zendesk-explore-schedule-report-frequency
Written by
eesel Team
Last edited 26 février 2026
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"title": "Comment programmer des rapports dans Zendesk Explore : Guide complet pour 2026",
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"question": "Comment la fréquence de programmation des rapports de Zendesk Explore varie-t-elle selon le plan ?",
"answer": "Les plans Suite Team et Suite Growth ont des actualisations de données quotidiennes (minuit dans votre fuseau horaire de compte) et ne prennent pas du tout en charge les livraisons programmées. Suite Professional et supérieur ont des actualisations de données horaires et prennent en charge les livraisons de tableaux de bord programmées. Les plans Enterprise incluent également des tableaux de bord en direct en temps quasi réel qui s'actualisent toutes les 5 à 10 secondes."
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"question": "Pourquoi les données de mes rapports Zendesk programmés sont-elles parfois obsolètes ?",
"answer": "La synchronisation des données d'Explore peut prendre jusqu'à deux heures. Si vous programmez un tableau de bord pour 9 heures du matin, il calcule en utilisant les données à partir de 9 heures du matin, mais l'e-mail peut ne pas arriver avant 10 ou 11 heures du matin en fonction du temps de traitement. Pour les données complètes de la veille, programmez pour 2 heures du matin ou plus tard pour vous assurer que la synchronisation se termine d'abord."
},
{
"question": "Que dois-je faire si mes rapports Zendesk programmés dépassent la limite de taille des pièces jointes des e-mails ?",
"answer": "La limite de 25 Mo par e-mail prend de nombreuses équipes au dépourvu. Passez au format CSV uniquement (taille de fichier la plus petite), évitez de combiner les formats Image et PDF, divisez les grands tableaux de bord en plusieurs tableaux de bord plus petits ou programmez des livraisons séparées pour différents onglets."
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{
"question": "Puis-je programmer l'envoi de rapports Zendesk à Slack au lieu d'un e-mail ?",
"answer": "La programmation native de Zendesk Explore ne prend en charge que la livraison par e-mail. Pour les notifications Slack, vous auriez besoin d'un outil tiers comme Geckoboard ou eesel AI, qui peuvent envoyer des instantanés de tableaux de bord vers les canaux Slack selon un calendrier que vous configurez."
},
{
"question": "De quel plan ai-je besoin pour les rapports programmés Zendesk Explore et la livraison par e-mail ?",
"answer": "Vous avez besoin de Suite Professional (115 $ par agent/mois) ou supérieur pour accéder aux livraisons de tableaux de bord programmées. Suite Team (55 $ par agent/mois) et Support Team (19 $ par agent/mois) n'incluent pas cette fonctionnalité. Pour les livraisons aux utilisateurs finaux (envoi de rapports aux clients), vous avez besoin d'Enterprise ou d'Enterprise Plus."
},
{
"question": "Comment gérer la transition de l'ancien générateur de tableaux de bord pour les rapports programmés ?",
"answer": "Depuis début 2025, Zendesk effectue la transition des clients vers un nouveau générateur de tableaux de bord. Si vous avez précédemment programmé des livraisons à l'aide de l'ancien générateur, vous devez recréer ces programmes dans le nouveau générateur. Les anciens programmes ne seront pas automatiquement transférés et aucun outil de migration n'est disponible."
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Si vous êtes responsable du support, vous avez probablement passé plus de temps que vous ne le souhaiteriez à extraire manuellement des rapports de [Zendesk Explore](https://www.zendesk.com/explore). La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez automatiser cela. Les livraisons de tableaux de bord programmées vous permettent d'envoyer des rapports par e-mail à votre équipe de manière récurrente sans que personne n'ait à se souvenir de les envoyer.
Le défi consiste à comprendre comment fonctionne la [fréquence de programmation des rapports de Zendesk Explore](https://support.zendesk.com/hc/en-us/articles/4408823242778) et à la configurer correctement. Si le timing est mauvais, vos rapports affichent des données obsolètes. Choisissez le mauvais plan et vous n'aurez peut-être pas du tout accès à la fonctionnalité.
Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir : comment les intervalles d'actualisation des données fonctionnent par plan, les instructions de configuration étape par étape et les pièges courants à éviter. Nous verrons également quand vous pourriez envisager des alternatives comme [eesel AI](https://www.eesel.ai/integration/zendesk-ai) pour les équipes qui ont besoin de plus que des rapports statiques programmés.
## Comprendre les fréquences d'actualisation des données de Zendesk Explore
Avant de programmer des rapports, vous devez comprendre une distinction essentielle : la **fréquence de synchronisation des données** n'est pas la même que la **fréquence de livraison programmée**.
La synchronisation des données est la fréquence à laquelle Zendesk met à jour les données sous-jacentes dans Explore. La livraison programmée est la fréquence à laquelle ces données sont envoyées par e-mail. Vous pouvez programmer des e-mails quotidiens, mais si vos données ne se synchronisent qu'une fois par jour, certains de ces e-mails contiennent les mêmes informations.
### Intervalles d'actualisation des données par plan
Votre fréquence de synchronisation des données dépend entièrement de votre [plan Zendesk](https://www.zendesk.com/pricing) :
| Plan | Intervalle d'actualisation des données | Accès à la livraison programmée |
|------|---------------------------------------|-----------------------------------|
| Suite Team, Suite Growth | Quotidien (minuit dans le fuseau horaire du compte) | Non disponible |
| Suite Professional | Horaire (une heure après la dernière synchronisation) | Utilisateurs Zendesk uniquement |
| Suite Enterprise/Enterprise Plus | Horaire + tableaux de bord en direct en temps quasi réel | Utilisateurs Zendesk + utilisateurs finaux |
| Explore Lite (hérité) | Quotidien | Non disponible |
| Explore Professional/Enterprise | Horaire | Disponible |
**Source :** [Documentation sur les intervalles d'actualisation des données de Zendesk](https://support.zendesk.com/hc/en-us/articles/4408823242778)
### La règle d'inactivité de 30 jours
Voici quelque chose qui prend les équipes au dépourvu : si personne n'accède à vos rapports ou tableaux de bord pendant plus de 30 jours, Zendesk réduit automatiquement votre fréquence d'actualisation à hebdomadaire. Il s'agit d'une mesure d'économie de coûts de leur côté, mais cela signifie que vos rapports programmés peuvent soudainement commencer à afficher des données obsolètes.
La solution est simple : accéder à un tableau de bord ou exécuter une livraison programmée compte comme une activité et restaure votre fréquence d'actualisation normale. Mais si vous avez des rapports mensuels programmés, vous pourriez atteindre cette limite sans vous en rendre compte.
### Tableaux de bord en direct pour les plans Enterprise
Si vous êtes sur Suite Enterprise ou Enterprise Plus, vous avez également accès à des tableaux de bord en direct qui s'actualisent toutes les 5 à 10 secondes. Ceux-ci sont distincts des rapports programmés et sont conçus pour une surveillance en temps réel plutôt que pour la livraison par e-mail. Considérez-les comme des panneaux muraux pour votre centre de support, pas comme des remplacements pour les résumés programmés.
## Ce dont vous avez besoin avant de programmer des rapports
Les livraisons de tableaux de bord programmées ne sont pas disponibles sur tous les plans. Avant d'essayer de configurer cela, confirmez que vous avez :
- **Suite Professional, Enterprise ou Enterprise Plus** (Suite Team et Support Team n'incluent pas cette fonctionnalité)
- **Autorisations de modification** sur le tableau de bord que vous souhaitez programmer
- **Un tableau de bord partagé** (vous ne pouvez pas programmer de tableaux de bord privés)
- L'extension **Zendesk Explore Professional ou Enterprise** activée
Pour les livraisons aux utilisateurs finaux (envoi de rapports aux clients), vous avez besoin d'Enterprise ou d'Enterprise Plus. Vous devez également ajouter la balise **explore** à chaque profil d'utilisateur final qui doit recevoir des rapports, et activer la fonctionnalité dans vos paramètres Explore.
