Todos nós já passamos por isso. Você pede a uma ferramenta de escrita de IA um e-mail rápido, e ela devolve um ensaio de cinco parágrafos tão rígido e formal que você pensaria que estava se candidatando a um financiamento imobiliário. A promessa da IA é facilitar o trabalho, mas muitas vezes acaba criando conteúdo genérico, errado ou fora do tom da marca, que você tem que editar tanto que deveria ter escrito você mesmo.
Isso se torna especialmente complicado quando você a utiliza para negócios. Para coisas como suporte ao cliente ou documentos internos, acertar os detalhes e o tom da marca não é apenas um diferencial, é tudo. Usar uma IA genérica treinada em toda a internet para responder a perguntas específicas de clientes é como pedir a uma pessoa aleatória na rua a política de devolução da sua empresa. É uma receita para confusão e alguns erros bastante embaraçosos.
Este guia mostrará uma maneira melhor. Vamos percorrer um fluxo de trabalho de 5 etapas para superar as ferramentas genéricas e usar IA para escrita de uma forma que seja segura, eficiente e que realmente soe como o seu negócio.
O que você precisará para construir seu fluxo de trabalho de IA para escrita
Antes de começarmos, vamos colocar algumas coisas em ordem. Não se trata de comprar uma dúzia de novos aplicativos; é sobre usar o que você já tem para construir um processo de escrita mais inteligente.
Você precisará:
- Um objetivo claro: Qual tarefa de escrita você está tentando corrigir ou acelerar? Pense além de apenas "escrever um e-mail." Um objetivo melhor é algo como "reduzir o tempo de resposta de tickets de suporte" ou "garantir que todos os novos guias de instruções sejam consistentes."
- O conhecimento da sua empresa: Você precisará de acesso aos locais onde o conhecimento real da sua empresa está armazenado, como seu centro de ajuda, wikis internos como Confluence, ou chats de clientes anteriores.
- Uma plataforma de IA que se conecta às suas ferramentas: Esta é a parte mais importante. Você precisa de uma ferramenta construída para se conectar ao seu conhecimento e trabalhar dentro do seu software existente, não algum aplicativo independente que o force a copiar e colar o dia todo.
Um guia passo a passo para usar IA para escrita em seu negócio
Aqui está um processo prático e repetível para usar IA para escrita que realmente ajuda o seu negócio, em vez de apenas lhe dar mais palavras para editar.
Um diagrama de fluxo de trabalho em 5 etapas para usar IA na escrita empresarial.
Passo 1: Defina seu objetivo de escrita com IA, não apenas o documento que você deseja
Primeiro de tudo: esclareça por que você precisa da ajuda da IA. A razão pela qual você usaria IA para um post de blog de marketing é completamente diferente de por que você a usaria para redigir uma resposta de suporte ao cliente, e sua configuração deve refletir isso.
Para marketing ou coisas criativas, você geralmente está procurando novas ideias, um ângulo fresco ou uma maneira de superar o bloqueio criativo. Para esses trabalhos, ferramentas genéricas como ChatGPT ou Jasper podem ser pontos de partida decentes. Originalidade é o principal objetivo, então a precisão não é tão crítica. Uma sugestão um pouco fora do comum pode até mesmo inspirar uma nova grande ideia.
Mas para operações diárias de negócios, pense em suporte, TI ou RH, os objetivos são precisão, consistência e rapidez. A escrita tem que vir de uma única fonte de verdade: os dados e políticas da sua empresa. É aqui que as IAs genéricas, treinadas na internet aberta, falham. Elas não conhecem os detalhes específicos do seu produto ou as etapas para solucionar um erro. Para essas tarefas, você precisa de uma abordagem que coloque o conhecimento da sua própria empresa em primeiro lugar.
Passo 2: Escolha o tipo certo de IA para escrita: genérica vs. consciente do contexto
Nem todas as IAs são iguais. A maior diferença entre elas é o que elas foram treinadas, e esse único detalhe muda tudo para o seu negócio.
Ferramentas de escrita de IA genéricas são alimentadas por grandes modelos de linguagem como o GPT-4, que aprendem com a internet pública, massiva e desorganizada.
- Prós: Elas são bastante boas para perguntas gerais, brainstorming e escrita sobre tópicos amplos.
- Contras: Elas não têm ideia sobre sua empresa específica, então tendem a "alucinar" ou simplesmente inventar coisas. Elas também abrem brechas de segurança e privacidade se você estiver tentado a colar informações sensíveis de clientes para dar-lhes algum contexto. Fazer com que elas soem como sua marca significa escrever prompts longos e complicados toda vez.
