Freshdesk Export von Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern durchführen: 2025 Leitfaden

Seien wir ehrlich, die Standardfelder in einem Freshdesk-Ticket sind in Ordnung, aber die benutzerdefinierten Felder? Dort liegt der wahre Schatz. Das sind die Daten, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind – Produkt-SKUs, Kunden-IDs, spezifische Problemtypen, die Sie erstellt haben. Das ist das Material, das Sie tatsächlich für eine ordentliche Analyse, benutzerdefinierte Berichte oder sogar zum Trainieren eines KI-Modells benötigen.

Diese Anleitung führt Sie durch die genauen Schritte, um einen Freshdesk-Export Ihrer Ticketdaten durchzuführen, der auch diese überaus wichtigen benutzerdefinierten Felder enthält. Wir zeigen Ihnen, wie Sie an die entscheidenden Informationen gelangen, die bei Standardexporten oft auf der Strecke bleiben.

Der Export von Daten ist eine ziemlich alltägliche Aufgabe, egal ob Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, auf eine neue Plattform umziehen oder einfach nur Backups machen. Aber diese statischen Daten für etwas Dynamischeres zu verwenden, wie das Trainieren einer KI in Echtzeit, bringt seine eigenen Tücken mit sich. Lassen Sie uns zuerst die Daten beschaffen, und dann sehen wir uns eine intelligentere Methode an, sie zu nutzen.

Was Sie für den Export von Freshdesk-Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern benötigen

Bevor wir loslegen, lassen Sie uns kurz überprüfen, ob Sie alles Nötige haben. Der Prozess ist einfach, aber ein paar Dinge sind für den Anfang erforderlich:

• Sie benötigen ein aktives Freshdesk-Konto mit Administrator- oder Supervisor-Berechtigungen. Einige benutzerdefinierte Rollen können ebenfalls funktionieren, solange Sie die Erlaubnis zum Exportieren von Daten haben.

• Es ist hilfreich, eine klare Vorstellung vom Datumsbereich und den Ticketdetails zu haben, die Sie abrufen möchten.

• Sie benötigen auch ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets, um die Datei nach dem Export zu öffnen.

So exportieren Sie Freshdesk-Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern

Hier kommt der wichtigste Teil. Befolgen Sie diese Schritte, und in nur wenigen Minuten haben Sie eine Tabelle mit all Ihren Ticketdaten, einschließlich der benutzerdefinierten Felder.

Schritt 1: Filtern Sie Ihre Tickets

Zuerst müssen Sie Freshdesk mitteilen, an welchen Tickets Sie eigentlich interessiert sind. Der Versuch, alles auf einmal zu exportieren, ist ein sicheres Rezept für eine riesige, unhandliche Datei.

Gehen Sie zunächst zum Tab Tickets in Ihrem Haupt-Dashboard. Auf der rechten Seite sehen Sie das Filter-Panel. Nutzen Sie es, um die Ticketliste genau auf das zu reduzieren, was Sie benötigen. Sie können nach Datum, Status, Agent, Gruppe oder sogar nach den benutzerdefinierten Feldern filtern, die Sie exportieren möchten. Sie könnten zum Beispiel nach allen „Geschlossenen“ Tickets aus dem letzten Quartal in der Gruppe „Abrechnungsprobleme“ filtern. Wenn Sie hier präzise sind, sparen Sie sich später eine Menge Aufräumarbeit.

Eine Ansicht des Freshdesk-Ticket-Dashboards, wo Benutzer Tickets vor einem Freshdesk-Export von Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern filtern können.

Schritt 2: Starten Sie den Export

Sobald Ihre Ticketliste genau das anzeigt, was Sie möchten, schauen Sie in die obere rechte Ecke des Bildschirms. Sehen Sie den Export-Button? Klicken Sie darauf. Damit teilen Sie Freshdesk mit, dass Sie bereit sind, die Daten aus den aktuell angezeigten Tickets zu extrahieren. Es öffnet sich ein neues Menü, um Ihre Datei zu konfigurieren.

Schritt 3: Konfigurieren und wählen Sie die Felder aus

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt, also überstürzen Sie ihn nicht. Nachdem Sie auf „Exportieren“ geklickt haben, erscheint ein Pop-up oder ein Seitenmenü. Dies ist Ihre Schaltzentrale für den Export.

Wählen Sie zunächst ein Dateiformat. Normalerweise haben Sie Optionen wie CSV und Excel. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Sie wählen sollen, ist Excel (.xlsx) oft eine sichere Wahl, da es die Formatierung etwas sauberer handhabt.

