So führen Sie einen Freshdesk-Export von Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern durch: Leitfaden 2026

Seien wir ehrlich, die Standardfelder in einem Freshdesk-Ticket sind in Ordnung, aber die benutzerdefinierten Felder (custom fields)? Da liegt das wahre Gold vergraben. Es sind die Daten, die einzigartig für Ihr Unternehmen sind: Produkt-SKUs, Kunden-IDs und spezifische Problemtypen, die Sie erstellt haben. Das sind die Informationen, die Sie tatsächlich für eine ordentliche Analyse, benutzerdefinierte Berichte oder sogar das Training eines KI-Modells benötigen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die exakten Schritte, um einen Freshdesk-Export Ihrer Ticketdaten durchzuführen, der diese so wichtigen benutzerdefinierten Felder auch tatsächlich enthält. Wir zeigen Ihnen, wie Sie an diese entscheidenden Informationen gelangen, die bei Standard-Exporten oft auf der Strecke bleiben.

Das Exportieren von Daten ist eine recht häufige Aufgabe, egal ob Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, auf eine neue Plattform umziehen oder einfach nur Backups erstellen möchten. Aber die Verwendung dieser statischen Daten für etwas Dynamischeres, wie das Training einer KI in Echtzeit, bringt eigene Schwierigkeiten mit sich. Lassen Sie uns zuerst die Daten beschaffen und dann einen intelligenteren Weg finden, sie einzusetzen.

Was Sie benötigen, um Freshdesk-Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern zu exportieren

Bevor wir beginnen, lassen Sie uns kurz prüfen, ob Sie alles Nötige parat haben. Der Prozess ist einfach, aber ein paar Dinge sind erforderlich, um loszulegen:

• Sie benötigen ein aktives Freshdesk-Konto mit Administrator- oder Supervisor-Berechtigungen. Einige benutzerdefinierte Rollen können ebenfalls funktionieren, solange Sie grünes Licht für den Datenexport haben.

• Es ist hilfreich, eine klare Vorstellung vom Datumsbereich und den Ticket-Details zu haben, die Sie abrufen möchten.

• Sie benötigen außerdem ein Tabellenkalkulationsprogramm (Spreadsheet) wie Microsoft Excel oder Google Sheets, um die Datei nach dem Export zu öffnen.

So exportieren Sie Freshdesk-Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern

Hier ist der Hauptteil. Befolgen Sie diese Schritte, und Sie werden in wenigen Minuten eine Tabelle mit all Ihren Ticketdaten inklusive der benutzerdefinierten Felder haben.

Schritt 1: Filtern Sie Ihre Tickets

Zuerst müssen Sie Freshdesk mitteilen, welche Tickets Sie eigentlich interessieren. Der Versuch, alles auf einmal zu exportieren, ist ein Rezept für eine riesige, unhandliche Datei.

Navigieren Sie zunächst zum Reiter Tickets in Ihrem Haupt-Dashboard. Auf der rechten Seite sehen Sie das Filter-Panel. Nutzen Sie es, um die Ticketliste genau auf das einzugrenzen, was Sie benötigen. Sie können nach Datum, Status, Agent, Gruppe oder sogar nach den benutzerdefinierten Feldern filtern, die Sie exportieren möchten. Sie könnten beispielsweise nach allen „Geschlossenen“ Tickets aus dem letzten Quartal in der Gruppe „Rechnungsfragen“ filtern. Wenn Sie hier spezifisch vorgehen, sparen Sie später viel Zeit bei der Bereinigung.

Schritt 2: Den Export einleiten

Sobald Ihre Ticketliste genau das anzeigt, was Sie möchten, schauen Sie in die obere rechte Ecke des Bildschirms. Sehen Sie die Schaltfläche Exportieren (Export)? Klicken Sie darauf. Damit signalisieren Sie Freshdesk, dass Sie bereit sind, die Daten der aktuell auf Ihrem Bildschirm angezeigten Tickets zu erfassen. Es öffnet sich ein neues Menü zur Konfiguration Ihrer Datei.

Schritt 3: Felder konfigurieren und auswählen

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt, also überstürzen Sie ihn nicht. Nachdem Sie auf „Exportieren“ geklickt haben, erscheint ein Pop-up oder ein Seitenmenü. Dies ist Ihre Kommandozentrale für den Export.

Wählen Sie zunächst ein Dateiformat. Normalerweise haben Sie Optionen wie CSV und Excel. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ist Excel (.xlsx) oft die sicherere Wahl, da es die Formatierung etwas sauberer handhabt.

