L'avenir de la recherche d'informations : Un guide du bot de connaissances Confluence

On est tous passés par là. Vous savez que la réponse à votre question se trouve quelque part dans Confluence, mais la trouver s'apparente à une véritable expédition. Confluence est excellent pour tout documenter, mais il peut vite devenir un grenier numérique où les informations importantes finissent par se perdre.

C'est là qu'un bot de connaissances pour Confluence peut radicalement changer la façon dont votre équipe travaille. Il transforme votre wiki statique en un cerveau interactif pour votre entreprise, avec lequel vous pouvez réellement converser.

Ce guide vous présentera les différentes manières d'obtenir un bot de connaissances pour votre espace Confluence. Nous examinerons ce qu'Atlassian propose par défaut, explorerons la voie ambitieuse (et souvent chaotique) du fait-maison, et nous pencherons sur un outil tiers spécialisé qui pourrait être exactement ce dont vous avez besoin.

Qu'est-ce qu'un bot de connaissances Confluence ?

Un bot de connaissances Confluence est un assistant IA qui permet à votre équipe de poser des questions en langage courant et d'obtenir des réponses extraites directement de vos pages Confluence. Imaginez-le comme un bibliothécaire ultra-intelligent pour votre wiki d'entreprise, disponible 24h/24 et 7j/7.

C'est une énorme avancée par rapport à la barre de recherche standard. Une recherche classique vous donne simplement une liste de liens que vous devez encore parcourir. Un bot de connaissances, en revanche, comprend ce que vous demandez réellement. Il peut extraire des informations de plusieurs pages et vous fournir une réponse unique et claire.

Les avantages sont assez évidents :

• Vous obtenez des réponses instantanément. Cela réduit le temps que tout le monde passe à chercher des informations.

• Les gens restent concentrés. Votre équipe peut obtenir ce dont elle a besoin et se remettre au travail, au lieu de se perdre dans les méandres de la documentation.

• Votre wiki est plus utilisé. Lorsque l'information est facile à trouver, les gens sont plus susceptibles de se fier au wiki et d'aider à le maintenir à jour.

• Cela allège la charge des équipes de support. Le bot peut gérer les questions courantes pour les services informatiques, les RH et d'autres départements, les libérant pour les tâches plus complexes.

L'approche intégrée : Rovo d'Atlassian

Pour les équipes déjà immergées dans l'univers Atlassian, le premier choix logique est l'outil d'IA propre à Atlassian, Rovo. C'est l'option native, conçue pour s'intégrer de manière transparente à l'expérience Confluence.

Que peut faire Rovo ?

Rovo intègre l'IA directement dans votre flux de travail Confluence. Vous pouvez poser des questions en langage naturel depuis la barre de recherche et obtenir des réponses basées sur l'IA à partir de votre contenu. Au-delà des questions-réponses, Rovo peut également vous aider à rédiger de nouvelles pages, à résumer de longs documents ou même à lancer des séances de brainstorming. Comme il s'agit d'une fonctionnalité native, elle est étroitement liée à Confluence et à d'autres produits Atlassian comme Jira, ce qui est un avantage appréciable pour les équipes profondément ancrées dans cet écosystème.

Rovo, l'IA native d'Atlassian, fournit des réponses basées sur l'IA directement dans la barre de recherche de Confluence.

Les limites de Rovo

Bien qu'un outil intégré soit pratique, Rovo présente quelques inconvénients majeurs qui pourraient le rendre rédhibitoire pour votre entreprise.

Tout d'abord, parlons du coût et de l'accès. Rovo n'est disponible que sur les abonnements Confluence Cloud Standard, Premium et Enterprise. Si vous utilisez l'abonnement gratuit, vous ne pouvez pas l'utiliser. Pour l'obtenir, vous devez mettre à niveau votre organisation entière, ce qui peut vite devenir coûteux. Pour une entreprise de 100 personnes, passer à l'abonnement Standard pourrait coûter plus de 542 $ par mois juste pour activer la fonctionnalité, même si seulement quelques personnes finissent par l'utiliser régulièrement.

