Ein praktischer Leitfaden für HubSpot KI-gesteuerte Aktionen

Wenn Sie HubSpot nutzen, haben Sie wahrscheinlich bemerkt, dass überall KI-Funktionen auftauchen. Eine der interessantesten ist HubSpot AI Prompted Actions, mit der Sie KI direkt in Ihre Workflows integrieren können. Die Idee ist einfach: Automatisieren Sie all die kleinen Aufgaben wie das Zusammenfassen von Tickets oder das Erstellen von Follow-up-E-Mails.

Aber wie gut funktioniert das wirklich? Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen ehrlichen Einblick, was diese KI-Aktionen leisten können, wo sie an ihre Grenzen stoßen und ob sie das richtige Werkzeug für Ihr Team sind. Wir werden auch eine andere Option ansprechen, falls Sie an eine Wand stoßen.

Was sind HubSpot AI Prompted Actions?

Im Grunde sind HubSpot AI Prompted Actions kleine KI-Helfer, die Sie Ihren Workflows hinzufügen können. Sie geben ihnen eine einfache Textanweisung (einen „Prompt“), und sie führen eine Aufgabe für Ihre Kontakte, Deals oder Tickets aus. All das wird von HubSpots eigener KI namens Breeze angetrieben.

Wenn Sie einen Workflow erstellen, finden Sie sie im Bereich „KI“. Die wichtigsten, die Sie sehen werden, sind:

• Data Agent: Custom prompt: Dies ist die offenste Option. Sie können ihr Informationen aus einem Datensatz (wie einem Deal oder Ticket) zusammen mit einer benutzerdefinierten Anweisung geben und dann das, was die KI ausgibt, in den nächsten Schritten Ihres Workflows verwenden.

• Data Agent: Research: Diese Aktion ist etwas gezielter. Sie hilft der KI, spezifische Informationen aus Eigenschaften oder sogar Anrufprotokollen, die mit einem Datensatz verknüpft sind, zu extrahieren.

• Data Agent: Fill Smart Property: Diese Option nutzt KI, um vordefinierte „intelligente Eigenschaften“ auszufüllen, indem sie den Kontext eines Datensatzes betrachtet.

Diese Tools sind so konzipiert, dass sie innerhalb des HubSpot-Ökosystems leben und die Daten nutzen, die Sie bereits haben, um Aufgaben zu erledigen, die sonst eine Person manuell erledigen müsste.

Wichtige Funktionen und Möglichkeiten

Also, was können Sie eigentlich mit diesen KI-Aktionen tun? Lassen Sie uns genauer betrachten, wie sie Teams helfen, ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.

Nutzung benutzerdefinierter Prompts zur Datenverwaltung

Die Aktion „Data Agent: Custom prompt“ ist Ihre erste Wahl für benutzerdefinierte Aufgaben. Sie können ihr sagen, sie soll die Daten in einem Datensatz ansehen und etwas Neues generieren. Zum Beispiel könnten Sie sie bitten:

• Eine schnelle Zusammenfassung der letzten Kunden-E-Mail zu geben.

• Herauszufinden, ob es sich bei einem Support-Ticket um ein Abrechnungs- oder ein technisches Problem handelt.

• Einen Firmennamen aus einem unübersichtlichen Textblock zu extrahieren.

Anschließend nehmen Sie diesen von der KI generierten Text und verwenden ihn, um eine Eigenschaft zu aktualisieren, eine neue Aufgabe zu erstellen oder den Datensatz auf einen anderen Pfad in Ihrem Workflow zu leiten. Das ist ziemlich praktisch, um Daten zu standardisieren oder automatisch etwas Kontext hinzuzufügen.

Datensätze recherchieren und Eigenschaften ausfüllen

Die Aktionen „Data Agent: Research“ und „Data Agent: Fill Smart Property“ sind strukturierter. Es geht weniger um frei formulierte Anweisungen und mehr um gezielte Datenerfassung. Sie könnten sie verwenden, um die Branche eines Kontakts aus seiner E-Mail-Signatur zu finden oder wichtige Themen aus einem Verkaufsgesprächsprotokoll zu extrahieren. Das Hauptziel hier ist, Ihre CRM-Daten sauber und vollständig zu halten, ohne dass jemand dies manuell tun muss.