Als Nächstes kommt der spannende Teil: eine Checkliste aller verfügbaren Ticketfelder. Hier binden Sie Ihre benutzerdefinierten Daten ein. Scrollen Sie sorgfältig durch diese Liste. Jedes benutzerdefinierte Feld, das Sie jemals in Freshdesk erstellt haben, sollte hier aufgeführt sein. Setzen Sie einfach ein Häkchen bei den Feldern, die Sie einbeziehen möchten. Wenn Sie Felder wie „Bestell-ID“, „Produktkategorie“ oder „Kundensegment“ haben, stellen Sie sicher, dass diese alle markiert sind, bevor Sie fortfahren.

Schritt 4: Exportdatei herunterladen und überprüfen

Nachdem Sie Ihre Konfiguration vorgenommen und auf die finale Schaltfläche „Exportieren“ geklickt haben, beginnt Freshdesk im Hintergrund mit der Erstellung Ihrer Datei. Wenn Sie viele Daten exportieren, kann dies einige Minuten dauern.

Die Datei wird nicht sofort heruntergeladen. Sie müssen zu Admin > Konto-Exporte (Account Exports) gehen, um sie zu finden. Diese Seite führt einen Verlauf all Ihrer Datenexporte. Sobald Ihre Datei bereit ist, erscheint ein Download-Link.

Laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie. Das Erste, was Sie tun sollten, ist eine kurze Überprüfung. Scrollen Sie durch die Spalten, um sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählten benutzerdefinierten Felder vorhanden sind und die richtigen Informationen enthalten. Wenn alles gut aussieht: Herzlichen Glückwunsch, Sie haben erfolgreich einen Freshdesk-Export mit benutzerdefinierten Feldern durchgeführt.

Fortgeschrittene Methode: Planen Ihres Freshdesk-Ticketdaten-Exports

Wenn Sie feststellen, dass Sie Ticketdaten immer und immer wieder exportieren, kann der manuelle Prozess schnell lästig werden. Für jeden, der konsistente Daten für externe Dashboards oder andere Geschäftswerkzeuge benötigt, bietet Freshdesk eine praktische Funktion für geplante Exporte (scheduled exports).

Sie finden diese Funktion im Bereich „Analysen“ (Analytics). Sie ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Exporte einzurichten, die direkt an Ihre E-Mail oder über einen API-Link geliefert werden. Hier ist ein kurzer Überblick:

1. Gehen Sie zu Analysen, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol für Einstellungen und wählen Sie Datenexporte.

2. Klicken Sie auf Export erstellen und wählen Sie das Modul „Tickets“ aus.

3. Hier können Sie einen Zeitplan festlegen (täglich, wöchentlich oder monatlich) und alle benötigten Ticketfelder auswählen, einschließlich Ihrer benutzerdefinierten Felder.

Diese „Einrichten und Vergessen“-Methode ist großartig für Teams, die für ihr Berichtswesen auf regelmäßige Datensätze angewiesen sind.

Häufige Herausforderungen bei einem manuellen Freshdesk-Export

Nun haben Sie Ihre Daten. Was jetzt? Obwohl das Exportieren ein nützlicher Trick ist, den man beherrschen sollte, kann die Abhängigkeit davon im täglichen Arbeitsablauf einige echte Probleme verursachen.

• Icon 1 (Veraltete Daten): Eine Uhr mit einem Rückwärtspfeil, beschriftet mit „Sofort veraltet“.

• Icon 2 (Manueller Aufwand): Eine Person, die mit Tabellen jongliert, beschriftet mit „Zeitaufwendig & fehleranfällig“.

• Icon 3 (Verlorener Kontext): Eine Sprechblase mit fehlendem Text, beschriftet mit „Die ganze Geschichte fehlt“.

• Icon 4 (Isolierte Daten): Zwei separate Inseln, eine beschriftet mit „Tabelle“ und die andere mit „Helpdesk“, beschriftet mit „Daten im Silo“.

• Ihre Daten sind sofort veraltet. In dem Moment, in dem Sie die Datei herunterladen, ist sie eine Momentaufnahme der Vergangenheit. Neue Tickets gehen bereits ein, und bestehende werden aktualisiert. Das macht sie zu einer schlechten Wahl für jede Art von Echtzeit-Analyse oder für die Speisung von Live-Systemen.

• Es ist viel manuelle Arbeit. Seien wir ehrlich, der Export ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Arbeit – das Bereinigen der Daten, das Erstellen von Pivot-Tabellen und das Finden nützlicher Erkenntnisse – nimmt Unmengen an Zeit in Anspruch und erfordert oft fortgeschrittene Kenntnisse in Tabellenkalkulationen.

