Ein vollständiger Leitfaden zum Workflow Pro AI Assistant für Jira

Wenn Sie jemals eine Jira-Instanz (Jira instance) verwaltet haben, wissen Sie, dass Workflows das A und O sind. Sie sind der Motor, der die Prozesse Ihres Teams antreibt. Die Tiefe und Flexibilität von Jira ermöglichen es, Workflows an fast jeden Prozess anzupassen. Während das Beherrschen dieser erweiterten Einstellungen lohnenswert ist, können Tools, die die Einrichtung vereinfachen, für Teams, die schnell vorankommen und sich wiederholende Aufgaben automatisieren möchten, sehr hilfreich sein.

Es ist daher keine Überraschung, dass KI-gestützte Tools auftauchen, um unter die Arme zu greifen.

Eines dieser Tools ist der Workflow Pro AI Assistant für Jira, eine App von Appfire, die darauf abzielt, die Automatisierung ein wenig unkomplizierter zu gestalten. Aber was genau leistet er, und ist er die richtige Wahl für Ihr Team?

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch alles, was Sie über Workflow Pro wissen müssen. Wir schauen uns die Funktionen an, wie mit Sicherheit umgegangen wird, das einzigartige Preismodell und wo die Grenzen liegen. Wir werden auch sehen, wie sich dieser Ansatz im Vergleich zu integrierteren KI-Plattformen schlägt, die innerhalb des Ökosystems arbeiten, um den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abzuwickeln.

Was ist der Workflow Pro AI Assistant für Jira?

Was genau ist also der Workflow Pro AI Assistant für Jira? Kurz gesagt handelt es sich um ein konversationsbasiertes KI-Tool (Conversational AI) von Appfire, das innerhalb Ihrer Jira-Instanz lebt und als On-Demand-Berater fungiert. Die Kernidee ist einfach: Sie beschreiben eine benötigte Automatisierung in einfachem Englisch, und das Tool sagt Ihnen, wie Sie diese erstellen. Sie könnten es beispielsweise bitten, „automatisch eine Unteraufgabe (subtask) zu erstellen, wenn ein Ticket in den Status 'In Bearbeitung' verschoben wird“, und es wird die Schritte skizzieren, um dies umzusetzen.

Das Tool basiert auf der Rovo-KI-Plattform von Atlassian, die ihm hilft, den Kontext Ihrer Projekte und Workflows zu verstehen, wenn es Vorschläge macht.

Aber hier ist das Wichtigste, was man verstehen muss: Workflow Pro ist ein Leitfaden, kein Motor. Um die Vorschläge tatsächlich in die Praxis umzusetzen, müssen andere Appfire-Apps installiert und lizenziert sein, wie die JSU Automation Suite für Jira Workflows, Jira Misc Workflow Extensions (JMWE) oder Power Scripts.

Stellen Sie es sich so vor: Das Tool liefert Ihnen das Rezept, aber Sie müssen die Zutaten (die anderen Apps) bereits gekauft haben, um die Mahlzeit tatsächlich zuzubereiten.

Kernfunktionen und Möglichkeiten

Gut, schauen wir uns an, was Sie mit Workflow Pro tatsächlich tun können. Wir betrachten, was es gut macht und wo es noch in der Entwicklung steckt.

Automatisierungen in einfachem Englisch beschreiben

Das eigentliche Highlight ist die Fähigkeit, Ihre Ziele in eine umsetzbare Reihe von Anweisungen zu verwandeln. Anstatt Zeit damit zu verbringen, Dokumentationen zu durchforsten, um die richtige Nachfunktion (post-function) oder Validierung (validator) zu finden, können Sie einfach den Assistant fragen. Dies kann eine Menge Zeit sparen, insbesondere für Teams, die die leistungsstarken erweiterten Einstellungen von Jira nutzen. Sie tippen einfach ein, was Sie tun möchten, und die KI findet eine Lösung innerhalb des Appfire-Ökosystems.

Klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen erhalten

Sobald eine Lösung gefunden wurde, weist Sie das Tool nicht nur in die richtige Richtung und lässt Sie dann allein. Es liefert klare, maßgeschneiderte Anweisungen, die Ihnen helfen, die Automatisierung einzurichten. Dies ist besonders praktisch, um neue Jira-Admins einzuarbeiten oder für Teams, in denen nicht jeder Workflows in- und auswendig kennt. Die Anleitung ist leicht zu befolgen, was Fehler reduziert und Ihre Automatisierungen schneller einsatzbereit macht.

Verbindung mit anderen Appfire-Tools

Workflow Pro ist als das „Gehirn“ der Automatisierungs-App-Suite von Appfire konzipiert. Er ist intelligent genug, um zu wissen, ob Ihre Anfrage am besten durch den No-Code-Builder von JSU, die Low-Code-Optionen von JMWE oder das fortgeschrittene Scripting in Power Scripts gelöst werden kann. Wenn Ihr Unternehmen diese Appfire-Tools bereits nutzt, ist dies ein enormer Vorteil. Es erleichtert die Nutzung der Tools, für die Sie bereits bezahlen, und hilft Ihnen vielleicht sogar dabei, Funktionen zu entdecken, von denen Sie gar nicht wussten, dass sie existieren.

Eingeschränkte Fähigkeit, Workflows direkt zu bearbeiten

Appfire hat vor Kurzem eine Funktion hinzugefügt, mit der Administratoren einige einfache Automatisierungen direkt aus dem Chat heraus anwenden können. Beispielsweise können Sie dem Agenten über die Verbindung mit JMWE mitteilen, eine Regel zu erstellen, die einen neuen verknüpften Vorgang hinzufügt, wenn ein Ticket auf „In Bearbeitung“ verschoben wird. Der Agent kann diese Änderung dann für Sie übernehmen, nachdem Sie sie bestätigt haben.

Diese Funktion steckt jedoch noch in den Kinderschuhen und bringt einige Vorbehalte mit sich. Laut den Release Notes kann die direkte Aktion „Vorgang erstellen“ (Create Issue) keine Vorbedingungslogik verarbeiten, kopiert nur das Feld „Zusammenfassung“ in den neuen Vorgang und ist darauf beschränkt, jeweils nur eine Unteraufgabe zu erstellen. Dies zeigt: Während die Idee der konversationsbasierten Bearbeitung großartig ist, funktioniert sie in der aktuellen Realität nur für sehr einfache Aufgaben.

Für Teams, die ein leistungsstärkeres All-in-One-Automatisierungstool benötigen, bieten Plattformen wie eesel AI eine einzige, einheitliche Engine, die neben Jira arbeitet. Der eesel AI Agent kann beispielsweise auf Basis Ihrer vergangenen Tickets und Wissensdatenbanken trainiert werden, um komplexe, mehrstufige Aktionen direkt in Jira Service Management auszuführen, ohne dass eine Sammlung separater Apps erforderlich ist.

Einrichtung, Berechtigungen und Sicherheit

Das Hinzufügen einer neuen App zu Jira wirft berechtigterweise Fragen zur Sicherheit auf. Sprechen wir also darüber, wie Workflow Pro mit Ihren Daten und Berechtigungen umgeht.

Berechtigungen verstehen

Da Workflow Pro die Fähigkeit besitzt, Ihre Workflows zu lesen und potenziell zu ändern, ist er mit strengen Berechtigungen ausgestattet, die von Administratoren gesteuert werden. Wenn Sie ihn installieren, finden Sie zwei wichtige Einstellungen:

• Kann Workflows lesen (Can read workflows): Wenn dies aktiviert ist, kann der Agent die Workflow-Einrichtungen Ihres Systems sehen, um Ihnen genaue Ratschläge zu geben.

• Kann Workflows bearbeiten (Can edit workflows): Dies ermöglicht es dem Agenten, Workflow-Einstellungen direkt aus dem Chat heraus hinzuzufügen oder zu ändern (für die wenigen Aktionen, die unterstützt werden). Diese Einstellung erfordert, dass die Berechtigung „Lesen“ zuerst aktiviert ist.

