Como realizar uma exportação do Freshdesk de dados de tickets com campos personalizados: guia 2025

Sejamos honestos, os campos padrão num ticket do Freshdesk são bons, mas os campos personalizados? É aí que está o verdadeiro ouro. São os dados exclusivos da sua empresa, SKUs de produtos, IDs de clientes, tipos de problemas específicos que criou. É disto que realmente precisa para uma análise adequada, relatórios personalizados ou até mesmo para treinar um modelo de IA.

Este guia irá mostrar-lhe os passos exatos para realizar uma exportação do Freshdesk dos seus dados de tickets que realmente inclui esses campos personalizados tão importantes. Abordaremos como obter essa informação crucial que as exportações padrão frequentemente deixam para trás.

Exportar dados é uma tarefa bastante comum, quer esteja a criar relatórios personalizados, a mudar para uma nova plataforma ou apenas a fazer cópias de segurança. Mas usar esses dados estáticos para algo mais dinâmico, como treinar uma IA em tempo real, traz as suas próprias dores de cabeça. Primeiro, vamos obter os dados e, depois, veremos uma forma mais inteligente de os utilizar.

O que precisa para exportar dados de tickets do Freshdesk com campos personalizados

Antes de começar, vamos verificar rapidamente se tem tudo o que precisa. O processo é simples, mas são necessários alguns requisitos para começar:

• Precisará de uma conta ativa do Freshdesk com permissões de Administrador ou Supervisor. Algumas funções personalizadas também podem funcionar, desde que tenha autorização para exportar dados.

• Ajuda ter uma ideia clara do intervalo de datas e dos detalhes dos tickets que deseja extrair.

• Também precisará de um programa de folha de cálculo como o Microsoft Excel ou o Google Sheets para abrir o ficheiro depois de o exportar.

Como exportar dados de tickets do Freshdesk com campos personalizados

Aqui está o evento principal. Siga estes passos e, em poucos minutos, terá uma folha de cálculo com todos os seus dados de tickets, incluindo os campos personalizados.

Passo 1: Filtre os seus tickets

Primeiro, precisa de dizer ao Freshdesk em que tickets está realmente interessado. Tentar exportar tudo de uma vez é a receita para um ficheiro enorme e desorganizado.

Comece por ir ao separador Tickets no seu painel principal. Verá o painel de filtragem do lado direito. Use-o para limitar a lista de tickets exatamente ao que precisa. Pode filtrar por data, estado, agente, grupo ou até mesmo por esses campos personalizados que pretende exportar. Por exemplo, pode filtrar todos os tickets "Fechados" do último trimestre no grupo "Problemas de Faturação". Ser específico aqui poupar-lhe-á muito tempo de limpeza mais tarde.

Uma visualização do painel de tickets do Freshdesk, onde os utilizadores podem filtrar tickets antes de uma exportação de dados de tickets do Freshdesk com campos personalizados.

Passo 2: Inicie a exportação

Assim que a sua lista de tickets mostrar exatamente o que quer, olhe para o canto superior direito do ecrã. Vê aquele botão Exportar? Clique nele. Isto diz ao Freshdesk que está pronto para extrair os dados dos tickets atualmente no seu ecrã e abrirá um novo menu para configurar o seu ficheiro.

Passo 3: Configure e selecione os campos

Este é provavelmente o passo mais importante, por isso não o apresse. Depois de clicar em "Exportar", aparecerá um pop-up ou um menu lateral. Este é o seu centro de comando para a exportação.

Primeiro, escolha um formato de ficheiro. Geralmente, terá opções como CSV e Excel. Se não tiver a certeza de qual escolher, Excel (.xlsx) é muitas vezes uma aposta segura, pois lida com a formatação de forma um pouco mais limpa.

Depois vem a parte divertida: uma lista de verificação de todos os campos de ticket disponíveis. É aqui que irá incluir os seus dados personalizados. Percorra esta lista com atenção. Todos os campos personalizados que já criou no Freshdesk devem estar listados aqui. Basta marcar as caixas ao lado daqueles que pretende incluir. Se tiver campos como "ID do Pedido", "Categoria do Produto" ou "Segmento de Cliente", certifique-se de que estão todos marcados antes de continuar.

Passo 4: Descarregue e verifique o seu ficheiro de exportação

Depois de ter configurado tudo e clicado no botão final "Exportar", o Freshdesk começará a preparar o seu ficheiro em segundo plano. Se estiver a exportar muitos dados, poderá demorar alguns minutos.

O ficheiro não será descarregado imediatamente. Terá de ir a Admin > Exportações da Conta para o encontrar. Esta página mantém um histórico de todas as suas exportações de dados. Quando o seu ficheiro estiver pronto, aparecerá um link para descarregar.

Descarregue o ficheiro e abra-o. A primeira coisa que deve fazer é dar-lhe uma verificação rápida. Percorra as colunas para se certificar de que os campos personalizados que selecionou estão lá e têm a informação correta. Se tudo parecer bem, parabéns, realizou com sucesso uma exportação do Freshdesk com campos personalizados.

Método avançado: Agendar a sua exportação de dados de tickets do Freshdesk

Se se encontra a exportar dados de tickets repetidamente, fazê-lo manualmente pode tornar-se cansativo rapidamente. Para quem precisa de dados consistentes para dashboards externos ou outras ferramentas de negócio, o Freshdesk tem uma funcionalidade útil para exportações agendadas.

