Todos hemos estado allí. Le pides a una herramienta de escritura de IA un correo rápido, y te devuelve un ensayo de cinco párrafos tan rígido y formal que pensarías que está solicitando una hipoteca. La promesa de la IA es facilitar el trabajo, pero a menudo termina creando contenido genérico, incorrecto o fuera de marca que tienes que editar tanto que deberías haberlo escrito tú mismo.
Esto se vuelve especialmente complicado cuando lo usas para negocios. Para cosas como soporte al cliente o documentos internos, obtener los detalles y el tono de la marca correctos no es solo un lujo, es todo. Usar una IA genérica entrenada en todo internet para responder preguntas específicas de clientes es como pedirle a una persona al azar en la calle la política de devoluciones de tu empresa. Es una receta para la confusión y algunos errores bastante embarazosos.
Esta guía te mostrará una mejor manera. Te guiaremos a través de un flujo de trabajo de 5 pasos para superar las herramientas genéricas y usar IA para escribir de una manera que sea segura, eficiente y que realmente suene como tu negocio.
Lo que necesitarás para construir tu flujo de trabajo de IA para escribir
Antes de comenzar, pongamos algunas cosas en orden. No se trata de comprar una docena de nuevas aplicaciones; se trata de usar lo que ya tienes para construir un proceso de escritura más inteligente.
Necesitarás:
- Un objetivo claro: ¿Qué tarea de escritura estás tratando de mejorar o acelerar? Piensa más allá de simplemente "escribir un correo." Un mejor objetivo es algo como "reducir los tiempos de respuesta de los tickets de soporte" o "asegurar que todas las nuevas guías de cómo hacer sean consistentes."
- El conocimiento de tu empresa: Necesitarás acceso a los lugares donde se almacena el conocimiento real de tu empresa, como tu centro de ayuda, wikis internos como Confluence, o chats pasados con clientes.
- Una plataforma de IA que se conecte a tus herramientas: Esta es la parte más importante. Necesitas una herramienta diseñada para conectarse a tu conocimiento y trabajar dentro de tu software existente, no alguna aplicación independiente que te obligue a copiar y pegar todo el día.
Una guía paso a paso para usar IA para escribir en tu negocio
Aquí tienes un proceso práctico y repetible para usar IA para escribir que realmente ayuda a tu negocio, en lugar de solo darte más palabras para editar.
Un diagrama de flujo de trabajo de 5 pasos para usar la IA en la redacción empresarial.
Paso 1: Define tu objetivo de escritura con IA, no solo el documento que deseas
Primero lo primero: aclara por qué necesitas la ayuda de la IA. La razón por la que usarías IA para una publicación de blog de marketing es completamente diferente de por qué la usarías para redactar una respuesta de soporte al cliente, y tu configuración debería reflejar eso.
Para marketing o cosas creativas, generalmente buscas nuevas ideas, un enfoque fresco o una forma de superar el bloqueo del escritor. Para estos trabajos, herramientas genéricas como ChatGPT o Jasper pueden ser puntos de partida decentes. La originalidad es el objetivo principal, por lo que la precisión no es tan crítica. Una sugerencia un poco fuera de lo común podría incluso inspirar una gran nueva idea.
Pero para las operaciones comerciales diarias, piensa en soporte, TI o RRHH, los objetivos son precisión, consistencia y rapidez. La escritura debe provenir de una única fuente de verdad: los datos y políticas de tu empresa. Aquí es donde las IA genéricas, entrenadas en internet abierto, fallan. No conocen los detalles específicos de tu producto ni los pasos para solucionar un error. Para estas tareas, necesitas un enfoque que priorice el conocimiento propio de tu empresa.
Paso 2: Elige el tipo correcto de IA para escribir: genérica vs. consciente del contexto
No todas las IA son iguales. La mayor diferencia entre ellas es en qué han sido entrenadas, y ese detalle cambia todo para tu negocio.
Las herramientas de escritura de IA genéricas están impulsadas por enormes modelos de lenguaje como GPT-4, que aprenden del internet masivo, desordenado y público.
- Pros: Son bastante buenas para preguntas generales, lluvia de ideas y escribir sobre temas amplios.
- Contras: No tienen idea sobre tu empresa específica, por lo que tienden a "alucinar" o simplemente inventar cosas. También abren agujeros de seguridad y privacidad si te sientes tentado a pegar información sensible del cliente para darles algo de contexto. Hacer que suenen como tu marca significa escribir prompts largos y complicados cada vez.
