Es ist überraschend einfach, einen Chatbot in HubSpot zum Laufen zu bringen, aber es ist viel schwieriger, ihn gut zu machen. Zu oft wirken sie roboterhaft, verfehlen den Kern der Frage eines Kunden völlig und schaffen nur mehr Kopfschmerzen, als sie lösen.
Nachdem ich Dutzende verschiedener Chatbot-Setups analysiert habe, habe ich ein klares Muster erkannt, was einen Bot, der wirklich hilft, von einem unterscheidet, der nur im Weg steht. Dieser Leitfaden ist mein Versuch, diese Muster zu teilen und Ihnen die wesentlichen Best Practices für HubSpot-Chatbots zu vermitteln, die Sie für 2025 benötigen. Das Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, einen Bot zu erstellen, der Menschen tatsächlich anspricht, Leads qualifiziert und Ihr Kundenerlebnis verbessert.
Was sind HubSpot-Chatbots?
In HubSpot werden Chatbots „Chatflows“ genannt. Im Grunde sind es Werkzeuge, mit denen Sie Gespräche auf Ihrer Website automatisieren können. Sie sind Teil des HubSpot Conversations-Tools und können eine Reihe verschiedener Aufgaben übernehmen.
Ein Screenshot der Landingpage des HubSpot Conversations-Tools, ein wichtiges Werkzeug zur Anwendung der Best Practices für HubSpot-Chatbots.::/scrn_HubSpot Conversations toolSie können einfache Bots erstellen, die einem strengen Skript folgen (wenn ein Benutzer auf Button A klickt, zeigt der Bot Nachricht B). Oder Sie können die KI-Funktionen von HubSpot nutzen, um etwas zu schaffen, das Fragen etwas menschlicher versteht.
Der ganze Sinn dahinter ist, sofort mit Besuchern in Kontakt zu treten, sei es für Marketing, Vertrieb oder Support. Stellen Sie sie sich als Ihr 24/7-Front-Line-Team vor, das häufige Fragen beantwortet, Meetings bucht oder Leads qualifiziert, selbst wenn Ihr echtes Team schläft. Grundlegende Bots sind im kostenlosen Plan von HubSpot verfügbar, aber Sie benötigen einen kostenpflichtigen Tarif wie die Starter Customer Platform, um die leistungsfähigeren Automatisierungstools freizuschalten.
Warum sind Best Practices für HubSpot-Chatbots so wichtig?
Einen Chatbot einfach nur einzuschalten, reicht nicht aus. Wenn Sie tatsächlich Best Practices befolgen, wird er von einem kleinen Widget in der Ecke Ihrer Website zu einem zentralen Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie. Ein gut aufgebauter Chatbot spuckt nicht nur Antworten aus; er hilft Ihnen aktiv beim Wachsen.
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Sie erhalten bessere Leads. Durch das Stellen intelligenter Qualifizierungsfragen kann ein guter Chatbot die unentschlossenen Interessenten aussortieren und Ihrem Vertriebsteam Leute schicken, die wirklich interessiert und gesprächsbereit sind. Das bedeutet weniger Zeitverschwendung mit aussichtslosen Gesprächen.
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Kunden sind zufriedener. Niemand wartet gerne auf eine Antwort. Ein effektiver Chatbot bietet Menschen sofortige Hilfe bei häufigen Fragen, was ihnen das Gefühl gibt, gehört zu werden. Diese sofortige Unterstützung schafft enorm viel Vertrauen in Ihre Marke.
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Ihr Team kann endlich durchatmen. Ein solider Chatbot kann einen großen Teil dieser sich wiederholenden, leicht zu beantwortenden Fragen übernehmen. Das entlastet Ihre Support- und Vertriebsteams, damit sie sich auf die kniffligen, hochwertigen Probleme konzentrieren können, bei denen eine menschliche Note wirklich zählt.
Wie ich diese Best Practices ausgewählt habe
Ich habe diese Ideen nicht einfach aus der Luft gegriffen. Diese Tipps stammen aus der Überprüfung unzähliger realer Chatbots und der Beobachtung, was tatsächlich funktioniert (und was wirklich, wirklich nicht).
