Una guía práctica para la optimización del flujo de trabajo de HubSpot AI

Seamos realistas, los equipos modernos sienten la presión. Se espera que automaticen todo lo posible para ser más eficientes, pero al mismo tiempo, los clientes quieren experiencias más personales y útiles que nunca. Para intentar resolver este rompecabezas, plataformas como HubSpot se están apoyando mucho en la IA, especialmente para automatizar los flujos de trabajo.

Esta guía es un análisis honesto de la optimización de flujos de trabajo con IA de HubSpot. Veremos qué es, qué hace bien, dónde falla para ciertos equipos y cuánto te costará. Si bien la IA integrada de HubSpot es definitivamente inteligente, una herramienta nativa de una plataforma no siempre es la solución más rápida o adaptable. Esto es especialmente cierto para los equipos de soporte al cliente y de TI que necesitan una automatización seria sin estar atados a un único ecosistema.

¿Qué es la optimización de flujos de trabajo con IA de HubSpot?

En esencia, la optimización de flujos de trabajo con IA de HubSpot consiste en utilizar la inteligencia artificial para automatizar y mejorar tareas de marketing, ventas y servicio, todo dentro de la plataforma de HubSpot. Esto va mucho más allá de las simples automatizaciones de "si esto, entonces aquello". Estamos hablando de una IA que puede tomar decisiones, escribir contenido y analizar datos en tiempo real.

HubSpot ha agrupado sus funciones de IA bajo un único nombre: Breeze AI. Se compone de tres componentes principales:

• Breeze Copilot/Assistant: Piensa en esto como tu compañero de IA sentado a tu lado. Te ayuda a crear contenido, a entender largos historiales de clientes y, en general, a realizar las tareas diarias.

• Breeze Agents: Estas son las herramientas de IA más autónomas, diseñadas para gestionar procesos completos por sí solas, como buscar prospectos de ventas o crear una campaña de contenido completa desde cero.

• Breeze Intelligence: Esta es la parte analítica del trío. Se encarga de cosas como predecir qué leads están calientes, añadir información que falta a tus contactos y hacer pronósticos, todo para ayudarte a tomar mejores decisiones.

El objetivo es bastante claro: ayudarte a ahorrar tiempo, personalizar las interacciones con los clientes sin contratar a un ejército de personas y dar a tus equipos los conocimientos que necesitan para trabajar de forma más inteligente. Y, por supuesto, hacerlo todo sin tener que hacer malabares con una docena de aplicaciones diferentes.

Una captura de pantalla del creador de flujos de trabajo de HubSpot, que ilustra el concepto de optimización de flujos de trabajo con IA de HubSpot.

Características clave de la optimización de flujos de trabajo con IA de HubSpot

Antes de entrar en las desventajas, es justo hablar de lo que la IA de HubSpot hace bien. Tiene algunos trucos impresionantes bajo la manga, especialmente para los equipos que ya viven y respiran HubSpot.

Cómo ayuda en marketing y ventas

Para los profesionales de marketing y ventas, los flujos de trabajo con IA de HubSpot pueden parecer un arma secreta. Todo el sistema está diseñado para facilitar el recorrido del cliente, desde su primer clic hasta el apretón de manos final.

• Puntuación predictiva de leads: ¿Cansado de tratar a cada lead como si estuviera a punto de comprar? La IA de HubSpot analiza tus datos históricos para averiguar qué prospectos realmente vale la pena seguir. Asigna una puntuación a cada lead, para que tu equipo de ventas deje de adivinar y concentre su energía en conversaciones con más probabilidades de llegar a buen puerto.

• Contenido generado por IA: ¿Te quedas mirando el cursor parpadeante? A todos nos ha pasado. La IA de HubSpot puede ayudarte a redactar correos electrónicos, esbozar entradas de blog o crear actualizaciones para redes sociales directamente desde el editor. Es un gran ahorro de tiempo para lanzar campañas y evitar que tu calendario de contenidos se vea deprimentemente vacío.

