Cómo realizar una exportación de datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados: guía 2026

Seamos sinceros, los campos estándar en un ticket de Freshdesk están bien, pero ¿los campos personalizados (custom fields)? Ahí es donde está el verdadero valor. Es la información única de su negocio: SKU de productos, ID de clientes y tipos de problemas específicos que usted ha creado. Este es el contenido que realmente necesita para un análisis adecuado, informes personalizados o incluso para entrenar un modelo de IA.

Esta guía le explicará los pasos exactos para realizar una exportación de Freshdesk de sus datos de tickets que incluya esos campos personalizados tan importantes. Veremos cómo obtener esa información crucial que las exportaciones estándar suelen dejar atrás.

Exportar datos es una tarea bastante común, ya sea que esté elaborando informes personalizados, mudándose a una nueva plataforma o simplemente haciendo una copia de seguridad. Pero usar esos datos estáticos para algo más dinámico, como entrenar una IA en tiempo real, conlleva sus propios dolores de cabeza. Primero obtengamos los datos y luego veremos una forma más inteligente de ponerlos a trabajar.

Lo que necesitará para exportar datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados

Antes de empezar, hagamos una revisión rápida para asegurarnos de que tiene todo lo necesario. El proceso es sencillo, pero se requieren un par de cosas para comenzar:

• Necesitará una cuenta activa de Freshdesk con permisos de Administrador o Supervisor. Algunos roles personalizados también pueden funcionar, siempre que tenga luz verde para exportar datos.

• Ayuda tener una idea clara del rango de fechas y los detalles de los tickets que desea extraer.

• También necesitará un programa de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets para abrir el archivo una vez que lo haya exportado.

Cómo exportar datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados

Aquí está el evento principal. Siga estos pasos y tendrá una hoja de cálculo con todos los datos de sus tickets, incluidos los campos personalizados, en solo unos minutos.

Paso 1: Filtrar sus tickets

En primer lugar, debe indicarle a Freshdesk qué tickets le interesan realmente. Intentar exportar todo a la vez es la receta para obtener un archivo masivo e inmanejable.

Comience dirigiéndose a la pestaña Tickets en su panel principal. Verá el panel de filtrado en el lado derecho. Utilícelo para reducir la lista de tickets a lo que necesita exactamente. Puede filtrar por fecha, estado, agente, grupo o incluso por esos campos personalizados que desea exportar. Por ejemplo, podría filtrar todos los tickets "Cerrados" del último trimestre en el grupo "Problemas de facturación". Ser específico aquí le ahorrará mucho tiempo de limpieza más tarde.

Paso 2: Iniciar la exportación

Una vez que su lista de tickets muestre exactamente lo que desea, mire en la esquina superior derecha de la pantalla. ¿Ve ese botón de Exportar (Export)? Adelante, haga clic en él. Esto le indica a Freshdesk que está listo para tomar los datos de los tickets que están actualmente en su pantalla y abrirá un nuevo menú para configurar su archivo.

Paso 3: Configurar y seleccionar campos

Este es probablemente el paso más importante, así que no se apresure. Después de hacer clic en "Exportar", aparecerá una ventana emergente o un menú lateral. Este es su centro de mando para la exportación.

Primero, elija un formato de archivo. Normalmente tendrá opciones como CSV y Excel. Si no está seguro de cuál elegir, Excel (.xlsx) suele ser una opción segura, ya que maneja el formato de manera un poco más limpia.

A continuación viene la parte divertida: una lista de verificación de todos los campos de tickets disponibles. Aquí es donde incluye sus datos personalizados. Desplácese por esta lista con cuidado. Todos los campos personalizados que haya creado en Freshdesk deberían aparecer aquí. Simplemente marque las casillas junto a los que desee incluir. Si tiene campos como "ID de pedido", "Categoría de producto" o "Segmento de cliente", asegúrese de que todos estén marcados antes de continuar.

Paso 4: Descargar y verificar su archivo de exportación

Después de haber establecido su configuración y haber hecho clic en el botón final de "Exportar", Freshdesk comenzará a preparar su archivo en segundo plano. Si está exportando una gran cantidad de datos, podría tardar unos minutos.

El archivo no se descargará inmediatamente. Deberá ir a Admin > Exportaciones de cuenta (Account Exports) para encontrarlo. Esta página mantiene un historial de todas sus exportaciones de datos. Cuando su archivo esté listo, aparecerá un enlace de descarga.

Descargue el archivo y ábralo. Lo primero que debe hacer es una comprobación rápida. Desplácese por las columnas para asegurarse de que los campos personalizados que seleccionó estén allí y contengan la información correcta. Si todo se ve bien, felicidades, ha realizado con éxito una exportación de Freshdesk con campos personalizados.

Método avanzado: Programar su exportación de datos de tickets de Freshdesk

Si se encuentra exportando datos de tickets una y otra vez, hacerlo manualmente puede volverse tedioso rápidamente. Para cualquier persona que necesite datos constantes para paneles externos u otras herramientas de negocio, Freshdesk tiene una función muy útil para exportaciones programadas.

Puede encontrar esto en la sección de Analytics (Análisis). Le permite configurar exportaciones recurrentes que se entregan directamente a su correo electrónico o mediante un enlace de API. Aquí tiene un resumen rápido:

1. Vaya a Analytics, haga clic en el icono del engranaje para Configuración (Settings) y elija Exportaciones de datos (Data Exports).

