So exportieren Sie Zendesk Explore-Daten nach CSV und Excel

Ihr Zendesk-Konto enthält eine Fülle von Kundensupportdaten. Tickets, Konversationen, Agentenleistungsmetriken und Kundenzufriedenheitswerte sind alle darin enthalten. Aber manchmal benötigen Sie diese Daten außerhalb von Zendesk. Vielleicht erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Dashboard in Excel, bereiten einen Quartalsbericht vor oder analysieren Trends, die die Kombination von Supportdaten mit anderen Geschäftsinformationen erfordern.

Die Herausforderung besteht darin, diese Daten in einem brauchbaren Format zu erhalten. Zendesk bietet verschiedene Exportmethoden an, jede mit ihren eigenen Eigenheiten, Einschränkungen und idealen Anwendungsfällen. Einige sind direkt in die Plattform integriert. Andere erfordern Tools von Drittanbietern oder API-Zugriff. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Optionen, damit Sie den richtigen Ansatz für Ihre Situation wählen können.

Was Sie benötigen

Bevor wir uns mit den Exportmethoden befassen, finden Sie hier, was Sie benötigen:

• Administratorzugriff: Die meisten Exportfunktionen erfordern Administratorrechte
• Plan-Kompatibilität: Datensatzexporte benötigen Professional- oder Enterprise-Pläne. Vollständige Datenexporte erfordern Growth, Professional oder Enterprise
• Funktionsaktivierung: Vollständige Datenexporte müssen zuerst durch Kontaktaufnahme mit dem Zendesk-Support aktiviert werden (der Kontoinhaber muss dies beantragen)
• Geduld: Große Exporte können je nach Datenvolumen zwischen Minuten und über 24 Stunden dauern

Methode 1: Exportieren aus Zendesk Explore (Datensatzexporte)

Wenn Sie einen Professional-, Enterprise- oder Enterprise Plus-Plan mit Explore Professional oder Enterprise haben, können Sie ganze Datensätze aus Zendesk Explore exportieren. Diese Methode bietet Ihnen granulare, ungefilterte Daten ohne die 50.000-Zeilen-Beschränkung, die für reguläre Berichte gilt.

So funktioniert es:

Schritt 1: Klicken Sie in Explore in der linken Seitenleiste auf das Symbol Datensatzexporte.

Schritt 2: Klicken Sie auf Einmaligen Export erstellen für einen einzelnen Export oder auf Wiederkehrenden Export erstellen, wenn Sie diese Daten regelmäßig benötigen.

Schritt 3: Wählen Sie Ihren Datensatz aus. Zu den Optionen gehören:

• Support - Tickets
• Support - SLAs (Service Level Agreements)
• Support - Aktualisierungshistorie
• Chat und Messaging - Engagement
• Talk - Anrufe
• Guide - Wissensdatenbank

Schritt 4: Wählen Sie Ihren Zeitraum (letzte 24 Stunden, 7 Tage, 30 Tage, 3 Monate, 6 Monate oder 12 Monate) oder legen Sie eine Häufigkeit für wiederkehrende Exporte fest (täglich, wöchentlich oder monatlich).

Schritt 5: Klicken Sie auf Erstellen. Sie erhalten eine E-Mail, wenn Ihre CSV-Datei zum Herunterladen bereit ist.

Wichtige Einschränkungen:

• Sie können maximal 14 wiederkehrende Exporte gleichzeitig haben
• Dateien werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht
• Die Anzahl der Exporte, die Sie pro Monat ausführen können, entspricht der Anzahl der Datensätze, auf die Sie Zugriff haben
• Nur der Administrator, der den Export erstellt hat, und der Kontoinhaber erhalten E-Mail-Benachrichtigungen

Methode 2: Vollständiger Datenexport aus dem Admin Center

Wenn Sie alles benötigen (Tickets, Benutzer, Organisationen und mehr), ist der vollständige Datenexport Ihre Option. Dies ist für vollständige Kontosicherungen, Compliance-Anforderungen oder die Vorbereitung einer Plattformmigration konzipiert.

Wichtig: Diese Funktion ist nicht standardmäßig aktiviert. Der Kontoinhaber muss sich an den Zendesk-Kundensupport wenden, um den Datenexportzugriff anzufordern. Geben Sie Ihre Zendesk-Subdomain in der Anfrage an. Die Bearbeitung dauert in der Regel 24-48 Stunden.

Sobald die Funktion aktiviert ist, können Sie wie folgt exportieren:

Schritt 1: Navigieren Sie zu Admin Center > Konto > Tools > Berichte.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte Exportieren, um Ihre Optionen anzuzeigen.

Schritt 3: Wählen Sie Ihr Exportformat. Sie haben drei Optionen:

Schritt 4: Wählen Sie Ihren Datumsbereich und Datentyp (Tickets, Benutzer oder Organisationen für JSON; Datumsbereich nur für CSV).

Schritt 5: Klicken Sie auf Exportieren und warten Sie. Die Verarbeitungszeit variiert zwischen Minuten und über einem Tag, abhängig von Ihrer Kontogröße.