Als Nächstes kommt der spaßige Teil: eine Checkliste aller verfügbaren Ticketfelder. Hier holen Sie Ihre benutzerdefinierten Daten herein. Gehen Sie diese Liste sorgfältig durch. Jedes benutzerdefinierte Feld, das Sie jemals in Freshdesk erstellt haben, sollte hier aufgeführt sein. Setzen Sie einfach ein Häkchen bei den Feldern, die Sie einschließen möchten. Wenn Sie Felder wie „Bestell-ID“, „Produktkategorie“ oder „Kundensegment“ haben, stellen Sie sicher, dass alle angekreuzt sind, bevor Sie fortfahren.

Schritt 4: Laden Sie Ihre Exportdatei herunter und überprüfen Sie sie

Nachdem Sie Ihre Konfiguration eingerichtet und auf den endgültigen „Exportieren“-Button geklickt haben, beginnt Freshdesk im Hintergrund mit der Erstellung Ihrer Datei. Wenn Sie viele Daten exportieren, kann dies einige Minuten dauern.

Die Datei wird nicht sofort heruntergeladen. Sie müssen zu Admin > Kontoexporte gehen, um sie zu finden. Diese Seite führt eine laufende Historie all Ihrer Datenexporte. Wenn Ihre Datei bereit ist, erscheint ein Download-Link.

Laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie. Das Allererste, was Sie tun sollten, ist eine kurze Überprüfung. Scrollen Sie durch die Spalten, um sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählten benutzerdefinierten Felder vorhanden sind und die richtigen Informationen enthalten. Wenn alles gut aussieht, herzlichen Glückwunsch, Sie haben erfolgreich einen Freshdesk-Export mit benutzerdefinierten Feldern durchgeführt.

Fortgeschrittene Methode: Planen Sie Ihren Export von Freshdesk-Ticketdaten

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder Ticketdaten exportieren, kann das manuelle Vorgehen schnell lästig werden. Für alle, die konsistente Daten für externe Dashboards oder andere Geschäftstools benötigen, bietet Freshdesk eine praktische Funktion für geplante Exporte.

Sie finden diese unter dem Bereich „Analytics“. Damit können Sie wiederkehrende Exporte einrichten, die direkt an Ihre E-Mail oder über einen API-Link geliefert werden. Hier ist eine kurze Übersicht:

1. Gehen Sie zu Analytics, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol für Einstellungen und wählen Sie Datenexporte.

2. Klicken Sie auf Export erstellen und wählen Sie das Modul „Tickets“.

3. Von hier aus können Sie einen Zeitplan festlegen (täglich, wöchentlich oder monatlich) und alle benötigten Ticketfelder auswählen, einschließlich Ihrer benutzerdefinierten.

Diese „einmal einrichten und vergessen“-Methode ist großartig für Teams, die für ihre Berichterstattung auf regelmäßige Daten-Dumps angewiesen sind.

Das Freshdesk-Analytics-Dashboard, das verwendet wird, um einen geplanten Freshdesk-Export von Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern einzurichten.

Häufige Herausforderungen bei einem manuellen Freshdesk-Export

Also, Sie haben Ihre Daten. Und jetzt? Obwohl der Export ein nützlicher Trick ist, kann es echte Kopfschmerzen bereiten, sich für den täglichen Arbeitsablauf darauf zu verlassen.

• Ihre Daten sind sofort veraltet. In dem Moment, in dem Sie diese Datei herunterladen, ist sie eine Momentaufnahme der Vergangenheit. Neue Tickets kommen bereits herein, und bestehende werden aktualisiert. Das macht sie zu einer schlechten Wahl für jede Art von Echtzeitanalyse oder zur Versorgung von Live-Systemen.

• Es ist eine Menge manuelle Arbeit. Seien wir ehrlich, der Export ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Arbeit, die Daten zu bereinigen, Pivot-Tabellen zu erstellen und nützliche Erkenntnisse zu gewinnen, kostet enorm viel Zeit und erfordert oft ernsthafte Tabellenkalkulations-Zauberei.

• Sie verlieren den gesamten Kontext. Eine einzelne Zeile in einer Tabelle kann nicht den Austausch einer echten Kundenkonversation erfassen, ganz zu schweigen von Anhängen. Dies ist ein riesiges Problem, wenn Sie versuchen, Kundenprobleme tiefgehend zu verstehen oder die Daten zum Trainieren einer KI zu verwenden, denn die ganze Geschichte fehlt.