Pode encontrar isto na secção de Analytics. Permite-lhe configurar exportações recorrentes que são entregues diretamente no seu e-mail ou através de um link de API. Aqui está um resumo rápido:

1. Vá a Analytics, clique no ícone da engrenagem para Definições e escolha Exportações de Dados.

2. Clique em Criar Exportação e escolha o módulo "Tickets".

3. A partir daqui, pode definir uma programação (diária, semanal ou mensal) e escolher todos os campos de ticket que precisa, incluindo os seus campos personalizados.

Este método de "configurar e esquecer" é ótimo para equipas que dependem de extrações de dados regulares para os seus relatórios.

O painel do Freshdesk Analytics, que é usado para configurar uma exportação agendada de dados de tickets do Freshdesk com campos personalizados.

Desafios comuns com uma exportação manual do Freshdesk

Então, já tem os seus dados. E agora? Embora a exportação seja um truque útil para ter na manga, depender dela no seu fluxo de trabalho diário pode causar algumas dores de cabeça reais.

• Os seus dados ficam instantaneamente desatualizados. No momento em que descarrega esse ficheiro, ele é uma fotografia do passado. Novos tickets já estão a chegar e os existentes estão a ser atualizados. Isto torna-o uma má escolha para qualquer tipo de análise em tempo real ou para alimentar sistemas ao vivo.

• É muito trabalho manual. Sejamos realistas, exportar é apenas o primeiro passo. O trabalho real de limpar os dados, criar tabelas dinâmicas e encontrar insights úteis leva imenso tempo e, muitas vezes, requer alguma perícia séria com folhas de cálculo.

• Perde todo o contexto. Uma única linha numa folha de cálculo não consegue capturar o vaivém de uma conversa real com um cliente, para não mencionar quaisquer anexos. Isto é um grande problema se estiver a tentar entender profundamente os problemas dos clientes ou a usar os dados para treinar uma IA, porque falta a história completa.

• Os dados estão desligados. A informação na sua folha de cálculo está completamente isolada do seu helpdesk. Pode encontrar uma tendência interessante, mas não pode fazer nada sobre isso sem voltar ao Freshdesk para encontrar os tickets ou criar novos fluxos de trabalho. Os dados estão presos num silo, longe de onde realmente executa o trabalho.

Uma alternativa mais inteligente às exportações manuais do Freshdesk

E se pudesse obter os insights e a automação de que precisa diretamente dos seus dados do Freshdesk, sem nunca ter de exportar um único ficheiro? Em vez de extrair dados, pode trazer inteligência para dentro.

Ferramentas como a eesel AI são construídas para atuar como uma camada inteligente sobre o seu helpdesk existente. Ela usa os seus dados exatamente onde eles residem, o que significa que não há mais exportações manuais para algumas das tarefas mais importantes.

• Integração com um clique: Conectar a eesel AI à sua conta Freshdesk leva apenas alguns minutos. Não há configuração complicada nem necessidade de incomodar um programador. Pode passar da configuração aos resultados em menos tempo do que leva para descarregar um grande ficheiro de exportação.

• Treine uma IA nos seus tickets passados automaticamente. É muitas vezes por esta razão que as equipas exportam dados de tickets. Com a eesel AI, pode saltar completamente a folha de cálculo. Ela analisa os seus tickets históricos do Freshdesk, incluindo campos personalizados e a conversa completa, para aprender a voz da sua empresa, as políticas e as respostas comuns desde o início. Isto ajuda a tornar o seu agente de suporte de IA preciso desde o primeiro dia.

• Obtenha insights acionáveis, não apenas dados brutos. Uma folha de cálculo dá-lhe linhas de números. Uma ferramenta como a eesel AI dá-lhe um caminho claro a seguir. O seu painel de relatórios não mostra apenas o que aconteceu; aponta tendências e identifica lacunas na sua base de conhecimento, ajudando-o a melhorar ainda mais o seu suporte.

• Simule com confiança. Com uma exportação, pode analisar dados passados e adivinhar como a automação poderia funcionar. Com o modo de simulação da eesel AI, pode testar a sua IA em milhares dos seus tickets passados reais antes de a ativar para os clientes. Isto dá-lhe uma previsão precisa da sua taxa de automação e mostra-lhe exatamente como a IA teria respondido, eliminando todas as suposições da equação.

Copiloto da eesel AI a redigir uma resposta dentro do Freshdesk, uma alternativa a uma exportação manual de dados de tickets do Freshdesk com campos personalizados para treinar IA.

Exporte quando precisar, automatize quando puder

Agora tem duas formas sólidas de lidar com uma exportação de dados de tickets do Freshdesk com campos personalizados. Para relatórios pontuais, cópias de segurança ou migrações, o processo manual que descrevemos funciona muito bem. Para qualquer coisa que faça regularmente, a exportação agendada é uma boa forma de poupar tempo.

Mas quando se trata do trabalho pesado, como treinar uma IA, obter insights reais sobre as suas operações ou automatizar respostas, é bastante claro que as folhas de cálculo estáticas têm os seus limites. Embora a exportação tenha definitivamente o seu lugar, o futuro do suporte orientado por dados está na inteligência em tempo real, não em ficheiros antigos.

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