Der ultimative Jira-Chatbot-Leitfaden: Wie Sie Support- und Entwicklungsworkflows automatisieren

Wenn Sie in einem IT- oder Entwicklungsteam arbeiten, dreht sich Ihr Leben wahrscheinlich um einen Berg von Jira-Tickets. Einfache Statusprüfungen, Fehlerberichte (Bug Reports) und Zugriffsanfragen gehören zum täglichen Ablauf. Während Jira hervorragend für die Organisation geeignet ist, kann das Hin- und Herspringen zwischen diesen Aufgaben und Ihren eigentlichen Projekten für jeden zeitaufwendig sein.

Was wäre, wenn Sie die routinemäßigen Teile Ihres Workflows automatisieren könnten? Ein Jira-Chatbot kann diese sich wiederholenden Aufgaben für Sie direkt in Slack oder Microsoft Teams erledigen. Dies verschafft Ihrem Team den Freiraum, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich etwas bewegt.

Dieser Leitfaden führt Sie durch das, was ein Jira-Chatbot ist, was der eigene virtuelle Agent von Jira bietet und worauf Sie bei einer KI-Plattform achten sollten, die Ihre Arbeitsweise wirklich optimieren kann.

Was ist ein Jira-Chatbot?

Ein Jira-Chatbot ist eine KI-gestützte App, die sich mit Ihrer Jira-Instanz verbindet (einschließlich Jira Service Management), um Aufgaben und Konversationen zu automatisieren. Betrachten Sie ihn als einen intelligenten Assistenten für Ihre Projekte, der dort lebt, wo Ihr Team arbeitet.

Im Grunde nutzt der Chatbot Natural Language Processing (NLP – Verarbeitung natürlicher Sprache), um herauszufinden, was Sie in einfachem Deutsch oder Englisch fragen, direkt aus Slack oder Microsoft Teams heraus. Sobald er die Anfrage verstanden hat, kommuniziert er mit der REST API von Jira, um Dinge zu erledigen. So können Sie Jira-Aufgaben verwalten, ohne Ihr primäres Kommunikationstool zu verlassen.

Hier sind einige Dinge, die er tun kann:

• Vorgänge erstellen und aktualisieren: Jemand kann einen Fehler melden, eine Aufgabe erstellen oder einen Kommentar zu einem Ticket hinzufügen, indem er einfach mit dem Bot chattet.

• Vorgangsstatus prüfen: Erhalten Sie schnelle Updates zum Fortschritt eines Tickets, ohne jemals Ihre Chat-App zu verlassen.

• Häufige Fragen beantworten: Der Bot kann wiederkehrende Fragen bearbeiten, indem er Antworten in einer Wissensdatenbank (Knowledge Base) findet, wie z. B. in Ihrem Confluence-Bereich.

Der eigentliche Gewinn ist der Fokus. Indem wichtige Jira-Aufgaben in die Kommunikationstools integriert werden, die Ihr Team bereits nutzt, reduziert ein Chatbot das Wechseln zwischen Anwendungen und optimiert manuelle Arbeit.

Die native Option: Den virtuellen Agenten von Jira verstehen

Atlassian verfügt über eine eigene integrierte Lösung, den virtuellen Agenten, der Teil von Jira Service Management (JSM) ist. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Teams, die voll auf das Atlassian-Ökosystem setzen, und es lohnt sich, dessen Funktionen und das gestaffelte Preismodell genauer zu betrachten.

Kernfunktionen und Einrichtung

Der virtuelle Agent von Jira ist Teil der JSM Cloud Premium- und Enterprise-Pläne und wird von Atlassian Intelligence unterstützt. Er funktioniert auf zwei Hauptwegen:

1. Intent Flows (Absichts-Flows): Sie können diese strukturierten Chat-Flows für gängige Anliegen wie die Anforderung von Software-Zugriffen oder die Meldung eines Ausfalls erstellen. Sie eignen sich gut für geführte Schritt-für-Schritt-Prozesse, bei denen Sie spezifische Informationen vom Benutzer sammeln müssen.

