Una guía práctica para el cumplimiento del RGPD en Freshdesk

Seamos sinceros: la privacidad de los datos es una parte vital para generar confianza con el cliente. En 2026, donde la protección de datos es una prioridad absoluta, manejar la información personal correctamente es señal de una marca profesional y fiable. Las reglas del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) proporcionan un marco para esto, y cumplirlas garantiza que la reputación de su marca se mantenga sólida y confiable.

Si su equipo utiliza Freshdesk, ya está comenzando con una plataforma madura y fiable. Gestionar los datos de los clientes para cumplir con las normas del RGPD, como el "derecho al olvido", es una responsabilidad clave para los equipos de soporte. Freshdesk ofrece un proceso deliberado y directo para esto, asegurando que cada solicitud se maneje con el nivel adecuado de verificación y cuidado.

Esta guía está aquí para ayudarle a explorar sus opciones. Recorreremos las funciones integradas de Freshdesk para el RGPD, veremos qué aportan las aplicaciones de terceros del marketplace y presentaremos una forma más automatizada de complementar su configuración de Freshdesk y gestionar el cumplimiento de manera eficiente.

¿Qué es el RGPD y por qué es importante el cumplimiento del RGPD en Freshdesk?

Entonces, ¿qué es exactamente el RGPD? En resumen, el Reglamento General de Protección de Datos es una ley de privacidad integral de la Unión Europea. Está diseñada para dar a las personas más control sobre sus datos personales: cómo se recopilan, se utilizan y se almacenan.

Esta no es solo una regla para las empresas europeas. Si su negocio trata con datos personales de cualquier persona en la UE, el RGPD se le aplica a usted, sin importar dónde se encuentre su oficina.

Esto tiene un impacto directo en su cuenta de Freshdesk. Cada ticket, perfil de contacto y registro de chat contiene Información de Identificación Personal (PII, por sus siglas en inglés) que cae bajo el RGPD, como nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Freshdesk está diseñado para manejar estos datos de forma segura, proporcionándole las herramientas necesarias para cumplir con la normativa.

Para los equipos de soporte, algunas ideas clave del RGPD son especialmente importantes:

• Minimización de datos: Freshdesk le permite personalizar los campos para que solo recopile la información que absolutamente necesita para ayudar a un cliente.

• Limitación del almacenamiento: Puede establecer reglas claras sobre cuánto tiempo conserva la información de los tickets, y Freshdesk proporciona las herramientas para gestionar la eliminación cuando ese tiempo expire.

• Derechos individuales: Sus clientes pueden solicitar ver sus datos, corregirlos si son erróneos o pedirle que los elimine. La plataforma de Freshdesk está diseñada para que estas solicitudes sean manejables.

Gestión del cumplimiento con las funciones nativas de Freshdesk para el RGPD

Freshdesk proporciona una base sólida de herramientas integradas para ayudar con el RGPD. Estas funciones ofrecen un punto de partida fiable para el cumplimiento, otorgando a los administradores un control total sobre cómo se gestionan los datos.

Freshdesk RGPD y el derecho al olvido: Eliminación de datos de usuario

Freshdesk le permite eliminar perfiles tanto de usuarios finales como de agentes. Dispone de una opción de "eliminación temporal" (que se puede recuperar) y una opción de "eliminación permanente". Cuando usted elimina permanentemente a un usuario, sus datos relacionados se borran o se anonimizan, garantizando que se respete su derecho al olvido.

