Um guia prático para ações acionadas por IA no HubSpot

Se você usa o HubSpot, provavelmente já notou que recursos de IA estão surgindo por toda parte. Um dos mais interessantes são as Ações por Prompt de IA do HubSpot, que permitem que você conecte a IA diretamente aos seus workflows. A ideia é simples: automatizar todas aquelas pequenas tarefas como resumir tickets ou redigir e-mails de acompanhamento.

Mas quão bem isso realmente funciona? Este guia oferecerá uma análise honesta do que essas ações de IA podem fazer, onde elas encontram dificuldades e se são a ferramenta certa para sua equipe. Também abordaremos outra opção caso você se depare com um obstáculo.

O que são as Ações por Prompt de IA do HubSpot?

Basicamente, as Ações por Prompt de IA do HubSpot são pequenos assistentes de IA que você pode adicionar aos seus workflows. Você lhes dá uma instrução de texto simples (um "prompt") e eles executam uma tarefa em seus contatos, negócios ou tickets. Tudo isso é alimentado pela própria IA do HubSpot, chamada Breeze.

Ao construir um workflow, você as encontrará na seção "IA". As principais que você verá são:

• Data Agent: Custom prompt: Esta é a mais aberta. Você pode fornecer informações de um registro (como um negócio ou ticket) junto com uma instrução personalizada e, em seguida, usar o que a IA gerar nos próximos passos do seu workflow.

• Data Agent: Research: Esta ação é um pouco mais focada. Ela ajuda a IA a extrair informações específicas de propriedades ou até mesmo de transcrições de chamadas vinculadas a um registro.

• Data Agent: Fill Smart Property: Esta usa a IA para preencher "propriedades inteligentes" predefinidas, analisando o contexto de um registro.

Essas ferramentas são construídas para viver dentro do ecossistema do HubSpot, usando os dados que você já possui para lidar com tarefas que uma pessoa teria que fazer manualmente.

Principais funcionalidades e capacidades

Então, o que você pode realmente fazer com essas ações de IA? Vamos aos detalhes de como elas ajudam as equipes a simplificar suas rotinas diárias.

Usando prompts personalizados para gerenciar dados

A ação "Data Agent: Custom prompt" é sua ferramenta ideal para tarefas personalizadas. Você pode instruí-la a analisar os dados em um registro e gerar algo novo. Por exemplo, você poderia pedir para:

• Fornecer um resumo rápido do último e-mail do cliente.

• Descobrir se um ticket de suporte é sobre faturamento ou um problema técnico.

• Extrair o nome de uma empresa de um bloco de texto desorganizado.

Em seguida, você pega esse texto gerado pela IA e o utiliza para atualizar uma propriedade, criar uma nova tarefa ou enviar o registro por um caminho diferente no seu workflow. É bastante útil para padronizar dados ou adicionar um pouco de contexto automaticamente.

Pesquisando registros e preenchendo propriedades

As ações "Data Agent: Research" e "Data Agent: Fill Smart Property" são mais estruturadas. Elas se concentram menos em instruções de formato livre e mais na coleta de dados direcionada. Você pode usá-las para encontrar o setor de um contato a partir de sua assinatura de e-mail ou extrair tópicos importantes de uma transcrição de chamada de vendas. O objetivo principal aqui é manter os dados do seu CRM limpos e completos sem que ninguém precise fazer isso manualmente.

Um workflow típico

Veja como isso pode parecer no mundo real: um novo ticket de suporte chega, o que inicia um workflow. A ação "Data Agent: Custom prompt" lê o assunto e a descrição do ticket para adivinhar se é uma questão de "Faturamento", "Técnica" ou "Vendas". Com base na resposta da IA, uma ramificação se/então envia o ticket diretamente para a equipe certa.

graph TD  

    A[Chega um Novo Ticket de Suporte] --> B{Usar 'Data Agent: Custom prompt' para analisar o conteúdo do ticket};  

    B --> C{IA determina a categoria};  

    C -->|Faturamento| D[Encaminhar para a Equipe de Faturamento];
    C -->|Técnico| E[Encaminhar para a Equipe Técnica];
    C -->|Vendas| F[Encaminhar para a Equipe de Vendas];

Embora essas ferramentas sejam um ponto de partida sólido para algumas automações básicas, elas têm uma grande desvantagem: só podem trabalhar com dados que já estão dentro do HubSpot. Para muitas equipes, isso é um grande problema.