Schritt 6: Laden Sie die ZIP-Datei über den E-Mail-Link herunter, sobald sie fertig ist. Links sind mindestens drei Tage gültig.

Kritische Einschränkung: CSV-Exporte enthalten KEINE Ticketkommentare oder -beschreibungen. Sie erhalten die Metadaten (ID, Betreff, Status, Bearbeiter, Zeitstempel), aber nicht den eigentlichen Gesprächsinhalt. Wenn Sie Kommentare benötigen, verwenden Sie das JSON-Format oder ziehen Sie ein Tool von Drittanbietern in Betracht.

Methode 3: Schneller Export aus Ticketansichten

Für schnelle, gezielte Exporte kleinerer Datensätze eignen sich Ticketansichten gut. Dies ist die einfachste Methode, aber mit strengen Einschränkungen.

Schritt 1: Navigieren Sie zum Bedienfeld Ansichten in Zendesk Support.

Schritt 2: Wählen Sie eine Ansicht aus oder erstellen Sie eine Ansicht, die die gewünschten Tickets enthält. Sie können nach Status, Bearbeiter, Datumsbereich, Tags oder anderen Kriterien filtern.

Schritt 3: Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Menü Aktionen (drei Punkte).

Schritt 4: Wählen Sie Als CSV exportieren.

Schritt 5: Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf den Download-Link.

Die harte Grenze: Diese Methode kann maximal 1.000 Tickets gleichzeitig exportieren. Wenn Ihre Ansicht mehr Tickets enthält, wird der Export stillschweigend bei 1.000 abgeschnitten, ohne dass eine Warnung erfolgt. Für größere Datensätze müssen Sie Filter verwenden, um Ihre Daten in kleinere Teile zu zerlegen, oder eine der anderen Methoden verwenden.

Was enthalten ist: Die CSV-Datei enthält alle in Ihrer Ansicht sichtbaren Spalten sowie Standardfelder wie Ticket-ID, Betreff, Anfordererdetails, Bearbeiter, Status, Erstellungsdatum und Tags. Wie der vollständige CSV-Export enthält dies KEINE Ticketkommentare.

Methode 4: Verwenden von Tools von Drittanbietern

Wenn native Methoden nicht ausreichen, füllen Tools von Drittanbietern die Lücken. Hier sind drei Optionen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden:

Skyvia

Skyvia ist eine Cloud-Datenintegrationsplattform mit über 200 Konnektoren, darunter Zendesk. Es wurde für Teams entwickelt, die geplante, automatisierte Exporte nach CSV oder in Cloud-Speicher benötigen.

Hauptmerkmale:

• Kostenloser Plan: 10.000 Datensätze pro Monat mit täglicher Planung
• Bezahlte Pläne: Beginnen bei 15 $/Monat für 5 Millionen Datensätze
• Export nach Dropbox, Google Drive, Amazon S3, FTP und mehr
• Datentransformationen während des Exports (Filtern, Zuordnen, Aufteilen)
• Visueller Pipeline-Designer für komplexe Szenarien

Am besten geeignet für: Datenteams, die regelmäßige, automatisierte Exporte von Zendesk in Cloud-Speicher oder Data Warehouses wie BigQuery oder Snowflake benötigen.

Coefficient

Coefficient ist ein Excel- und Google Sheets-Add-In, das direkt mit Zendesk verbunden ist. Es zieht Live-Daten in Ihre Tabellen und hält sie automatisch synchronisiert.

Hauptmerkmale:

• Nativer Zendesk-Konnektor mit Unterstützung für Standard- und benutzerdefinierte Felder
• Geplante Aktualisierungen (täglich im Starter, stündlich im Pro)
• KI-gestützte Datenbereinigung und -analyse in Tabellenkalkulationen
• 700.000+ Benutzer, darunter Teams bei Spotify, Uber und Miro

Preise:

Am besten geeignet für: Excel- und Google Sheets-Poweruser, die Live-Zendesk-Daten für Dashboards und Analysen ohne manuelle Exporte wünschen.

Export CSV Tool (Zendesk Marketplace)

Das Export CSV Tool von Help Desk Migration ist eine speziell entwickelte Zendesk Marketplace-App, die speziell für umfassende Datenexporte entwickelt wurde.

Hauptmerkmale:

• Exportiert Tickets MIT Kommentaren (separate CSV-Datei für Kommentare)
• Enthält Anhänge, Anrufaufzeichnungen und Nebengespräche
• Exportiert Wissensdatenbankartikel, Ordner und Kategorien
• Unbegrenzte kostenlose Demo-Exporte (20 Datensätze) zum Testen vor der Bezahlung
• SOC 2 Typ I- und DSGVO-konform

Am besten geeignet für: Teams, die vollständige Ticketdaten einschließlich Kommentare und Anhänge benötigen, oder solche, die sich auf eine Zendesk-Migration vorbereiten.