Bei der Überprüfung dieser Bots habe ich auf drei Dinge geachtet:
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Fühlte er sich hilfreich an? War das Gespräch natürlich oder fühlte es sich an, als würde man mit einer Wand reden?
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Brachte er Ergebnisse? Hat der Bot die Leute tatsächlich dazu angeleitet, eine sinnvolle Handlung vorzunehmen, wie zum Beispiel eine Demo zu buchen?
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Machte er das Leben einfacher? Schien er dem Unternehmen Zeit zu sparen oder nur mehr Arbeit zu verursachen?
Die Top 7 Best Practices für HubSpot-Chatbots auf einen Blick
Hier ist ein kurzer Überblick über die Praktiken, die wir gleich genauer betrachten werden.
| Best Practice | Hauptvorteil | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| 1. Ein klares, einfaches Ziel definieren | Fokus & Klarheit | Verhindert, dass Ihr Bot versucht, alles zu tun und bei allem scheitert. |
| 2. Mit tiefgehenden Daten personalisieren | Höheres Engagement | Gibt den Menschen das Gefühl, dass Sie sie kennen, indem relevante Echtzeit-Informationen verwendet werden. |
| 3. Mehrwert bieten, bevor Sie fragen | Schafft Vertrauen | Menschen sind eher bereit, ihre Informationen zu teilen, wenn Sie ihnen zuerst helfen. |
| 4. Mit Ihrem gesamten Wissen trainieren | Genauigkeit & Vertrauen | Gibt vollständige Antworten, indem es auf mehr als nur Ihr Helpcenter zurückgreift. |
| 5. Die Übergabe an einen Menschen meistern | Reibungsloses Erlebnis | Vermeidet Frustration, wenn ein Gespräch an eine Person eskaliert werden muss. |
| 6. Transparent sein & Erwartungen steuern | Schafft Glaubwürdigkeit | Lässt die Leute wissen, dass sie mit einem Bot sprechen und wann sie einen Menschen erwarten können. |
| 7. Vor dem Start mit Simulationen testen | Vertrauen & ROI | Hilft Ihnen, Probleme zu finden, bevor Ihre Kunden es tun. |
Die Top 7 Best Practices für HubSpot-Chatbots für 2025
Okay, gehen wir ins Detail. Einen großartigen Chatbot zu erstellen, hat weniger mit ausgefallener Technologie zu tun und mehr mit Nachdenklichkeit und Strategie. Diese sieben Praktiken sind die Grundlage dafür, Ihren HubSpot-Chatbot zu einem wertvollen Teil Ihres Teams zu machen.
1. Beginnen Sie mit einem klaren und einfachen Ziel
Das ist wahrscheinlich der größte Fehler, den ich sehe. Leute versuchen, einen „Mega-Bot“ zu bauen, der alles kann: Verkaufsdemos buchen, Support-Fragen beantworten und Newsletter-Anmeldungen sammeln. Das Ergebnis ist fast immer ein verwirrendes Durcheinander, das die Benutzer frustriert.
Stattdessen, geben Sie jedem Chatbot eine einzige Aufgabe.
Ihr Ziel wird den gesamten Gesprächsfluss prägen.
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Ist er für die Lead-Qualifizierung? Dann sollte der Bot nach Dingen wie Unternehmensgröße, Rolle und Schmerzpunkten fragen.
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Ist er für den Kundensupport? Der Bot muss sich darauf konzentrieren, das Problem des Benutzers herauszufinden und eine Lösung in Ihrer Wissensdatenbank zu finden.
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Ist er für die Buchung von Meetings? Das Gespräch sollte direkt zur Sache kommen und einen Kalenderlink einfügen.
Indem Sie jedem Bot eine einzige Aufgabe geben, schaffen Sie ein viel saubereres und effektiveres Erlebnis. Sie können (und sollten!) verschiedene Chatbots für verschiedene Seiten haben. Platzieren Sie einen auf Support ausgerichteten Bot auf Ihren Hilfeseiten und einen auf Vertrieb ausgerichteten Bot auf Ihrer Preisseite.
2. Personalisieren Sie Gespräche mit tiefgehenden Echtzeitdaten
„Hallo!“ ist eine ziemlich lahme Begrüßung von einem Chatbot. HubSpot ermöglicht es Ihnen, Nachrichten mit CRM-Eigenschaften zu personalisieren, was ein guter Ausgangspunkt ist. Zum Beispiel können Sie einen wiederkehrenden Kontakt mit seinem Vornamen begrüßen.
