Un guide pratique des actions suggérées par l'IA de HubSpot

Si vous utilisez HubSpot, vous avez probablement remarqué que des fonctionnalités d'IA apparaissent un peu partout. L'une des plus intéressantes est HubSpot AI Prompted Actions, qui vous permet d'intégrer l'IA directement dans vos workflows. L'idée est simple : automatiser toutes ces petites tâches comme résumer des tickets ou rédiger des e-mails de suivi.

Mais est-ce que ça fonctionne vraiment bien ? Ce guide vous donnera un aperçu honnête de ce que ces actions IA peuvent faire, où elles rencontrent des difficultés, et si elles sont le bon outil pour votre équipe. Nous aborderons également une autre option si vous vous retrouvez dans une impasse.

Que sont les actions par prompt IA de HubSpot ?

En gros, les actions par prompt IA de HubSpot sont de petits assistants IA que vous pouvez ajouter à vos workflows. Vous leur donnez une instruction textuelle simple (un "prompt"), et ils effectuent une tâche sur vos contacts, transactions ou tickets. Tout cela est alimenté par l'IA propre à HubSpot, appelée Breeze.

Lorsque vous construisez un workflow, vous les trouverez dans la section "IA". Les principales que vous verrez sont :

• Agent de données : prompt personnalisé : C'est la plus ouverte. Vous pouvez lui fournir des informations d'un enregistrement (comme une transaction ou un ticket) avec une instruction personnalisée, puis utiliser ce que l'IA produit dans les étapes suivantes de votre workflow.

• Agent de données : recherche : Cette action est un peu plus ciblée. Elle aide l'IA à extraire des informations spécifiques des propriétés ou même des transcriptions d'appels liées à un enregistrement.

• Agent de données : remplir une propriété intelligente : Celle-ci utilise l'IA pour remplir des "propriétés intelligentes" prédéfinies en examinant le contexte d'un enregistrement.

Ces outils sont conçus pour fonctionner au sein de l'écosystème HubSpot, en utilisant les données que vous possédez déjà pour gérer des tâches qu'une personne devrait autrement faire manuellement.

Fonctionnalités et capacités clés

Alors, que pouvez-vous réellement faire avec ces actions IA ? Voyons en détail comment elles aident les équipes à fluidifier leur travail quotidien.

Utiliser des prompts personnalisés pour gérer les données

L'action "Agent de données : prompt personnalisé" est votre outil de prédilection pour les tâches personnalisées. Vous pouvez lui dire d'examiner les données d'un enregistrement et de générer quelque chose de nouveau. Par exemple, vous pourriez lui demander de :

• Vous donner un résumé rapide du dernier e-mail du client.

• Déterminer si un ticket de support concerne la facturation ou un problème technique.

• Extraire un nom d'entreprise d'un bloc de texte désordonné.

Vous prenez ensuite ce texte généré par l'IA et l'utilisez pour mettre à jour une propriété, créer une nouvelle tâche ou orienter l'enregistrement vers une autre branche de votre workflow. C'est assez pratique pour standardiser les données ou ajouter un peu de contexte automatiquement.

Rechercher des enregistrements et remplir des propriétés

Les actions "Agent de données : recherche" et "Agent de données : remplir une propriété intelligente" sont plus structurées. Elles concernent moins les instructions libres et plus la récupération de données ciblées. Vous pourriez les utiliser pour trouver le secteur d'activité d'un contact à partir de sa signature d'e-mail ou extraire des sujets clés d'une transcription d'appel de vente. L'objectif principal ici est de garder vos données CRM propres et complètes sans que personne n'ait à le faire à la main.

Un workflow typique

Voici à quoi cela pourrait ressembler dans le monde réel : un nouveau ticket de support arrive, ce qui déclenche un workflow. L'action "Agent de données : prompt personnalisé" lit le sujet et la description du ticket pour deviner s'il s'agit d'une question de "Facturation", "Technique" ou "Ventes". En fonction de la réponse de l'IA, une branche si/alors envoie le ticket directement à la bonne équipe.

graph TD  

    A[Un nouveau ticket de support arrive] --> B{Utiliser 'Agent de données : prompt personnalisé' pour analyser le contenu du ticket};  

    B --> C{L'IA détermine la catégorie};  

    C -->|Facturation| D[Router vers l'équipe de facturation];
    C -->|Technique| E[Router vers l'équipe technique];
    C -->|Ventes| F[Router vers l'équipe commerciale];

Bien que ces outils soient un bon point de départ pour une automatisation de base, ils ont un inconvénient majeur : ils ne peuvent fonctionner qu'avec des données qui sont déjà à l'intérieur de HubSpot. Pour de nombreuses équipes, c'est un gros problème.

