Wie man einen praktischen KI-gestützten Schreib-Workflow erstellt, der tatsächlich funktioniert

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Ziel für das Schreiben mit KI, nicht nur das Dokument, das Sie möchten

Zuerst einmal: Klären Sie, warum Sie die Hilfe von KI benötigen. Der Grund, warum Sie KI für einen Marketing-Blogbeitrag verwenden würden, ist völlig anders als der, warum Sie sie für das Verfassen einer Kundenunterstützungsantwort verwenden würden, und Ihre Einrichtung sollte dies widerspiegeln.

Für Marketing oder kreative Dinge suchen Sie normalerweise nach neuen Ideen, einem frischen Ansatz oder einer Möglichkeit, Schreibblockaden zu überwinden. Für diese Aufgaben können generische Tools wie ChatGPT oder Jasper gute Ausgangspunkte sein. Originalität ist das Hauptziel, daher ist Genauigkeit nicht so entscheidend. Ein etwas unkonventioneller Vorschlag könnte sogar eine großartige neue Idee entfachen.

Aber für den täglichen Geschäftsbetrieb, denken Sie an Support, IT oder HR, sind die Ziele Genauigkeit, Konsistenz und Geschwindigkeit. Der Text muss aus einer einzigen Quelle der Wahrheit stammen: den Daten und Richtlinien Ihres Unternehmens. Hier versagen generische KIs, die auf dem offenen Internet trainiert wurden. Sie kennen nicht die spezifischen Produktdetails oder die Schritte zur Fehlerbehebung. Für diese Aufgaben benötigen Sie einen Ansatz, der das Wissen Ihres Unternehmens in den Vordergrund stellt.

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Art von KI für das Schreiben: generisch vs. kontextbewusst

Nicht alle KIs sind gleich. Der größte Unterschied zwischen ihnen ist, worauf sie trainiert wurden, und dieses eine Detail ändert alles für Ihr Unternehmen.

Generische KI-Schreibwerkzeuge werden von riesigen Sprachmodellen wie GPT-4 angetrieben, die aus dem massiven, chaotischen und öffentlichen Internet lernen.

• Vorteile: Sie sind ziemlich gut für allgemeine Fragen, Brainstorming und das Schreiben über breite Themen.
• Nachteile: Sie haben keine Ahnung von Ihrem spezifischen Unternehmen, daher neigen sie dazu, zu "halluzinieren" oder einfach Dinge zu erfinden. Sie öffnen auch Sicherheits- und Datenschutzlücken, wenn Sie versucht sind, sensible Kundeninformationen einzufügen, um ihnen Kontext zu geben. Sie dazu zu bringen, wie Ihre Marke zu klingen, bedeutet, jedes Mal lange, komplizierte Eingabeaufforderungen zu schreiben.

Kontextbewusste KI-Plattformen sind der moderne, intelligentere Weg für Unternehmen zu arbeiten. Anstatt das öffentliche Internet zu nutzen, sind diese Plattformen darauf ausgelegt, sicher aus den privaten Daten Ihres Unternehmens zu lernen. Ein KI-Tool wie eesel AI ist ein großartiges Beispiel dafür. Es rät nicht. Es verbindet sich direkt mit Ihrem Helpdesk (wie Zendesk oder Freshdesk), internen Dokumenten und Wikis, um Antworten und Entwürfe basierend auf Ihren Informationen zu geben. Dadurch ist sein Output sofort genau und markenkonform, ohne dass komplexe Eingabeaufforderungen erforderlich sind.

Schritt 3: Verbinden Sie Ihre Wissensquellen für einen intelligenteren KI-Schreibworkflow

Ein guter KI-Schreibworkflow sollte nicht in einem separaten Browser-Tab leben. Ständiges Wechseln zwischen Ihrer Arbeit und einem Chatbot tötet einfach die Produktivität. Die besten Systeme treffen Sie dort, wo Sie bereits sind.

Dies ist der Teil, in dem Sie Ihre KI-Plattform mit dem gesamten Wissen Ihres Unternehmens verbinden. Mit einer Plattform wie eesel AI ist dies in der Regel eine einfache, einmalige Einrichtung für über 100 Quellen. Sie können Ihren Helpdesk verknüpfen, damit die KI aus Tausenden Ihrer früheren gelösten Tickets lernen kann. Sie können Ihren Confluence-Bereich verbinden, um ihm Ihre internen Richtlinien beizubringen, Ihre Google Docs für Projektpläne und sogar Ihren Shopify-Store für die neuesten Produktdetails.

Der Nutzen ist sofort spürbar. Ihre KI verfügt nun über dasselbe Grundwissen wie Ihr erfahrenstes Teammitglied. Sie kennt die genauen Produktnamen, versteht Ihre Rückgaberichtlinien und kann den Tonfall kopieren, den Sie zur Lösung von Tausenden von Problemen verwendet haben. Sie rät nicht mehr; sie bezieht sich auf vorhandenes Wissen.

Schritt 4: Effektive Eingabeaufforderungen für KI zum Schreiben erstellen (es geht um Anweisungen, nicht um Kreativität)

Mit generischen Tools ist das "Prompt-Engineering" zu einer seltsamen Fähigkeit geworden, bei der man versucht, die KI dazu zu bringen, kreativer zu sein oder ein wenig menschlicher zu klingen.

In einem Geschäftssystem, das Ihren Kontext bereits kennt, ist das Prompting viel einfacher. Es geht darum, klare Anweisungen zu geben und Regeln festzulegen für eine KI, die bereits über alle notwendigen Informationen verfügt. Anstatt sie zu bitten, eine bestimmte Rolle anzunehmen, sagen Sie einem gut trainierten Assistenten einfach, was er in bestimmten Situationen tun soll.