• Die Daten sind getrennt. Die Informationen in Ihrer Tabelle sind vollständig von Ihrem Helpdesk abgekoppelt. Sie könnten einen interessanten Trend finden, aber Sie können nichts dagegen tun, ohne zurück in Freshdesk zu gehen, um die Tickets zu finden oder neue Arbeitsabläufe zu erstellen. Die Daten stecken in einem Silo fest, weit entfernt von dem Ort, an dem Sie tatsächlich arbeiten.

Eine intelligentere Alternative zu manuellen Freshdesk-Exporten

Was wäre, wenn Sie die benötigten Einblicke und Automatisierungen direkt aus Ihren Freshdesk-Daten erhalten könnten, ohne jemals eine einzige Datei exportieren zu müssen? Anstatt Daten herauszuziehen, können Sie Intelligenz hineinbringen.

Tools wie eesel AI sind so konzipiert, dass sie als intelligente Schicht über Ihrem bestehenden Helpdesk fungieren. Es nutzt Ihre Daten genau dort, wo sie leben, was bedeutet, dass für einige der wichtigsten Aufgaben keine manuellen Exporte mehr erforderlich sind.

• Ein-Klick-Integration: Die Verbindung von eesel AI mit Ihrem Freshdesk-Konto dauert nur wenige Minuten. Es gibt keine komplizierte Einrichtung oder die Notwendigkeit, einen Entwickler zu bemühen. Sie können von der Einrichtung bis zum Ergebnis in kürzerer Zeit gelangen, als es dauert, eine große Exportdatei herunterzuladen.

• Trainieren Sie eine KI automatisch mit Ihren vergangenen Tickets. Dies ist oft der Grund, warum Teams überhaupt Ticketdaten exportieren. Mit eesel AI können Sie die Tabellenkalkulation komplett überspringen. Es analysiert Ihre historischen Freshdesk-Tickets, einschließlich benutzerdefinierter Felder und der vollständigen Konversation, um von Anfang an die Stimme, die Richtlinien und die häufigen Antworten Ihres Unternehmens zu lernen. Dies trägt dazu bei, dass Ihr KI-Support-Agent vom ersten Tag an präzise ist.

• Erhalten Sie umsetzbare Erkenntnisse, nicht nur Rohdaten. Eine Tabelle gibt Ihnen Zeilen mit Zahlen. Ein Tool wie eesel AI gibt Ihnen einen klaren Weg nach vorn. Sein Berichts-Dashboard zeigt Ihnen nicht nur, was passiert ist; es weist auf Trends hin und identifiziert Lücken in Ihrer Wissensdatenbank, was Ihnen hilft, Ihren Support noch besser zu machen.

• Simulieren Sie mit Zuversicht. Mit einem Export können Sie vergangene Daten analysieren und raten, wie die Automatisierung funktionieren könnte. Mit dem Simulationsmodus von eesel AI können Sie Ihre KI an Tausenden Ihrer tatsächlichen vergangenen Tickets testen, bevor Sie sie für Kunden aktivieren. Dies gibt Ihnen eine genaue Vorschau auf Ihre Automatisierungsrate und zeigt Ihnen genau, wie die KI geantwortet hätte, wodurch jegliches Rätselraten entfällt.

Der Copilot von eesel AI entwirft eine Antwort in Freshdesk, eine Alternative zu einem manuellen Freshdesk-Export von Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern für das KI-Training.

Exportieren, wenn nötig, automatisieren, wenn möglich

Sie haben jetzt zwei solide Möglichkeiten, einen Freshdesk-Export von Ticketdaten mit benutzerdefinierten Feldern durchzuführen. Für einmalige Berichte, Backups oder Migrationen funktioniert der manuelle Prozess, den wir durchgegangen sind, hervorragend. Für alles, was Sie regelmäßig tun, ist der geplante Export eine gute Zeitersparnis.

Aber wenn es um die schwere Arbeit geht, wie das Trainieren einer KI, das Gewinnen echter Einblicke in Ihre Abläufe oder das Automatisieren von Antworten, ist ziemlich klar, dass statische Tabellen an ihre Grenzen stoßen. Obwohl der Export definitiv seinen Platz hat, liegt die Zukunft des datengesteuerten Supports in Echtzeit-Intelligenz, nicht in alten Dateien.

Schluss mit dem Kampf mit Tabellenkalkulationen

Müde vom Export-und-Analyse-Zyklus? Sie haben eine Goldgrube an Informationen in Ihrer Freshdesk-Historie. Es ist an der Zeit, ihre Kraft ohne all die manuelle Arbeit freizusetzen.

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