Deuxièmement, Rovo garde vos connaissances dans une bulle. Il est excellent pour rechercher des informations à l'intérieur des produits Atlassian. Mais qu'en est-il de tous les autres endroits où vit le savoir de votre entreprise ? Si vos derniers processus sont dans Google Docs, vos discussions d'équipe dans Slack, ou vos feuilles de route de projet dans Notion, Rovo est complètement aveugle à leur existence. Cela signifie que vous obtenez des réponses incomplètes, et votre équipe doit deviner dans quel outil chercher.

Enfin, vous n'avez pas beaucoup de contrôle sur son fonctionnement. Rovo est une solution à prendre ou à laisser. Vous ne pouvez pas modifier sa personnalité, configurer des commandes personnalisées ou créer des règles pour qu'une question soit transmise à un humain. Pour les équipes qui ont besoin d'un bot capable de s'adapter à leurs méthodes de travail uniques, la rigidité de Rovo peut être un vrai problème.

L'approche DIY : construire votre propre bot

Pour les équipes dotées de solides compétences en ingénierie et d'un désir de contrôle total, construire un bot de connaissances Confluence personnalisé peut sembler très attrayant. Cette voie implique d'utiliser des frameworks comme LangChain ou de connecter l'API de Confluence à des plateformes comme Microsoft Copilot Studio pour créer quelque chose de A à Z.

Pourquoi construire un bot DIY ?

Le plus grand attrait de l'approche DIY est la personnalisation. Vous pouvez créer un bot qui s'adapte à votre entreprise comme un gant, avec une interface unique, des intégrations avec vos propres outils internes et des flux de travail qui reflètent précisément vos processus. Pour les entreprises ayant des exigences de sécurité strictes, avoir un contrôle total sur les données et héberger tout en interne peut également être un avantage majeur.

Retour à la réalité sur la construction de votre propre bot

Bien qu'un bot parfaitement adapté semble incroyable, la réalité est souvent un projet long, coûteux et compliqué. Construire un bot IA prêt pour la production n'est pas un projet de week-end ; cela nécessite une équipe dédiée d'ingénieurs IA qualifiés. Le processus de conception, de construction, de test et de lancement peut facilement prendre des mois, détournant les gens de leurs tâches principales.

Et le travail ne s'arrête pas une fois qu'il est en ligne. Vous êtes responsable de toute la maintenance, comme la mise à jour des modèles d'IA, la correction des bugs et la garantie que vos intégrations ne tombent pas en panne chaque fois qu'une autre plateforme met à jour son API. C'est un engagement énorme et continu.

Les tests constituent un autre obstacle majeur. Comment vérifier si le bot fonctionnera bien pour toute l'entreprise avant de le déployer ? Un bot bogué ou peu fiable peut rapidement faire perdre confiance aux gens, ce qui va à l'encontre de l'objectif initial.

L'intégrateur intelligent : utiliser un outil tiers

Cela nous amène à la troisième option, qui est souvent le juste milieu pour la plupart des équipes : utiliser une plateforme tierce dédiée. Ces outils vous offrent la puissance et la flexibilité d'une solution personnalisée sans le coût et les tracas de la construire de A à Z. C'est là qu'une plateforme comme eesel AI brille vraiment.

Pourquoi un outil dédié est souvent le meilleur choix

Des outils comme eesel AI sont spécialement conçus pour résoudre le problème de la recherche d'informations. Ils sont conçus pour être puissants mais aussi simples à prendre en main, afin que vous puissiez voir un retour sur investissement rapidement. Ils offrent un excellent compromis qui équilibre la facilité d'utilisation avec une personnalisation poussée.

Libérer les connaissances avec eesel AI

Un outil dédié comme eesel AI s'attaque de front aux faiblesses des options natives et DIY.