2. Haga clic en Crear exportación (Create Export) y elija el módulo "Tickets".

3. Desde aquí, puede establecer un horario (diario, semanal o mensual) y elegir todos los campos de ticket que necesite, incluidos los personalizados.

Este método de "configurar y olvidar" es ideal para equipos que dependen de volcados de datos regulares para sus informes.

Desafíos comunes con una exportación manual de Freshdesk

Bien, ya tiene sus datos. ¿Ahora qué? Si bien la exportación es un truco útil, depender de ella para su flujo de trabajo diario puede causar algunos dolores de cabeza reales.

• Icono 1 (Datos obsoletos): Un reloj con una flecha hacia atrás, etiquetado como "Instantáneamente desactualizado".

• Icono 2 (Trabajo manual): Una persona haciendo malabares con hojas de cálculo, etiquetada como "Consume tiempo y es propenso a errores".

• Icono 3 (Contexto perdido): Una burbuja de diálogo con texto faltante, etiquetada como "Falta la historia completa".

• Icono 4 (Datos desconectados): Dos islas separadas, una etiquetada como "Hoja de cálculo" y la otra como "Helpdesk", etiquetada como "Datos en un silo".

• Sus datos se vuelven obsoletos instantáneamente. En el momento en que descarga ese archivo, es una instantánea del pasado. Ya están entrando nuevos tickets y los existentes se están actualizando. Esto lo convierte en una mala elección para cualquier tipo de análisis en tiempo real o para alimentar sistemas en vivo.

• Es mucho trabajo manual. Seamos realistas, la exportación es solo el primer paso. El trabajo real de limpiar los datos, crear tablas dinámicas y encontrar información útil requiere muchísimo tiempo y a menudo exige un dominio avanzado de las hojas de cálculo.

• Se pierde todo el contexto. Una sola fila en una hoja de cálculo no puede capturar el vaivén de una conversación real con un cliente, sin mencionar los archivos adjuntos. Este es un gran problema si intenta comprender profundamente los problemas de los clientes o usar los datos para entrenar una IA, porque falta la historia completa.

• Los datos están desconectados. La información en su hoja de cálculo está completamente aislada de su helpdesk. Podría encontrar una tendencia interesante, pero no puede hacer nada al respecto sin volver a Freshdesk para encontrar los tickets o crear nuevos flujos de trabajo. Los datos están atrapados en un silo, lejos de donde realmente se realiza el trabajo.

Una alternativa más inteligente a las exportaciones manuales de Freshdesk

¿Qué pasaría si pudiera obtener la información y la automatización que necesita directamente de sus datos de Freshdesk, sin tener que exportar un solo archivo? En lugar de extraer los datos, puede integrar la inteligencia.

Herramientas como eesel AI están diseñadas para actuar como una capa inteligente sobre su helpdesk existente. Utiliza sus datos justo donde viven, lo que significa que no más exportaciones manuales para algunas de las tareas más importantes.

• Integración con un solo clic: Conectar eesel AI a su cuenta de Freshdesk solo toma unos minutos. No hay una configuración complicada ni necesidad de molestar a un desarrollador. Puede pasar de la configuración a ver resultados en menos tiempo del que se tarda en descargar un archivo de exportación grande.

• Entrene una IA con sus tickets anteriores automáticamente. Esta suele ser la razón por la que los equipos exportan datos de tickets en primer lugar. Con eesel AI, puede omitir la hoja de cálculo por completo. Analiza sus tickets históricos de Freshdesk, incluidos los campos personalizados y la conversación completa, para aprender la voz de su empresa, las políticas y las respuestas comunes desde el principio. Esto ayuda a que su agente de soporte de IA sea preciso desde el primer día.

• Obtenga información procesable, no solo datos brutos. Una hoja de cálculo le da filas de números. Una herramienta como eesel AI le da un camino claro a seguir. Su panel de informes no solo le muestra lo que sucedió: señala tendencias e identifica brechas en su base de conocimientos, ayudándole a mejorar aún más su soporte.

• Simule con confianza. Con una exportación, puede analizar datos pasados y adivinar cómo podría funcionar la automatización. Con el modo de simulación de eesel AI, puede probar su IA en miles de sus tickets pasados reales antes de activarla para los clientes. Esto le da una vista previa precisa de su tasa de automatización y le muestra exactamente cómo habría respondido la IA, eliminando todas las conjeturas de la ecuación.

Exporte cuando lo necesite, automatice cuando pueda

Ahora tiene dos formas sólidas de manejar una exportación de Freshdesk de datos de tickets con campos personalizados. Para informes únicos, copias de seguridad o migraciones, el proceso manual que explicamos funciona muy bien. Para cualquier cosa que haga regularmente, la exportación programada es un buen ahorro de tiempo.

Pero cuando se trata del trabajo pesado, como entrenar una IA, obtener información real sobre sus operaciones o automatizar respuestas, está bastante claro que las hojas de cálculo estáticas tienen sus límites. Si bien la exportación definitivamente tiene su lugar, el futuro del soporte impulsado por datos reside en la inteligencia en tiempo real, no en archivos antiguos.

Deje de luchar con las hojas de cálculo

¿Cansado del ciclo de exportar y analizar? Tiene una mina de oro de información en su historial de Freshdesk. Es hora de desbloquear su poder sin todo el trabajo manual.

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