Como agendar relatórios no Zendesk Explore: Guia completo para 2026

Se você é um gerente de suporte, provavelmente gastou mais tempo do que gostaria extraindo manualmente relatórios do Zendesk Explore. A boa notícia é que você pode automatizar isso. As entregas de painel agendadas permitem que você envie relatórios por e-mail para sua equipe de forma recorrente, sem que ninguém precise se lembrar de enviá-los.

O desafio é entender como a frequência de agendamento de relatórios do Zendesk Explore funciona e configurá-la corretamente. Erre o tempo e seus relatórios mostrarão dados desatualizados. Escolha o plano errado e você pode não ter acesso ao recurso.

Este guia explica tudo o que você precisa saber: como os intervalos de atualização de dados funcionam por plano, instruções de configuração passo a passo e armadilhas comuns a serem evitadas. Também veremos quando você pode querer considerar alternativas como o eesel AI para equipes que precisam de mais do que relatórios estáticos agendados.

Entendendo as frequências de atualização de dados do Zendesk Explore

Antes de agendar qualquer relatório, você precisa entender uma distinção crítica: a frequência de sincronização de dados não é a mesma que a frequência de entrega agendada.

A sincronização de dados é a frequência com que o Zendesk atualiza os dados subjacentes no Explore. A entrega agendada é a frequência com que esses dados são enviados por e-mail. Você pode agendar e-mails diários, mas se seus dados forem sincronizados apenas uma vez por dia, alguns desses e-mails conterão as mesmas informações.

Intervalos de atualização de dados por plano

Sua frequência de sincronização de dados depende inteiramente do seu plano Zendesk:

Fonte: Documentação de intervalos de atualização de dados do Zendesk

A regra de inatividade de 30 dias

Aqui está algo que pega as equipes de surpresa: se ninguém acessar seus relatórios ou painéis por mais de 30 dias, o Zendesk reduzirá automaticamente sua frequência de atualização para semanal. Esta é uma medida de economia de custos por parte deles, mas significa que seus relatórios agendados podem começar a mostrar dados desatualizados repentinamente.

A correção é simples: acessar qualquer painel ou executar uma entrega agendada conta como atividade e restaura sua frequência de atualização normal. Mas se você tiver relatórios mensais agendados, poderá atingir esse limite sem perceber.

Painéis ao vivo para planos Enterprise

Se você estiver no Suite Enterprise ou Enterprise Plus, também terá acesso a painéis ao vivo que são atualizados a cada 5 a 10 segundos. Estes são separados dos relatórios agendados e são projetados para monitoramento em tempo real, em vez de entrega por e-mail. Pense neles como painéis para o seu centro de suporte, não como substitutos para resumos agendados.

O que você precisa antes de agendar relatórios

As entregas de painel agendadas não estão disponíveis em todos os planos. Antes de tentar configurar isso, confirme se você tem:

• Suite Professional, Enterprise ou Enterprise Plus (Suite Team e Support Team não incluem este recurso)
• Permissões de edição no painel que você deseja agendar
• Um painel compartilhado (você não pode agendar painéis privados)
• Complemento Zendesk Explore Professional ou Enterprise ativado

Para entregas ao usuário final (enviar relatórios aos clientes), você precisa do Enterprise ou Enterprise Plus. Você também precisa adicionar a tag explore a cada perfil de usuário final que deve receber relatórios e ativar o recurso nas configurações do Explore.

Passo a passo: Agendando sua primeira entrega de painel

Depois de confirmar se seu plano oferece suporte ao agendamento, veja como configurá-lo.

Passo 1: Abra seu painel e acesse o agendamento

Navegue até sua biblioteca de painéis no Zendesk Explore. Encontre o painel que você deseja agendar e abra-o. Uma vez dentro, clique no botão Compartilhar na navegação superior e selecione Agendar entrega no menu suspenso.

Se você não vir a opção Agendar entrega, verifique se você tem permissões de edição para este painel e se seu complemento Explore está ativo. Verifique também se você está em um plano compatível.

Passo 2: Configure a frequência e o tempo de entrega

Na página Agendar entrega, você definirá quando e com que frequência o painel será executado. Use o menu suspenso de frequência para escolher entre:

• Uma vez: Entrega única em uma data e hora específicas
• Diariamente: Repete todos os dias
• Semanalmente: Repete nos dias selecionados da semana
• Mensalmente: Repete mensalmente em uma data específica

Dica crítica de tempo: O horário agendado é quando o Zendesk começa a calcular os dados do seu painel, não quando o e-mail realmente chega. O Explore precisa de tempo para sincronizar e processar os dados, especialmente para relatórios complexos.

