vistazo a eesel AI.

eesel AI se conecta con HubSpot y todas tus otras herramientas, para que puedas tener un agente de IA mucho más inteligente en funcionamiento en minutos, no en meses. Además, con un precio simple y predecible y sin tarifas por resolución, no te llevarás sorpresas en la factura. Mira cómo funciona y pruébalo.