Cómo ver tu lista de dominios de la organización de Zendesk: 3 métodos

Si alguna vez has intentado encontrar una lista completa de todas tus organizaciones de Zendesk y sus dominios de correo electrónico asociados, probablemente te hayas topado con un muro. Zendesk no proporciona un informe o vista nativa que muestre estos datos en un solo lugar. Puedes ver los dominios al editar organizaciones individuales, pero no hay exportación, ni búsqueda por dominio, ni forma de auditar toda la configuración de asignación de dominios sin hacer clic en cada organización manualmente.

Este es un problema real para los equipos de soporte que gestionan clientes B2B. Cuando se trata de problemas de sincronización de la integración, de prepararse para las migraciones o simplemente de mantener limpios los datos, se necesita esa lista de dominios. ¿La buena noticia? Hay soluciones alternativas.

En esta guía, te guiaré a través de tres métodos para extraer y gestionar tu lista de dominios de la organización de Zendesk: utilizando la API (más completa), trabajando con exportaciones CSV (limitada pero nativa) y configurando disparadores y vistas (para la supervisión continua).

Por qué necesitas acceder a tu lista de dominios de la organización

Antes de sumergirnos en el cómo, veamos por qué esto importa. Estos son los escenarios más comunes en los que necesitas una vista completa de los dominios de tu organización:

Auditoría después de problemas de sincronización de la integración. Si utilizas la integración de Salesforce u otro conector CRM, las asignaciones de dominio pueden desincronizarse. Un administrador de Salesforce podría agregar accidentalmente "gmail.com" a una cuenta, que luego se sincroniza con Zendesk y asocia a cada usuario de Gmail con esa empresa. Encontrar y solucionar esto requiere ver todos tus dominios en un solo lugar.

Preparación de datos para migraciones. Al mudarse a una nueva instancia de Zendesk o consolidar varias cuentas, necesitas mapear las estructuras de la organización. Sin una exportación de la lista de dominios, estás documentando manualmente cada organización.

Identificación de conflictos de dominio. Cuando el mismo dominio está asignado a varias organizaciones (que Zendesk gestiona alfabéticamente), necesitas saber qué organizaciones se ven afectadas para comprender las implicaciones del enrutamiento.

Actualización masiva de asignaciones de organización. Si tu empresa adquiere otra o reorganiza los segmentos de clientes, es posible que debas actualizar docenas o cientos de asignaciones de dominio. Hacer esto uno por uno no es práctico.

La comunidad de Zendesk ha estado solicitando mejores herramientas de gestión de organizaciones durante años. Como señaló un administrador: "No puedo creer que esto no sea posible ya". Pero hasta que Zendesk agregue la funcionalidad nativa, trabajamos con lo que está disponible. Para obtener más información sobre la gestión de organizaciones, consulta la guía de Zendesk para crear y gestionar organizaciones.

Método 1: Usar la API de Zendesk para extraer dominios de la organización

La forma más fiable de obtener datos completos del dominio es a través de la API de organizaciones de Zendesk. Este método requiere acceso de administrador y cierta comodidad técnica, pero te da todo. También puedes consultar la documentación de la API de Zendesk para obtener detalles de autenticación y mejores prácticas.

Paso 1: Generar un token de API

Primero, necesitarás un token de API para la autenticación. Navega a Centro de administración > Aplicaciones e integraciones > API > API de Zendesk y crea un nuevo token. Copia este token inmediatamente, no podrás volver a verlo. Consulta la guía de Zendesk sobre cómo generar tokens de API para obtener instrucciones detalladas.

Guarda este token de forma segura. Cualquiera que tenga acceso a él puede leer y modificar tus datos de Zendesk.

Paso 2: Enumerar organizaciones con datos de dominio

La API de organizaciones devuelve objetos de organización que incluyen una matriz domain_names. Utiliza este punto final:

GET /api/v2/organizations

La API devuelve hasta 100 registros por página, por lo que deberás gestionar la paginación para conjuntos de datos más grandes. La respuesta incluye:

{
  "organizations": [
    {
      "id": 35436,
      "name": "Acme Corporation",
      "domain_names": ["acme.com", "acme-corp.com"],
      "external_id": "ACME-123",
      "tags": ["enterprise", "vip"]
    }
  ]
}

Paso 3: Analizar y exportar los datos

Una vez que tengas la respuesta de la API, extrae la matriz domain_names de cada objeto de organización. Puedes formatear esto como CSV, JSON o lo que funcione para tus necesidades de análisis.

