Wie Sie HubSpot mit ChatGPT verbinden: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Seien wir ehrlich: Ihr HubSpot CRM (Customer Relationship Management) steckt voller wertvoller Kundendaten. Während HubSpot ein ausgereiftes und robustes Reporting-Ökosystem bietet, möchten Sie manchmal Ihre detaillierten Berichte ergänzen, indem Sie eine kurze Frage stellen und eine direkte Antwort erhalten.

Was wäre, wenn Sie einfach eine Frage stellen könnten und eine konversationsbasierte Antwort auf Grundlage Ihrer CRM-Daten bekämen?

HubSpot und ChatGPT haben alles verändert, was mein Unternehmen tut... Es ist, als hätte man rund um die Uhr einen Datenanalysten auf Abruf.

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Das ist die Idee hinter dem HubSpot-Connector für ChatGPT. Er ermöglicht es Ihnen, mit Ihren CRM-Daten in natürlicher Sprache zu chatten und so eine leistungsstarke KI in einen hilfreichen Assistenten für Ihre Business Intelligence zu verwandeln. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie Sie die beiden Systeme verbinden, teilt praktische Ideen zur Nutzung und untersucht, wie diese Integration Ihren Vertriebs-, Marketing- und Support-Teams noch mehr Mehrwert bietet.

Was Sie für den Einstieg benötigen

Bevor wir mit der Einrichtung beginnen, gehen wir kurz durch, was Sie benötigen. Wenn Sie dies vorab klären, wird der Prozess noch reibungsloser ablaufen.

• Ein HubSpot-Konto: Jeder Tarif funktioniert, was ideal für Teams jeder Größe ist.

• Ein kostenpflichtiges OpenAI-Abonnement: Sie benötigen ein ChatGPT Plus, Pro, Team oder Enterprise-Abo, um Connectoren zu nutzen. Bitte beachten Sie, dass es einige regionale Anforderungen gibt. Wenn Sie sich beispielsweise im EWR, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich befinden, benötigen Sie möglicherweise einen ChatGPT Team-Tarif oder höher.

• Administratorrechte in HubSpot: Die erste Person, die die Verbindung einrichtet, sollte ein Super-Admin sein oder über App-Marketplace-Berechtigungen verfügen. Sobald die Ersteinrichtung abgeschlossen ist, können andere Teammitglieder ihre eigenen Konten problemlos verbinden.

Wie Sie HubSpot in 4 einfachen Schritten mit ChatGPT verbinden

Es ist recht unkompliziert, diese beiden Plattformen miteinander kommunizieren zu lassen. Hier ist eine schrittweise Anleitung.

Schritt 1: Aktivieren Sie den HubSpot-Connector in ChatGPT

Zuerst müssen Sie ChatGPT erlauben, sich mit Ihren externen Apps zu verbinden.

Melden Sie sich an Ihrem Computer bei Ihrem kostenpflichtigen ChatGPT-Konto an. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol in der unteren linken Ecke und gehen Sie zu Einstellungen > Connectoren. Dort sehen Sie eine Liste der verfügbaren Apps. Suchen Sie einfach nach HubSpot und klicken Sie auf Verbinden.

Schritt 2: Authentifizieren Sie Ihr HubSpot-Konto

Nachdem Sie auf „Verbinden“ geklickt haben, werden Sie zu einer HubSpot-Login-Seite weitergeleitet. Hier verknüpfen Sie die beiden Systeme sicher miteinander.

Geben Sie Ihre HubSpot-Zugangsdaten ein und wählen Sie das spezifische Konto aus, das Sie verknüpfen möchten. Danach wird ein Berechtigungsbildschirm angezeigt, der Ihnen genau zeigt, welche Daten ChatGPT sehen kann. HubSpot stellt sicher, dass dies ein schreibgeschützter Zugriff (Read-only) zu Ihrer Sicherheit ist, was bedeutet, dass die KI Ihre Daten analysieren, aber Ihre CRM-Einträge nicht verändern kann. Klicken Sie auf App verbinden, um dies zu bestätigen.

Schritt 3: Geben Sie Ihrem Team Zugriff in HubSpot

Sobald Sie die erste Verbindung hergestellt haben, können Sie auch dem Rest Ihres Teams ermöglichen, diese zu nutzen.

Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps. Suchen Sie den „HubSpot-Connector für ChatGPT“ in Ihrer Liste. Dort sollten Sie eine Schaltfläche finden, die besagt: Benutzern Zugriff gewähren. Wenn Sie darauf klicken, können andere Benutzer in Ihrem HubSpot-Portal mühelos ihre eigene Verbindung einrichten.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Analyse Ihrer Daten

Jetzt sind Sie bereit, Fragen zu stellen. Klicken Sie in einem neuen ChatGPT-Fenster auf die Schaltfläche Tools. Sie sehen zwei Optionen:

• Connectoren verwenden: Dies ist ideal für schnelle, unkomplizierte Fragen.

• Tiefenforschung (Deep Research): Wählen Sie dies für umfassendere Analysen, die Informationen aus verschiedenen Bereichen Ihres CRM heranziehen.

Wählen Sie Ihren Modus und stellen Sie sicher, dass HubSpot als Datenquelle aktiviert ist. Sie können nun anfangen, mit Ihren HubSpot-Daten zu chatten.

Praktische Anwendungsfälle für die Integration

Sobald die Verbindung steht, können Sie Erkenntnisse noch schneller gewinnen. Hier sind einige Ideen für den Einstieg.

Für Vertriebsteams

Sie können Ihre bestehenden Pipeline-Reviews durch sofortige Antworten auf spezifische Fragen ergänzen.

• Prompt-Idee: „Analysiere meine offenen Deals in HubSpot, die voraussichtlich in diesem Quartal abgeschlossen werden. Bei welchen gab es in den letzten 14 Tagen keine Aktivitäten? Liste sie nach Deal-Größe auf.“

• Warum es nützlich ist: Dieser Prompt hilft Ihnen, schnell Deals zu identifizieren, bei denen ein Follow-up sinnvoll wäre, damit Sie Ihre Quartalsziele im Blick behalten.

Für Marketingteams

Gewinnen Sie noch mehr Klarheit darüber, welche Kampagnen Ihren Erfolg vorantreiben.

• Prompt-Idee: „Welche unserer HubSpot-Marketingkampagnen aus den letzten 6 Monaten haben die meisten Kontakte generiert, die zu abgeschlossenen und gewonnenen Deals (Closed-won) wurden? Bitte nach Quelle aufschlüsseln.“

• Warum es nützlich ist: Sie können sehen, welche Kanäle hochwertige Leads liefern, und so Ihre Bemühungen auf Ihre erfolgreichsten Strategien konzentrieren.

Für Kundenservice-Teams

Identifizieren Sie häufige Kundenfragen, um Ihr Team dabei zu unterstützen, einen noch besseren Support zu bieten.

• Prompt-Idee: „Schau dir alle Support-Tickets in HubSpot aus den letzten 30 Tagen an, die mit dem Tag ‚Abrechnungsproblem‘ versehen wurden. Was sind die drei häufigsten Themen oder Fragen?“

• Warum es nützlich ist: Dies hilft Ihnen, häufige Feedbackpunkte genau zu bestimmen. Sie können diese Informationen nutzen, um neue Artikel für die Wissensdatenbank (Knowledge Base) zu erstellen oder Ihre Schulungsmaterialien zu verbessern.

Tipps und häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Um das Beste aus dieser Integration herauszuholen, sollten Sie diese Tipps beachten.

• Ein kurzer Tipp: Seien Sie spezifisch und erwähnen Sie immer „HubSpot“. Ihre Prompts funktionieren noch besser, wenn sie klar formuliert sind. Das Einbeziehen des Wortes „HubSpot“ hilft der KI, sich auf Ihr CRM als primäre Datenquelle zu konzentrieren.

• Ein weiterer Tipp: Saubere Daten führen zu besseren Erkenntnissen. Wie bei jedem Analysetool hängt die Qualität Ihrer Ergebnisse von der Qualität Ihrer Daten ab. Wenn Sie Ihre HubSpot-Einträge sauber und aktuell halten, stellen Sie sicher, dass Sie die genauesten Antworten erhalten.