Cas d'utilisation courants

Lorsqu'elles sont utilisées à bon escient, les actions IA intégrées de HubSpot peuvent certainement vous faire gagner du temps. Les équipes les utilisent pour ajouter une touche d'intelligence à leurs routines de vente, de marketing et de service.

Voici quelques exemples courants.

Cas d'utilisation	Exemple de prompt pour "Agent de données : prompt personnalisé"	Pourquoi c'est utile
Qualifier les leads	"En se basant sur cette soumission de formulaire, ce lead est-il de priorité 'Élevée', 'Moyenne' ou 'Faible' ? Donnez-moi juste un mot."	Aide votre équipe de vente à se concentrer immédiatement sur les meilleurs leads au lieu de fouiller dans une liste.
Résumer l'état d'une transaction	"Lis les trois dernières notes d'e-mail. En 10 mots ou moins, quelle est la prochaine étape de l'acheteur ?"	Donne aux directeurs des ventes un aperçu rapide du pipeline sans que les commerciaux aient à rédiger des résumés manuels.
Formater les données du CRM	"Le texte suivant est un nom d'État : "[Propriété État]". Veuillez le changer en son abréviation à deux lettres."	Nettoie les données désordonnées provenant de différentes sources pour que vos rapports et listes soient plus fiables.
Rédiger des réponses initiales	"Rédige un e-mail de prospection amical de 100 mots en te basant sur le secteur d'activité de ce contact ('[Propriété Secteur]') et son titre de poste ('[Propriété Titre de poste]')."	Donne à vos commerciaux un point de départ, ce qui peut accélérer leur temps de réponse aux questions courantes.

Ces exemples montrent ce qu'il est possible de faire lorsque vous intégrez l'IA directement dans votre CRM. Mais ils soulignent également les limites du système. Les résultats ne valent que ce que valent les données de vos propriétés HubSpot et la capacité de l'IA à comprendre ce que vous demandez sans aucun contexte extérieur.

Limitations et défis

Les actions IA de HubSpot sont un bon début, mais les équipes se heurtent rapidement à des obstacles importants, surtout lorsqu'elles essaient de faire quelque chose de complexe. Un rapide coup d'œil sur Reddit ou sur les forums communautaires de HubSpot montre un thème récurrent : les gens en veulent plus.

1. Vos connaissances sont cloisonnées

Le plus gros inconvénient est que l'IA de HubSpot ne peut voir que ce qui se trouve à l'intérieur de HubSpot. Mais où votre équipe conserve-t-elle réellement ses informations importantes ? Probablement éparpillées sur des pages Confluence, des Google Docs, des bases de données Notion et des fils de discussion Slack aléatoires. Si la réponse à la question d'un client ne se trouve pas dans une propriété du CRM, l'IA de HubSpot est bloquée. Cela signifie qu'elle ne peut pas résoudre les problèmes délicats et finit par escalader des tickets qu'une IA aurait probablement dû être capable de gérer.

Une infographie montrant comment l'unification des connaissances provenant de différentes sources surmonte les limitations des actions par prompt IA cloisonnées de HubSpot.

2. Manque de tests et de simulations robustes

Comment savoir si votre brillant prompt IA fonctionnera réellement sur des milliers de vrais tickets ? Avec HubSpot, vous devez en quelque sorte le construire et espérer que tout se passe bien. Vous pouvez le tester sur un seul enregistrement, mais il n'y a aucun moyen de voir comment il se comportera à grande échelle. Cela peut devenir risqué. Vous pourriez finir par envoyer des réponses étranges aux clients ou ne pas automatiser des tickets que vous pensiez couverts, le tout sans un bon moyen de l'anticiper.

3. Des modèles d'IA inflexibles et en boîte noire

Vous êtes coincé avec le modèle d'IA de HubSpot, Breeze. Vous ne pouvez pas le remplacer par un modèle plus puissant comme GPT-4o ou Claude si vous en avez besoin pour gérer des raisonnements plus complexes. Vous êtes enfermé dans leur système, qui pourrait ne pas être assez puissant pour ce que vous devez faire.

4. Une tarification confuse et imprévisible

HubSpot utilise un système de "Crédits" pour ses fonctionnalités d'IA, ce qui peut être un casse-tête à suivre. Plus vous automatisez, plus vous consommez de crédits rapidement, et vous pourriez recevoir une facture surprise à la fin du mois. L'absence d'un tarif forfaitaire simple rend difficile de savoir si vos efforts d'automatisation vous font réellement économiser de l'argent.

Ces problèmes poussent souvent les équipes à chercher des outils spécifiquement conçus pour l'automatisation par IA.

