Cómo realizar una exportación de datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados: guía 2025

Seamos honestos, los campos estándar en un ticket de Freshdesk están bien, ¿pero los campos personalizados? Ahí es donde está el verdadero oro. Son los datos que son únicos para tu negocio, los SKU de productos, los ID de cliente, los tipos de problemas específicos que has creado. Esto es lo que realmente necesitas para un análisis adecuado, informes personalizados o incluso para entrenar un modelo de IA.

Esta guía te mostrará los pasos exactos para realizar una exportación de datos de tickets de Freshdesk que realmente incluya esos campos personalizados tan importantes. Cubriremos cómo conseguir esa información crucial que las exportaciones estándar suelen dejar atrás.

Exportar datos es una tarea bastante común, ya sea que estés creando informes personalizados, migrando a una nueva plataforma o simplemente haciendo copias de seguridad. Pero usar esos datos estáticos para algo más dinámico, como entrenar una IA en tiempo real, trae sus propios dolores de cabeza. Primero, consigamos los datos y luego veremos una forma más inteligente de ponerlos a trabajar.

Lo que necesitarás para exportar datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados

Antes de empezar, hagamos una revisión rápida para asegurarnos de que tienes todo lo que necesitas. El proceso es simple, pero se requieren un par de cosas para comenzar:

• Necesitarás una cuenta activa de Freshdesk con permisos de Administrador o Supervisor. Algunos roles personalizados también pueden funcionar, siempre que tengas luz verde para exportar datos.

• Ayuda tener una idea clara del rango de fechas y los detalles de los tickets que quieres extraer.

• También necesitarás un programa de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets para abrir el archivo una vez que lo hayas exportado.

Cómo exportar datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados

Aquí está el evento principal. Sigue estos pasos y tendrás una hoja de cálculo con todos los datos de tus tickets, campos personalizados incluidos, en solo unos minutos.

Paso 1: Filtra tus tickets

Primero, tienes que decirle a Freshdesk qué tickets te interesan realmente. Intentar exportarlo todo de una vez es la receta para un archivo enorme y difícil de manejar.

Comienza yendo a la pestaña Tickets en tu panel principal. Verás el panel de filtrado en el lado derecho. Úsalo para reducir la lista de tickets a exactamente lo que necesitas. Puedes filtrar por fecha, estado, agente, grupo o incluso por esos campos personalizados que quieres exportar. Por ejemplo, podrías filtrar todos los tickets "Cerrados" del último trimestre en el grupo "Problemas de facturación". Ser específico aquí te ahorrará mucho tiempo de limpieza más tarde.

Una vista del panel de tickets de Freshdesk, donde los usuarios pueden filtrar los tickets antes de exportar los datos con campos personalizados.

Paso 2: Inicia la exportación

Una vez que tu lista de tickets muestre exactamente lo que quieres, mira en la esquina superior derecha de la pantalla. ¿Ves ese botón de Exportar? Haz clic en él. Esto le dice a Freshdesk que estás listo para obtener los datos de los tickets que están actualmente en tu pantalla y abrirá un nuevo menú para configurar tu archivo.

Paso 3: Configura y selecciona los campos

Este es probablemente el paso más importante, así que no lo hagas con prisas. Después de hacer clic en "Exportar", aparecerá una ventana emergente o un menú lateral. Este es tu centro de mando para la exportación.

Primero, elige un formato de archivo. Generalmente tendrás opciones como CSV y Excel. Si no estás seguro de cuál elegir, Excel (.xlsx) suele ser una apuesta segura, ya que maneja el formato de manera un poco más limpia.

A continuación viene la parte divertida: una lista de verificación de todos los campos de ticket disponibles. Aquí es donde incluyes tus datos personalizados. Desplázate por esta lista con cuidado. Cada campo personalizado que hayas creado en Freshdesk debería aparecer aquí. Simplemente marca las casillas junto a los que quieras incluir. Si tienes campos como "ID de pedido", "Categoría de producto" o "Segmento de cliente", asegúrate de que todos estén marcados antes de continuar.

Paso 4: Descarga y verifica tu archivo de exportación

Después de haber establecido tu configuración y haber hecho clic en el botón final de "Exportar", Freshdesk comenzará a preparar tu archivo en segundo plano. Si estás exportando una gran cantidad de datos, podría tardar unos minutos.

El archivo no se descargará inmediatamente. Tendrás que ir a Admin > Exportaciones de cuenta para encontrarlo. Esta página mantiene un historial de todas tus exportaciones de datos. Cuando tu archivo esté listo, aparecerá un enlace de descarga.

Descarga el archivo y ábrelo. Lo primero que debes hacer es darle una revisión rápida. Desplázate por las columnas para asegurarte de que los campos personalizados que seleccionaste están ahí y tienen la información correcta. Si todo se ve bien, felicidades, has realizado con éxito una exportación de Freshdesk con campos personalizados.

Método avanzado: Programar la exportación de datos de tus tickets de Freshdesk

Si te encuentras exportando datos de tickets una y otra vez, hacerlo manualmente puede volverse tedioso. Para cualquiera que necesite datos consistentes para paneles externos u otras herramientas de negocio, Freshdesk tiene una función útil para exportaciones programadas.