Un script simple de Python puede gestionar la paginación y la exportación:

import requests
import csv

subdomain = "tu-subdominio"
email = "tu-correo@empresa.com"
token = "tu-token-api"

url = f"https://{subdomain}.zendesk.com/api/v2/organizations"
auth = (f"{email}/token", token)

organizations = []
while url:
    response = requests.get(url, auth=auth)
    data = response.json()
    organizations.extend(data["organizations"])
    url = data.get("next_page")

with open("org_domains.csv", "w", newline="") as f:
    writer = csv.writer(f)
    writer.writerow(["Organization ID", "Name", "Domains"])
    for org in organizations:
        writer.writerow([org["id"], org["name"], ", ".join(org.get("domain_names", []))])

Limitaciones de la API que debes conocer

El enfoque de la API tiene algunas limitaciones:

• Paginación requerida: Obtendrás 100 registros por página, por lo que las organizaciones grandes necesitan gestión de paginación
• Se aplican límites de velocidad: Zendesk limita las solicitudes de API (normalmente 700 solicitudes por minuto para los planes Enterprise)
• Sin filtrado de dominio nativo: No puedes consultar "organizaciones con dominio X". Deberás obtener todos y filtrar del lado del cliente

Método 2: Solución alternativa de exportación CSV

Si necesitas algo más simple y no te importa que los datos estén incompletos, la exportación CSV nativa de Zendesk es una opción.

Cómo exportar datos de la organización

Navega a Centro de administración > Personas > Acciones masivas > Exportar organizaciones. Esto genera un archivo CSV con los datos de tu organización. Obtén más información sobre la importación y exportación masiva de organizaciones en Zendesk.

Qué se incluye (y qué no)

La exportación incluye el nombre de la organización, el ID, el ID externo, las etiquetas y los campos personalizados. Pero, fundamentalmente, no incluye el campo de nombres de dominio. Esta es la principal limitación que hace que este método sea incompleto para la auditoría de dominios.

Puedes solucionar esto utilizando los ID de organización exportados con llamadas API para obtener los datos del dominio para organizaciones específicas, pero en ese punto estás combinando ambos métodos.

Cuándo usar este método

La exportación CSV funciona mejor cuando:

• Necesitas una referencia rápida de los nombres e ID de la organización
• Estás alimentando datos en otro sistema que no necesita información de dominio
• Deseas actualizar masivamente otros campos de la organización (el formato de exportación funciona para la reimportación)

Método 3: Usar disparadores y vistas basados en la organización

Para la supervisión continua en lugar de la extracción masiva, los disparadores y las vistas nativas de Zendesk pueden ayudarte a trabajar con los dominios de la organización.

Creación de vistas por organización

Configura vistas filtradas por organizaciones específicas para rastrear los tickets de los clientes asignados por dominio. Si bien esto no te da una lista de dominios directamente, te ayuda a supervisar cómo fluyen los tickets de diferentes organizaciones. Consulta la guía de Zendesk sobre cómo crear y gestionar vistas para obtener instrucciones paso a paso.

Usar disparadores para etiquetar por dominio

Crea disparadores que agreguen etiquetas basadas en la membresía de la organización. Por ejemplo, podrías etiquetar todos los tickets de organizaciones con la etiqueta "enterprise", creando efectivamente segmentos rastreables sin necesidad de la lista de dominios en sí. Lee más sobre cómo crear declaraciones de condición de disparador en Zendesk.

Este enfoque es reactivo en lugar de proactivo. Te ayuda a gestionar los tickets de organizaciones conocidas, pero no resuelve el problema de la auditoría o el descubrimiento de problemas de asignación de dominios.

Gestión de problemas comunes de dominio de la organización

Una vez que tengas acceso a los datos de tu dominio, es probable que encuentres problemas que deban solucionarse. Estos son los problemas más comunes y cómo abordarlos.