• Sie verlieren den Kontext. Eine einzelne Zeile in einer Tabelle kann nicht das Hin und Her eines echten Kundengesprächs erfassen, geschweige denn Anhänge. Dies ist ein riesiges Problem, wenn Sie versuchen, Kundenprobleme tiefgreifend zu verstehen oder die Daten zum Trainieren einer KI zu verwenden, da die vollständige Geschichte fehlt.

• Die Daten sind isoliert. Die Informationen in Ihrer Tabelle sind komplett von Ihrem Helpdesk getrennt. Sie finden vielleicht einen interessanten Trend, können aber nichts dagegen unternehmen, ohne zurück in Freshdesk zu gehen, um die Tickets zu finden oder neue Workflows zu erstellen. Die Daten stecken in einem Silo fest, weit entfernt von dem Ort, an dem Sie tatsächlich arbeiten.

Eine intelligentere Alternative zu manuellen Freshdesk-Exporten

Was wäre, wenn Sie die Erkenntnisse und die Automatisierung, die Sie benötigen, direkt aus Ihren Freshdesk-Daten erhalten könnten, ohne jemals eine einzige Datei exportieren zu müssen? Anstatt Daten herauszuziehen, können Sie Intelligenz hineinbringen.

Tools wie eesel AI sind dafür gebaut, als intelligente Schicht über Ihrem bestehenden Helpdesk zu agieren. Es nutzt Ihre Daten genau dort, wo sie liegen, was bedeutet: keine manuellen Exporte mehr für einige der wichtigsten Aufgaben.

• Ein-Klick-Integration: Die Verbindung von eesel AI mit Ihrem Freshdesk-Konto dauert nur wenige Minuten. Es gibt keine komplizierte Einrichtung und Sie müssen keinen Entwickler bemühen. Von der Einrichtung bis zu den ersten Ergebnissen vergeht weniger Zeit, als der Download einer großen Exportdatei beansprucht.

• Trainieren Sie eine KI automatisch mit Ihren vergangenen Tickets. Das ist oft der Grund, warum Teams überhaupt Ticketdaten exportieren. Mit eesel AI können Sie die Tabelle komplett überspringen. Es analysiert Ihre historischen Freshdesk-Tickets, einschließlich benutzerdefinierter Felder und der vollständigen Konversation, um die Stimme Ihres Unternehmens, Ihre Richtlinien und gängige Antworten von Anfang an zu lernen. Dies hilft dabei, Ihren KI-Support-Agenten vom ersten Tag an präzise zu machen.

• Erhalten Sie verwertbare Erkenntnisse, nicht nur Rohdaten. Eine Tabelle liefert Ihnen Zahlenreihen. Ein Tool wie eesel AI zeigt Ihnen einen klaren Weg auf. Das Reporting-Dashboard zeigt Ihnen nicht nur, was passiert ist: Es weist auf Trends hin und identifiziert Lücken in Ihrer Wissensdatenbank, was Ihnen hilft, Ihren Support noch besser zu machen.

• Simulieren Sie mit Zuversicht. Mit einem Export können Sie vergangene Daten analysieren und raten, wie eine Automatisierung funktionieren könnte. Mit dem Simulationsmodus von eesel AI können Sie Ihre KI an Tausenden Ihrer tatsächlichen vergangenen Tickets testen, bevor Sie sie für Kunden freischalten. Dies gibt Ihnen eine genaue Vorschau auf Ihre Automatisierungsrate und zeigt Ihnen exakt, wie die KI geantwortet hätte – ganz ohne Rätselraten.

Exportieren, wenn nötig – Automatisieren, wenn möglich

Sie haben nun zwei solide Wege, um einen Freshdesk-Export von Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern zu handhaben. Für einmalige Berichte, Backups oder Migrationen funktioniert der manuelle Prozess, den wir durchgegangen sind, hervorragend. Für alles, was Sie regelmäßig tun, ist der geplante Export eine gute Zeitersparnis.

Aber wenn es um die wirklich schwere Arbeit geht – wie das Trainieren einer KI, das Gewinnen echter Einblicke in Ihre Abläufe oder das Automatisieren von Antworten –, wird deutlich, dass statische Tabellen an ihre Grenzen stoßen. Während der Export definitiv seine Berechtigung hat, liegt die Zukunft des datengesteuerten Supports in Echtzeit-Intelligenz, nicht in alten Dateien.

Hören Sie auf, mit Tabellen zu kämpfen

Sind Sie den Zyklus aus Exportieren und Analysieren leid? Sie sitzen auf einer Goldmine an Informationen in Ihrer Freshdesk-Historie. Es ist an der Zeit, deren Potenzial ohne den ganzen manuellen Aufwand freizusetzen.

Verbinden Sie Ihr Freshdesk-Konto kostenlos mit eesel AI und sehen Sie, was Sie in wenigen Minuten automatisieren können.