Una guía práctica de las acciones impulsadas por IA de HubSpot

Si usas HubSpot, probablemente hayas notado que aparecen funciones de IA por todas partes. Una de las más interesantes son las acciones por indicación de la IA de HubSpot, que te permiten conectar la IA directamente a tus flujos de trabajo. La idea es sencilla: automatizar todas esas pequeñas tareas como resumir tickets o redactar correos de seguimiento.

Pero, ¿qué tan bien funciona en realidad? Esta guía te ofrecerá una visión honesta de lo que estas acciones de IA pueden hacer, dónde tienen dificultades y si son la herramienta adecuada para tu equipo. También mencionaremos otra opción por si te encuentras con un obstáculo.

¿Qué son las acciones por indicación de la IA de HubSpot?

Básicamente, las acciones por indicación de la IA de HubSpot son pequeños asistentes de IA que puedes añadir a tus flujos de trabajo. Les das una instrucción de texto simple (una "indicación"), y realizan una tarea en tus contactos, negocios o tickets. Todo está impulsado por la propia IA de HubSpot, llamada Breeze.

Cuando estés creando un flujo de trabajo, las encontrarás en la sección "IA". Las principales que verás son:

• Agente de datos: indicación personalizada: Esta es la más abierta. Puedes proporcionarle información de un registro (como un negocio o un ticket) junto con una instrucción personalizada, y luego usar lo que la IA genere en los siguientes pasos de tu flujo de trabajo.

• Agente de datos: investigación: Esta acción es un poco más específica. Ayuda a la IA a extraer información concreta de propiedades o incluso de transcripciones de llamadas vinculadas a un registro.

• Agente de datos: rellenar propiedad inteligente: Esta utiliza la IA para rellenar "propiedades inteligentes" predefinidas, analizando el contexto de un registro.

Estas herramientas están diseñadas para vivir dentro del ecosistema de HubSpot, utilizando los datos que ya tienes para gestionar tareas que, de otro modo, una persona tendría que hacer manualmente.

Características y capacidades clave

Entonces, ¿qué puedes hacer realmente con estas acciones de IA? Entremos en los detalles de cómo ayudan a los equipos a agilizar su trabajo diario.

Usar indicaciones personalizadas para gestionar datos

La acción "Agente de datos: indicación personalizada" es tu opción ideal para tareas personalizadas. Puedes indicarle que analice los datos de un registro y genere algo nuevo. Por ejemplo, podrías pedirle que:

• Te dé un resumen rápido del último correo electrónico del cliente.

• Determine si un ticket de soporte trata sobre facturación o un problema técnico.

• Extraiga el nombre de una empresa de un bloque de texto desordenado.

Luego, tomas ese texto generado por la IA y lo usas para actualizar una propiedad, crear una nueva tarea o enviar el registro por un camino diferente en tu flujo de trabajo. Es bastante útil para estandarizar datos o añadir un poco de contexto automáticamente.

Investigar registros y rellenar propiedades

Las acciones "Agente de datos: investigación" y "Agente de datos: rellenar propiedad inteligente" son más estructuradas. Se centran menos en instrucciones de formato libre y más en la obtención de datos específicos. Podrías usarlas para encontrar el sector de un contacto a partir de su firma de correo electrónico o extraer temas clave de la transcripción de una llamada de ventas. El objetivo principal aquí es mantener los datos de tu CRM limpios y completos sin que nadie tenga que hacerlo a mano.

Un flujo de trabajo típico

Así es como podría verse esto en el mundo real: llega un nuevo ticket de soporte, lo que inicia un flujo de trabajo. La acción "Agente de datos: indicación personalizada" lee el asunto y la descripción del ticket para adivinar si es una pregunta de "Facturación", "Técnica" o "Ventas". Según la respuesta de la IA, una rama condicional (if/then) envía el ticket directamente al equipo correcto.

graph TD  

    A[Llega un nuevo ticket de soporte] --> B{Usar 'Agente de datos: indicación personalizada' para analizar el contenido del ticket};  

    B --> C{La IA determina la categoría};  

    C -->|Facturación| D[Enviar al equipo de facturación];
    C -->|Técnico| E[Enviar al equipo técnico];
    C -->|Ventas| F[Enviar al equipo de ventas];

Aunque estas herramientas son un buen punto de partida para una automatización básica, tienen un gran inconveniente: solo pueden trabajar con datos que ya están dentro de HubSpot. Para muchos equipos, eso es un gran problema.