Ein typischer Workflow

So könnte das in der Praxis aussehen: Ein neues Support-Ticket kommt herein, was einen Workflow auslöst. Die Aktion „Data Agent: Custom prompt“ liest den Betreff und die Beschreibung des Tickets, um zu erraten, ob es sich um eine Frage zu „Abrechnung“, „Technik“ oder „Vertrieb“ handelt. Basierend auf der Antwort der KI leitet eine Wenn/Dann-Verzweigung das Ticket direkt an das richtige Team weiter.

graph TD  

    A[Neues Support-Ticket kommt an] --> B{Nutze 'Data Agent: Custom prompt', um Ticketinhalt zu analysieren};  

    B --> C{KI bestimmt Kategorie};  

    C -->|Abrechnung| D[An das Abrechnungsteam weiterleiten];
    C -->|Technik| E[An das Technikteam weiterleiten];
    C -->|Vertrieb| F[An das Vertriebsteam weiterleiten];

Obwohl diese Tools ein solider Ausgangspunkt für einige grundlegende Automatisierungen sind, haben sie einen großen Haken: Sie können nur mit Daten arbeiten, die bereits in HubSpot vorhanden sind. Für viele Teams ist das ein großes Problem.

Häufige Anwendungsfälle

Wenn Sie sie für die richtigen Dinge einsetzen, können Ihnen die integrierten KI-Aktionen von HubSpot definitiv Zeit sparen. Teams nutzen sie, um ihren Vertriebs-, Marketing- und Service-Routinen ein wenig Intelligenz zu verleihen.

Hier sind einige gängige Beispiele.

Anwendungsfall	Beispiel-Prompt für „Data Agent: Custom prompt“	Warum es nützlich ist
Leads qualifizieren	„Basierend auf dieser Formulareinreichung, ist dieser Lead von ‚Hoher‘, ‚Mittlerer‘ oder ‚Niedriger‘ Priorität? Geben Sie mir nur ein Wort.“	Hilft Ihrem Vertriebsteam, sich sofort auf die besten Leads zu konzentrieren, anstatt eine Liste durchzugehen.
Deal-Status zusammenfassen	„Lesen Sie die letzten drei E-Mail-Notizen. In 10 Wörtern oder weniger, was ist der nächste Schritt des Käufers?“	Gibt Vertriebsleitern einen schnellen Überblick über die Pipeline, ohne dass Mitarbeiter manuelle Zusammenfassungen schreiben müssen.
CRM-Daten formatieren	„Der folgende Text ist ein Bundeslandname: ‚[Bundesland-Eigenschaft]‘. Bitte ändern Sie ihn in seine zweibuchstabige Abkürzung.“	Bereinigt unordentliche Daten aus verschiedenen Quellen, damit Ihre Berichte und Listen zuverlässiger sind.
Erste Antworten entwerfen	„Schreiben Sie eine freundliche, 100-Wörter-Ansprache-E-Mail basierend auf der Branche dieses Kontakts (‚[Branchen-Eigenschaft]‘) und seiner Berufsbezeichnung (‚[Berufsbezeichnungs-Eigenschaft]‘).“	Gibt Ihren Mitarbeitern einen Ausgangspunkt, was die Antwortgeschwindigkeit auf häufige Fragen beschleunigen kann.

Diese Beispiele zeigen, was möglich ist, wenn Sie KI direkt in Ihr CRM integrieren. Aber sie deuten auch auf die Grenzen des Systems hin. Die Ergebnisse sind nur so gut wie die Daten in Ihren HubSpot-Eigenschaften und die Fähigkeit der KI, Ihre Anfrage ohne externen Kontext zu verstehen.

Einschränkungen und Herausforderungen

Die KI-Aktionen von HubSpot sind ein guter Anfang, aber es dauert nicht lange, bis Teams auf ziemlich große Hindernisse stoßen, besonders wenn sie versuchen, etwas Komplexes zu tun. Ein kurzer Blick auf Reddit oder die eigenen Community-Foren von HubSpot zeigt ein gemeinsames Thema: Die Leute brauchen mehr.