• Soyez opérationnel en quelques minutes, pas en quelques mois. Contrairement à la voie du DIY qui peut s'éterniser, vous pouvez connecter votre compte Confluence à eesel AI et avoir un bot de connaissances Confluence fonctionnel prêt à l'emploi en quelques minutes. L'ensemble du processus est en libre-service, vous n'avez donc pas besoin de réserver une démo commerciale ou d'attendre qu'un développeur vous aide à vous installer.

• Rassemblez toutes vos connaissances. C'est là qu'il se distingue vraiment de Rovo. eesel AI brise les silos d'information en se connectant à tous les outils que votre équipe utilise au quotidien. Il apprend non seulement de Confluence, mais aussi de Google Docs, Notion, Slack, et même des anciens tickets de votre service d'assistance. Cela crée une véritable source unique de vérité, de sorte que l'IA donne des réponses complètes et précises à chaque fois.

Un bot de connaissances Confluence comme eesel AI peut s'intégrer à de multiples sources de connaissances pour fournir des réponses complètes.

• Vous avez le contrôle total. eesel AI vous laisse les commandes. Vous pouvez facilement créer des bots distincts pour différentes équipes, une demande courante qui est généralement difficile à satisfaire. Par exemple, vous pourriez avoir un bot informatique entraîné uniquement sur des documents techniques et un bot RH qui ne connaît que les politiques de l'entreprise. Vous pouvez même configurer des actions personnalisées, de sorte que le bot peut faire plus que simplement répondre à des questions. Il pourrait créer un ticket Jira, rechercher une commande dans Shopify ou notifier la bonne personne dans Slack.

• Testez en toute confiance. Avant de déployer votre bot à toute l'équipe, eesel AI dispose d'un mode de simulation qui vous permet de le tester sur des questions passées. Vous pouvez voir exactement comment il réagira, vérifier son exactitude et ajuster son comportement, garantissant que tout se passe bien dès le premier jour.

Comparaison des tarifs : Rovo vs. eesel AI

Lorsque l'on examine le coût, les différentes approches deviennent encore plus claires. Atlassian intègre le prix de Rovo dans ses abonnements Confluence plus larges, ce qui peut masquer combien vous payez réellement pour cela. En revanche, eesel AI propose une tarification simple et basée sur l'utilisation qui est généralement beaucoup plus abordable.

Avec Rovo, vous payez pour chaque personne sur votre site Confluence, qu'elle ait besoin des fonctionnalités d'IA ou non. Avec eesel AI, votre facture est basée sur le nombre d'interactions IA que vous avez, donc le coût augmente avec votre utilisation. Cela vous évite de payer pour des licences dont vous n'avez pas besoin et simplifie grandement la budgétisation.

Un bot de connaissances vous aide à utiliser vos connaissances, pas seulement à les stocker

Vous avez trois voies principales pour obtenir un bot de connaissances Confluence : l'outil natif (facile mais limité), le projet DIY (puissant mais énormément de travail), et l'intégrateur intelligent (le juste milieu). Bien qu'un outil intégré comme Rovo soit un bon point de départ, ses limites apparaissent rapidement pour les équipes dont les connaissances se trouvent dans plus d'endroits que la seule suite Atlassian.

L'objectif n'est pas seulement d'avoir un wiki ; c'est de rendre les connaissances qu'il contient faciles d'accès et d'utilisation pour tout le monde. Un bot de connaissances Confluence peut faire gagner d'innombrables heures à votre équipe et aider chacun à être plus productif. Pour les équipes qui veulent rassembler toutes leurs sources de connaissances, avoir un contrôle total sur leur bot et être opérationnelles immédiatement, une solution dédiée est clairement la meilleure option.

Prêt à construire un Confluence plus intelligent ?

La connaissance collective de votre équipe est l'un de vos plus grands atouts. Cessez de la laisser se perdre dans votre wiki. Avec eesel AI, vous pouvez lancer un bot de connaissances Confluence puissant et entièrement personnalisable en quelques minutes. Connectez toutes vos sources de connaissances et donnez à votre équipe les réponses instantanées dont elle a besoin pour faire son meilleur travail.

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