Casos de uso comunes

Cuando se usan para las tareas adecuadas, las acciones de IA integradas de HubSpot definitivamente pueden ahorrarte tiempo. Los equipos las están utilizando para añadir un poco de inteligencia a sus rutinas de ventas, marketing y servicio.

Aquí hay algunos ejemplos comunes.

Caso de uso	Indicación de ejemplo para "Agente de datos: indicación personalizada"	¿Por qué es útil?
Cualificación de leads	"Basado en este envío de formulario, ¿es este lead de prioridad 'Alta', 'Media' o 'Baja'? Dame solo una palabra."	Ayuda a tu equipo de ventas a centrarse en los mejores leads de inmediato en lugar de rebuscar en una lista.
Resumen del estado de la negociación	"Lee las últimas tres notas de correo electrónico. En 10 palabras o menos, ¿cuál es el siguiente paso del comprador?"	Ofrece a los gerentes de ventas una visión rápida del pipeline sin que los representantes tengan que escribir resúmenes manuales.
Formateo de datos del CRM	"El siguiente texto es el nombre de un estado: "[Propiedad Estado]". Por favor, cámbialo a su abreviatura de dos letras."	Limpia datos desordenados de diferentes fuentes para que tus informes y listas sean más fiables.
Redacción de respuestas iniciales	"Escribe un correo electrónico de contacto amigable de 100 palabras basado en el sector de este contacto (''[Propiedad Sector]'') y su cargo (''[Propiedad Cargo]'')."	Da a tus representantes un punto de partida, lo que puede acelerar la rapidez con la que responden a preguntas comunes.

Estos ejemplos muestran lo que es posible cuando pones la IA directamente dentro de tu CRM. Pero también insinúan los límites del sistema. Los resultados son tan buenos como los datos en tus propiedades de HubSpot y la capacidad de la IA para entender lo que le pides sin ningún contexto externo.

Limitaciones y desafíos

Las acciones de IA de HubSpot son un comienzo decente, pero los equipos no tardan en toparse con algunos obstáculos bastante grandes, especialmente cuando intentan hacer algo complejo. Un vistazo rápido a Reddit o a los propios foros de la comunidad de HubSpot muestra un tema común: la gente necesita más.

1. Tu conocimiento está aislado

El mayor inconveniente es que la IA de HubSpot solo puede ver lo que está dentro de HubSpot. Pero, ¿dónde guarda tu equipo realmente su información importante? Probablemente dispersa en páginas de Confluence, Google Docs, bases de datos de Notion y hilos aleatorios de Slack. Si la respuesta a la pregunta de un cliente no está en una propiedad del CRM, la IA de HubSpot se queda atascada. Esto significa que no puede resolver problemas complicados y termina escalando tickets que una IA probablemente debería haber sido capaz de gestionar.

Una infografía que muestra cómo unificar el conocimiento de diferentes fuentes supera las limitaciones de las acciones por indicación de la IA de HubSpot aisladas.

2. Falta de pruebas y simulación robustas

¿Cómo sabes si tu brillante indicación de IA funcionará realmente en miles de tickets reales? Con HubSpot, simplemente tienes que construirlo y esperar lo mejor. Puedes probarlo en un registro, pero no hay forma de ver cómo se comportará a gran escala. Esto puede ser arriesgado. Podrías terminar enviando respuestas extrañas a los clientes o no automatizando tickets que pensabas que estaban cubiertos, todo sin una buena manera de preverlo.

3. Modelos de IA inflexibles y de caja negra

Estás atado al modelo de IA de HubSpot, Breeze. No puedes cambiarlo por uno más potente como GPT-4o o Claude si necesitas que maneje un razonamiento más complejo. Estás encerrado en su sistema, que podría no ser lo suficientemente potente para lo que necesitas hacer.

4. Precios confusos e impredecibles

HubSpot utiliza un sistema de "Créditos" para sus funciones de IA, lo que puede ser un dolor de cabeza de seguir. A medida que automatizas más, consumes créditos más rápido y podrías recibir una factura sorpresa a fin de mes. La falta de una tarifa plana y simple hace que sea difícil determinar si tus esfuerzos de automatización realmente te están ahorrando dinero.

Estos problemas a menudo empujan a los equipos a buscar herramientas que están diseñadas específicamente para la automatización con IA.