2. AI Answers (KI-Antworten): Diese Funktion nutzt generative KI, um Fragen zu beantworten, indem sie Informationen aus Ihren verbundenen Confluence-Bereichen oder der nativen JSM-Wissensdatenbank abruft. Ziel ist es, häufige Fragen automatisch zu beantworten und Ihre Ticketanzahl effektiv zu verwalten.

Um ihn in Betrieb zu nehmen, definieren Sie diese Absichten (Intents), geben der KI einige Trainingsphrasen zur Erkennung und bauen die Konversationsabläufe in einem Low-Code-Editor auf. Sie können den Agenten dann an verschiedenen Orten einsetzen, einschließlich Slack, Microsoft Teams, E-Mail und dem Kundenportal.

Die Kosten des virtuellen Agenten von Jira

Der virtuelle Agent von Jira ist eine Premium-Funktion, die Teams in speziellen Plänen zur Verfügung steht. Sie können darauf zugreifen, wenn Sie einen Jira Service Management Cloud Premium- oder Enterprise-Plan nutzen.

Plan-Stufe	Preis (pro Agent/Monat, jährliche Abrechnung)	Enthaltene Kernfunktionen und Fähigkeiten
Premium	51,42 USD	Enthält den virtuellen Agenten, Asset-Management und erweitertes Incident-Management.
Enterprise	Kontaktieren Sie den Vertrieb	Alles aus Premium plus zusätzliche Funktionen wie mehrere Instanzen, unbegrenzte Automatisierungen und dedizierter Enterprise-Support.

Diese Pläne bieten einen gestaffelten Ansatz für den Service. Sowohl der Premium- als auch der Enterprise-Plan bieten ein monatliches Limit von 1.000 „unterstützten Konversationen“ (assisted conversations). Gemäß den offiziellen Preisdetails von Atlassian wird eine Konversation immer dann gezählt, wenn der virtuelle Agent eingreift, um eine Absicht abzugleichen oder eine KI-generierte Antwort zu geben.

Wenn Sie dieses Limit überschreiten, beträgt die Gebühr 0,30 $ für jede zusätzliche unterstützte Konversation, was es vielbeschäftigten Teams ermöglicht, ihre Automatisierungsnutzung nach Bedarf zu skalieren.

Wichtige Überlegungen für Ihr Jira-Setup

Obwohl der native Agent eine solide und zuverlässige Wahl ist, gibt es einige Überlegungen für Ihren spezifischen Workflow.

• Spezialisierte Wissensquellen: Die Funktion „AI Answers“ ist sehr effektiv darin, Informationen innerhalb Ihrer verbundenen Confluence-Bereiche oder der JSM-Wissensdatenbank zu finden. Wie die Dokumentation von Atlassian besagt, sucht die KI „über Ihre verknüpften Wissensdatenbank-Bereiche hinweg“. Wenn Ihr Team auch andere Tools wie Google Docs oder Notion verwendet, sollten Sie ergänzende Tools in Betracht ziehen, die diese Quellen mit Jira verbinden können.

• Tiefe Ökosystem-Integration: Der virtuelle Agent ist nahtlos in die Atlassian-Welt integriert. Während er für dieses Ökosystem optimiert ist, kann die Anbindung an externe Systeme über Web-Requests oder andere technische Konfigurationen erreicht werden, je nach Ihren Anforderungen.

• Direkter Bereitstellungsansatz: Der virtuelle Agent von Jira ist für einen direkten Start konzipiert. Während einige Teams es vorziehen könnten, zuerst Simulationen von Drittanbietern mit historischen Daten durchzuführen, ermöglicht der Ansatz von Jira eine schnelle Bereitstellung und Live-Verfeinerung innerhalb Ihrer aktiven Umgebung.