## Étape par étape : Programmer votre première livraison de tableau de bord
Une fois que vous avez confirmé que votre plan prend en charge la programmation, voici comment le configurer.
### Étape 1 : Ouvrez votre tableau de bord et accédez à la programmation
Accédez à votre bibliothèque de tableaux de bord dans Zendesk Explore. Trouvez le tableau de bord que vous souhaitez programmer et ouvrez-le. Une fois à l'intérieur, cliquez sur le bouton **Partager** dans la navigation supérieure, puis sélectionnez **Programmer la livraison** dans le menu déroulant.
Si vous ne voyez pas l'option Programmer la livraison, vérifiez que vous avez les autorisations de modification pour ce tableau de bord et que votre extension Explore est active. Vérifiez également que vous êtes sur un plan pris en charge.
### Étape 2 : Configurez la fréquence et le timing de la livraison
Sur la page Programmer la livraison, vous définirez quand et à quelle fréquence le tableau de bord s'exécute. Utilisez le menu déroulant de fréquence pour choisir parmi :
- **Une fois :** Livraison unique à une date et une heure spécifiques
- **Quotidiennement :** Se répète chaque jour
- **Hebdomadaire :** Se répète les jours sélectionnés de la semaine
- **Mensuellement :** Se répète mensuellement à une date spécifique
**Conseil de timing essentiel :** L'heure programmée est le moment où Zendesk commence à calculer les données de votre tableau de bord, pas le moment où l'e-mail arrive réellement. Explore a besoin de temps pour synchroniser et traiter les données, en particulier pour les rapports complexes.
Pour les tableaux de bord affichant les mesures de la veille, programmez-les pour 2 heures du matin ou plus tard. Cela garantit que la synchronisation des données (qui peut prendre jusqu'à deux heures) se termine avant que le tableau de bord ne soit généré. Si vous programmez pour 9 heures du matin, les données reflètent ce qui existait à 9 heures du matin, mais l'e-mail peut ne pas arriver avant 10 ou 11 heures du matin en fonction du temps de traitement.
Vous pouvez également définir la durée d'exécution de la programmation, jusqu'à 12 mois dans le futur. Le propriétaire de la programmation et tous les administrateurs Explore reçoivent des e-mails de rappel une semaine et un jour avant l'expiration de la programmation.
### Étape 3 : Sélectionnez les formats de livraison
Zendesk vous offre quatre options de format pour vos livraisons programmées :
| Format | Idéal pour | Type de fichier | Impact sur la taille |
|--------|-------------|-----------------|----------------------|
| CSV | Analyse des données, importation dans d'autres outils | Fichiers .csv compressés par onglet | Le plus petit |
| Excel | Partage de rapports formatés, manipulation supplémentaire | .xlsx par onglet | Moyen |
| PNG | Référence visuelle rapide, présentations | Images .png par onglet | Grand |
| PDF | Rapports exécutifs, impression, archivage | Un seul .pdf avec tous les onglets | Le plus grand |
Gardez à l'esprit la limite de taille des pièces jointes de 25 Mo. Si votre tableau de bord est volumineux, évitez de sélectionner les formats Image et PNG ensemble. Les exportations volumineuses sont divisées en plusieurs e-mails marqués séquentiellement (1/3, 2/3, 3/3), mais toute exportation unique de plus de 25 Mo ne sera pas envoyée du tout.
### Étape 4 : Ajoutez des destinataires
Choisissez qui doit recevoir ces rapports programmés. Commencez à taper dans le champ Personnes ou groupes pour rechercher :
- Agents ou administrateurs individuels
- Groupes d'utilisateurs
- Utilisateurs finaux (plans Enterprise uniquement, avec la balise explore)
Les destinataires sont automatiquement regroupés par langue et fuseau horaire, avec un e-mail envoyé à chaque groupe. Pour des raisons de sécurité, chaque destinataire ne voit que sa propre adresse e-mail dans le champ À. Les autres destinataires restent cachés.
Notez que vous ne pouvez pas programmer de livraisons aux utilisateurs avec des autorisations de visionneuse limitée ou d'éditeur limité. Si quelqu'un a besoin de recevoir des rapports mais ne devrait pas avoir un accès complet à Explore, envisagez de l'ajouter en tant qu'agent standard.