• Personalización que realmente escala: La IA utiliza la información de tu CRM para adaptar los mensajes de marketing automáticamente. Puede modificar el texto de un correo electrónico basándose en el sector de un lead o sugerir la siguiente entrada de blog perfecta para enviar en una secuencia de seguimiento. Hace que tu comunicación se sienta menos como un envío masivo y más como una conversación personal.

Un ejemplo de contenido generado por IA dentro de HubSpot, una característica clave de su optimización de flujos de trabajo con IA.

Cómo ayuda en el servicio al cliente

En lo que respecta al servicio al cliente, la IA de HubSpot se centra en hacer que tus procesos de soporte sean un poco menos caóticos, todo dentro de su Service Hub.

• Enrutamiento automatizado de tickets: La IA puede leer los nuevos tickets de soporte, hacerse una idea del estado de ánimo del cliente y enviar el ticket a la persona o equipo adecuado. Por ejemplo, un cliente obviamente frustrado podría ser derivado a un agente senior, mientras que una simple pregunta de "cómo se hace" llega a la cola general.

• Integración con chatbots: Los chatbots impulsados por IA de HubSpot pueden responder preguntas comunes las 24 horas del día, calificar nuevos leads que llegan a tu sitio y crear tickets de soporte sin necesidad de que intervenga un humano. Como están conectados al CRM, la experiencia puede ser sorprendentemente personal.

• Sugerencias para la base de conocimientos: La IA presta atención a los tipos de preguntas que tu equipo recibe una y otra vez. Luego, puede avisarte cuando podría ser una buena idea escribir un nuevo artículo de ayuda sobre un tema. También ayuda a los agentes a encontrar el documento de soporte adecuado más rápido, lo que significa que los clientes obtienen sus respuestas antes.

Una vista de la integración del chatbot de HubSpot, un elemento de la optimización de flujos de trabajo con IA de HubSpot para el servicio al cliente.

Las limitaciones de la IA de HubSpot

Aunque la IA de HubSpot es una buena solución integral, ese enfoque de "aprendiz de todo, maestro de nada" tiene algunas desventajas reales. Para equipos con tareas muy específicas, como soporte al cliente o TI, estas limitaciones pueden convertirse rápidamente en grandes dolores de cabeza.

• La trampa del "todo en uno": La IA de HubSpot es generalista. Tiene que funcionar para profesionales de marketing, vendedores y agentes de servicio. Para un equipo de soporte dedicado, esto a menudo significa que las funciones se sienten un poco superficiales. No tienen la profundidad necesaria para manejar la automatización realmente compleja y de alto riesgo que requiere un servicio de soporte ocupado.

• El problema de la dependencia de la plataforma: La IA de HubSpot funciona mejor si toda tu empresa opera dentro de sus muros. Pero, ¿y si a tu equipo de soporte le encanta su actual help desk, como Zendesk, Freshdesk o Jira Service Management? Te enfrentas a una decisión difícil: o pasas por el dolor de mover toda tu operación de soporte a Service Hub o simplemente aceptas que no puedes usar la IA integrada.

• Configuración difícil y exigencia de datos: A pesar del marketing pulido, conseguir que la automatización con IA funcione bien en HubSpot depende de tener datos de CRM perfectamente limpios y organizados. Y entrenar a la IA con el conocimiento específico de soporte de tu equipo es un proceso lento e indirecto en comparación con herramientas que aprenden directamente de tus conversaciones de soporte pasadas.

• No hay una forma real de probarlo: No existe una manera fácil y sin riesgos de ver cómo la IA habría manejado miles de tus tickets pasados antes de soltarla con clientes reales. Esto hace que sea difícil predecir cuál será tu retorno de la inversión o implementar nuevas automatizaciones con confianza.

Precios de la IA de HubSpot

No puedes simplemente comprar las funciones de IA de HubSpot como un producto independiente. Están incluidas en los niveles Profesional y Enterprise de sus diversos Hubs. Esto puede ser genial si ya estás utilizando toda la suite, pero también puede ser una forma muy cara de acceder a solo una o dos herramientas de IA que necesitas.