• Spezifische Konfigurationseinstellungen: Es gibt spezifische Einstellungen, die für eine optimale Leistung verwaltet werden müssen. Damit AI Answers beispielsweise in Slack funktioniert, müssen für Wissensdatenbank-Artikel die Berechtigungen auf „Alle angemeldeten Benutzer“ gesetzt sein. Dies stellt sicher, dass Ihre Benutzer den Zugriff haben, den sie benötigen, um automatisierte Antworten zu erhalten.

Warum Teams Jira-Chatbots von Drittanbietern in Betracht ziehen

Obwohl die nativen Tools von Jira ausgezeichnet sind, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, einen ergänzenden Drittanbieter-Chatbot zu ihrem Stack hinzuzufügen. Diese Tools können die Lücken zwischen verschiedenen Systemen schließen und zusätzliche Optionen für die Verwaltung der Automatisierung neben Jira bieten.

Wissensvereinheitlichung über Ihren gesamten Stack hinweg

Die meisten Unternehmen verwenden ein Flickwerk aus verschiedenen Tools. Während Jira und Confluence für viele der Goldstandard sind, könnten Teams auch Support-Informationen in Zendesk, HR-Richtlinien in Google Docs und Verkaufsdaten an anderer Stelle haben.

Ein Drittanbieter-Chatbot kann als Brücke fungieren, die all diese verschiedenen Quellen parallel zu Ihren Atlassian-Tools verbindet. Zum Beispiel kann eine Plattform wie eesel AI gleichzeitig von Jira, Confluence, Google Docs und PDFs lernen. Dies arbeitet mit Jira zusammen, um noch mehr Kontext für präzise und nützliche Antworten zu liefern.

Fortgeschrittene Kontroll- und Testoptionen gewinnen

Wenn das Wissen Ihres Unternehmens an vielen Orten außerhalb von Confluence lebt, kann eine Drittanbieter-Plattform zusätzliche Integrationsoptionen bieten. Diese Plattformen bieten oft Funktionen an, die mit Jira zusammenarbeiten, um Ihre Automatisierungsstrategie zu verbessern, wie zum Beispiel:

• Simulation: Die Möglichkeit, Ihren Bot an Tausenden Ihrer vergangenen Tickets zu testen, kann ein nützlicher Vorteil sein. So können Sie die potenziellen Auswirkungen auf Ihre Lösungsraten und die Arbeitsbelastung der Agenten sehen, bevor Sie live gehen.

• Self-Serve-Einrichtung: Moderne KI-Tools sind so konzipiert, dass Sie sie in wenigen Minuten einrichten können, was ein großartiger Weg ist, um Ihrer bestehenden Jira-Instanz schnell einen Mehrwert zu verleihen.

• Einheitliche Automatisierung: Die besten ergänzenden Plattformen tun mehr als nur Fragen zu beantworten. Sie können auch bei der Ticket-Triage (Einstufung) helfen, automatisch Tags basierend auf Inhalten hinzufügen und Ihre menschlichen Agenten unterstützen, indem sie Antwortentwürfe direkt in der Jira-Oberfläche erstellen.

So wählen Sie die richtige Jira-Chatbot-Plattform aus

Wenn Sie anfangen, nach Drittanbieter-Optionen zu suchen, um Ihr Jira-Erlebnis zu verbessern, konzentrieren Sie sich darauf, was Ihnen den größten praktischen Nutzen bringt und Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Breite Integrationen: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform mehr als nur Jira und Confluence verbinden kann. Achten Sie auf einfache Integrationen mit all Ihren Tools, einschließlich Google Drive, Notion und Slack. Dies gibt Ihrem Bot einen umfassenden Überblick über die Informationen, die er benötigt, um hilfreich zu sein.

• Simulationsfunktionen: Das Testen, wie die KI bei historischen Jira-Tickets abgeschnitten hätte, kann einen klaren Bericht darüber liefern, welche Fragen sie hätte beantworten können und wie Ihre potenzielle Investitionsrendite (ROI) aussieht.

