Cómo conectar HubSpot a ChatGPT: Una guía paso a paso

Seamos honestos, su CRM de HubSpot está repleto de datos valiosos de sus clientes. Si bien HubSpot ofrece un ecosistema de informes maduro y robusto, a veces es posible que desee complementar sus informes detallados haciendo una pregunta rápida y obteniendo una respuesta directa.

¿Qué pasaría si pudiera simplemente hacer una pregunta y obtener una respuesta conversacional basada en los datos de su CRM?

HubSpot y ChatGPT acaban de cambiar todo lo que hace mi empresa... Es como tener un analista de datos de guardia las 24 horas, los 7 días de la semana.

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Esa es la idea detrás del conector de HubSpot para ChatGPT. Le permite chatear con los datos de su CRM usando un lenguaje natural, convirtiendo una IA potente en un asistente útil para su inteligencia de negocios (business intelligence). Esta guía le explicará exactamente cómo conectar ambos, compartirá algunas ideas prácticas sobre cómo usarlo y explorará cómo esta integración agrega aún más valor a sus equipos de ventas, marketing y soporte.

Qué necesitará para comenzar

Antes de pasar a la configuración, repasemos rápidamente lo que necesitará. Organizar esto primero hará que el proceso sea aún más fluido.

• Una cuenta de HubSpot: Cualquier plan funcionará, lo cual es ideal para equipos de todos los tamaños.

• Una suscripción paga de OpenAI: Necesitará un plan ChatGPT Plus, Pro, Team o Enterprise para usar los conectores. Vale la pena señalar que existen algunos requisitos regionales. Por ejemplo, si se encuentra en el EEE, Suiza o el Reino Unido, es posible que necesite un plan ChatGPT Team o superior.

• Permisos de administrador en HubSpot: La primera persona en configurar la conexión debe ser un Superadministrador o tener permisos de App Marketplace. Una vez que hayan realizado la configuración inicial, otros miembros del equipo pueden conectar sus propias cuentas fácilmente.

Cómo conectar HubSpot a ChatGPT en 4 sencillos pasos

Lograr que estas dos plataformas se comuniquen entre sí es bastante sencillo. Aquí tiene un desglose paso a paso.

Paso 1: Habilite el conector de HubSpot en ChatGPT

Primero, debe habilitar ChatGPT para que se conecte con sus aplicaciones externas.

Inicie sesión en su cuenta paga de ChatGPT en su computadora. Haga clic en su icono de perfil en la esquina inferior izquierda y diríjase a Configuración > Conectores. Verá una lista de aplicaciones disponibles. Simplemente busque HubSpot y haga clic en Conectar.

Paso 2: Autentique su cuenta de HubSpot

Después de hacer clic en "Conectar", será enviado a una página de inicio de sesión de HubSpot. Aquí es donde vinculará de forma segura los dos sistemas.

Ingrese sus datos de HubSpot y elija la cuenta específica que desea vincular. Luego aparecerá una pantalla de permisos que le mostrará exactamente qué datos puede ver ChatGPT. HubSpot garantiza que este sea un acceso de solo lectura para su seguridad, lo que significa que la IA puede analizar sus datos sin modificar los registros de su CRM. Haga clic en Conectar aplicación para aprobarlo.

Paso 3: Dé acceso a su equipo en HubSpot

Una vez que haya realizado esa primera conexión, puede autorizar al resto de su equipo para que también la use.

En su cuenta de HubSpot, vaya a Configuración > Integraciones > Aplicaciones conectadas. Busque el "Conector de HubSpot para ChatGPT" en su lista. Debería ver un botón que dice Dar acceso a los usuarios. Al hacer clic en este, permite que otros usuarios en su portal de HubSpot configuren su propia conexión sin esfuerzo.

Paso 4: Comience a analizar sus datos

Ahora está listo para empezar a hacer preguntas. En una nueva ventana de ChatGPT, haga clic en el botón Herramientas. Verá dos opciones:

• Usar conectores: Esto es ideal para preguntas rápidas y directas.

• Investigación profunda (Deep research): Elija esto para un análisis más exhaustivo que podría extraer información de varios puntos de su CRM.

Elija su modo y asegúrese de que HubSpot esté activado como fuente de datos. Ahora puede comenzar a chatear con sus datos de HubSpot.

Casos de uso prácticos para la integración

Con la conexión activa, puede encontrar información valiosa aún más rápido. Aquí tiene algunas ideas para comenzar.

Para equipos de ventas

Puede complementar sus revisiones de pipeline existentes con respuestas instantáneas a preguntas específicas.

• Idea de instrucción (prompt): "Analiza mis negocios abiertos en HubSpot que deberían cerrarse este trimestre. ¿Cuáles no han tenido actividad en los últimos 14 días? Enuméralos por tamaño del negocio."

• Por qué es útil: Esta instrucción le ayuda a identificar rápidamente los negocios que podrían beneficiarse de un seguimiento, ayudándole a mantenerse al tanto de sus objetivos trimestrales.

Para equipos de marketing

Obtenga aún más claridad sobre qué campañas están impulsando su éxito.