Para painéis que mostram as métricas do dia anterior, agende-os para as 2h ou mais tarde. Isso garante que a sincronização de dados (que pode levar até duas horas) seja concluída antes que o painel seja gerado. Se você agendar para as 9h, os dados refletirão o que existia às 9h, mas o e-mail pode não chegar até as 10h ou 11h, dependendo do tempo de processamento.

Você também pode definir por quanto tempo o agendamento deve ser executado, até 12 meses no futuro. O proprietário do agendamento e todos os administradores do Explore recebem e-mails de lembrete uma semana e um dia antes do agendamento expirar.

Passo 3: Selecione os formatos de entrega

O Zendesk oferece quatro opções de formato para suas entregas agendadas:

Tenha em mente o limite de anexo de 25 MB. Se o seu painel for grande, evite selecionar os formatos Imagem e PNG juntos. As exportações grandes são divididas em vários e-mails marcados sequencialmente (1/3, 2/3, 3/3), mas qualquer exportação única acima de 25 MB não será enviada.

Passo 4: Adicione destinatários

Escolha quem deve receber esses relatórios agendados. Comece a digitar no campo Pessoas ou grupos para pesquisar:

• Agentes ou administradores individuais
• Grupos de usuários
• Usuários finais (apenas planos Enterprise, com tag explore)

Os destinatários são agrupados automaticamente por idioma e fuso horário, com um e-mail enviado para cada grupo. Por segurança, cada destinatário vê apenas seu próprio endereço de e-mail no campo Para. Os outros destinatários permanecem ocultos.

Observe que você não pode agendar entregas para usuários com permissões de Visualizador limitado ou Editor limitado. Se alguém precisar receber relatórios, mas não deve ter acesso total ao Explore, considere adicioná-lo como um agente padrão.

Passo 5: Salve e verifique

Revise todas as suas configurações mais uma vez e clique em Salvar. O agendamento aparece na página Entregas agendadas, onde você pode monitorá-lo, fazer alterações ou excluí-lo, se necessário.

Para verificar se tudo está funcionando, você pode esperar pela primeira execução agendada ou verificar a página Entregas agendadas para atualizações de status. Se uma entrega agendada falhar, o proprietário do agendamento receberá um e-mail de notificação com detalhes sobre o que deu errado.

Armadilhas comuns de agendamento e como evitá-las

Mesmo com a configuração adequada, as entregas agendadas às vezes encontram problemas. Veja como corrigir os problemas mais comuns.

Dados desatualizados em relatórios

Se os dados nos e-mails agendados parecerem desatualizados, lembre-se de que a sincronização de dados do Explore pode levar até duas horas. Se você agendar um painel para as 9h, ele calculará usando os dados das 9h, mas o e-mail pode não chegar até as 10h ou 11h, dependendo do tempo de sincronização.

Para os dados completos do dia anterior, sempre agende para as 2h ou mais tarde para garantir que a sincronização termine primeiro.

Erros de tamanho de anexo

O limite de 25 MB por e-mail pega muitas equipes de surpresa. Se você estiver atingindo este limite:

• Mude para o formato CSV apenas (menor tamanho de arquivo)
• Evite combinar formatos de imagem e PDF
• Divida painéis grandes em vários painéis menores
• Agende entregas separadas para diferentes guias

Problemas de permissão

As entregas agendadas falham silenciosamente quando as permissões mudam:

• Você não pode agendar para agentes light
• As permissões de Visualizador limitado e Editor limitado são excluídas
• Se um agente for rebaixado, todas as suas entregas agendadas serão excluídas imediatamente
• Os usuários finais precisam da tag explore antes de aparecerem na pesquisa de destinatários

Transição do construtor de painel legado

A partir do início de 2025, o Zendesk está fazendo a transição dos clientes para um novo construtor de painel. Se você agendou entregas anteriormente usando o construtor legado, precisará recriar esses agendamentos no novo construtor. Os agendamentos antigos não serão transferidos automaticamente.