• Vorsicht bei diesem Punkt: Zu allgemein formulierte Fragen. Statt „Wie läuft der Verkauf?“ versuchen Sie es mit etwas Gezielterem wie: „Wie hoch war unser Gesamtumsatz aus den in HubSpot im letzten Monat abgeschlossenen Deals im Vergleich zum Vormonat?“

• Und vergessen Sie nicht: Es ist schreibgeschützt (Read-only). Der Connector ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Analyse und Erkenntnisgewinn. Zu Ihrer Sicherheit ist er so konzipiert, dass er Daten nur liest, anstatt Kontakte und Deals direkt in HubSpot zu erstellen oder zu ändern.

Von der Analyse zur Aktion: Was kommt als Nächstes?

Der HubSpot-Connector ist ein großartiges Werkzeug, um Fragen zu stellen und Erkenntnisse aus Ihrem CRM zu gewinnen. Er macht die Datenanalyse für jeden in Ihrem Team zugänglicher.

Doch nachdem Sie diese wertvollen Erkenntnisse gewonnen haben, möchten Sie vielleicht die nächsten Schritte automatisieren.

Der Connector ist fantastisch darin, Ihnen zu zeigen, was gerade passiert. Er kann Ihnen beispielsweise sagen, welche Tickets am häufigsten vorkommen. Von dort aus können Sie sich andere KI-Integrationen ansehen, die Ihnen helfen, auf Basis dieser Erkenntnisse zu handeln. Während der HubSpot-Connector Ihnen bei der Analyse hilft, ist ein Tool wie eesel AI darauf ausgelegt, Ihr Setup zu ergänzen, indem es hilft, Antworten basierend auf Ihren Daten zu automatisieren.

Von der Erkenntnisgewinnung zum automatisierten Support

Der HubSpot-Connector identifiziert häufige Kundenanfragen. Um darauf zu reagieren, kann ein KI-Agent (AI Agent) von eesel AI Hand in Hand mit HubSpot arbeiten, um gängige Support-Tickets automatisch zu bearbeiten. Er kann präzise Antworten liefern, die aus Ihren HubSpot-Tickets und Wissensdatenbanken stammen, wodurch Ihr Team mehr Zeit für komplexe Kundenbedürfnisse gewinnt.

Von einer Datenquelle zu Ihrem gesamten Wissen

Der Connector ist ein Spezialist für Ihre HubSpot-Daten. Für Antworten, die sich in anderen Teilen Ihres Unternehmens befinden könnten, kann sich eesel AI sowohl mit HubSpot als auch mit anderen Quellen verbinden. Es arbeitet mit Ihren Wikis in Confluence, Ihren Notizen in Notion, Ihren Dateien in Google Docs und Ihren Team-Chats in Slack zusammen. Dies bietet ein vollständiges Bild und hilft der KI, Kundenprobleme mit Kontext aus Ihrer gesamten Organisation zu lösen.

Von einer detaillierten Einrichtung zum Schnellstart

HubSpot macht Integrationen einfach, und eesel AI folgt derselben Philosophie. Sie können eigenständig loslegen, ohne komplexe Entwicklungsarbeit zu benötigen. Mit Ein-Klick-Integrationen können Sie Ihren Helpdesk verbinden und schnell Ergebnisse sehen. Sie können sogar einen Simulationsmodus nutzen, um zu sehen, wie die KI vergangene Tickets bearbeitet hätte. Das bietet Ihnen eine risikofreie Möglichkeit, die Auswirkungen zu testen, bevor das System live geht.

Lassen Sie Ihre HubSpot-Daten für sich arbeiten

Die Verbindung von HubSpot mit ChatGPT ist ein kluger Schritt hin zu noch datengesteuerten Entscheidungen. Sie befähigt Ihr Team, tiefgehende Fragen zu stellen und intelligente Antworten zu erhalten, wodurch Ihre HubSpot-Plattform zu einer noch mächtigeren Quelle für Erkenntnisse wird.

Nutzen Sie den Connector für Ad-hoc-Analysen, um Trends zu erkennen und Chancen zu finden. Wenn Sie dann bereit sind, diese Erkenntnisse in automatisierte Aktionen umzusetzen und noch schnelleren Support zu liefern, schauen Sie sich an, wie eesel AI Ihr Support-Team ergänzen und Ihre Mitarbeiter für hochwertige Aufgaben entlasten kann.

Beginnen Sie noch heute damit, HubSpot und ChatGPT zu verbinden, um zu sehen, was Sie in Ihren Daten entdecken können.