Las plataformas de IA conscientes del contexto son la forma moderna e inteligente para que las empresas trabajen. En lugar de usar el internet público, estas plataformas están diseñadas para aprender de manera segura de los datos privados de tu empresa. Una herramienta de IA como eesel AI es un gran ejemplo de esto. No adivina. Se conecta directamente a tu mesa de ayuda (como Zendesk o Freshdesk), documentos internos y wikis para dar respuestas y redactar respuestas basadas en tu información. Esto hace que su salida sea precisa y acorde a la marca de inmediato, sin necesidad de prompts complejos.
| Característica | Herramientas de IA Genéricas (e.g., ChatGPT, Jasper) | Plataformas Conscientes del Contexto (e.g., eesel AI) |
|---|---|---|
| Fuente de Datos | Datos de internet público | Documentos privados de tu empresa, tickets, & wikis |
| Precisión | Varía; propensa a inventar cosas | Alta; basada en tu conocimiento verificado |
| Integración | Copia-pega manual o complementos básicos | Integrada profundamente en mesas de ayuda & herramientas de chat |
| Caso de Uso Principal | Generación de contenido creativo, lluvia de ideas | Respuestas de soporte precisas, Q&A interno |
| Seguridad | Riesgo potencial con datos sensibles | Seguro; tus datos permanecen privados y separados |
Paso 3: Conecta tus fuentes de conocimiento para un flujo de trabajo de escritura con IA más inteligente
Un buen flujo de trabajo de escritura con IA no debería vivir en una pestaña de navegador separada. Cambiar constantemente entre tu trabajo y un chatbot solo mata la productividad. Los mejores sistemas te encuentran donde ya estás.
Esta es la parte donde conectas tu plataforma de IA a todo el conocimiento de tu empresa. Con una plataforma como eesel AI, esto suele ser una configuración simple de un solo clic para más de 100 fuentes. Puedes vincular tu mesa de ayuda para que la IA aprenda de miles de tus tickets resueltos en el pasado. Puedes conectar tu espacio de Confluence para enseñarle tus políticas internas, tus Google Docs para planes de proyectos, e incluso tu tienda Shopify para los últimos detalles de productos.
Conectando fuentes de conocimiento para una IA más inteligente en el flujo de trabajo de escritura.
La recompensa es instantánea. Tu IA ahora tiene el mismo conocimiento base que tu miembro de equipo más experimentado. Conoce los nombres exactos de tus productos, entiende tu política de devoluciones y puede imitar el tono que has usado para resolver miles de problemas. Ya no está adivinando; está haciendo referencia.
Paso 4: Crea indicaciones efectivas para la IA para escribir (se trata de instrucciones, no de creatividad)
Con herramientas genéricas, la "ingeniería de indicaciones" se ha convertido en esta extraña habilidad donde intentas persuadir a la IA para que sea más creativa o suene un poco más humana.
En un sistema empresarial que ya conoce tu contexto, la creación de indicaciones es mucho más sencilla. Se trata de dar instrucciones claras y establecer reglas para una IA que ya tiene todo el conocimiento que necesita. En lugar de rogarle que adopte una personalidad, simplemente le estás diciendo a un asistente bien entrenado qué hacer en ciertas situaciones.
Consejo Profesional: Piensa en tus indicaciones como reglas de compromiso para la IA. Esto la convierte de un simple generador de texto en una parte confiable de tu equipo.
Aquí hay algunos ejemplos de indicaciones simples y poderosas que podrías configurar para un agente de IA como el de eesel AI:
- Para el Tono: "Siempre responde en un tono amigable pero profesional. No uses emojis a menos que el cliente los use primero."
- Para Escalación: "Si la pregunta es sobre un reembolso de un pedido superior a $500, no respondas. Escala el ticket al equipo de soporte de Nivel 2 y etiquétalo como ‘reembolso de alto valor’."
- Para Acciones: "Cuando un cliente pregunte por el estado de su pedido, usa la acción de Shopify para buscar el número de pedido y darle el estado actual del envío."
Configuración de indicaciones y reglas en una plataforma de escritura con IA.
Estos no son resúmenes creativos; son instrucciones de trabajo. Así es como construyes un flujo de trabajo en el que realmente puedes confiar.
Paso 5: Establece límites para la IA en la escritura y prueba antes de confiar
Lo que más detiene a los equipos de usar IA para escribir es el miedo a que se descontrole y cometa un error. Un despliegue inteligente se trata de probar, observar y mantener a un humano a cargo.
Primero, simula. Una gran ventaja de una plataforma empresarial como eesel AI es que puedes realizar simulaciones. Puedes probar tu agente de IA en miles de tus tickets pasados en un entorno totalmente seguro. Esto te muestra exactamente cómo habría respondido, cuál es su tasa de precisión y dónde podrías tener algunas lagunas de conocimiento, todo antes de que hable con un cliente real.
