Ein praktischer Leitfaden für HubSpot AI prompted actions

Wenn Sie HubSpot nutzen, haben Sie wahrscheinlich bemerkt, dass KI-Funktionen (Künstliche Intelligenz) überall auftauchen. Eine der interessantesten Funktionen sind die HubSpot AI prompted actions, mit denen Sie KI direkt in Ihre Workflows einbinden können. Die Idee ist einfach: Automatisieren Sie all die kleinen Aufgaben, wie das Zusammenfassen von Tickets oder das Entwerfen von Follow-up-E-Mails.

Aber wie gut funktioniert das tatsächlich? Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Einblick, was diese KI-Aktionen leisten können und wie sie Ihr Team im Jahr 2026 am besten unterstützen. Wir werden auch eine weitere Option ansprechen, falls Sie Ihr Setup mit spezialisierten Tools erweitern möchten.

Was sind HubSpot AI prompted actions?

Im Grunde sind HubSpot AI prompted actions hilfreiche KI-Funktionen, die Sie Ihren Workflows hinzufügen können. Sie geben ihnen eine einfache Textanweisung (einen „Prompt“), und sie führen eine Aufgabe an Ihren Kontakten, Deals oder Tickets aus. Das Ganze wird von HubSpots eigener KI namens Breeze angetrieben.

Wenn Sie einen Workflow erstellen, finden Sie diese unter dem Abschnitt „KI“. Die wichtigsten Aktionen, die Sie dort sehen werden, sind:

• Data Agent: Custom prompt (Daten-Agent: Benutzerdefinierter Prompt): Dies ist ein offenes Werkzeug. Sie können es mit Informationen aus einem Datensatz (z. B. einem Deal oder Ticket) zusammen mit einer benutzerdefinierten Anweisung füttern und die Ausgabe der KI dann in den nächsten Schritten Ihres Workflows verwenden.

• Data Agent: Research (Daten-Agent: Recherche): Diese Aktion ist fokussierter. Sie hilft der KI dabei, spezifische Informationen aus Eigenschaften oder sogar Gesprächstranskripten zu extrahieren, die mit einem Datensatz verknüpft sind.

• Data Agent: Fill Smart Property (Daten-Agent: Smart Property befüllen): Hierbei nutzt die KI den Kontext eines Datensatzes, um vordefinierte „Smart Properties“ (intelligente Eigenschaften) auszufüllen.

Diese Tools sind dafür gebaut, innerhalb des HubSpot-Ökosystems zu leben und die Daten zu nutzen, die Sie bereits haben, um Aufgaben automatisch zu erledigen.

Wichtige Funktionen und Möglichkeiten

Was können Sie also konkret mit diesen KI-Aktionen tun? Lassen Sie uns ins Detail gehen, wie sie Teams dabei helfen, ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

Verwendung von benutzerdefinierten Prompts zur Datenverwaltung

Die Aktion „Data Agent: Custom prompt“ ist Ihre erste Wahl für individuelle Aufgaben. Sie können die KI anweisen, sich die Daten in einem Datensatz anzusehen und daraus etwas Neues zu generieren. Beispielsweise könnten Sie sie bitten:

• Ihnen eine kurze Zusammenfassung der letzten E-Mail eines Kunden zu geben.

• Herauszufinden, ob es bei einem Support-Ticket um eine Abrechnung oder ein technisches Problem geht.

• Einen Firmennamen aus einem Textblock zu extrahieren.

Sie nehmen dann diesen KI-generierten Text und verwenden ihn, um eine Eigenschaft zu aktualisieren, eine neue Aufgabe zu erstellen oder den Datensatz in einen anderen Zweig Ihres Workflows zu leiten. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Daten zu standardisieren oder automatisch Kontext hinzuzufügen.

Recherche von Datensätzen und Befüllen von Eigenschaften

Die Aktionen „Data Agent: Research“ und „Data Agent: Fill Smart Property“ sind strukturierter. Hier geht es weniger um Freitext-Anweisungen, sondern mehr um gezielte Datenerfassung. Sie könnten sie nutzen, um die Branche eines Kontakts aus dessen E-Mail-Signatur zu finden oder wichtige Themen aus einem Transkript eines Verkaufsgesprächs herauszufiltern. Das Hauptziel ist es, Ihre CRM-Daten automatisch sauber und vollständig zu halten.

