Freshdeskからカスタムフィールドを含むチケットデータをエクスポートする方法：2025年版ガイド

正直なところ、Freshdeskのチケットにある標準フィールドは便利ですが、カスタムフィールドはどうでしょうか？そこにこそ、真の価値があります。これは、製品のSKU、顧客ID、独自に作成した特定の問題タイプなど、あなたのビジネスに固有のデータです。これこそが、適切な分析、カスタムレポートの作成、さらにはAIモデルのトレーニングに本当に必要な情報なのです。

このガイドでは、非常に重要なカスタムフィールドを実際に含んだFreshdeskのチケットデータをエクスポートするための正確な手順を説明します。標準のエクスポートでは見落とされがちな、その重要な情報を手に入れる方法を解説します。

カスタムレポートの作成、新しいプラットフォームへの移行、単なるバックアップなど、データのエクスポートは非常に一般的なタスクです。しかし、その静的なデータをリアルタイムでのAIトレーニングのような、より動的な何かに使用するには、それなりの厄介事が伴います。まずはデータを手に入れる方法から始め、その後、それをより賢く活用する方法を見ていきましょう。

カスタムフィールドを含むFreshdeskチケットデータをエクスポートするために必要なもの

始める前に、必要なものがすべて揃っているか簡単なチェックをしましょう。プロセスはシンプルですが、開始するにはいくつかの要件があります。

• 管理者またはスーパーバイザーの権限を持つ有効なFreshdeskアカウントが必要です。データのエクスポートが許可されている限り、一部のカスタムロールでも機能します。

• 取得したい日付範囲やチケットの詳細について、明確なアイデアを持っておくと役立ちます。

• エクスポートしたファイルを開くために、Microsoft ExcelやGoogle Sheetsのようなスプレッドシートプログラムも必要です。

カスタムフィールドを含むFreshdeskチケットデータのエクスポート方法

ここからが本題です。以下の手順に従えば、数分でカスタムフィールドを含むすべてのチケットデータが記載されたスプレッドシートを手に入れることができます。

ステップ1：チケットをフィルタリングする

まず、Freshdeskにどのチケットを対象にするかを伝える必要があります。一度にすべてをエクスポートしようとすると、巨大で手に負えないファイルが出来上がってしまいます。

メインダッシュボードのチケットタブに移動します。右側にフィルタリングパネルが表示されます。これを使用して、チケットリストを必要なものだけに絞り込みます。日付、ステータス、担当者、グループ、さらにはエクスポートしたいカスタムフィールドでフィルタリングできます。例えば、「請求に関する問題」グループの、前四半期の「クローズ」したすべてのチケットでフィルタリングすることが可能です。ここで具体的に指定することで、後々のクリーンアップの手間を大幅に省くことができます。

Freshdeskのチケットダッシュボードの表示。ユーザーはここで、カスタムフィールドを含むチケットデータをエクスポートする前にチケットをフィルタリングできます。

ステップ2：エクスポートを開始する

チケットリストに必要なものが正確に表示されたら、画面の右上を見てください。エクスポートボタンが見えますか？それをクリックしてください。これにより、現在画面に表示されているチケットからデータを取得する準備ができたことをFreshdeskに伝え、ファイルを設定するための新しいメニューが表示されます。

ステップ3：設定とフィールドの選択

ここがおそらく最も重要なステップですので、急がずに進めましょう。「エクスポート」をクリックすると、ポップアップまたはサイドメニューが表示されます。ここがエクスポートの司令塔です。

まず、ファイル形式を選択します。通常、CSVやExcelなどのオプションがあります。どちらを選ぶか迷った場合は、Excel (.xlsx)がフォーマットをよりきれいに扱えるため、無難な選択です。

次が楽しい部分です。利用可能なすべてのチケットフィールドのチェックリストが表示されます。ここでカスタムデータを取得します。このリストを注意深くスクロールしてください。Freshdeskでこれまでに作成したすべてのカスタムフィールドがここにリストされているはずです。含めたいフィールドの横にあるボックスにチェックを入れるだけです。「注文ID」「製品カテゴリ」「顧客セグメント」のようなフィールドがある場合は、続ける前にそれらすべてにチェックが入っていることを確認してください。

ステップ4：エクスポートファイルのダウンロードと確認

設定を行い、最後の「エクスポート」ボタンをクリックすると、Freshdeskはバックグラウンドでファイルの作成を開始します。大量のデータをエクスポートする場合、数分かかることがあります。

ファイルはすぐにはダウンロードされません。管理 > アカウントのエクスポートに移動して見つける必要があります。このページには、すべてのデータエクスポートの履歴が記録されています。ファイルの準備が整うと、ダウンロードリンクが表示されます。

ファイルをダウンロードして開いてください。最初にすべきことは、簡単なチェックです。列をスクロールして、選択したカスタムフィールドが存在し、正しい情報が含まれていることを確認してください。すべて問題なければ、おめでとうございます。カスタムフィールドを含むFreshdeskのエクスポートに成功です。

高度な方法：Freshdeskチケットデータのエクスポートをスケジュールする

チケットデータを何度もエクスポートしている場合、手作業で行うのはすぐに面倒になります。外部のダッシュボードや他のビジネスツールで一貫したデータが必要な人のために、Freshdeskには定期的なエクスポートのための便利な機能があります。