Conflictos de dominio después de las integraciones

Salesforce y otras integraciones de CRM pueden causar conflictos de dominio cuando se producen errores de sincronización. La integración de Zendesk Salesforce es particularmente propensa a esto cuando las asignaciones de campo no están configuradas correctamente. Si descubres que un dominio como "gmail.com" se ha asignado incorrectamente a una organización, debes:

1. Eliminar el dominio de la organización afectada en Zendesk
2. Verificar el sistema de origen (Salesforce) para evitar la resincronización
3. Reasignar manualmente a cualquier usuario que haya sido asociado incorrectamente

Tener tu lista completa de dominios hace que la identificación de estos problemas sea mucho más rápida.

Encontrar organizaciones sin dominios

Las organizaciones creadas manualmente o a través de ciertas importaciones de API a menudo carecen de asignaciones de dominio. Utiliza tus datos extraídos para identificar organizaciones con matrices domain_names vacías, luego prioriza a cuáles se deben agregar dominios en función del volumen de tickets o el nivel de cliente.

Mejores prácticas para la gestión de dominios

• Realiza auditorías periódicas: Las extracciones de API mensuales o trimestrales te ayudan a detectar problemas de forma temprana
• Utiliza convenciones de nomenclatura: Los nombres de organización claros facilitan la identificación de la organización correcta cuando surgen conflictos
• Documenta tus asignaciones: Mantén una referencia de qué dominios se asignan a qué organizaciones, especialmente para cuentas B2B complejas con múltiples dominios

Escalando más allá de las capacidades nativas de Zendesk

Los scripts de API y las exportaciones manuales funcionan bien para equipos más pequeños o auditorías únicas. Pero si estás gestionando miles de organizaciones o necesitas un enrutamiento en tiempo real basado en dominios, estas soluciones alternativas se convierten en un verdadero dolor de cabeza.

Aquí es donde vale la pena considerar la automatización de la IA. En lugar de mantener scripts complejos y procesos manuales, un sistema de IA puede aprender tus patrones de organización y gestionar el enrutamiento de forma inteligente.

En eesel AI, abordamos esto de manera diferente. En lugar de crear reglas más complejas en torno a las asignaciones de dominio, nuestro Agente de IA para Zendesk aprende cómo tu equipo realmente gestiona los tickets de diferentes organizaciones. Analiza tus resoluciones pasadas, comprende el contexto más allá del campo de dominio y puede tomar decisiones de enrutamiento inteligentes sin programación explícita.

El enfoque es progresivo. Comienzas con la IA redactando respuestas para que tus agentes las revisen, para que puedas verificar que comprende tu negocio. Una vez que tengas confianza, puedes dejar que gestione los tickets de rutina directamente. Esto te permite pasar del enrutamiento simple basado en reglas a la automatización inteligente que no depende de datos de dominio perfectos.

Si descubres que la gestión de dominios de la organización te está llevando hasta cierto punto pero alcanzando límites, podría valer la pena explorar lo que la automatización de la IA podría agregar a tu flujo de trabajo. Nos integramos directamente con Zendesk y podemos mejorar tus operaciones de soporte sin la carga de mantenimiento de scripts personalizados.

Comienza a gestionar los dominios de tu organización de Zendesk de forma eficaz

Ahora tienes tres métodos para solucionar las limitaciones nativas de Zendesk para ver los dominios de la organización:

1. Utiliza la API para la extracción y auditoría completa de datos
2. Exporta CSV para una referencia rápida (aceptando la limitación del campo de dominio)
3. Configura disparadores y vistas para la supervisión continua de tickets

Para la mayoría de los equipos, recomendaría comenzar con el método API para tu auditoría inicial. Obtén esa lista completa de dominios, identifica cualquier problema y limpia tus datos. Luego, decide si los scripts API continuos tienen sentido, o si es hora de considerar una automatización más escalable.

Si deseas reducir el trabajo manual de la gestión de la organización por completo, prueba eesel AI. Nuestros agentes de IA aprenden tus patrones y gestionan el enrutamiento sin que mantengas asignaciones de dominio o scripts complejos. También puedes explorar nuestro Copiloto de IA para redactar respuestas o Triage de IA para el enrutamiento automatizado de tickets.