Exportbeschränkungen verstehen

Jede Exportmethode hat Einschränkungen. Hier ist, was die Leute am häufigsten aus der Bahn wirft:

Öffnen und Arbeiten mit exportierten Daten in Excel

Sobald Sie Ihre CSV-Datei haben, können Sie wie folgt effektiv damit arbeiten:

Öffnen der Datei:

1. Öffnen Sie Excel und gehen Sie zu Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus Text/CSV
2. Wählen Sie Ihre exportierte Datei aus
3. Excel erkennt die Codierung (normalerweise UTF-8) und das Trennzeichen (normalerweise Komma)
4. Klicken Sie auf Laden, um zu importieren

Verarbeiten großer Dateien:

• Wenn Ihre Datei die Zeilenbeschränkung von Excel (1.048.576 Zeilen) überschreitet, verwenden Sie Power Query, um vor dem Laden zu filtern
• Erwägen Sie den Import in Power BI oder eine Datenbank für sehr große Datensätze

Erstellen von Pivot-Tabellen:

1. Wählen Sie Ihren Datenbereich aus
2. Gehen Sie zu Einfügen > PivotTable
3. Ziehen Sie Felder in die Bereiche Zeilen, Spalten und Werte
4. Häufige Analysen: Tickets nach Agent, Lösungszeiten nach Kategorie, Volumentrends nach Woche

Häufige Formatierungsfehlerbehebungen:

• Datumsangaben werden möglicherweise als Text importiert. Verwenden Sie Daten > Text in Spalten, um in das richtige Datumsformat zu konvertieren
• Zeitzonen in CSV-Exporten verwenden die Standardzeitzone Ihres Kontos (nicht UTC wie JSON)
• Ticket-IDs werden möglicherweise als wissenschaftliche Notation angezeigt. Formatieren Sie die Spalte vor dem Öffnen als Text

Eine Alternative zum Exportieren von Zendesk-Daten

Hier ist eine Frage, die es wert ist, gestellt zu werden: Benötigen Sie die Daten tatsächlich in Excel, oder benötigen Sie nur die Erkenntnisse, die diese Daten liefern können?

Das manuelle Exportieren, Bereinigen und Analysieren von Zendesk-Daten kostet Zeit. Sie warten auf den Export, kämpfen mit der CSV-Formatierung, erstellen Pivot-Tabellen, und wenn Sie Antworten haben, sind die Daten bereits veraltet.

Hier bietet eesel AI einen anderen Ansatz. Anstatt Daten zu exportieren, um sie anderswo zu analysieren, verbindet sich eesel AI direkt mit Ihrem Zendesk-Konto und analysiert Ihre Tickets dort, wo sie sich befinden.

Was Sie bekommen:

• Automatisierte Identifizierung von Wissenslücken in Ihrem Help Center
• Analyse, welche Tickets basierend auf Ihren historischen Daten automatisiert werden könnten
• Einblicke in häufige Kundenfragen und die Leistung von Agenten
• KI-gestützte Antworten, die direkt in Zendesk entworfen wurden

Die Plattform lernt aus Ihren vorhandenen Tickets, Makros und Help Center-Artikeln. Sie kann Antworten auf vergangene Tickets simulieren, um Ihnen potenzielle Automatisierungsraten anzuzeigen, bevor Sie etwas aktivieren. Für Teams, die den Export-Analyse-Wiederholungszyklus leid sind, könnte dies ein effizienterer Weg sein.

Auswahl der richtigen Exportmethode

Sie sind sich immer noch nicht sicher, welchen Ansatz Sie wählen sollen? Hier ist ein kurzer Entscheidungsrahmen.

Beginnen Sie noch heute mit der Analyse Ihrer Zendesk-Daten

Das Exportieren von Zendesk-Daten nach CSV oder Excel muss nicht kompliziert sein. Für die meisten Teams decken die nativen Exportoptionen (Datensatzexporte aus Explore oder vollständige Exporte aus dem Admin Center) die meisten Anwendungsfälle ab. Wenn Sie mehr benötigen (Kommentare, Anhänge, Automatisierung oder Live-Synchronisierung), füllen Tools von Drittanbietern wie Skyvia, Coefficient oder das Export CSV Tool diese Lücken.

Der Schlüssel ist, die Methode an Ihre tatsächlichen Bedürfnisse anzupassen. Überkonstruieren Sie einen einfachen einmaligen Bericht nicht mit einer komplexen Integration. Und versuchen Sie nicht, Excel zu zwingen, Millionen von Zeilen zu verarbeiten, wenn Ihnen ein richtiges Data Warehouse besser dienen würde.

Wenn Sie feststellen, dass Sie regelmäßig Daten exportieren, nur um Woche für Woche die gleichen Fragen zu beantworten, überlegen Sie, ob ein KI-gestützter Ansatz Ihnen Zeit sparen könnte. eesel AI für Zendesk kann viele dieser Erkenntnisse automatisch liefern, direkt dort, wo sich Ihre Tickets befinden. Manchmal ist der beste Export der, den Sie gar nicht erst durchführen müssen.