1. Ihr Wissen ist isoliert

Der größte Haken ist, dass HubSpots KI nur das sehen kann, was sich in HubSpot befindet. Aber wo bewahrt Ihr Team tatsächlich seine wichtigen Informationen auf? Wahrscheinlich verstreut über Confluence-Seiten, Google Docs, Notion-Datenbanken und zufällige Slack-Threads. Wenn die Antwort auf die Frage eines Kunden nicht in einer CRM-Eigenschaft steht, ist die HubSpot-KI aufgeschmissen. Das bedeutet, dass sie keine kniffligen Probleme lösen kann und am Ende Tickets eskaliert, die eine KI wahrscheinlich hätte bewältigen können.

Eine Infografik, die zeigt, wie die Vereinheitlichung von Wissen aus verschiedenen Quellen die Einschränkungen der isolierten HubSpot AI Prompted Actions überwindet.

2. Mangel an robusten Tests und Simulationen

Wie können Sie wissen, ob Ihr brillanter KI-Prompt tatsächlich bei Tausenden von echten Tickets funktionieren wird? Mit HubSpot müssen Sie es einfach bauen und das Beste hoffen. Sie können es an einem Datensatz testen, aber es gibt keine Möglichkeit zu sehen, wie es sich im großen Maßstab verhalten wird. Das kann riskant werden. Sie könnten am Ende seltsame Antworten an Kunden senden oder Tickets nicht automatisieren, von denen Sie dachten, sie wären abgedeckt, und das alles ohne eine gute Möglichkeit, es vorherzusehen.

3. Unflexible Blackbox-KI-Modelle

Sie sind auf das KI-Modell von HubSpot, Breeze, angewiesen. Sie können es nicht gegen ein leistungsfähigeres wie GPT-4o oder Claude austauschen, wenn Sie komplexere Schlussfolgerungen benötigen. Sie sind in deren System gefangen, das möglicherweise nicht stark genug für Ihre Anforderungen ist.

4. Verwirrende und unvorhersehbare Preisgestaltung

HubSpot verwendet ein „Credits“-System für seine KI-Funktionen, was mühsam zu verfolgen sein kann. Wenn Sie mehr automatisieren, verbrauchen Sie schneller Credits und könnten am Ende des Monats eine überraschende Rechnung erhalten. Das Fehlen einer einfachen, pauschalen Rate macht es schwierig zu beurteilen, ob Ihre Automatisierungsbemühungen Ihnen tatsächlich Geld sparen.

Diese Probleme veranlassen Teams oft dazu, nach Werkzeugen zu suchen, die speziell für die KI-Automatisierung entwickelt wurden.

Preise für HubSpot AI Prompted Actions

Der Zugang zu HubSpot AI Prompted Actions erfordert bestimmte Abonnementpläne und dieses Credit-System, das es sich zu verstehen lohnt, bevor Sie sich voll darauf einlassen.

• Plananforderungen: Workflows, die für KI-Aktionen notwendig sind, sind hauptsächlich in den Professional- und Enterprise-Plänen für Marketing, Sales, Service und Operations Hubs verfügbar.

• HubSpot Credits: Viele der nützlicheren KI-Aktionen, insbesondere die mit benutzerdefinierten Prompts, verbrauchen HubSpot Credits. Sie erhalten einige mit den teureren Plänen, aber Sie werden wahrscheinlich mehr kaufen müssen, wenn Sie sie nutzen.

• Operations Hub: Wenn Sie fortgeschrittenere Datenformatierungen durchführen oder benutzerdefinierten Code ausführen möchten, benötigen Sie wahrscheinlich ein Abonnement für den Operations Hub Professional oder Enterprise, was zusätzliche Kosten verursacht.

Alles in allem kann die Preisgestaltung kompliziert und teuer werden, besonders wenn Sie versuchen, einen großen Teil der Arbeit Ihres Teams zu automatisieren.