Profi-Tipp: Betrachten Sie Ihre Eingabeaufforderungen als Einsatzregeln für die KI. Dadurch wird sie von einem einfachen Textgenerator zu einem zuverlässigen Teil Ihres Teams.

Hier sind einige Beispiele für einfache, aber wirkungsvolle Eingabeaufforderungen, die Sie für einen KI-Agenten wie den von eesel AI einrichten könnten:

• Für den Ton: "Antworte immer in einem freundlichen, aber professionellen Ton. Verwende keine Emojis, es sei denn, der Kunde verwendet sie zuerst."
• Für Eskalationen: "Wenn die Frage eine Rückerstattung für eine Bestellung über 500 $ betrifft, nicht antworten. Eskalieren Sie das Ticket an das Tier-2-Support-Team und markieren Sie es als ‘hochwertige Rückerstattung’."
• Für Aktionen: "Wenn ein Kunde nach dem Status seiner Bestellung fragt, verwenden Sie die Shopify-Aktion, um die Bestellnummer nachzuschlagen und geben Sie den aktuellen Versandstatus an."

Dies sind keine kreativen Briefings; es sind Arbeitsanweisungen. So bauen Sie einen Workflow auf, auf den Sie sich wirklich verlassen können.

Schritt 5: Setzen Sie Leitplanken für KI beim Schreiben und testen Sie, bevor Sie vertrauen

Das größte Hindernis für Teams, KI zum Schreiben zu nutzen, ist die Angst, dass sie außer Kontrolle gerät und einen Fehler macht. Eine kluge Einführung dreht sich darum, zu testen, zu beobachten und einen Menschen verantwortlich zu halten.

Zuerst simulieren. Ein großer Vorteil einer Geschäftsplattform wie eesel AI ist, dass Sie Simulationen durchführen können. Sie können Ihren KI-Agenten an Tausenden Ihrer vergangenen Tickets in einer völlig sicheren Umgebung testen. Dies zeigt Ihnen genau, wie er reagiert hätte, wie hoch seine Genauigkeitsrate ist und wo Sie möglicherweise Wissenslücken haben, bevor er jemals mit einem echten Kunden spricht.

Als nächstes rollen Sie es langsam aus. Schalten Sie den KI-Schalter nicht für alle gleichzeitig um. Beginnen Sie mit einem Kanal, einem einzelnen Team oder indem Sie die KI nur Vorschläge für Antworten machen lassen, die von Agenten überprüft werden. Ein KI-Copilot, der neben Ihren Agenten arbeitet, ist ein perfekter erster Schritt. Es beschleunigt die Abläufe, ohne die menschliche Kontrolle zu entziehen.

Halten Sie schließlich einen Menschen in der Schleife. Sorgen Sie immer dafür, dass Ihr Team eine klare Möglichkeit hat, KI-generierte Inhalte zu überprüfen, zu korrigieren und Feedback zu geben. Dies verhindert nicht nur, dass Fehler nach außen gelangen, sondern hilft der KI auch, aus ihren Fehlern zu lernen, wodurch das gesamte System im Laufe der Zeit intelligenter wird.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten, wenn KI zum Schreiben verwendet wird

• Öffentliche Tools für private Daten verwenden: Niemals, wirklich niemals, sensible Kundeninformationen oder interne Unternehmensgeheimnisse in öffentliche KI-Tools wie ChatGPT einfügen. Es ist ein enormes Sicherheits- und Datenschutzproblem, das viele Unternehmen jetzt verzweifelt zu beheben versuchen.
• Dem Output blind vertrauen: Lassen Sie immer einen Menschen die wichtigen Informationen überprüfen und verifizieren, besonders wenn sie von einem generischen Tool stammen, das möglicherweise alte oder schlichtweg falsche Quellen verwendet.
• Integrationen ignorieren: Ein Arbeitsablauf, der Sie dazu zwingt, Text manuell zwischen verschiedenen Apps zu kopieren und einzufügen, ist langsam, umständlich und fehleranfällig. Wählen Sie Tools, die sich direkt in Ihr Helpdesk oder Chat-Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams integrieren lassen.
• Ein "Rip-and-Replace"-Tool wählen: Seien Sie vorsichtig mit KI-Plattformen, die Sie dazu bringen wollen, Ihr aktuelles Helpdesk oder andere Software aufzugeben. Ein Ansatz, der eine Schicht über Ihre aktuellen Tools legt, wie eesel AI, ist schneller einzurichten, weniger störend für Ihr Team und beginnt sofort, Mehrwert zu schaffen.

Fazit: Bauen Sie ein KI-Schreibsystem, nicht nur eine Content-Maschine

Die Verwendung von KI zum Schreiben in einem Unternehmen bedeutet nicht, einen magischen Knopf zu finden, der Ihre Arbeit für Sie erledigt. Es geht darum, ein zuverlässiges, vernetztes und intelligentes System zu schaffen, das Ihrem Team hilft, besser zu arbeiten. Indem Sie diesen fünf Schritten folgen – Ihr Ziel definieren, ein kontextbewusstes Tool wählen, Ihr eigenes Wissen einbinden, klare Anweisungen geben und alles testen – können Sie einen Arbeitsablauf schaffen, der weit mehr ist als ein Textgenerator. Sie können ein System aufbauen, das Ihr Team effizienter macht, Ihre Kommunikation konsistenter und Ihre Kunden und Mitarbeiter zufriedener.

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