E-mails ausentes

Se os destinatários não estiverem recebendo e-mails agendados:

• Peça aos destinatários para verificar as pastas de spam ou lixo eletrônico (os relatórios automatizados geralmente são filtrados)
• Verifique se o endereço de e-mail do destinatário está correto no Zendesk
• Confirme se o painel ainda está compartilhado e não foi excluído
• Verifique se o agendamento não expirou

Melhores práticas para diferentes cenários de relatório

Obter o máximo das entregas agendadas requer algum planejamento:

Stand-ups matinais: Agende snapshots diários para chegar antes que sua equipe comece a trabalhar. Inclua métricas-chave como volume de tickets, tempo de primeira resposta e tamanho do backlog para que todos comecem o dia informados.

Resumos executivos: Relatórios semanais ou mensais em PDF funcionam melhor para a liderança. Concentre-se em tendências de alto nível, em vez de flutuações diárias.

Relatórios de transferência: Para equipes em diferentes fusos horários, agende snapshots nos horários de troca de turno. A equipe que chega tem uma imagem clara do status da fila, escalonamentos e problemas em andamento.

Resumos de fim de dia: Envie resumos 30 minutos antes do final do turno, mostrando os tickets resolvidos, as pontuações de CSAT e o desempenho do SLA.

Mantenha as listas de destinatários atualizadas: Revise suas entregas agendadas trimestralmente. Remova os destinatários que mudaram de função e adicione novos stakeholders que precisam de visibilidade.

Monitore as datas de expiração: Com os agendamentos sendo executados por até 12 meses, é fácil esquecer que eles estão terminando. Os e-mails de lembrete ajudam, mas considere adicionar um lembrete de calendário para revisar e estender os agendamentos importantes antes que eles expirem.

Quando considerar alternativas ao agendamento do Zendesk Explore

O agendamento nativo do Zendesk funciona bem para entrega básica de e-mail, mas tem limitações:

• Sem opções de entrega para Slack ou Microsoft Teams
• Sem corpo de mensagem de e-mail personalizado (apenas linha de assunto)
• Relatórios estáticos sem insights gerados por IA
• Limitado a atualizações de dados de hora em hora (a menos que esteja no Enterprise)

Geckoboard para painéis em tempo real

Se você precisar de taxas de atualização mais rápidas ou exibições de TV, o Geckoboard oferece uma alternativa. Sua integração com o Zendesk é atualizada a cada 10 minutos para dados de suporte, 1 minuto para bate-papo e 30 segundos para conversas. Eles também fornecem modo de painel de TV nativo e podem enviar snapshots agendados para Slack e Teams.

Os preços começam em US$ 60/mês para o plano Essential, que inclui 1 painel e 10 visualizadores. Para entrega no Slack/Teams, você precisa do plano Core por US$ 175/mês.

eesel AI para relatórios inteligentes

Se você quer que seus relatórios façam mais do que apenas mostrar números, o eesel AI oferece uma abordagem diferente. Em vez de relatórios estáticos agendados, você obtém:

• Resumos gerados por IA das tendências de suporte entregues ao Slack ou e-mail
• Consultas em linguagem natural (pergunte "Qual foi o nosso CSAT na semana passada?" em vez de construir um relatório)
• Alertas proativos quando as métricas mudam inesperadamente
• Insights que conectam dados de tickets com lacunas na base de conhecimento

O eesel AI se conecta diretamente à sua configuração existente do Zendesk e começa a fornecer insights em minutos. Para equipes que querem que seus relatórios sejam acionáveis em vez de apenas informativos, isso pode ser um complemento valioso ao agendamento nativo do Zendesk.

Comece a automatizar seus relatórios do Zendesk hoje

As entregas de painel agendadas no Zendesk Explore removem o trabalho manual de manter sua equipe informada. As principais coisas para lembrar:

• A frequência de atualização de dados depende do seu plano (diária para Team, de hora em hora para Professional+)
• Agende relatórios para as 2h ou mais tarde se precisar de dados completos do dia anterior
• Observe o limite de anexo de 25 MB ao selecionar formatos
• Revise e atualize as listas de destinatários trimestralmente
• Considere alternativas como o eesel AI quando precisar de insights baseados em IA além de relatórios estáticos

Comece com um ou dois painéis críticos. Escolha uma entrega matinal diária para sua equipe de suporte e um resumo semanal para a liderança. Depois de ver o valor, expanda para cobrir mais métricas e públicos.

Se você quiser ir além dos relatórios estáticos e explorar como a IA pode ajudá-lo a entender e agir sobre seus dados de suporte, experimente a integração do eesel AI com o Zendesk. Ele aprende com seus tickets, macros e conteúdo da central de ajuda existentes para fornecer insights contextualmente relevantes.