これはアナリティクスセクションで見つけることができます。これにより、メールやAPIリンク経由で配信される定期的なエクスポートを設定できます。簡単な手順は以下の通りです：

1. アナリティクスに移動し、設定の歯車アイコンをクリックして、データエクスポートを選択します。

2. エクスポートを作成をクリックし、「チケット」モジュールを選択します。

3. ここから、スケジュール（日次、週次、または月次）を設定し、カスタムフィールドを含む必要なすべてのチケットフィールドを選択できます。

この「一度設定すれば後は放置できる」方法は、レポート作成のために定期的なデータダンプに依存しているチームにとって非常に便利です。

Freshdeskのアナリティクスダッシュボード。カスタムフィールドを含むFreshdeskチケットデータの定期的なエクスポートを設定するために使用されます。

手動でのFreshdeskエクスポートに関する一般的な課題

さて、データは手に入りました。次は何をしますか？エクスポートは便利なテクニックですが、日常業務でそれに頼りすぎると、本当に頭の痛い問題を引き起こしかねません。

• データは瞬時に古くなる。 ファイルをダウンロードした瞬間、それは過去のスナップショットになります。新しいチケットはすでに入ってきており、既存のチケットは更新されています。このため、リアルタイムの分析やライブシステムへのデータ供給には不向きです。

• 多くの手作業が必要になる。 正直なところ、エクスポートは最初のステップにすぎません。データのクリーニング、ピボットテーブルの作成、有用なインサイトの発見といった実際の作業には、膨大な時間がかかり、しばしば高度なスプレッドシートの知識が求められます。

• コンテキストがすべて失われる。 スプレッドシートの1行では、実際の顧客とのやり取りや添付ファイルを捉えることはできません。顧客の問題を深く理解しようとしたり、データをAIのトレーニングに使用したりする場合、これは大きな問題です。なぜなら、全体像が欠けているからです。

• データが分断される。 スプレッドシートの情報は、ヘルプデスクから完全に切り離されています。興味深い傾向を見つけても、Freshdeskに戻ってチケットを探したり、新しいワークフローを構築したりしない限り、何もできません。データは、実際に作業を行う場所から遠く離れたサイロの中に閉じ込められてしまいます。

手動でのFreshdeskエクスポートに代わる、より賢い方法

もし、ファイルを一つもエクスポートすることなく、Freshdeskのデータから直接必要なインサイトや自動化を手に入れられるとしたらどうでしょう？データを取り出す代わりに、インテリジェンスを取り込むことができます。

eesel AIのようなツールは、既存のヘルプデスクの上にスマートなレイヤーとして機能するように作られています。データが存在するその場所でデータを活用するため、最も重要なタスクのいくつかにおいては、もう手動でエクスポートする必要はありません。

• ワンクリック連携： eesel AIをFreshdeskアカウントに接続するのは数分で完了します。複雑な設定や開発者に頼む必要はありません。大きなエクスポートファイルをダウンロードするよりも短い時間で、設定から結果の確認まで進むことができます。

• 過去のチケットでAIを自動的にトレーニング。 多くのチームがチケットデータをエクスポートする理由は、まさにこれです。eesel AIを使えば、スプレッドシートを完全にスキップできます。過去のFreshdeskチケットを、カスタムフィールドや会話全体を含めて分析し、企業のトーン、ポリシー、一般的な回答を最初から学習します。これにより、AIサポートエージェントは初日から正確な対応が可能になります。

• 生データだけでなく、実行可能なインサイトを得る。 スプレッドシートは数字の羅列を提供します。eesel AIのようなツールは、明確な次への道筋を示します。そのレポートダッシュボードは、何が起こったかを示すだけでなく、トレンドを指摘し、ナレッジベースのギャップを特定し、サポートをさらに改善するのに役立ちます。

• 自信を持ってシミュレーションする。 エクスポートでは、過去のデータを分析し、自動化がどのように機能するかを推測することができます。eesel AIのシミュレーションモードを使えば、顧客向けにAIを有効にする前に、何千もの実際の過去のチケットでAIをテストできます。これにより、自動化率の正確なプレビューが得られ、AIがどのように応答したかを正確に示し、推測の余地をなくします。

Freshdesk内で返信を作成するeesel AIのコパイロット。AIトレーニングのための手動Freshdeskチケットデータエクスポートの代替手段。

必要なときはエクスポートし、できるときは自動化する

これで、カスタムフィールドを含むFreshdeskのチケットデータをエクスポートするための2つの確実な方法を手にしました。一度きりのレポート、バックアップ、または移行には、これまで説明した手動プロセスが非常に有効です。定期的に行う作業には、スケジュールされたエクスポートが時間の節約になります。

しかし、AIのトレーニング、業務に関する真のインサイトの取得、返信の自動化といった重い作業に関しては、静的なスプレッドシートには限界があることは明らかです。エクスポートには確かにその役割がありますが、データ駆動型サポートの未来は、古いファイルではなく、リアルタイムのインテリジェンスにあります。

スプレッドシートとの格闘はもうやめましょう

エクスポートと分析のサイクルにうんざりしていませんか？あなたのFreshdeskの履歴には、情報の金脈が眠っています。その力を、すべての手作業なしで解き放つ時です。

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