Aber echte Personalisierung geht tiefer. Heutzutage erwarten die Leute, dass Sie wissen, was sie so gemacht haben, wie den Status ihrer letzten Bestellung oder ihres letzten Support-Tickets. Während HubSpot für CRM-Informationen großartig ist, kann das Abrufen solcher Echtzeitdaten aus anderen Systemen (wie der firmeneigenen Datenbank oder einer E-Commerce-Plattform wie Shopify) eine echte Herausforderung sein.
Ein Screenshot der Shopify-Landingpage, einer E-Commerce-Plattform, die für bessere HubSpot-Chatbot-Best-Practices integriert werden kann.::/scrn_Shopify landing pageHier kann die Anbindung einer dedizierten KI-Plattform einen riesigen Unterschied machen. Zum Beispiel kann ein Tool wie eesel AI sich mit Ihren anderen Apps verbinden und Live-Abfragen durchführen. Es kann eine Frage wie „Wo ist meine Bestellung?“ beantworten, indem es bei Shopify nach dem neuesten Update sucht, was zu einem viel hilfreicheren und persönlicheren Chat führt.
Ein Screenshot der eesel AI-Landingpage, ein Tool, das bei den Best Practices für HubSpot-Chatbots hilft.::/scrn_eesel AI landing page3. Bieten Sie einen Mehrwert, bevor Sie nach Informationen fragen
Denken Sie darüber in menschlichen Begriffen nach. Es wäre ziemlich seltsam, auf jemanden zuzugehen und sofort nach seinem Namen, seiner E-Mail-Adresse und seiner Telefonnummer zu fragen. Dennoch machen genau das Unmengen von Chatbots.
Der bessere Weg ist, zuerst Hilfe anzubieten. Lassen Sie den Benutzer eine Frage stellen. Verweisen Sie ihn auf einen nützlichen Artikel. Sobald Sie tatsächlich einen Mehrwert geboten haben, können Sie nach seinen Kontaktinformationen fragen.
4. Trainieren Sie Ihren Chatbot mit Ihrem gesamten Unternehmenswissen, nicht nur mit dem Helpcenter
Ein Chatbot ist nur so schlau wie die Informationen, auf die er zugreifen kann. Die KI-Bots von HubSpot werden auf Ihrer HubSpot-Wissensdatenbank trainiert, was großartig ist. Aber was ist mit all den anderen Orten, an denen Ihr Unternehmenswissen lebt?
Wichtige Informationen sind oft in Google Docs, Confluence-Seiten, Notion-Dokumenten oder sogar alten Slack-Threads versteckt. Wenn Ihr Chatbot diese Informationen nicht sehen kann, führt das zu den gefürchteten „Entschuldigung, damit kann ich nicht helfen“-Nachrichten.
Dies ist eine große Einschränkung, wenn Sie nur einen Bot verwenden, der in einem einzigen System gefangen ist. Um einen Assistenten zu bauen, der ein wahrer Experte ist, müssen Sie all Ihre Wissensquellen zusammenführen.
Genau dafür wurden Plattformen wie eesel AI entwickelt. Sie können es mit wenigen Klicks mit über 100 verschiedenen Quellen verbinden, einschließlich Ihres HubSpot-Hilfecenters, interner Wikis und vergangener Support-Tickets. Die KI lernt sofort von allem, sodass sie genaue Antworten geben kann, egal wo das Originaldokument gespeichert ist. Das verwandelt Ihren Bot von einer einfachen FAQ-Maschine in einen echten Experten.
Eine Infografik, die zeigt, wie eesel AI mit mehreren Wissensquellen integriert werden kann, um die Best Practices für HubSpot-Chatbots zu verbessern.::/img_04 - Infographic - eeselAI - Knowledge Integration Infographic5. Meistern Sie die Übergabe an einen Menschen
Sehen Sie, kein Bot kann alles beantworten, und das ist vollkommen in Ordnung. Das Wichtige ist, den Wechsel vom Bot zum Menschen so reibungslos wie möglich zu gestalten. Geben Sie den Nutzern immer eine klare und einfache Möglichkeit, zu sagen: „Ich möchte mit einer Person sprechen.“
HuSpot hat Weiterleitungsregeln, die Chats an das richtige Team senden können, je nachdem, wer verfügbar ist. Das ist ein guter erster Schritt.