Veamos un par de ejemplos para ver cómo se ve esto en el mundo real:

• Marketing Hub Professional: Este plan comienza en 800 $/mes (si pagas anualmente) e incluye cosas como la automatización de marketing omnicanal.

• Marketing Hub Enterprise: Para obtener las funciones de IA más avanzadas, tienes que saltar al plan Enterprise, que comienza en la considerable cifra de 3600 $/mes (facturado anualmente). Esto desbloquea funciones como la atribución de ingresos multitáctil y el análisis profundo del recorrido del cliente.

La conclusión es que obtener una IA potente para tus flujos de trabajo a menudo significa contratar un paquete caro y todo incluido. Si eres un gerente de soporte que solo necesita automatizar las respuestas a los tickets, podrías encontrarte pagando por una montaña de herramientas de marketing y ventas que nunca tocarás.

Una captura de pantalla de la página de precios de HubSpot, relevante para entender el coste de la optimización de flujos de trabajo con IA de HubSpot.

eesel AI: una alternativa especializada para la automatización del soporte

En lugar de intentar forzar una herramienta generalista para resolver el problema de un especialista, hay una forma mucho más inteligente para los equipos de soporte y TI. Las herramientas de IA especializadas están diseñadas para hacer una cosa y hacerla excepcionalmente bien: hacer que tus operaciones de soporte sean tan inteligentes y eficientes como puedan ser.

eesel AI fue diseñado específicamente para solucionar los problemas que surgen con un enfoque nativo de la plataforma. Así es como se diferencia:

• Se integra sin problemas, no requiere migración: eesel AI funciona con las herramientas que ya usas y en las que confías. Con configuraciones de un solo clic para Zendesk, Freshdesk, Intercom y muchos otros, puedes añadir un potente agente de IA sin destrozar el flujo de trabajo actual de tu equipo ni planificar un proyecto de migración masivo.

• Empieza en minutos, no en meses: Olvídate de las demos de ventas obligatorias o de esperar semanas a un especialista en onboarding. Con eesel AI, puedes registrarte, conectar tu help desk e inmediatamente empezar a simular cómo se comportaría un agente de IA con tus tickets pasados. Es un enfoque completamente autoservicio que te permite ver el valor por ti mismo de inmediato.

• Control total y un despliegue seguro:

  • Simulación potente: Puedes probar la IA en miles de tus tickets históricos reales para obtener una previsión precisa de su tasa de resolución. Sabrás qué tan bien funciona antes de que hable con un cliente.

  • Reglas granulares: Tú tienes la última palabra sobre qué tickets maneja la IA. Puedes empezar poco a poco, dejando que se ocupe de temas sencillos mientras escalas todo lo demás a un humano. Siempre tienes el control total.

• Aprende de lo que realmente importa: eesel AI se entrena con tus fuentes de conocimiento más importantes: las conversaciones de soporte pasadas de tu equipo, los artículos de tu centro de ayuda y las wikis internas en lugares como Confluence o Google Docs. Esto significa que sus respuestas son precisas y se ajustan a la voz de tu marca desde el principio.

HubSpot AI vs. eesel AI: una comparativa para equipos de soporte

Elegir la herramienta adecuada para el trabajo

La IA de HubSpot es una solución potente y muy integrada para las empresas que apuestan por completo por su plataforma. Para muchos equipos de marketing y ventas, es una forma fantástica de agilizar el trabajo y hacer crecer el negocio.

Pero para los equipos de soporte al cliente y de TI, su diseño generalista, la dependencia de la plataforma y los precios empaquetados pueden ser grandes obstáculos. Las necesidades de un equipo de soporte son específicas, y mereces una herramienta que haya sido diseñada pensando en esas necesidades.

Para los equipos que necesitan una forma más inteligente, rápida y flexible de gestionar la automatización del soporte, una solución especializada es la elección obvia. No arranques las herramientas que ya tienes, dales un superpoder. Descubre cómo eesel AI puede transformar tus flujos de trabajo de soporte comenzando tu prueba gratuita hoy mismo.