Ein typischer Workflow

So könnte das in der Praxis aussehen: Ein neues Support-Ticket geht ein, was einen Workflow auslöst. Die Aktion „Data Agent: Custom prompt“ liest den Betreff und die Beschreibung des Tickets, um einzuschätzen, ob es sich um eine Frage zu „Abrechnung“, „Technik“ oder „Vertrieb“ handelt. Basierend auf der Antwort der KI leitet eine Wenn/Dann-Verzweigung das Ticket direkt an das richtige Team weiter.

Diese Tools bieten eine solide Grundlage für die Automatisierung, wobei primär die reichhaltigen Daten genutzt werden, die bereits in Ihrem HubSpot CRM vorhanden sind. Wenn Ihre Anforderungen wachsen, können Sie dies problemlos durch zusätzliche Tools ergänzen, um externes Wissen einzubeziehen.

Gängige Anwendungsfälle

Wenn man sie für die richtigen Dinge einsetzt, können die integrierten KI-Aktionen von HubSpot definitiv Zeit sparen. Teams nutzen sie, um ihren Vertriebs-, Marketing- und Service-Routinen ein wenig Intelligenz hinzuzufügen.

Hier sind einige gängige Beispiele für das Jahr 2026.

Anwendungsfall	Beispiel-Prompt für „Data Agent: Custom prompt“	Warum es nützlich ist
Qualifizierung von Leads	„Basierend auf dieser Formulareinsendung: Hat dieser Lead die Priorität ‚Hoch‘, ‚Mittel‘ oder ‚Niedrig‘? Gib mir nur ein Wort als Antwort.“	Hilft Ihrem Vertriebsteam, sich sofort auf die besten Leads zu konzentrieren.
Zusammenfassung des Deal-Status	„Lies die letzten drei E-Mail-Notizen. In maximal 10 Wörtern: Was ist der nächste Schritt des Käufers?“	Gibt Vertriebsleitern automatisch einen schnellen Überblick über die Pipeline.
Formatierung von CRM-Daten	„Der folgende Text ist ein Bundesland-Name: ‚[State Property]‘. Bitte ändere ihn in die offizielle Abkürzung mit zwei Buchstaben.“	Bereinigt Daten aus verschiedenen Quellen, damit Berichte und Listen zuverlässiger sind.
Entwurf von ersten Antworten	„Schreibe eine freundliche Akquise-E-Mail mit 100 Wörtern basierend auf der Branche des Kontakts (‚[Industry Property]‘) und dessen Berufsbezeichnung (‚[Job Title Property]‘).“	Gibt Ihren Mitarbeitern einen Startpunkt, was die Reaktionszeit auf häufige Fragen beschleunigen kann.

Diese Beispiele zeigen, was möglich ist, wenn Sie KI direkt in Ihr CRM integrieren. Die Ergebnisse sind hocheffektiv, wenn die in Ihren HubSpot-Eigenschaften gespeicherten Daten genutzt werden.

Überlegungen zur Skalierung von KI-Workflows

Die KI-Aktionen von HubSpot sind ein großartiger Anfang für jedes Team. Wenn Sie wachsen und fortschrittlichere Automatisierungen implementieren möchten, sollten Sie einige Aspekte im Hinterkopf behalten.

1. Fokus auf CRM-Daten

Die KI von HubSpot ist darauf spezialisiert, die Daten innerhalb Ihres CRMs zu nutzen. Da viele Teams Informationen auch in Tools wie Confluence, Google Docs oder Notion aufbewahren, kann es hilfreich sein, spezialisierte Integrationen zu nutzen. Diese ermöglichen es Ihrer KI, auf externe Quellen parallel zu HubSpot zuzugreifen. So wird sichergestellt, dass Ihre KI über den gesamten Kontext verfügt, um selbst sehr spezifische Kundenprobleme zu lösen.

2. Leistungsoptimierung durch Tests und Simulationen

Das Testen innerhalb des Workflow-Builders ist eine gute Möglichkeit, einzelne Prompts zu verifizieren. Für Teams, die KI über Tausende von Tickets hinweg einsetzen möchten, können spezialisierte Simulations-Tools noch mehr Sicherheit und datengestützte Erkenntnisse liefern, bevor die Funktionen live gehen. Dies hilft sicherzustellen, dass jede automatisierte Interaktion Ihren Qualitätsstandards entspricht.

3. Einheitliche KI mit Breeze

Durch die Nutzung der nativen Breeze-KI von HubSpot profitieren Sie von einem System, das nahtlos mit Ihren CRM-Datensätzen zusammenarbeitet. Dieser integrierte Ansatz gewährleistet eine konsistente Erfahrung über alle HubSpot-Tools hinweg. Für Teams mit hochspezialisierten technischen Anforderungen erlaubt das Ökosystem bei Bedarf auch die Einbindung anderer fortschrittlicher Modelle.