• Anpassbare Workflows: Sie sollten die Kontrolle darüber haben, welche Arten von Tickets bearbeitet werden, wann ein Ticket an einen Menschen übergeben wird und welche Aktionen innerhalb von Jira durchgeführt werden können, wie das Hinzufügen von Labels oder das Ändern von Prioritätsstufen.

• Eine einheitliche Plattform: Die Verwaltung einer einzigen Plattform, die verschiedene Bots für die interne IT, den Kundensupport und Entwicklungsteams betreiben kann, ist für wachsende Unternehmen oft effizienter.

Wie eesel AI eine ergänzende Lösung bietet

eesel AI wurde entwickelt, um robuste Systeme wie Jira zu ergänzen. Obwohl es eine tiefe Jira-Integration besitzt, liegt seine Stärke in der Fähigkeit, sich mit allem anderen in Ihrem Technologie-Stack zu verbinden.

• Verbinden Sie das gesamte Gehirn Ihres Unternehmens: Mit eesel AI können Sie Jira, Confluence, Google Docs, PDFs und sogar vergangene Konversationen aus Helpdesks wie Zendesk oder anderen Support-Plattformen verbinden. Unsere KI lernt aus all Ihren vertrauenswürdigen Quellen, um kontextreiche Antworten zu liefern.

• Mit Zuversicht bereitstellen: Unsere Simulationsfunktion ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal. Bevor Sie live gehen, können Sie den Bot gegen Tausende Ihrer vergangenen Jira-Tickets laufen lassen, um vorherzusagen, wie er abschneiden wird. Sie sehen genau, welche Fragen er bearbeiten kann und wo Sie möglicherweise Lücken in Ihrer Dokumentation haben.

• Vollständige Automatisierungssuite: eesel AI ist mehr als nur ein Frage-Antwort-Bot für Jira; es ist eine vollständige Automatisierungsschicht, die Ihren Service Desk verbessert.

  • AI Triage: Automatisches Taggen, Weiterleiten oder Verwalten neuer Jira-Tickets basierend auf von Ihnen festgelegten Regeln.
  • AI Agent: Lassen Sie den Bot bei wiederkehrenden Anfragen von Anfang bis Ende helfen, direkt in Jira.
  • AI Internal Chat: Richten Sie einen separaten Bot in Slack oder Teams speziell für Ihre Mitarbeiter ein, der auf all Ihren internen Dokumenten geschult ist.

Dies bietet eine intelligente Automatisierungsschicht, die parallel zu Jira arbeitet, um Ihr gesamtes Unternehmen zu unterstützen.

Ein Video aus unserem Jira-Chatbot-Leitfaden, das erklärt, wie man einen Jira-Chatbot für die Workflow-Automatisierung einrichtet und verwendet.

Ihre nächsten Schritte für die Jira-Automatisierung

Ein Jira-Chatbot ist ein fantastisches Werkzeug, um Routineaufgaben zu verwalten und Ihrem Team den Rücken für strategischere Projekte freizuhalten. Der native virtuelle Agent von Jira ist ein robuster und zuverlässiger Ausgangspunkt für Teams, die stark in der Atlassian-Welt verwurzelt sind. Für diejenigen mit vielfältigen Wissensquellen und spezifischen Integrationsbedürfnissen kann eine flexible Drittanbieter-Plattform eine hervorragende Möglichkeit sein, Ihr bestehendes Jira-Setup zu ergänzen.

Der Schlüssel liegt darin, ein Tool zu finden, das sich mit all Ihren Plattformen verbindet, Ihnen eine klare Kontrolle über seine Aktionen gibt und Sie dessen Wert anhand Ihrer eigenen Daten sehen lässt.

Bereit zu sehen, wie Sie Ihre Jira-Workflows weiter automatisieren können? Testen Sie eesel AI kostenlos und führen Sie eine Simulation mit Ihren eigenen Daten durch, um noch heute Ihr wahres Automatisierungspotenzial zu entdecken.

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