Plataformas de IA conscientes do contexto são a maneira moderna e mais inteligente para as empresas trabalharem. Em vez de usar a internet pública, essas plataformas são projetadas para aprender de forma segura com os dados privados da sua empresa. Uma ferramenta de IA como eesel AI é um ótimo exemplo disso. Ela não adivinha. Ela se conecta diretamente ao seu help desk (como Zendesk ou Freshdesk), documentos internos e wikis para fornecer respostas e redigir respostas com base nas suas informações. Isso torna sua saída precisa e alinhada à marca imediatamente, sem necessidade de prompts complexos.
| Recurso | Ferramentas de IA Genéricas (ex.: ChatGPT, Jasper) | Plataformas Conscientes do Contexto (ex.: eesel AI) |
|---|---|---|
| Fonte de Dados | Dados da internet pública | Documentos privados da sua empresa, tickets, & wikis |
| Precisão | Varia; propensa a inventar coisas | Alta; baseada no seu conhecimento verificado |
| Integração | Copiar e colar manualmente ou complementos básicos | Integrada profundamente em help desks & ferramentas de chat |
| Caso de Uso Principal | Geração de conteúdo criativo, brainstorming | Respostas de suporte precisas, Q&A interno |
| Segurança | Risco potencial com dados sensíveis | Seguro; seus dados permanecem privados e separados |
Passo 3: Conecte suas fontes de conhecimento para um fluxo de trabalho de escrita com IA mais inteligente
Um bom fluxo de trabalho de escrita com IA não deve viver em uma aba separada do navegador. Ficar constantemente alternando entre seu trabalho e um chatbot só mata a produtividade. Os melhores sistemas encontram você onde você já está.
Esta é a parte onde você conecta sua plataforma de IA a todo o conhecimento da sua empresa. Com uma plataforma como eesel AI, isso geralmente é uma configuração simples, de um clique, para mais de 100 fontes. Você pode vincular seu help desk para permitir que a IA aprenda com milhares de seus tickets resolvidos no passado. Você pode conectar seu espaço Confluence para ensinar suas políticas internas, seus Google Docs para planos de projeto, e até mesmo sua loja Shopify para os detalhes mais recentes do produto.
Conectando fontes de conhecimento para uma IA mais inteligente no fluxo de trabalho de escrita.
O retorno é instantâneo. Sua IA agora possui o mesmo conhecimento básico que o membro mais experiente da sua equipe. Ela conhece os nomes exatos dos seus produtos, entende sua política de devolução e pode replicar o tom que você usou para resolver milhares de problemas. Não está mais adivinhando; está referenciando.
Passo 4: Crie prompts eficazes para IA para escrita (é sobre instruções, não criatividade)
Com ferramentas genéricas, "engenharia de prompts" tornou-se essa habilidade estranha onde você tenta convencer a IA a ser mais criativa ou soar um pouco mais humana.
Em um sistema de negócios que já conhece seu contexto, criar prompts é muito mais simples. Trata-se de dar instruções claras e definir regras para uma IA que já possui todo o conhecimento necessário. Em vez de implorar para que ela adote uma persona, você está apenas dizendo a um assistente bem treinado o que fazer em certas situações.
Dica Profissional: Pense nos seus prompts como regras de engajamento para a IA. Isso a transforma de um simples gerador de texto em uma parte confiável da sua equipe.
Aqui estão alguns exemplos de prompts simples e poderosos que você poderia configurar para um agente de IA como o da eesel AI:
- Para Tom: "Sempre responda em um tom amigável, mas profissional. Não use emojis a menos que o cliente os use primeiro."
- Para Escalação: "Se a pergunta for sobre um reembolso para um pedido acima de $500, não responda. Escale o ticket para a equipe de suporte de Nível 2 e marque-o como ‘reembolso de alto valor’."
- Para Ações: "Quando um cliente perguntar sobre o status do pedido, use a ação Shopify para procurar o número do pedido e fornecer o status atual de envio."
Configurando prompts e regras em uma plataforma de escrita com IA.
Estas não são instruções criativas; são instruções de trabalho. É assim que você constrói um fluxo de trabalho no qual pode realmente confiar.
Passo 5: Estabeleça limites para a IA na escrita e teste antes de confiar
O maior obstáculo que impede as equipes de usar IA para escrita é o medo de que ela saia do controle e cometa um erro. Um lançamento inteligente envolve testar, observar e manter um humano no comando.
Primeiro, simule. Uma grande vantagem de uma plataforma de negócios como eesel AI é que você pode executar simulações. Você pode testar seu agente de IA em milhares de seus tickets passados em um ambiente totalmente seguro. Isso mostra exatamente como ele teria respondido, qual é sua taxa de precisão e onde você pode ter algumas lacunas de conhecimento, tudo isso antes de ele falar com um cliente real.