Aber eine gute Übergabe ist mehr als nur Weiterleitung. Der menschliche Mitarbeiter benötigt den vollständigen Kontext des Gesprächs, damit der Kunde sich nicht wiederholen muss. Noch besser ist es, wenn der Mitarbeiter Werkzeuge hat, die ihm helfen, das Problem schnell zu lösen. Hier kann ein Agenten-Assistenz-Tool, oder „Copilot“, unglaublich nützlich sein. Ein KI-Copilot, wie der von eesel AI, arbeitet direkt neben Ihrem Team in Ihrem Helpdesk. Nachdem ein Bot einen Chat übergeben hat, kann er sofort eine Antwort basierend auf Ihrem gesamten Unternehmenswissen entwerfen, was Ihren Mitarbeitern hilft, schneller und konsistenter zu antworten.
6. Seien Sie transparent und steuern Sie die Erwartungen
Versuchen Sie nicht, die Leute zu täuschen, dass Ihr Bot ein Mensch ist. Es fühlt sich einfach seltsam an und zerstört das Vertrauen, wenn sie es herausfinden. Seien Sie von Anfang an ehrlich. Geben Sie Ihrem Bot einen offensichtlichen Namen wie „Helfer-Bot“ und lassen Sie ihn sich als KI-Assistent vorstellen.
Es ist auch sehr wichtig, die Erwartungen zu steuern, besonders außerhalb der Geschäftszeiten. Wenn jemand am Freitag um 22 Uhr einen Chat startet, sollte der Bot sofort mitteilen, dass das Team offline ist und wann eine Antwort zu erwarten ist. Zum Beispiel: „Unser Team ist für heute Abend nicht mehr erreichbar, aber wir melden uns gleich am Montagmorgen bei Ihnen.“ Dann kann er anbieten, ein Support-Ticket zu erstellen oder sie die Wissensdatenbank durchsuchen zu lassen, während sie warten.
7. Testen Sie mit Simulationen, bevor Sie live gehen
Sie würden niemals eine neue Funktion auf Ihrer Website starten, ohne sie zuerst zu testen, richtig? Ihr Chatbot sollte genauso behandelt werden. HubSpot hat eine „Vorschau“-Funktion, mit der Sie sich durch die Gesprächspfade klicken können, was gut ist, um offensichtliche Fehler zu finden.
Aber um wirklich zuversichtlich zu sein, müssen Sie wissen, wie Ihr Bot mit realen Fragen umgehen wird. Hier kommt die Simulation ins Spiel. Fortgeschrittenere KI-Plattformen wie eesel AI haben einen Simulationsmodus, der es Ihnen ermöglicht, Ihren KI-Agenten gegen Tausende Ihrer vergangenen Support-Tickets in einer sicheren Umgebung zu testen. Er zeigt Ihnen genau, wie die KI auf jedes einzelne geantwortet hätte, gibt Ihnen eine klare Prognose Ihrer Automatisierungsrate und weist auf Lücken in Ihrer Wissensdatenbank hin, alles bevor auch nur ein einziger Kunde mit ihm spricht. Das ist der beste Weg, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
Ein Screenshot der eesel AI-Simulationsfunktion, eine der Best Practices für das Testen von HubSpot-Chatbots.::/img_03 - eeselAI - Test SimulationDie Anwendung dieser Best Practices ist ein Weg, kein Ziel
Einen großartigen HubSpot-Chatbot zu bauen, ist nichts, was man einmal macht und dann vergisst. Es ist ein kontinuierlicher Zyklus des Zuhörens, Anpassens und Verbesserns. Indem Sie diese Best Practices für HubSpot-Chatbots befolgen, haben Sie einen soliden Ausgangspunkt für die Schaffung eines Erlebnisses, das für Ihre Kunden und Ihr Team wirklich hilfreich ist. Fangen Sie einfach an, konzentrieren Sie sich darauf, nützlich zu sein, und hören Sie nie auf, nach Wegen zu suchen, es besser zu machen. Ihr Chatbot sollte zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln.