Eine bessere Alternative für fortgeschrittene KI-Workflows: eesel AI

Wenn Sie bei diesen Einschränkungen zustimmend nicken, ist es vielleicht an der Zeit, sich ein Werkzeug anzusehen, das speziell für diese Aufgaben entwickelt wurde. Hier kommt eine Plattform wie eesel AI ins Spiel. Sie lässt sich direkt in HubSpot integrieren, umgeht aber die üblichen Probleme.

So bewältigt eesel AI die Hauptherausforderungen der nativen Tools von HubSpot:

• Vereinheitlichen Sie all Ihr Wissen: Erinnern Sie sich, wie die KI von HubSpot in ihrer eigenen Welt gefangen ist? eesel AI verbindet sich mit einem Klick mit all Ihrem Unternehmenswissen, einschließlich Confluence, Google Docs, Notion und Ihrer bisherigen Ticket-Historie. Dadurch kann sie viel schwierigere Fragen beantworten und einen höheren Prozentsatz Ihrer Tickets automatisieren.

• Testen mit Vertrauen: Mit dem Simulationsmodus von eesel können Sie Ihre KI an Tausenden Ihrer alten Tickets testen, bevor sie live geht. Sie erhalten genaue Vorhersagen darüber, wie viele Tickets sie lösen wird, und können genau sehen, wie sie antworten wird, was das Rätselraten überflüssig macht.

Die eesel AI-Simulationsfunktion, die den Mangel an Tests in HubSpot AI Prompted Actions behebt, indem sie Benutzern ermöglicht, Workflows mit historischen Daten zu testen.

• Vollständige Kontrolle und Flexibilität: eesel AI hat einen unkomplizierten Workflow-Builder, mit dem Sie genau auswählen können, welche Tickets automatisiert werden sollen, den Ton und die Persönlichkeit der KI anpassen und sogar benutzerdefinierte Aktionen erstellen können, die sich mit anderen Tools verbinden. Sie erhalten die volle Kontrolle, ohne Code schreiben zu müssen.

• Transparente und vorhersehbare Preise: Keine verwirrenden Credits mehr. eesel AI hat klare, pauschale Pläne ohne versteckte Gebühren. Ihre Kosten sind vorhersehbar, sodass Sie Ihre Automatisierung skalieren können, ohne sich um die Rechnung zu sorgen.

Eine Ansicht der übersichtlichen Preisseite von eesel AI, eine Alternative zum Credit-System, das für HubSpot AI Prompted Actions verwendet wird.

Sie können eesel AI in Minuten statt Monaten einrichten. Es ist eine Self-Service-Plattform, die sich nahtlos in Ihren bestehenden Helpdesk und Ihre Workflows einfügt.

Dieses Video zeigt, wie man leistungsstarke automatisierte Workflows mit KI in HubSpot erstellt, ähnlich den hier besprochenen Konzepten.

Mehr aus Ihren HubSpot-Workflows herausholen: Das Fazit zu HubSpot AI Prompted Actions

Also, was ist das Urteil zu HubSpot AI Prompted Actions? Sie sind ein praktisches Werkzeug, um Daten aufzuräumen und einfache, interne Aufgaben zu automatisieren. Wenn Sie nur ein Ticket kategorisieren oder eine Eigenschaft formatieren möchten, können sie Ihnen etwas Zeit sparen.

Aber wenn Sie hoffen, echte, kundenorientierte Konversationen zu automatisieren oder knifflige Support-Fragen zu bearbeiten, werden Sie die Einschränkungen ziemlich schnell spüren. Da sie nur Daten innerhalb von HubSpot verwenden und wichtige Funktionen wie groß angelegte Tests fehlen, bieten sie einfach nicht die nötige Leistung für eine ernsthafte Kundensupport-Automatisierung.

Wenn Sie bereit sind, mehr als nur grundlegende Datenbereinigung zu betreiben und eine KI wollen, die aus all Ihrem Unternehmenswissen lernen und echte Ergebnisse liefern kann, ist es an der Zeit zu sehen, was eine dedizierte Plattform leisten kann.

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