Casos de uso comuns

Quando você as utiliza para as finalidades certas, as ações de IA integradas do HubSpot podem definitivamente economizar seu tempo. As equipes estão usando-as para adicionar um pouco de inteligência às suas rotinas de vendas, marketing e serviços.

Aqui estão alguns exemplos comuns.

Caso de Uso	Prompt de Exemplo para "Data Agent: Custom prompt"	Por que é útil
Qualificação de Leads	"Com base nesta submissão de formulário, este lead é de prioridade 'Alta', 'Média' ou 'Baixa'? Responda com apenas uma palavra."	Ajuda sua equipe de vendas a focar nos melhores leads imediatamente, em vez de vasculhar uma lista.
Resumir o Status do Negócio	"Leia as últimas três anotações de e-mail. Em 10 palavras ou menos, qual é o próximo passo do comprador?"	Oferece aos gerentes de vendas uma visão rápida do pipeline sem que os representantes precisem escrever resumos manuais.
Formatar Dados do CRM	"O texto a seguir é um nome de estado: '[Propriedade do Estado]'. Por favor, altere para sua abreviação de duas letras."	Limpa dados desorganizados de diferentes fontes para que seus relatórios e listas sejam mais confiáveis.
Elaborar Respostas Iniciais	"Escreva um e-mail de prospecção amigável de 100 palavras com base no setor ('[Propriedade do Setor]') e no cargo ('[Propriedade do Cargo]') deste contato."	Dá aos seus representantes um ponto de partida, o que pode acelerar a rapidez com que eles respondem a perguntas comuns.

Esses exemplos mostram o que é possível quando você coloca a IA diretamente dentro do seu CRM. Mas eles também indicam os limites do sistema. Os resultados são tão bons quanto os dados em suas propriedades do HubSpot e a capacidade da IA de entender o que você está pedindo sem qualquer contexto externo.

Limitações e desafios

As ações de IA do HubSpot são um começo decente, mas não demora muito para as equipes encontrarem alguns obstáculos bem grandes, especialmente quando tentam fazer algo complexo. Uma rápida olhada no Reddit ou nos fóruns da própria comunidade do HubSpot mostra um tema comum: as pessoas precisam de mais.

1. Seu conhecimento está isolado (em silos)

A maior desvantagem é que a IA do HubSpot só consegue ver o que está dentro do HubSpot. Mas onde sua equipe realmente guarda suas informações importantes? Provavelmente espalhadas por páginas do Confluence, Google Docs, bancos de dados do Notion e conversas aleatórias no Slack. Se a resposta para a pergunta de um cliente não estiver em uma propriedade do CRM, a IA do HubSpot fica presa. Isso significa que ela não pode resolver problemas complicados e acaba escalando tickets que uma IA provavelmente deveria ter sido capaz de resolver.

Um infográfico mostrando como unificar o conhecimento de diferentes fontes supera as limitações das Ações por Prompt de IA isoladas do HubSpot.

2. Falta de testes e simulações robustos

Como você sabe se seu brilhante prompt de IA realmente funcionará em milhares de tickets reais? Com o HubSpot, você basicamente tem que construir e torcer pelo melhor. Você pode testá-lo em um único registro, mas não há como ver como ele se sairá em grande escala. Isso pode ser arriscado. Você pode acabar enviando respostas estranhas para os clientes ou falhando em automatizar tickets que pensava estarem cobertos, tudo isso sem uma boa maneira de prever.

3. Modelos de IA inflexíveis e de caixa-preta

Você está preso ao modelo de IA do HubSpot, o Breeze. Você não pode trocá-lo por um mais poderoso como o GPT-4o ou o Claude se precisar que ele lide com raciocínios mais complexos. Você está confinado ao sistema deles, que pode não ser robusto o suficiente para o que você precisa fazer.

4. Preços confusos e imprevisíveis

O HubSpot usa um sistema de "Créditos" para seus recursos de IA, o que pode ser uma dor de cabeça para acompanhar. À medida que você automatiza mais, você consome créditos mais rapidamente e pode receber uma conta surpresa no final do mês. A falta de uma taxa fixa e simples torna difícil descobrir se seus esforços de automação estão realmente economizando dinheiro.

Esses problemas muitas vezes levam as equipes a procurar ferramentas que são construídas especificamente para automação com IA.