Dieses Video führt Sie durch die Erstellung und Anpassung eines Chatbots in HubSpot, um Ihnen bei der Qualifizierung von Leads und der Interaktion mit Ihren Kunden zu helfen.
Geben Sie Ihrem HubSpot-Chatbot mit eesel AI einen Schub
Wenn Sie bereit sind, einen intelligenten Assistenten zu bauen, der aus all Ihrem verstreuten Unternehmenswissen lernt, wirklich personalisierte Antworten gibt und mit Zuversicht getestet werden kann, sollten Sie sich vielleicht eesel AI ansehen.
eesel AI verbindet sich mit HubSpot und all Ihren anderen Tools, sodass Sie einen viel intelligenteren KI-Agenten in Minuten live schalten können, nicht in Monaten. Außerdem gibt es mit einfachen, vorhersehbaren Preisen und ohne Gebühren pro Lösung keine überraschenden Rechnungen. Sehen Sie, wie es funktioniert und probieren Sie es aus.
Häufig gestellte Fragen
Der wichtigste erste Schritt für die Best Practices von HubSpot-Chatbots ist die Definition eines klaren, einfachen Ziels für jeden Chatbot. Vermeiden Sie es, einen „Mega-Bot“ zu erstellen, der alles kann, da dies oft zu Verwirrung führt. Konzentrieren Sie sich auf eine einzelne Aufgabe, wie die Lead-Qualifizierung oder den Kundensupport, um ein effektiveres Erlebnis zu schaffen.
Wahre Personalisierung, die für die Best Practices von HubSpot-Chatbots unerlässlich ist, beinhaltet die Verwendung tiefgehender Echtzeitdaten über die Benutzeraktivität, wie z. B. den Bestellstatus oder aktuelle Support-Tickets. Während HubSpot CRM-Eigenschaften verwendet, kann die Anbindung einer dedizierten KI-Plattform helfen, dynamische Daten aus anderen Systemen wie E-Commerce-Plattformen oder Ihrer Unternehmensdatenbank für relevantere Interaktionen zu ziehen.
Für effektive Best Practices von HubSpot-Chatbots sollte Ihr Bot auf allem Ihrem Unternehmenswissen trainiert werden, nicht nur auf dem Helpcenter. Dazu gehören Informationen aus Google Docs, Confluence, Notion, Slack und früheren Support-Tickets. Der Zugriff auf alle Quellen verhindert „Entschuldigung, damit kann ich nicht helfen“-Nachrichten und macht Ihren Bot zu einem echten Experten.
Eine reibungslose Übergabe an einen Menschen, die für die Best Practices von HubSpot-Chatbots unerlässlich ist, bedeutet, immer eine klare Möglichkeit anzubieten, mit einer Person zu sprechen, und dem menschlichen Mitarbeiter den vollständigen Gesprächskontext zur Verfügung zu stellen. Nutzen Sie die Weiterleitungsregeln von HubSpot und erwägen Sie Agenten-Assistenz-Tools wie einen KI-Copiloten, um den Mitarbeitern zu helfen, schneller und konsistenter zu antworten, ohne dass der Kunde sich wiederholen muss.
Transparenz ist für die Best Practices von HubSpot-Chatbots unerlässlich, um Vertrauen aufzubauen. Seien Sie ehrlich, dass der Benutzer mit einem Bot spricht, und steuern Sie die Erwartungen, insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten. Informieren Sie die Benutzer sofort, wenn das Team offline ist und wann sie eine menschliche Antwort erwarten können, und bieten Sie Alternativen wie das Erstellen eines Support-Tickets an.
Über die Vorschaufunktion von HubSpot hinaus wird für die Best Practices von HubSpot-Chatbots fortgeschrittenes Testen mit Simulationen empfohlen. Plattformen mit Simulationsmodi können Ihren KI-Agenten gegen Tausende von früheren Support-Tickets in einer sicheren Umgebung testen. Dies hilft, Automatisierungsraten vorherzusagen und Wissenslücken zu identifizieren, bevor ein Kunde mit dem Bot interagiert, was einen zuversichtlichen Start gewährleistet.