Puedes encontrar esto en la sección de Analíticas. Te permite configurar exportaciones recurrentes que se entregan directamente a tu correo electrónico o a través de un enlace de API. Aquí tienes un resumen rápido:

1. Ve a Analíticas, haz clic en el icono de engranaje para Ajustes y elige Exportaciones de datos.

2. Haz clic en Crear exportación y elige el módulo "Tickets".

3. Desde aquí, puedes establecer una programación (diaria, semanal o mensual) y elegir todos los campos de ticket que necesites, incluidos los personalizados.

Este método de "configúralo y olvídate" es genial para los equipos que dependen de extracciones de datos regulares para sus informes.

El panel de Analíticas de Freshdesk, que se utiliza para configurar una exportación programada de datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados.

Desafíos comunes de una exportación manual de Freshdesk

Bien, ya tienes tus datos. ¿Y ahora qué? Si bien exportar es un truco útil, depender de ello para tu flujo de trabajo diario puede causar algunos dolores de cabeza reales.

• Tus datos quedan obsoletos al instante. En el momento en que descargas ese archivo, es una instantánea del pasado. Ya están llegando nuevos tickets y los existentes se están actualizando. Esto lo convierte en una mala opción para cualquier tipo de análisis en tiempo real o para alimentar sistemas en vivo.

• Es mucho trabajo manual. Seamos realistas, exportar es solo el primer paso. El trabajo real de limpiar los datos, crear tablas dinámicas y encontrar información útil consume muchísimo tiempo y, a menudo, requiere ser un mago de las hojas de cálculo.

• Pierdes todo el contexto. Una sola fila en una hoja de cálculo no puede capturar el ida y vuelta de una conversación real con un cliente, por no mencionar los archivos adjuntos. Este es un gran problema si intentas comprender profundamente los problemas de los clientes o usar los datos para entrenar una IA, porque falta la historia completa.

• Los datos están desconectados. La información en tu hoja de cálculo está completamente aislada de tu helpdesk. Puedes encontrar una tendencia interesante, pero no puedes hacer nada al respecto sin volver a Freshdesk para encontrar los tickets o crear nuevos flujos de trabajo. Los datos están atrapados en un silo, lejos de donde realmente trabajas.

Una alternativa más inteligente a las exportaciones manuales de Freshdesk

¿Y si pudieras obtener la información y la automatización que necesitas directamente de tus datos de Freshdesk, sin tener que exportar un solo archivo? En lugar de extraer datos, puedes incorporar inteligencia.

Herramientas como eesel AI están diseñadas para actuar como una capa inteligente sobre tu helpdesk existente. Utiliza tus datos justo donde se encuentran, lo que significa que no más exportaciones manuales para algunas de las tareas más importantes.

• Integración con un clic: Conectar eesel AI a tu cuenta de Freshdesk solo lleva unos minutos. No hay una configuración complicada ni la necesidad de molestar a un desarrollador. Puedes pasar de la configuración a ver resultados en menos tiempo del que se tarda en descargar un archivo de exportación grande.

• Entrena una IA con tus tickets pasados automáticamente. A menudo, esta es la razón por la que los equipos exportan datos de tickets en primer lugar. Con eesel AI, puedes olvidarte por completo de la hoja de cálculo. Analiza tus tickets históricos de Freshdesk, incluyendo campos personalizados y la conversación completa, para aprender la voz de tu empresa, las políticas y las respuestas comunes desde el principio. Esto ayuda a que tu agente de soporte con IA sea preciso desde el primer día.

• Obtén información procesable, no solo datos en bruto. Una hoja de cálculo te da filas de números. Una herramienta como eesel AI te da un camino claro a seguir. Su panel de informes no solo te muestra lo que sucedió; señala tendencias e identifica lagunas en tu base de conocimientos, ayudándote a mejorar aún más tu soporte.

• Simula con confianza. Con una exportación, puedes analizar datos pasados y adivinar cómo podría funcionar la automatización. Con el modo de simulación de eesel AI, puedes probar tu IA en miles de tus tickets pasados reales antes de activarla para los clientes. Esto te da una vista previa precisa de tu tasa de automatización y te muestra exactamente cómo habría respondido la IA, eliminando todas las conjeturas de la ecuación.

El copiloto de eesel AI redactando una respuesta dentro de Freshdesk, una alternativa a la exportación manual de datos de tickets de Freshdesk para entrenar la IA.

Exporta cuando lo necesites, automatiza cuando puedas

Ahora tienes dos formas sólidas de manejar una exportación de datos de tickets de Freshdesk con campos personalizados. Para informes puntuales, copias de seguridad o migraciones, el proceso manual que hemos explicado funciona muy bien. Para todo lo que haces regularmente, la exportación programada es un buen ahorro de tiempo.

Pero cuando se trata del trabajo pesado, como entrenar una IA, obtener información real sobre tus operaciones o automatizar respuestas, está bastante claro que las hojas de cálculo estáticas tienen sus límites. Si bien la exportación definitivamente tiene su lugar, el futuro del soporte basado en datos reside en la inteligencia en tiempo real, no en archivos antiguos.

Deja de pelear con las hojas de cálculo

¿Cansado del ciclo de exportar y analizar? Tienes una mina de oro de información en tu historial de Freshdesk. Es hora de desbloquear su poder sin todo el trabajo manual.

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