• Idea de instrucción (prompt): "¿Cuáles de nuestras campañas de marketing de HubSpot de los últimos 6 meses generaron la mayor cantidad de contactos que se convirtieron en negocios cerrados-ganados? Desglósalo por fuente."

• Por qué es útil: Puede ver qué canales están entregando leads de alta calidad, lo que le ayuda a enfocar sus esfuerzos en sus estrategias más exitosas.

Para equipos de servicio al cliente

Identifique las preguntas comunes de los clientes para ayudar a su equipo a brindar un soporte aún mejor.

• Idea de instrucción (prompt): "Mira todos los tickets de soporte en HubSpot de los últimos 30 días que fueron etiquetados con 'problema de facturación'. ¿Cuáles son los tres temas o preguntas más comunes?"

• Por qué es útil: Esto le ayuda a identificar puntos de retroalimentación comunes. Puede usar esta información para crear nuevos artículos en la base de conocimientos (knowledge base) o mejorar sus materiales de capacitación.

Consejos y errores comunes que se deben evitar

Para aprovechar al máximo esta integración, tenga en cuenta estos consejos.

• Un consejo rápido: Sea específico y mencione siempre "HubSpot". Sus instrucciones funcionarán aún mejor si son claras. Incluir la palabra "HubSpot" ayuda a la IA a enfocarse en su CRM como la fuente de datos principal.

• Otro consejo: Los datos limpios conducen a mejores perspectivas. Como cualquier herramienta analítica, la calidad de sus resultados depende de la calidad de sus datos. Mantener sus registros de HubSpot limpios y actualizados garantiza que obtenga las respuestas más precisas.

• Tenga cuidado con esto: Hacer preguntas que sean demasiado amplias. En lugar de "¿Cómo van las ventas?", intente algo más específico, como: "¿Cuál fue nuestro ingreso total de los negocios cerrados en HubSpot el mes pasado en comparación con el mes anterior?".

• Y no lo olvide: Es de solo lectura. El conector es una herramienta potente para el análisis y la obtención de información. Para su seguridad, está diseñado para leer datos en lugar de crear o modificar contactos y negocios directamente en HubSpot.

Del análisis a la acción: ¿Qué sigue?

El conector de HubSpot es una gran herramienta para hacer preguntas y obtener información de su CRM. Hace que el análisis de datos sea más accesible para todos en su equipo.

Pero después de descubrir esa gran idea, es posible que desee automatizar los siguientes pasos.

El conector es fantástico para mostrarle lo que está sucediendo. Por ejemplo, puede decirle qué tickets son más comunes. A partir de ahí, puede buscar otras integraciones de IA que le ayuden a actuar sobre esa información. Mientras que el conector de HubSpot le ayuda a analizar, una herramienta como eesel AI está diseñada para complementar su configuración ayudando a automatizar las respuestas basadas en sus datos.

De la búsqueda de información al soporte automatizado

El conector de HubSpot identifica las consultas comunes de los clientes. Para actuar sobre esto, un Agente de IA de eesel AI puede trabajar junto a HubSpot para manejar automáticamente los tickets de soporte comunes. Puede proporcionar respuestas precisas extraídas de sus tickets de HubSpot y bases de conocimientos, dándole a su equipo más tiempo para enfocarse en las necesidades complejas de los clientes.

De una fuente de datos a todo su conocimiento

El conector es un especialista en sus datos de HubSpot. Para respuestas que podrían vivir en otras partes de su empresa, eesel AI puede conectarse tanto a HubSpot como a otras fuentes. Trabaja con sus wikis en Confluence, sus notas en Notion, sus archivos en Google Docs y sus chats de equipo en Slack. Esto proporciona una imagen completa, ayudando a la IA a resolver los problemas de los clientes con el contexto de toda su organización.

De una configuración detallada a un inicio rápido

HubSpot facilita las integraciones, y eesel AI sigue esa misma filosofía. Puede comenzar por su cuenta sin necesidad de un desarrollo complejo. Con integraciones de un solo clic, puede conectar su centro de ayuda y comenzar a ver resultados rápidamente. Incluso puede usar un modo de simulación para ver cómo maneja la IA los tickets pasados, lo que le brinda una forma libre de riesgos de previsualizar su impacto antes de que entre en funcionamiento.

Haga que sus datos de HubSpot trabajen para usted

Conectar HubSpot a ChatGPT es un paso inteligente para tomar decisiones aún más basadas en datos. Empodera a su equipo para hacer preguntas profundas y obtener respuestas inteligentes, convirtiendo su plataforma de HubSpot en una fuente de información aún más poderosa.

Use el conector para análisis sobre la marcha para detectar tendencias y encontrar oportunidades. Luego, cuando esté listo para convertir esa información en acción automatizada y ofrecer un soporte aún más rápido, vea cómo eesel AI puede complementar a su equipo de soporte y liberar a su personal para tareas de alto valor.

Comience conectando HubSpot y ChatGPT hoy mismo para ver qué puede descubrir en sus datos.