Tarification des actions par prompt IA de HubSpot

Pour accéder aux actions par prompt IA de HubSpot, il faut naviguer entre des plans d'abonnement spécifiques et ce système de crédits, qu'il est bon de comprendre avant de vous lancer à fond.

• Exigences de plan : Les workflows, nécessaires pour les actions IA, sont principalement disponibles dans les plans Professionnel et Entreprise pour les Hubs Marketing, Ventes, Service et Opérations.

• Crédits HubSpot : La plupart des actions IA les plus utiles, en particulier celle avec le prompt personnalisé, consomment des Crédits HubSpot. Vous en obtenez quelques-uns avec les plans plus chers, mais vous devrez probablement en acheter davantage à mesure que vous les utilisez.

• Operations Hub : Si vous avez besoin de faire du formatage de données plus avancé ou si vous voulez exécuter du code personnalisé, vous aurez probablement besoin d'un abonnement à Operations Hub Professionnel ou Entreprise, ce qui représente un coût supplémentaire.

Au total, la tarification peut devenir compliquée et coûteuse, surtout si vous essayez d'automatiser une grande partie du travail de votre équipe.

Une meilleure alternative pour les workflows IA avancés : eesel AI

Si ces limitations vous parlent, il est peut-être temps de vous tourner vers un outil spécialement conçu pour cela. C'est là qu'une plateforme comme eesel AI entre en jeu. Elle se connecte directement à HubSpot mais contourne les problèmes courants.

Voici comment eesel AI s'attaque aux principaux défis des outils natifs de HubSpot :

• Unifiez toutes vos connaissances : Vous vous souvenez que l'IA de HubSpot est coincée dans son propre monde ? eesel AI se connecte à toutes les connaissances de votre entreprise en un clic, y compris Confluence, Google Docs, Notion et l'historique de vos anciens tickets. Cela lui permet de répondre à des questions beaucoup plus difficiles et d'automatiser un pourcentage plus élevé de vos tickets.

• Testez en toute confiance : Avec le mode simulation d'eesel, vous pouvez tester votre IA sur des milliers de vos anciens tickets avant sa mise en service. Vous obtenez des prédictions précises sur le nombre de tickets qu'elle résoudra et vous pouvez voir exactement comment elle répondra, éliminant ainsi toute incertitude.

La fonctionnalité de simulation d'eesel AI, qui comble le manque de tests dans les actions par prompt IA de HubSpot en permettant aux utilisateurs de tester les workflows sur des données historiques.

• Contrôle total et flexibilité : eesel AI dispose d'un créateur de workflow simple qui vous permet de choisir exactement quels tickets automatiser, d'ajuster le ton et la personnalité de l'IA, et même de créer des actions personnalisées qui se connectent à d'autres outils. Vous obtenez un contrôle total sans avoir besoin d'écrire une seule ligne de code.

• Tarification transparente et prévisible : Fini les crédits déroutants. eesel AI propose des plans forfaitaires clairs, sans frais cachés. Vos coûts sont prévisibles, vous pouvez donc développer votre automatisation sans vous soucier de la facture.

Une vue de la page de tarification claire d'eesel AI, une alternative au système de crédits utilisé pour les actions par prompt IA de HubSpot.

Vous pouvez rendre eesel AI opérationnel en quelques minutes, pas en quelques mois. C'est une plateforme en libre-service qui s'intègre parfaitement au service d'assistance et aux workflows que vous utilisez déjà.

Cette vidéo montre comment créer des workflows automatisés puissants en utilisant l'IA dans HubSpot, similaires aux concepts abordés.

Tirer le meilleur parti de vos workflows HubSpot : Le verdict sur les actions par prompt IA de HubSpot

Alors, quel est le verdict sur les actions par prompt IA de HubSpot ? C'est un outil pratique pour nettoyer les données et automatiser des tâches internes simples. Si vous voulez juste catégoriser un ticket ou formater une propriété, elles peuvent vous faire gagner du temps.

Mais si vous espérez automatiser de vraies conversations avec les clients ou gérer des questions de support complexes, vous allez vite sentir les contraintes. En n'utilisant que les données internes à HubSpot et en manquant de fonctionnalités clés comme les tests à grande échelle, elles n'offrent tout simplement pas la puissance nécessaire pour une automatisation sérieuse du support client.

Si vous êtes prêt à faire plus que du simple nettoyage de données et que vous voulez une IA capable d'apprendre de toutes les connaissances de votre entreprise et de fournir de vrais résultats, il est temps de voir ce qu'une plateforme dédiée peut faire.

Découvrez comment eesel AI peut booster vos workflows HubSpot et automatiser votre support. Commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui.