Já se sentiu como se estivesse gastando mais tempo apenas procurando informações do que realmente as utilizando? Você definitivamente não está sozinho. Estudos sugerem que o funcionário médio gasta uma grande parte da sua semana, talvez cerca de 20%, apenas tentando encontrar informações internas ou descobrir quem sabe a resposta, de acordo com a McKinsey. Isso é basicamente um dia inteiro de trabalho perdido, apenas procurando!
Uma base de conhecimento interna é como o cérebro compartilhado da sua equipe – um ponto central online onde toda a inteligência coletiva da sua empresa está armazenada. É o lugar para onde você vai para tudo, desde políticas de RH até aqueles guias úteis de solução de problemas. Configurar uma pode realmente aumentar sua produtividade, garantir que todos estejam na mesma página e reduzir bastante aquelas perguntas repetitivas que consomem o tempo de todos.
Montar uma pode parecer uma tarefa enorme, mas é totalmente viável se você dividir em etapas e tiver um plano claro. Este guia irá orientá-lo através dos passos, desde descobrir o que você precisa até garantir que continue útil. Também vamos conversar sobre como as ferramentas certas, especialmente aquelas que usam IA como eesel AI, podem tornar sua base de conhecimento interna muito mais inteligente e fácil de acessar para todos.
O problema e a solução da busca.
Por que sua equipe realmente precisa de uma base de conhecimento interna
Pense em todas aquelas perguntas que surgem repetidamente todos os dias. Onde está o arquivo da última apresentação? Como faço para ser reembolsado pelas minhas despesas? Qual é o processo exato para lidar com um reembolso ao cliente? Se você não tem um local principal para essas informações, as respostas acabam enterradas em e-mails antigos, espalhadas por diferentes pastas compartilhadas, ou talvez existam apenas na cabeça de uma pessoa (costumamos chamar isso de “conhecimento tribal”, e é bem arriscado se essa pessoa sair!).
Uma base de conhecimento interna ajuda você a enfrentar esses tipos de problemas de frente. É uma ótima maneira de:
- Ser mais produtivo: Quando as respostas são fáceis de encontrar, sua equipe gasta menos tempo procurando e mais tempo focando no trabalho real. Isso os libera para coisas mais interessantes e valiosas.
- Facilitar a integração: Novos colaboradores podem se atualizar muito mais rápido quando todos os materiais de treinamento, regras da empresa e guias de como fazer estão em um local fácil de encontrar. Isso tira a pressão dos membros existentes da equipe que, de outra forma, estariam respondendo às mesmas perguntas básicas repetidamente.
- Manter a consistência: Com uma fonte confiável de informações, todos trabalham com os mesmos detalhes aprovados. Isso é super importante para manter a qualidade alta em tudo, desde como você lida com processos até como você fala com os clientes e toma decisões.
- Parar de perder informações valiosas: Quando os funcionários se vão, seus anos de experiência e conhecimento podem simplesmente desaparecer. Uma base de conhecimento interna ajuda a capturar esse know-how da empresa, tornando seu negócio mais forte e menos dependente de apenas algumas pessoas.
- Trabalhar melhor em conjunto: Derrubar essas barreiras entre departamentos significa que as equipes podem facilmente obter informações de outras áreas, ajudando todos a entenderem melhor as coisas e tornando os projetos interfuncionais mais tranquilos.
- Ajudar os funcionários a se ajudarem: Dar à sua equipe o poder de encontrar respostas por conta própria constrói confiança e os encoraja a resolver as coisas de forma independente.
Quando você reduz tudo, uma base de conhecimento interna bem feita significa resolução de problemas mais rápida, serviço mais consistente (o que os clientes definitivamente percebem!), e pode até ajudar a reduzir custos desnecessários.
Por que sua equipe precisa de uma base de conhecimento interna.
Que tipo de conteúdo deve ir para sua base de conhecimento interna?
O que você coloca na sua base de conhecimento interna deve ser realmente qualquer informação que sua equipe precise para fazer bem o seu trabalho. Trata-se de capturar aquele conhecimento importante da empresa e torná-lo fácil de pesquisar.
Aqui estão alguns tipos comuns de conteúdo que você provavelmente vai querer incluir:
| Tipo de Conteúdo | Exemplos |
|---|---|
| Políticas de RH | Políticas de licença, código de conduta, políticas de despesas |
| Guias de Como Fazer | Configuração de software passo a passo, instruções de solução de problemas |
| Materiais de Treinamento | Listas de verificação de integração, vídeos de treinamento de produtos, caminhos de aprendizado específicos para funções |
| Procedimentos da Empresa | Fluxos de aprovação, etapas de aquisição, protocolos de emergência |
| Documentação de TI | Diagramas de arquitetura de sistemas, instruções de uso de software, diretrizes de acesso |
| FAQs | Perguntas comuns dos funcionários, explicações de benefícios, diretrizes de segurança |
| Documentação de Projetos | Cartas de projeto, cronogramas, especificações de requisitos, retrospectivas |
| Melhores Práticas | Padrões de escrita, princípios de design, diretrizes de interação com o cliente |
| Notas de Reunião | Resumos de reuniões estratégicas, atualizações trimestrais, notas de sincronização de equipe |
| Anúncios | Atualizações de novas políticas, mudanças na liderança, notícias organizacionais |
Tente focar em incluir coisas sobre as quais as pessoas perguntam muito, coisas que são realmente importantes para o trabalho diário ou qualquer coisa necessária para treinamento e conformidade. O objetivo principal é torná-lo genuinamente útil para que economize tempo de todos.
Como construir sua base de conhecimento interna: Um guia simples
Construir uma base de conhecimento interna verdadeiramente útil não é apenas jogar um monte de documentos em um drive compartilhado e torcer pelo melhor. Você precisa pensar um pouco para garantir que as pessoas realmente a usem e a achem valiosa. Aqui está um processo simples para ajudá-lo a começar.
1. Defina seu plano e o que você quer alcançar
Antes mesmo de começar a coletar documentos, pense sobre por que você está fazendo isso em primeiro lugar. Você espera receber menos perguntas de suporte interno, tornar mais rápido o processo de integração de novas pessoas ou apenas reunir informações que atualmente estão espalhadas por aí? Estabelecer metas claras que você possa realmente medir (como “queremos reduzir o tempo de busca em 20%” ou “vamos reduzir o tempo de integração de alguém em 3 dias”) manterá você focado e ajudará a ver se está tendo sucesso mais tarde.
Além disso, considere quem usará mais – diferentes equipes provavelmente precisarão de coisas diferentes.
Uma planilha simples delineando os passos iniciais e objetivos para construir uma base de conhecimento interna.
2. Encontre e colete seu conteúdo
Agora é hora de colocar seu chapéu de detetive. Onde está todo o conhecimento da sua empresa neste momento? Pode estar em pastas compartilhadas, antigas cadeias de e-mails, wikis existentes, ou talvez até mesmo apenas na cabeça dos membros mais experientes da sua equipe. Comece identificando as informações mais importantes que sua equipe precisa acessar todos os dias, como perguntas comuns ou processos principais. Reúna quaisquer documentos existentes, vídeos, apresentações, ou até mesmo grave conversas com pessoas que sabem muito sobre tópicos específicos.
Identificando fontes de conhecimento existentes para sua base de conhecimento interna.
3. Organize e estruture tudo
Como as pessoas vão encontrar o que precisam uma vez que tudo está em um só lugar? Planejar uma estrutura lógica é super importante. Pense em como você pode agrupar as coisas usando categorias, subcategorias e tags que façam sentido para sua empresa. Você pode organizar as coisas por departamento, por tópico ou talvez por processo. A ideia é facilitar a navegação para que alguém possa encontrar informações, mesmo que não tenha certeza do que está procurando ou de como buscar.
Estruturando conteúdo para fácil navegação em sua base de conhecimento interna.
4. Escreva conteúdo que seja fácil de entender e útil
Mesmo o melhor software de base de conhecimento não ajudará se a informação dentro dele for confusa. Foque em escrever artigos que sejam claros, curtos e que digam exatamente o que as pessoas precisam fazer. Use palavras simples e divida tópicos complicados em passos fáceis. Se precisar usar palavras específicas da empresa ou jargões, certifique-se de explicá-los.
Dica profissional: Crie modelos simples para coisas comuns, como guias de processos padrão ou etapas de solução de problemas. Isso ajuda a manter tudo com uma aparência consistente e facilita para as pessoas adicionarem novas informações.
Um editor de artigos de base de conhecimento.
5. Escolha a plataforma certa
Este é um passo realmente importante. O software que você escolher fará uma grande diferença em quão fácil será construir, gerenciar e usar sua base de conhecimento interna. Você precisará pensar sobre quantas pessoas estão na sua equipe, qual é o seu orçamento e quais recursos específicos você absolutamente precisa. Falaremos mais sobre o que procurar na próxima seção.
Escolhendo a plataforma certa para sua base de conhecimento interna.
6. Configure e decida quem pode ver o quê
Depois de escolher sua plataforma, é hora de prepará-la e começar a transferir seu conteúdo inicial. Uma parte fundamental deste passo é definir quem pode ver e fazer o quê. Decida quem terá acesso a diferentes tipos de informações (especialmente dados sensíveis como detalhes de RH) e quem tem permissão para escrever ou editar conteúdo. Garantir a segurança é absolutamente essencial para uma base de conhecimento interna.
Configurações de permissão de usuário e segurança para sua base de conhecimento interna.
7. Apresente-o e incentive as pessoas a usá-lo
Construir a base de conhecimento é apenas uma parte; fazer com que sua equipe realmente a utilize é a outra! Anuncie a nova base de conhecimento interna para todos e explique como ela vai ajudar eles diretamente (como economizar tempo ou ajudá-los a encontrar respostas mais rapidamente). Mostre a eles como encontrar as coisas e, principalmente, como eles podem adicionar seu próprio conhecimento.
Introdução ao conhecimento interno na sessão de integração.
8. Mantenha-o atualizado e útil
Pense na sua base de conhecimento interna como algo que está sempre mudando. As informações mudam, os processos são atualizados e novas perguntas surgem. Estabeleça uma maneira clara de revisar e atualizar o conteúdo regularmente. Talvez atribua certas pessoas para serem responsáveis por diferentes seções ou artigos para garantir que eles permaneçam atuais. Se a informação ficar desatualizada, pode ser enganosa e as pessoas podem parar de confiar no recurso.
Mantendo e atualizando sua base de conhecimento interna.
Escolhendo o melhor software para sua base de conhecimento interna
Escolher a ferramenta certa é provavelmente a maior decisão que você tomará ao configurar sua base de conhecimento interna. O software precisa ser robusto o suficiente para lidar com seu conteúdo e a forma como você trabalha, mas também simples o suficiente para que todos em sua equipe realmente o utilizem sem dor de cabeça.
