Cómo exportar datos de Zendesk Explore a CSV y Excel

Su cuenta de Zendesk contiene una gran cantidad de datos de atención al cliente. Tickets, conversaciones, métricas de rendimiento de los agentes y puntajes de satisfacción del cliente, todo vive allí. Pero a veces necesita esos datos fuera de Zendesk. Tal vez esté creando un panel personalizado en Excel, preparando un informe trimestral o analizando tendencias que requieren combinar datos de soporte con otra información comercial.

El desafío es sacar esos datos en un formato utilizable. Zendesk ofrece varios métodos de exportación, cada uno con sus propias peculiaridades, limitaciones y casos de uso ideales. Algunos están integrados directamente en la plataforma. Otros requieren herramientas de terceros o acceso a la API (Application Programming Interface). Esta guía lo guía a través de todas las opciones para que pueda elegir el enfoque correcto para su situación.

Lo que necesitará

Antes de sumergirse en los métodos de exportación, esto es lo que necesitará:

• Acceso de administrador: la mayoría de las funciones de exportación requieren privilegios de administrador
• Compatibilidad del plan: las exportaciones de conjuntos de datos necesitan planes Professional o Enterprise. Las exportaciones de datos completas requieren Growth, Professional o Enterprise
• Habilitación de funciones: las exportaciones de datos completas deben habilitarse comunicándose primero con el soporte de Zendesk (el propietario de la cuenta debe solicitar esto)
• Paciencia: las exportaciones grandes pueden tardar desde minutos hasta más de 24 horas, según el volumen de datos

Método 1: Exportación desde Zendesk Explore (Exportaciones de conjuntos de datos)

Si tiene un plan Professional, Enterprise o Enterprise Plus con Explore Professional o Enterprise, puede exportar conjuntos de datos completos desde Zendesk Explore. Este método le brinda datos granulares y sin filtrar sin el límite de 50,000 filas que se aplica a los informes regulares.

Así es como funciona:

Paso 1: En Explore, haga clic en el icono Exportaciones de conjuntos de datos en la barra lateral izquierda.

Paso 2: Haga clic en Crear exportación única para una sola exportación, o Crear exportación recurrente si necesita estos datos con regularidad.

Paso 3: Seleccione su conjunto de datos. Las opciones incluyen:

• Soporte - Tickets
• Soporte - SLA (Service Level Agreement)
• Soporte - Historial de actualizaciones
• Chat y mensajería - Compromiso
• Talk - Llamadas
• Guía - Base de conocimientos

Paso 4: Elija su período de tiempo (últimas 24 horas, 7 días, 30 días, 3 meses, 6 meses o 12 meses) o establezca una frecuencia para las exportaciones recurrentes (diaria, semanal o mensual).

Paso 5: Haga clic en Crear. Recibirá un correo electrónico cuando su CSV esté listo para descargar.

Limitaciones clave:

• Puede tener hasta 14 exportaciones recurrentes a la vez
• Los archivos se eliminan automáticamente después de 7 días
• La cantidad de exportaciones que puede ejecutar por mes es igual a la cantidad de conjuntos de datos a los que tiene acceso
• Solo el administrador que creó la exportación y el propietario de la cuenta reciben notificaciones por correo electrónico

Método 2: Exportación de datos completa desde el Centro de administración

Cuando necesita todo (tickets, usuarios, organizaciones y más), la exportación de datos completa es su opción. Esto está diseñado para copias de seguridad completas de cuentas, requisitos de cumplimiento o preparación para una migración de plataforma.

Importante: Esta función no está habilitada de forma predeterminada. El propietario de la cuenta debe comunicarse con el servicio de atención al cliente de Zendesk para solicitar acceso a la exportación de datos. Incluya su subdominio de Zendesk en la solicitud. El procesamiento suele tardar entre 24 y 48 horas.

Una vez habilitado, así es como se exporta:

Paso 1: Vaya a Centro de administración > Cuenta > Herramientas > Informes.

Paso 2: Haga clic en la pestaña Exportar para ver sus opciones.

Paso 3: Elija su formato de exportación. Tiene tres opciones:

Paso 4: Seleccione su rango de fechas y tipo de datos (tickets, usuarios u organizaciones para JSON; rango de fechas solo para CSV).