Prueba y simulación de un AI para el rendimiento del agente de escritura.
A continuación, despliega la implementación lentamente. No actives el interruptor de IA para todos de una vez. Comienza con un canal, un solo equipo, o haciendo que la IA solo sugiera respuestas para que los agentes las revisen. Un Copiloto de IA que trabaje junto a tus agentes es un primer paso perfecto. Acelera las cosas sin quitar el control humano.
Un copiloto de IA sugiriendo una respuesta dentro de un servicio de asistencia para mejorar el proceso de escritura de IA.
Finalmente, mantén a un humano en el proceso. Siempre ten una forma clara para que tu equipo revise, corrija y dé retroalimentación sobre el contenido generado por IA. Esto no solo evita que los errores se difundan, sino que también ayuda a la IA a aprender de sus errores, haciendo que todo el sistema sea más inteligente con el tiempo.
Errores comunes a evitar al usar IA para escribir
- Usar herramientas públicas para datos privados: Nunca, jamás pegues información sensible de clientes o secretos internos de la empresa en herramientas públicas de IA como ChatGPT. Es una gran violación de seguridad y privacidad que muchas empresas están ahora tratando de solucionar.
- Confiar ciegamente en el resultado: Siempre haz que un humano revise y verifique la información importante, especialmente si proviene de una herramienta genérica que podría estar usando fuentes antiguas o simplemente incorrectas.
- Ignorar las integraciones: Un flujo de trabajo que te obliga a copiar y pegar texto manualmente entre diferentes aplicaciones es lento, torpe y fácil de estropear. Elige herramientas que se conecten directamente a tu servicio de asistencia o plataformas de chat como Slack o Microsoft Teams.
- Elegir una herramienta de "arrancar y reemplazar": Ten cuidado con las plataformas de IA que quieren que abandones tu servicio de asistencia actual u otro software. Un enfoque que añade una capa sobre tus herramientas actuales, como eesel AI, es más rápido de configurar, menos disruptivo para tu equipo y comienza a agregar valor de inmediato.
Conclusión: construye un sistema de IA para escribir, no solo una máquina de contenido
Usar IA para escribir en un negocio no se trata de encontrar un botón mágico que haga tu trabajo por ti. Se trata de construir un sistema confiable, conectado e inteligente que ayude a tu equipo a trabajar mejor. Siguiendo estos cinco pasos: definir tu objetivo, elegir una herramienta consciente del contexto, conectar tu propio conocimiento, dar instrucciones claras y probar todo, puedes crear un flujo de trabajo que es mucho más que un generador de texto. Puedes construir un sistema que haga a tu equipo más eficiente, tu comunicación más consistente y a tus clientes y empleados más felices.
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Preguntas frecuentes
No es seguro usar herramientas públicas como ChatGPT, ya que pueden usar tus datos para entrenar sus modelos públicos. Sin embargo, las plataformas empresariales conscientes del contexto están construidas para la seguridad, manteniendo los datos de tu empresa privados y aislados para que nunca se expongan o se usen en otro lugar.
La principal diferencia es la fuente de conocimiento. ChatGPT utiliza internet público y a menudo tiene que adivinar, mientras que una plataforma empresarial se conecta a tus documentos privados y tickets pasados para proporcionar respuestas basadas en la verdad verificada de tu empresa, eliminando errores.
Una IA consciente del contexto aprende directamente de tu contenido existente, como artículos del centro de ayuda y conversaciones de soporte pasadas. Al analizar miles de tus ejemplos del mundo real, naturalmente adopta el tono específico de tu empresa, la redacción y el vocabulario.
La clave es comenzar con un Copiloto de IA que sugiera respuestas para que los agentes las revisen en lugar de enviarlas automáticamente. Debido a que la IA está entrenada con tus datos precisos, las sugerencias son altamente relevantes y requieren una edición mínima, ahorrando tiempo significativo desde el primer día.
Las plataformas de IA modernas para negocios están diseñadas para ser fáciles de usar y no requieren programación. Configurar una generalmente implica unos pocos clics para autorizar el acceso a tus fuentes de conocimiento como Confluence o Zendesk, permitiéndote comenzar en minutos.
Es excelente para cualquier tarea que dependa del conocimiento interno. Puedes usarla para redactar primeras versiones de artículos de la base de conocimiento, crear anuncios internos, o responder preguntas repetitivas de empleados en Slack basadas en las políticas de recursos humanos y wikis de tu empresa.