### Étape 5 : Enregistrez et vérifiez
Vérifiez tous vos paramètres une dernière fois, puis cliquez sur **Enregistrer**. La programmation apparaît sur la page Livraisons programmées où vous pouvez la surveiller, apporter des modifications ou la supprimer si nécessaire.
Pour vérifier que tout fonctionne, vous pouvez attendre la première exécution programmée ou consulter la page Livraisons programmées pour les mises à jour de statut. Si une livraison programmée échoue, le propriétaire de la programmation reçoit un e-mail de notification avec des détails sur ce qui s'est mal passé.
## Pièges courants de la programmation et comment les éviter
Même avec une configuration correcte, les livraisons programmées rencontrent parfois des problèmes. Voici comment résoudre les problèmes les plus courants.
### Données obsolètes dans les rapports
Si les données dans les e-mails programmés semblent obsolètes, rappelez-vous que la synchronisation des données d'Explore peut prendre jusqu'à deux heures. Si vous programmez un tableau de bord pour 9 heures du matin, il calcule en utilisant les données à partir de 9 heures du matin, mais l'e-mail peut ne pas arriver avant 10 ou 11 heures du matin en fonction du temps de synchronisation.
Pour les données complètes de la veille, programmez toujours pour 2 heures du matin ou plus tard pour vous assurer que la synchronisation se termine d'abord.
### Erreurs de taille de pièce jointe
La limite de 25 Mo par e-mail prend de nombreuses équipes au dépourvu. Si vous atteignez cette limite :
- Passez au format CSV uniquement (taille de fichier la plus petite)
- Évitez de combiner les formats Image et PDF
- Divisez les grands tableaux de bord en plusieurs tableaux de bord plus petits
- Programmez des livraisons séparées pour différents onglets
### Problèmes d'autorisation
Les livraisons programmées échouent silencieusement lorsque les autorisations changent :
- Vous ne pouvez pas programmer vers des agents light
- Les autorisations de visionneuse limitée et d'éditeur limité sont exclues
- Si un agent est rétrogradé, toutes ses livraisons programmées sont immédiatement supprimées
- Les utilisateurs finaux ont besoin de la balise explore avant d'apparaître dans la recherche de destinataires
### Transition de l'ancien générateur de tableaux de bord
Depuis début 2025, Zendesk effectue la transition des clients vers un nouveau générateur de tableaux de bord. Si vous avez précédemment programmé des livraisons à l'aide de l'ancien générateur, vous devez recréer ces programmations dans le nouveau générateur. Les anciennes programmations ne seront pas automatiquement transférées.
### E-mails manquants
Si les destinataires ne reçoivent pas les e-mails programmés :
- Demandez aux destinataires de vérifier les dossiers de spam ou de courrier indésirable (les rapports automatisés sont souvent filtrés)
- Vérifiez que l'adresse e-mail du destinataire est correcte dans Zendesk
- Confirmez que le tableau de bord est toujours partagé et n'a pas été supprimé
- Vérifiez que la programmation n'a pas expiré
## Meilleures pratiques pour différents scénarios de reporting
Tirer le meilleur parti des livraisons programmées nécessite une certaine planification :
**Réunions matinales :** Programmez des instantanés quotidiens pour qu'ils arrivent avant que votre équipe ne commence à travailler. Incluez des mesures clés telles que le volume de tickets, le temps de première réponse et la taille du backlog afin que tout le monde commence la journée informé.
**Résumés exécutifs :** Les rapports PDF hebdomadaires ou mensuels fonctionnent mieux pour la direction. Concentrez-vous sur les tendances de haut niveau plutôt que sur les fluctuations quotidiennes.
**Rapports de transfert :** Pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires, programmez des instantanés aux heures de changement d'équipe. L'équipe entrante obtient une image claire de l'état de la file d'attente, des escalades et des problèmes en cours.
**Récapitulatifs de fin de journée :** Envoyez des résumés 30 minutes avant la fin de l'équipe indiquant les tickets résolus, les scores CSAT et les performances SLA.