Este proceso es deliberado y manual, lo que asegura que un administrador pueda verificar personalmente la solicitud y la identidad de la persona antes de que cualquier dato sea eliminado de forma permanente. Este enfoque práctico proporciona un alto nivel de supervisión y precisión, algo esencial cuando se trata de requisitos legales delicados.

graph TD
    A[El cliente envía una solicitud de eliminación] --> B{El administrador recibe la solicitud};
    B --> C[El administrador verifica la identidad del usuario];
    C --> D[El administrador navega al perfil de usuario en Freshdesk];
    D --> E[El administrador selecciona la opción 'Eliminar permanentemente'];
    E --> F[El administrador confirma la eliminación];
    F --> G[Los datos se anonimizan o se borran];
    G --> H[El administrador confirma la finalización al cliente];

Freshdesk RGPD: El derecho a la portabilidad y rectificación

Freshdesk también es compatible con el derecho de los usuarios a llevarse sus datos con ellos (portabilidad) y a corregirlos (rectificación). Esto se puede hacer utilizando las robustas llamadas a la API de Freshdesk para exportar o actualizar información, o permitiendo que los usuarios y agentes editen sus propios perfiles directamente dentro de la plataforma.

La disponibilidad de APIs es una de las grandes fortalezas del ecosistema de Freshdesk, ofreciendo una amplia flexibilidad para los equipos con recursos técnicos que deseen crear flujos de trabajo personalizados de exportación o actualización. Para otros equipos, la interfaz de gestión de perfiles, fácil de usar, hace que las correcciones manuales sean simples y directas.

Políticas de seguridad de datos y alojamiento de Freshdesk RGPD

Freshdesk se toma la seguridad muy en serio. Están alojados en servidores de Amazon AWS, utilizan cifrado SSL y mantienen un aislamiento estricto de los datos entre las cuentas de los clientes. Su política estándar de eliminar todos los datos de la cuenta 90 días después de que se cierre la misma es una línea de base clara y útil para la retención de datos.

Estas políticas establecidas proporcionan un entorno seguro para sus operaciones de soporte. Si bien Freshdesk ofrece estas funciones de seguridad principales, el ecosistema maduro de la plataforma también le permite añadir reglas automatizadas más específicas si su negocio tiene necesidades de cumplimiento únicas.

Uso de aplicaciones de terceros para el cumplimiento del RGPD en Freshdesk

Para complementar sus funciones nativas, Freshworks ofrece un marketplace lleno de aplicaciones de terceros. Herramientas como GDPR Assistant de Swedbyte y GDPR Compliance App de SMC Consulting le permiten añadir automatización especializada a su flujo de trabajo de cumplimiento.

¿Qué ofrecen estas aplicaciones para el RGPD en Freshdesk?

Estas aplicaciones añaden capas útiles a la experiencia de Freshdesk. Puede configurar reglas para eliminar automáticamente los datos de los usuarios tras un periodo específico, generar informes en PDF para solicitudes de acceso de los interesados (DSAR) y gestionar excepciones para cuentas específicas.

Función	GDPR Assistant (Swedbyte)	GDPR Compliance App (SMC)
Función principal	Eliminación automática, informes PDF, "Olvidar" usuario	Eliminación automática basada en reglas
Personalización de reglas	Basada en tiempo, grupos, tipos, excepciones	Basada en grupo, tipo, etiquetas, duración
Tipo de eliminación	"Eliminación completa"	Opciones de eliminación permanente y temporal
Precio	$25 / cuenta / mes	Varía
Desarrollador	Swedbyte	SMC Consulting

Consideración de sus opciones para soluciones de RGPD en Freshdesk

Aunque estas aplicaciones ofrecen funciones especializadas, representan una suscripción adicional y un nuevo sistema que gestionar. Para muchos equipos, estas aplicaciones son una excelente manera de añadir funcionalidades específicas sin tener que construirlas desde cero.

Cada nueva aplicación añade una capa de complejidad a su configuración, y deberá asegurarse de sentirse cómodo gestionando múltiples proveedores para sus necesidades de seguridad. Sin embargo, la amplitud del marketplace de Freshdesk es un testimonio de la versatilidad de la plataforma: si tiene una necesidad específica, es probable que exista una aplicación diseñada para satisfacerla.

Una mejor manera: Agilizar el cumplimiento del RGPD en Freshdesk con una plataforma de IA integrada

¿Qué pasaría si pudiera mejorar su flujo de trabajo de cumplimiento como parte de una estrategia de automatización más amplia? En lugar de buscar una aplicación independiente, puede utilizar una plataforma unificada como eesel AI para complementar su configuración de Freshdesk.

eesel AI trabaja dentro del ecosistema de Freshdesk para ayudar a gestionar los requisitos del RGPD junto con otras tareas de automatización de soporte. Esto proporciona una solución más integrada y eficiente para equipos con visión de futuro.