Precios de las acciones por indicación de la IA de HubSpot

Para acceder a las acciones por indicación de la IA de HubSpot es necesario navegar por planes de suscripción específicos y ese sistema de créditos, lo cual vale la pena entender antes de comprometerse por completo.

• Requisitos del plan: Los flujos de trabajo, que son necesarios para las acciones de IA, están disponibles principalmente en los planes Professional y Enterprise para los Hubs de Marketing, Ventas, Servicio y Operaciones.

• Créditos de HubSpot: Muchas de las acciones de IA más útiles, especialmente la de indicación personalizada, consumen créditos de HubSpot. Obtienes algunos con los planes de mayor precio, pero es probable que necesites comprar más a medida que los uses.

• Operations Hub: Si necesitas realizar un formato de datos más avanzado o quieres ejecutar código personalizado, probablemente necesitarás una suscripción a Operations Hub Professional o Enterprise, lo que supone otro coste añadido.

En resumen, los precios pueden volverse complicados y caros, especialmente si estás tratando de automatizar una gran parte del trabajo de tu equipo.

Una mejor alternativa para flujos de trabajo de IA avanzados: eesel AI

Si estás asintiendo con la cabeza ante esas limitaciones, podría ser el momento de buscar una herramienta creada específicamente para esto. Ahí es donde entra en juego una plataforma como eesel AI. Se conecta directamente a HubSpot pero soluciona los problemas comunes.

Así es como eesel AI aborda los principales desafíos de las herramientas nativas de HubSpot:

• Unifica todo tu conocimiento: ¿Recuerdas cómo la IA de HubSpot está atrapada en su propio mundo? eesel AI se conecta a todo el conocimiento de tu empresa con un solo clic, incluyendo Confluence, Google Docs, Notion y tu historial de tickets pasados. Esto le permite responder preguntas mucho más difíciles y automatizar un mayor porcentaje de tus tickets.

• Prueba con confianza: Con el modo de simulación de eesel, puedes probar tu IA en miles de tus tickets antiguos antes de que se active. Obtienes predicciones precisas sobre cuántos tickets resolverá y puedes ver exactamente cómo responderá, eliminando las conjeturas de la ecuación.

La función de simulación de eesel AI, que aborda la falta de pruebas en las acciones por indicación de la IA de HubSpot al permitir a los usuarios probar flujos de trabajo con datos históricos.

• Control total y flexibilidad: eesel AI tiene un creador de flujos de trabajo sencillo que te permite elegir exactamente qué tickets automatizar, ajustar el tono y la personalidad de la IA e incluso crear acciones personalizadas que se conectan con otras herramientas. Obtienes control total sin necesidad de escribir ningún código.

• Precios transparentes y predecibles: Se acabaron los créditos confusos. eesel AI tiene planes claros de tarifa plana sin cargos ocultos. Tus costos son predecibles, por lo que puedes escalar tu automatización sin preocuparte por la factura.

Una vista de la clara página de precios de eesel AI, una alternativa al sistema de créditos utilizado para las acciones por indicación de la IA de HubSpot.

Puedes poner en marcha eesel AI en minutos, no en meses. Es una plataforma de autoservicio que se integra perfectamente en el helpdesk y los flujos de trabajo que ya tienes.

Este video demuestra cómo construir potentes flujos de trabajo automatizados usando IA en HubSpot, similar a los conceptos discutidos.

Sacando más provecho de tus flujos de trabajo de HubSpot: el veredicto sobre las acciones por indicación de la IA de HubSpot

Entonces, ¿cuál es el veredicto sobre las acciones por indicación de la IA de HubSpot? Son una herramienta útil para ordenar datos y automatizar tareas internas simples. Si solo quieres categorizar un ticket o formatear una propiedad, pueden ahorrarte algo de tiempo.

Pero si esperas automatizar conversaciones reales con clientes o manejar preguntas de soporte complicadas, sentirás las limitaciones bastante rápido. Al usar solo datos dentro de HubSpot y carecer de características clave como las pruebas a gran escala, simplemente no ofrecen la potencia necesaria para una automatización seria del soporte al cliente.

Si estás listo para hacer más que una simple limpieza de datos y quieres una IA que pueda aprender de todo el conocimiento de tu empresa y ofrecer resultados reales, es hora de ver lo que una plataforma dedicada puede hacer.

Descubre cómo eesel AI puede potenciar tus flujos de trabajo de HubSpot y automatizar tu soporte. Comienza tu prueba gratuita hoy mismo.