Paso 5: Haga clic en Exportar y espere. El tiempo de procesamiento varía de minutos a más de un día, según el tamaño de su cuenta.

Paso 6: Descargue el archivo ZIP del enlace de correo electrónico cuando esté listo. Los enlaces son válidos durante al menos tres días.

Limitación crítica: Las exportaciones CSV NO incluyen comentarios ni descripciones de tickets. Obtiene los metadatos (ID, asunto, estado, cesionario, marcas de tiempo) pero no el contenido real de la conversación. Si necesita comentarios, use el formato JSON o considere una herramienta de terceros.

Método 3: Exportación rápida desde vistas de tickets

Para exportaciones rápidas y específicas de conjuntos de datos más pequeños, las vistas de tickets funcionan bien. Este es el método más simple, pero viene con límites estrictos.

Paso 1: Vaya al panel Vistas en Zendesk Support.

Paso 2: Seleccione o cree una vista que contenga los tickets que desea. Puede filtrar por estado, cesionario, rango de fechas, etiquetas o cualquier otro criterio.

Paso 3: Haga clic en el menú Acciones (tres puntos) en la esquina superior derecha.

Paso 4: Seleccione Exportar como CSV.

Paso 5: Consulte su correo electrónico para obtener el enlace de descarga.

El límite estricto: Este método solo puede exportar un máximo de 1,000 tickets a la vez. Si su vista contiene más tickets, la exportación se trunca silenciosamente en 1,000 sin previo aviso. Para conjuntos de datos más grandes, deberá usar filtros para dividir sus datos en fragmentos más pequeños o usar uno de los otros métodos.

Qué se incluye: El CSV contiene todas las columnas visibles en su vista más campos estándar como ID de ticket, asunto, detalles del solicitante, cesionario, estado, fecha de creación y etiquetas. Al igual que la exportación CSV completa, esto NO incluye comentarios de tickets.

Método 4: Uso de herramientas de terceros

Cuando los métodos nativos se quedan cortos, las herramientas de terceros llenan los vacíos. Aquí hay tres opciones que vale la pena considerar:

Skyvia

Skyvia es una plataforma de integración de datos en la nube con más de 200 conectores, incluido Zendesk. Está diseñado para equipos que necesitan exportaciones programadas y automatizadas a CSV o almacenamiento en la nube.

Características clave:

• Plan gratuito: 10,000 registros por mes con programación diaria
• Planes de pago: Comienzan en $15/mes por 5 millones de registros
• Exportar a Dropbox, Google Drive, Amazon S3, FTP y más
• Transformaciones de datos durante la exportación (filtrado, mapeo, división)
• Diseñador de canalización visual para escenarios complejos

Ideal para: Equipos de datos que necesitan exportaciones regulares y automatizadas de Zendesk al almacenamiento en la nube o almacenes de datos como BigQuery o Snowflake.

Coefficient

Coefficient es un complemento de Excel y Hojas de cálculo de Google que se conecta directamente a Zendesk. Extrae datos en vivo a sus hojas de cálculo y los mantiene sincronizados automáticamente.

Características clave:

• Conector nativo de Zendesk con soporte de campos estándar y personalizados
• Actualizaciones programadas (diarias en Starter, por hora en Pro)
• Limpieza y análisis de datos impulsados por IA (Inteligencia Artificial) dentro de las hojas de cálculo
• Más de 700,000 usuarios, incluidos equipos en Spotify, Uber y Miro

Precios:

Ideal para: Usuarios avanzados de Excel y Hojas de cálculo de Google que desean datos de Zendesk en vivo para paneles y análisis sin exportaciones manuales.

Export CSV Tool (Zendesk Marketplace)

La Export CSV Tool de Help Desk Migration es una aplicación de Zendesk Marketplace creada específicamente para exportaciones de datos integrales.

Características clave:

• Exporta tickets CON comentarios (CSV separado para comentarios)
• Incluye archivos adjuntos, grabaciones de llamadas y conversaciones paralelas
• Exporta artículos, carpetas y categorías de la base de conocimientos
• Exportaciones de demostración gratuitas ilimitadas (20 registros) para probar antes de pagar
• Cumple con SOC 2 Tipo I y GDPR (Reglamento General de Protección de Datos)

Ideal para: Equipos que necesitan datos completos de tickets, incluidos comentarios y archivos adjuntos, o aquellos que se preparan para una migración de Zendesk.