Aqui estão algumas coisas importantes a serem observadas:
| O que Procurar | Por que é Importante |
|---|---|
| Ótima Pesquisa | As pessoas podem encontrar rapidamente o que precisam, tornando a base de conhecimento realmente útil. Procure por uma pesquisa inteligente que vá além de palavras-chave. |
| Fácil de Usar | Deve ser simples tanto para leitores quanto para colaboradores. Uma plataforma complicada significa que menos pessoas a usarão. |
| Controle de Acesso & Segurança | Importante para proteger informações sensíveis da empresa. Permissões fortes e segurança mantêm os dados seguros. |
| Recursos de Colaboração | Facilita para várias pessoas adicionar, revisar e aprovar conteúdo, mantendo as informações precisas e completas. |
| Conexão com Outras Ferramentas | Deve integrar-se com ferramentas que sua equipe já usa diariamente (por exemplo, Slack, Microsoft Teams, Google Docs, Confluence, SharePoint, Notion, Zendesk, Freshdesk, Intercom). |
| Capacidade de Crescimento | Precisa suportar mais usuários e conteúdo ao longo do tempo sem problemas de desempenho. |
| Análises | Ajuda a rastrear o que está funcionando, o que as pessoas estão procurando e onde existem lacunas para que você possa melhorar a base de conhecimento. |
| Capacidades de IA | Adiciona pesquisa inteligente, sugestões de conteúdo e até mesmo respostas a perguntas — tornando a experiência mais rápida e útil. |
Uma plataforma forte combina IA inteligente e integrações perfeitas com ferramentas como Confluence, Google Docs, SharePoint, Notion, Zendesk, e Freshdesk. Soluções como eesel AI ajudam a conectar tudo ao integrar-se a essas fontes, alimentando a pesquisa inteligente e permitindo assistentes de IA como o Teammate AI para que sua equipe possa encontrar informações precisas e atualizadas de forma rápida e fácil.
Dicas para tornar sua base de conhecimento interna um verdadeiro sucesso
Construir uma base de conhecimento interna é um ótimo começo, mas torná-la verdadeiramente valiosa para sua equipe ao longo do tempo requer esforço contínuo e as ferramentas certas.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais eesel AI pode ajudá-lo a torná-la um verdadeiro sucesso:
- Facilite para os usuários: Com pesquisa poderosa impulsionada por IA e respostas instantâneas, o eesel AI torna simples para sua equipe encontrar o que precisa rapidamente, sem precisar vasculhar pastas ou clicar sem parar.
- Incentive todos a compartilhar: O eesel AI se conecta a todas as suas fontes existentes, para que qualquer pessoa possa contribuir com conhecimento naturalmente através das ferramentas que já usa, como Google Docs, Confluence ou Notion. Isso ajuda a construir uma cultura de compartilhamento sem etapas extras.
- Observe o que está acontecendo e melhore: Use as análises do eesel para ver o que as pessoas estão procurando, qual conteúdo tem melhor desempenho e onde existem lacunas. Esses dados ajudam a manter sua base de conhecimento precisa e relevante.
- Lide com desafios de adoção: O eesel AI funciona perfeitamente com ferramentas que sua equipe já usa todos os dias, como Slack, Microsoft Teams e helpdesks. Isso incentiva a adoção e faz com que o uso da base de conhecimento pareça uma parte natural do trabalho diário.
- Integre-se aos fluxos de trabalho diários: Em vez de forçar sua equipe a mudar de aplicativos, o eesel AI traz o conhecimento diretamente para seus fluxos de trabalho existentes. As respostas aparecem exatamente onde são necessárias, facilitando o acesso e uso das informações no local.
Comece a construir sua base de conhecimento interna com o eesel AI
Montar uma base de conhecimento interna é um passo realmente positivo para ter uma equipe mais produtiva, que trabalha de forma mais suave e informada. Ela reúne todas as informações importantes da sua empresa, facilita os processos e ajuda todos a obterem as respostas de que precisam rapidamente. Apenas lembre-se, não é um projeto de uma vez só; é algo que você continuará construindo, organizando e melhorando ao longo do tempo.
Enquanto criar o conteúdo e definir a estrutura para sua base de conhecimento interna é fundamental, tornar esse conhecimento verdadeiramente fácil de acessar e inteligente para sua equipe. eesel AI se conecta com suas fontes de conhecimento existentes, onde quer que estejam, e oferece à sua equipe uma pesquisa poderosa impulsionada por IA e respostas instantâneas. Isso realmente ajuda a fechar a lacuna entre apenas ter informação e ser capaz de usá-la efetivamente.
Quer ver como eesel AI pode fazer sua base de conhecimento interna trabalhar de forma mais inteligente para sua equipe? Você pode iniciar um teste gratuito hoje (sem necessidade de cartão de crédito!) ou agendar uma demonstração para vê-lo em ação.