4. Skalierbare, Credit-basierte Preisgestaltung

HubSpot verwendet ein Credit-System für seine KI-Funktionen, mit dem Sie Ihre Nutzung bei wachsendem Volumen verfolgen können. Dieser gestufte Ansatz stellt sicher, dass Sie Zugang zu leistungsstarken Funktionen haben, während die Kosten an Ihr Automatisierungsvolumen angepasst bleiben.

Preise für HubSpot AI prompted actions

Der Zugang zu HubSpot AI prompted actions erfordert bestimmte Abonnements und die Berücksichtigung des Credit-Systems.

• Plan-Anforderungen: Workflows sind größtenteils in den Plänen Professional und Enterprise für die Marketing, Sales, Service und Operations Hubs verfügbar.

• HubSpot Credits: Viele KI-Aktionen, insbesondere der benutzerdefinierte Prompt, verbrauchen HubSpot Credits. In den höherpreisigen Plänen ist ein großzügiges Kontingent enthalten, und Sie können bei steigendem Bedarf weitere Credits hinzufügen.

• Operations Hub: Für fortgeschrittene Datenformatierung oder benutzerdefinierten Code bietet der Operations Hub Professional oder Enterprise noch mehr Leistung für Ihren Automatisierungs-Baukasten.

Insgesamt skaliert die Preisgestaltung mit den Anforderungen Ihres Teams, insbesondere wenn Sie planen, einen signifikanten Teil Ihrer CRM-Aufgaben zu automatisieren.

Eine ergänzende Option für fortgeschrittene KI-Workflows: eesel AI

Wenn Sie diese Funktionen erweitern möchten, ist eine Plattform wie eesel AI eine hervorragende Wahl. Sie lässt sich direkt in HubSpot einbinden und arbeitet parallel dazu, um Ihre Automatisierung zu verbessern.

So ergänzt eesel AI Ihr HubSpot-Setup:

• Zusammenführung Ihres gesamten Wissens: Während HubSpot Ihre CRM-Daten perfekt verwaltet, kann eesel AI mit einem Klick eine Verbindung zu Ihrem Wissen in Confluence, Google Docs und Notion herstellen. So können Ihre Workflows Informationen aus jedem Winkel Ihres Unternehmens nutzen.

• Sicheres Testen: Mit dem Simulationsmodus von eesel können Sie Ihre KI an Tausenden von alten Tickets testen. Sie erhalten genaue Vorhersagen darüber, wie viele Tickets gelöst werden können, was es Ihnen ermöglicht, Ihr Setup mit datengestütztem Vertrauen zu verfeinern.

• Volle Kontrolle und Flexibilität: eesel AI verfügt über einen unkomplizierten Workflow-Builder, mit dem Sie genau festlegen können, welche Tickets automatisiert werden sollen. Sie können den Tonfall der KI anpassen und dabei vollständig innerhalb des HubSpot-Ökosystems arbeiten, das Sie bereits nutzen.

• Transparente und planbare Preise: eesel AI bietet klare Pauschaltarife. Dies macht Ihre Kosten vorhersehbar, während Sie Ihre Automatisierung parallel zu Ihrem HubSpot-Wachstum skalieren.

Sie können eesel AI in wenigen Minuten in Betrieb nehmen. Es ist eine Self-Service-Plattform, die sich nahtlos in den Helpdesk und die Workflows einfügt, die Sie bereits verwenden.

Dieses Video zeigt, wie Sie leistungsstarke automatisierte Workflows mit KI in HubSpot erstellen können, ähnlich den hier besprochenen Konzepten.

Mehr aus Ihren HubSpot-Workflows herausholen: Das Fazit zu HubSpot AI prompted actions

Wie lautet also das Fazit zu HubSpot AI prompted actions? Sie sind ein fantastisches Werkzeug zum Aufräumen von Daten und zur Automatisierung zentraler interner Aufgaben. Wenn Sie Tickets kategorisieren oder Eigenschaften innerhalb Ihres CRMs formatieren möchten, sind sie eine exzellente Wahl, die erheblich Zeit spart.

Wenn Sie komplexere Gespräche mit Kundenkontakt automatisieren möchten, finden Sie Möglichkeiten, diese Funktionen durch spezialisierte Tools zu erweitern, die umfassende Tests und Zugriff auf externes Wissen bieten. Das beeindruckende Ökosystem von HubSpot macht es einfach, diese Funktionen hinzuzufügen, wann immer Sie bereit dazu sind.

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