Testando e simulando o desempenho de um agente de escrita de IA.
Em seguida, implemente-o lentamente. Não ative o interruptor de IA para todos de uma só vez. Comece com um canal, uma única equipe ou permitindo que a IA apenas sugira respostas para os agentes revisarem. Um Copiloto de IA que trabalha ao lado dos seus agentes é um primeiro passo perfeito. Isso acelera as coisas sem tirar o controle humano.
Um copiloto de IA sugerindo uma resposta dentro de um help desk para melhorar o processo de escrita da IA.
Finalmente, mantenha um humano no loop. Sempre tenha uma maneira clara para sua equipe revisar, corrigir e dar feedback sobre o conteúdo gerado por IA. Isso não apenas impede que erros sejam divulgados, mas também ajuda a IA a aprender com seus erros, tornando todo o sistema mais inteligente ao longo do tempo.
Erros comuns a evitar ao usar IA para escrita
- Usar ferramentas públicas para dados privados: Nunca, jamais cole informações sensíveis de clientes ou segredos internos da empresa em ferramentas públicas de IA como o ChatGPT. É uma enorme violação de segurança e privacidade que muitas empresas estão agora correndo para corrigir.
- Confiar cegamente na saída: Sempre tenha um humano para revisar e verificar informações importantes, especialmente se vier de uma ferramenta genérica que pode estar usando fontes antigas ou simplesmente erradas.
- Ignorar integrações: Um fluxo de trabalho que faz você copiar e colar manualmente texto entre diferentes aplicativos é lento, desajeitado e fácil de errar. Escolha ferramentas que se conectem diretamente ao seu help desk ou plataformas de chat como Slack ou Microsoft Teams.
- Escolher uma ferramenta de "substituição total": Tenha cuidado com plataformas de IA que querem que você abandone seu help desk atual ou outro software. Uma abordagem que adiciona uma camada sobre suas ferramentas atuais, como eesel AI, é mais rápida de configurar, menos disruptiva para sua equipe e começa a agregar valor imediatamente.
Conclusão: construa um sistema de IA para escrita, não apenas uma máquina de conteúdo
Usar IA para escrita em um negócio não é sobre encontrar um botão mágico que faz seu trabalho por você. É sobre construir um sistema confiável, conectado e inteligente que ajuda sua equipe a trabalhar melhor. Seguindo estes cinco passos – definindo seu objetivo, escolhendo uma ferramenta consciente do contexto, conectando seu próprio conhecimento, dando instruções claras e testando tudo – você pode criar um fluxo de trabalho que é muito mais do que um gerador de texto. Você pode construir um sistema que torna sua equipe mais eficiente, sua comunicação mais consistente e seus clientes e funcionários mais felizes.
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Perguntas frequentes
Não é seguro usar ferramentas públicas como o ChatGPT, pois elas podem usar seus dados para treinar seus modelos públicos. No entanto, plataformas de negócios conscientes do contexto são construídas para segurança, mantendo os dados da sua empresa privados e isolados, para que nunca sejam expostos ou usados em outro lugar.
A principal diferença é a fonte de conhecimento. O ChatGPT usa a internet pública e muitas vezes precisa adivinhar, enquanto uma plataforma de negócios conecta-se aos seus documentos privados e tickets passados para fornecer respostas baseadas na verdade verificada da sua empresa, eliminando erros.
Uma IA consciente do contexto aprende diretamente com seu conteúdo existente, como artigos do centro de ajuda e conversas de suporte passadas. Ao analisar milhares de exemplos do mundo real, ela naturalmente adota o tom específico da sua empresa, a forma de expressão e o vocabulário.
A chave é começar com um Copiloto de IA que sugere respostas para os agentes revisarem em vez de enviá-las automaticamente. Como a IA é treinada com seus dados precisos, as sugestões são altamente relevantes e requerem edição mínima, economizando tempo significativo desde o primeiro dia.
As plataformas de IA modernas para negócios são projetadas para serem fáceis de usar e não requerem codificação. Configurar uma geralmente envolve alguns cliques para autorizar o acesso às suas fontes de conhecimento, como Confluence ou Zendesk, permitindo que você comece em minutos.
É ótimo para qualquer tarefa que dependa de conhecimento interno. Você pode usá-lo para redigir primeiras versões de artigos de base de conhecimento, criar anúncios internos ou responder a perguntas repetitivas de funcionários no Slack com base nas políticas de RH e wikis da sua empresa.