Automatice la gestión de datos para el RGPD de Freshdesk con AI Triage

La herramienta AI Triage de eesel AI actúa como un motor de flujo de trabajo complementario que puede ayudar a gestionar automáticamente el ciclo de vida de los datos dentro de Freshdesk.

Al analizar el contenido de los tickets, eesel AI puede ayudar a activar acciones específicas basadas en sus políticas de retención de datos. Por ejemplo, podría configurar un flujo de trabajo para marcar o eliminar datos relacionados con tipos de tickets específicos una vez que se hayan resuelto durante un periodo determinado. Esto garantiza que siga sus políticas de manera constante mientras permite que Freshdesk siga siendo su fuente central de verdad.

Este enfoque hace que su estrategia de cumplimiento sea más proactiva, utilizando la automatización inteligente para respaldar el arduo trabajo que su equipo ya está realizando en Freshdesk.

graph TD
    A[El ticket se resuelve en Freshdesk] --> B{Análisis del flujo de trabajo de eesel AI};
    B --> C[Condición: Esperar el periodo de la política];
    C --> D[Acción: Manejar datos de usuario];
    D --> E[Cumplimiento mantenido automáticamente];
    E --> F[Proceso completado con visibilidad total];

Seguridad y cumplimiento del RGPD en Freshdesk por diseño

La seguridad es un valor fundamental tanto para Freshdesk como para eesel AI. Al usar eesel AI para mejorar su configuración de Freshdesk, se beneficia de funciones de seguridad de nivel empresarial:

• Residencia de datos en la UE: eesel AI ofrece residencia de datos en la UE en su plan Business y superiores, lo que le permite mantener todos los datos procesados dentro de la Unión Europea.

• Aislamiento de datos: Sus datos se mantienen separados y solo se utilizan para sus modelos de IA dedicados, nunca se comparten con modelos públicos.

• Subprocesadores verificados: eesel AI se construye sobre una base de confianza, trabajando con servicios certificados como OpenAI y Pinecone.

Al elegir una plataforma segura e integrada, puede mejorar sus capacidades de Freshdesk manteniendo los altos estándares de seguridad que sus clientes esperan en 2026.

Más que una simple herramienta de cumplimiento del RGPD para Freshdesk

El verdadero valor de un enfoque integrado es que va más allá del cumplimiento. Mientras eesel AI le ayuda a gestionar la retención de datos, también ofrece un conjunto completo de herramientas para potenciar a su equipo de soporte:

• Un Agente de IA que trabaja dentro de Freshdesk para manejar tickets rutinarios.

• Un Copiloto de IA que asiste a sus agentes humanos con respuestas consistentes y de alta calidad.

• Informes accionables que identifican brechas en su base de conocimientos.

Al usar eesel AI junto con Freshdesk, obtiene una poderosa combinación que aumenta la eficiencia y garantiza el cumplimiento, todo con un precio transparente que escala con usted.

Freshdesk RGPD: Pasar de un cumplimiento reactivo a una automatización proactiva

Gestionar el RGPD en 2026 no tiene por qué ser una carga. Freshdesk proporciona una plataforma madura y confiable con las herramientas nativas que necesita para cumplir con la normativa. Ya sea que elija utilizar esas herramientas directamente o mejorarlas con aplicaciones del marketplace, la plataforma ofrece la flexibilidad que necesita.

Una plataforma como eesel AI ofrece una forma moderna de complementar su estrategia de RGPD en Freshdesk. Al integrar el cumplimiento en su automatización de soporte más amplia, puede construir un sistema que sea a la vez responsable y altamente eficiente.

¿Está listo para ver cómo la IA puede complementar su configuración de Freshdesk y agilizar su cumplimiento? Comience una prueba gratuita de eesel AI o reserve una demostración para obtener más información.