Preços das Ações por Prompt de IA do HubSpot

Ter acesso às Ações por Prompt de IA do HubSpot envolve navegar por planos de assinatura específicos e por esse sistema de créditos, o que vale a pena entender antes de se comprometer totalmente.

• Requisitos de Plano: Workflows, que são necessários para as ações de IA, estão disponíveis principalmente nos planos Professional e Enterprise para os Hubs de Marketing, Vendas, Atendimento e Operações.

• Créditos do HubSpot: Muitas das ações de IA mais úteis, especialmente a de prompt personalizado, consomem Créditos do HubSpot. Você recebe alguns com os planos de preço mais alto, mas provavelmente precisará comprar mais à medida que os utiliza.

• Operations Hub: Se você precisar fazer formatação de dados mais avançada ou quiser executar código personalizado, provavelmente precisará de uma assinatura do Operations Hub Professional ou Enterprise, o que representa um custo adicional.

No geral, o preço pode se tornar complicado e caro, especialmente se você estiver tentando automatizar uma grande parte do trabalho da sua equipe.

Uma alternativa melhor para workflows de IA avançados: eesel AI

Se você está concordando com essas limitações, talvez seja hora de procurar uma ferramenta construída especificamente para isso. É aí que entra uma plataforma como a eesel AI. Ela se integra diretamente ao HubSpot, mas contorna os problemas comuns.

Veja como a eesel AI aborda os principais desafios das ferramentas nativas do HubSpot:

• Unifique todo o seu conhecimento: Lembra como a IA do HubSpot está presa em seu próprio mundo? A eesel AI se conecta a todo o conhecimento da sua empresa com um clique, incluindo Confluence, Google Docs, Notion e seu histórico de tickets passados. Isso permite que ela responda a perguntas muito mais difíceis e automatize uma porcentagem maior de seus tickets.

• Teste com confiança: Com o modo de simulação da eesel, você pode testar sua IA em milhares de seus tickets antigos antes de ativá-la. Você obtém previsões precisas sobre quantos tickets ela resolverá e pode ver exatamente como ela responderá, eliminando as suposições.

A funcionalidade de simulação da eesel AI, que aborda a falta de testes nas Ações por Prompt de IA do HubSpot, permitindo que os usuários testem workflows com dados históricos.

• Controle total e flexibilidade: A eesel AI possui um construtor de workflows simples que permite escolher exatamente quais tickets automatizar, ajustar o tom e a personalidade da IA e até criar ações personalizadas que se conectam a outras ferramentas. Você obtém controle total sem precisar escrever nenhum código.

• Preços transparentes e previsíveis: Chega de créditos confusos. A eesel AI tem planos claros e de taxa fixa, sem taxas ocultas. Seus custos são previsíveis, para que você possa escalar sua automação sem se preocupar com a conta.

Uma visualização da página de preços claros da eesel AI, uma alternativa ao sistema de créditos usado para as Ações por Prompt de IA do HubSpot.

Você pode colocar a eesel AI em funcionamento em minutos, não em meses. É uma plataforma de autoatendimento que se encaixa perfeitamente no seu helpdesk e nos workflows que você já possui.

Este vídeo demonstra como construir workflows automatizados poderosos usando IA no HubSpot, semelhante aos conceitos discutidos.

Tirando mais proveito dos seus workflows do HubSpot: O veredito sobre as Ações por Prompt de IA do HubSpot

Então, qual é o veredito sobre as Ações por Prompt de IA do HubSpot? Elas são uma ferramenta útil para organizar dados e automatizar tarefas internas simples. Se você quer apenas categorizar um ticket ou formatar uma propriedade, elas podem economizar algum tempo.

Mas se você espera automatizar conversas reais com clientes ou lidar com questões de suporte complicadas, sentirá as limitações rapidamente. Ao usar apenas dados de dentro do HubSpot e não ter recursos essenciais como testes em larga escala, elas simplesmente não oferecem o poder necessário para uma automação séria do suporte ao cliente.

Se você está pronto para fazer mais do que apenas uma limpeza básica de dados e quer uma IA que possa aprender com todo o conhecimento da sua empresa e entregar resultados reais, é hora de ver o que uma plataforma dedicada pode fazer.

Veja como a eesel AI pode impulsionar seus workflows do HubSpot e automatizar seu suporte. Comece seu teste grátis hoje.