Comprender las limitaciones de la exportación

Cada método de exportación tiene limitaciones. Esto es lo que más confunde a la gente:

Abrir y trabajar con datos exportados en Excel

Una vez que tenga su archivo CSV, aquí le mostramos cómo trabajar con él de manera efectiva:

Abrir el archivo:

1. Abra Excel y vaya a Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde texto/CSV
2. Seleccione su archivo exportado
3. Excel detectará la codificación (generalmente UTF-8) y el delimitador (generalmente coma)
4. Haga clic en Cargar para importar

Manejo de archivos grandes:

• Si su archivo excede el límite de filas de Excel (1,048,576 filas), use Power Query para filtrar antes de cargar
• Considere importar a Power BI o una base de datos para conjuntos de datos muy grandes

Creación de tablas dinámicas:

1. Seleccione su rango de datos
2. Vaya a Insertar > Tabla dinámica
3. Arrastre los campos a las áreas Filas, Columnas y Valores
4. Análisis comunes: tickets por agente, tiempos de resolución por categoría, tendencias de volumen por semana

Correcciones de formato comunes:

• Las fechas pueden importarse como texto. Use Datos > Texto en columnas para convertir al formato de fecha adecuado
• Las zonas horarias en las exportaciones CSV usan la zona horaria predeterminada de su cuenta (no UTC como JSON)
• Los ID de ticket pueden mostrarse como notación científica. Formatee la columna como texto antes de abrir

Una alternativa a la exportación de datos de Zendesk

Aquí hay una pregunta que vale la pena hacer: ¿realmente necesita los datos en Excel, o solo necesita la información que esos datos pueden proporcionar?

Exportar, limpiar y analizar los datos de Zendesk manualmente lleva tiempo. Espera la exportación, lucha con el formato CSV, crea tablas dinámicas y, para cuando tiene respuestas, los datos ya están desactualizados.

Aquí es donde eesel AI ofrece un enfoque diferente. En lugar de exportar datos para analizarlos en otro lugar, eesel AI se conecta directamente a su cuenta de Zendesk y analiza sus tickets donde viven.

Lo que obtienes:

• Identificación automatizada de las brechas de conocimiento en su centro de ayuda
• Análisis de qué tickets podrían automatizarse en función de sus datos históricos
• Información sobre las preguntas comunes de los clientes y el rendimiento de los agentes
• Respuestas impulsadas por IA redactadas directamente en Zendesk

La plataforma aprende de sus tickets, macros y artículos del centro de ayuda existentes. Puede simular respuestas en tickets anteriores para mostrarle las tasas de automatización potenciales antes de activar nada. Para los equipos cansados del ciclo de exportar-analizar-repetir, este podría ser un camino más eficiente.

Elegir el método de exportación correcto

¿Aún no está seguro de qué enfoque adoptar? Aquí hay un marco de decisión rápido.

Comience a analizar sus datos de Zendesk hoy mismo

Exportar datos de Zendesk a CSV o Excel no tiene por qué ser complicado. Para la mayoría de los equipos, las opciones de exportación nativas (exportaciones de conjuntos de datos de Explore o exportaciones completas del Centro de administración) manejan la mayoría de los casos de uso. Cuando necesita más (comentarios, archivos adjuntos, automatización o sincronización en vivo), las herramientas de terceros como Skyvia, Coefficient o Export CSV Tool llenan esos vacíos.

La clave es hacer coincidir el método con sus necesidades reales. No sobreingeniería un informe simple de una sola vez con una integración compleja. Y no intente obligar a Excel a manejar millones de filas cuando un almacén de datos adecuado le serviría mejor.

Si se encuentra exportando datos regularmente solo para responder las mismas preguntas semana tras semana, considere si un enfoque impulsado por IA podría ahorrarle tiempo. eesel AI para Zendesk puede proporcionar muchas de esas ideas automáticamente, justo donde viven sus tickets. A veces, la mejor exportación es la que no tiene que hacer en absoluto.