**Gardez les listes de destinataires à jour :** Examinez vos livraisons programmées tous les trimestres. Supprimez les destinataires qui ont changé de rôle et ajoutez de nouvelles parties prenantes qui ont besoin de visibilité.
**Surveillez les dates d'expiration :** Avec des programmations pouvant durer jusqu'à 12 mois, il est facile d'oublier qu'elles se terminent. Les e-mails de rappel aident, mais envisagez d'ajouter un rappel de calendrier pour examiner et prolonger les programmations importantes avant qu'elles n'expirent.
## Quand envisager des alternatives à la programmation de Zendesk Explore
La programmation native de Zendesk fonctionne bien pour la livraison d'e-mails de base, mais elle a des limitations :
- Pas d'options de livraison Slack ou Microsoft Teams
- Pas de corps de message e-mail personnalisé (ligne d'objet uniquement)
- Rapports statiques sans informations générées par l'IA
- Limité aux actualisations de données horaires (sauf sur Enterprise)
### Geckoboard pour les tableaux de bord en temps réel
Si vous avez besoin de taux d'actualisation plus rapides ou d'écrans de télévision, [Geckoboard](https://www.geckoboard.com) offre une alternative. Leur intégration Zendesk s'actualise toutes les 10 minutes pour les données de Support, 1 minute pour Chat et 30 secondes pour Talk. Ils fournissent également un mode de panneau mural TV natif et peuvent envoyer des instantanés programmés à Slack et Teams.
Les prix commencent à 60 $/mois pour leur plan Essential, qui comprend 1 tableau de bord et 10 visionneuses. Pour la livraison Slack/Teams, vous avez besoin de leur plan Core à 175 $/mois.
### eesel AI pour un reporting intelligent
Si vous voulez que votre reporting fasse plus que simplement afficher des chiffres, [eesel AI](https://www.eesel.ai/integration/zendesk-ai) offre une approche différente. Au lieu de rapports statiques programmés, vous obtenez :
- Des résumés des tendances du support générés par l'IA et livrés à Slack ou par e-mail
- Des requêtes en langage naturel (demandez « Quel était notre CSAT la semaine dernière ? » au lieu de créer un rapport)
- Des alertes proactives lorsque les mesures changent de manière inattendue
- Des informations qui relient les données de ticket aux lacunes de la base de connaissances
eesel AI se connecte directement à votre configuration Zendesk existante et commence à fournir des informations en quelques minutes. Pour les équipes qui souhaitent que leur reporting soit exploitable plutôt que simplement informatif, cela peut être un complément précieux à la programmation native de Zendesk.
## Commencez à automatiser votre reporting Zendesk dès aujourd'hui
Les livraisons de tableaux de bord programmées dans Zendesk Explore suppriment le travail manuel nécessaire pour tenir votre équipe informée. Les points clés à retenir :
- La fréquence d'actualisation des données dépend de votre plan (quotidienne pour Team, horaire pour Professional+)
- Programmez les rapports pour 2 heures du matin ou plus tard si vous avez besoin des données complètes de la veille
- Surveillez la limite de taille des pièces jointes de 25 Mo lors de la sélection des formats
- Examinez et mettez à jour les listes de destinataires tous les trimestres
- Envisagez des alternatives comme [eesel AI](https://www.eesel.ai/integration/zendesk-ai) lorsque vous avez besoin d'informations basées sur l'IA au-delà des rapports statiques
Commencez avec un ou deux tableaux de bord critiques. Choisissez une livraison matinale quotidienne pour votre équipe de support et un résumé hebdomadaire pour la direction. Une fois que vous voyez la valeur, étendez-vous pour couvrir plus de mesures et d'audiences.
Si vous voulez aller au-delà des rapports statiques et explorer comment l'IA peut vous aider à comprendre et à agir sur vos données de support, [essayez l'intégration Zendesk d'eesel AI](https://www.eesel.ai/integration/zendesk-ai). Il apprend de vos tickets, macros et contenu du centre d'aide existants pour fournir des informations contextuellement pertinentes.
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