Zur Sicherheit sind beide Berechtigungen bei der Installation der App standardmäßig deaktiviert. Ein Jira-Administrator muss manuell in die Einstellungen gehen und sie aktivieren. Dies ist ein vernünftiger Ansatz, der sicherstellt, dass die KI auf nichts zugreifen kann, bis Sie ihr die ausdrückliche Erlaubnis dazu gegeben haben.

Datensicherheit und Datenschutz

Workflow Pro basiert auf der Rovo-Plattform von Atlassian, daher sind seine Sicherheitspraktiken an die hohen Standards von Atlassian und Appfire gebunden. Administratoren haben die vollständige Kontrolle darüber, worauf der Agent zugreifen kann, und die Berechtigungseinstellungen stellen sicher, dass nichts ohne Ihre Zustimmung geteilt wird.

Dies ist die Art von Kontrolle, die Sie erwarten sollten. Zum Vergleich: eesel AI arbeitet mit einem transparenten Sicherheitsmodell, bei dem Ihre Daten niemals zum Training allgemeiner Modelle verwendet werden. Es bietet zudem Enterprise-Funktionen wie Datenresidenz in der EU und nutzt SOC 2 Typ II-zertifizierte Unterauftragsverarbeiter, was Ihnen Sicherheit gibt, wenn Sie selbst sensible Support- und IT-Workflows in Ihrer Jira-Umgebung automatisieren.

Preisgestaltung und Abhängigkeiten vom Ökosystem

Hier wird es ein wenig spezieller. Der Assistant selbst ist kostenlos, aber um ihn nützlich zu machen, müssen Investitionen in andere Tools getätigt werden.

Ein kostenloses Tool, entwickelt für das Appfire-Ökosystem

Sie können den Workflow Pro AI Assistant für Jira kostenlos im Atlassian Marketplace installieren. Für den Assistant selbst fallen keine Vorabkosten oder Abonnements an.

Seine Hauptaufgabe besteht jedoch darin, Ihnen bei der Nutzung anderer, kostenpflichtiger Appfire-Apps zu helfen. Ohne JSU, JMWE oder Power Scripts ist Workflow Pro im Grunde nur ein Ratgeber mit einer sehr begrenzten Fähigkeit, selbst etwas zu unternehmen. Um einen echten Mehrwert daraus zu ziehen, müssen Sie bereit sein, in das breitere Appfire-Ökosystem zu investieren.

App	Preismodell	Zweck
Workflow Pro	Kostenlos	KI-Assistent zur Empfehlung von Automatisierungen
JSU Automation Suite	Kostenpflichtiges Abonnement	No-Code-Engine für Workflow-Automatisierung
JMWE	Kostenpflichtiges Abonnement	Low-Code-Engine für Workflow-Automatisierung
Power Scripts	Kostenpflichtiges Abonnement	Skriptbasierte Engine für Workflow-Automatisierung

Investitionsüberlegungen für das App-Ökosystem

Um den vollen Nutzen aus den Ratschlägen von Workflow Pro zu ziehen, müssen Sie ein Budget für eine oder mehrere der Automatisierungs-Apps einplanen, auf die er angewiesen ist. Dies sind leistungsstarke Tools, und sie haben ihren Preis. Abhängig von Ihrer Benutzerzahl können die Lizenzen Hunderte oder sogar Tausende von Dollar pro Jahr kosten. Appfire hat zudem kürzlich Preisaktualisierungen für viele seiner Apps angekündigt, sodass die Gesamtinvestition definitiv im Auge behalten werden sollte.

Dieses Modell unterscheidet sich erheblich von All-in-One-Plattformen mit einer unkomplizierteren Preisgestaltung. Im Gegensatz zu Tools, die mehrere kostenpflichtige Add-ons erfordern, bietet eesel AI Pläne basierend auf der Nutzung ohne versteckte Gebühren pro Falllösung an. Ein einziges Abonnement umfasst den KI-Agenten, Copilot und Triage Tools. So erhalten Sie kalkulierbare Kosten für Ihren Automatisierungsbedarf, ohne eine separate Engine kaufen zu müssen, damit alles innerhalb von Jira funktioniert.

Das Fazit: Für wen ist es am besten geeignet?

Sollten Sie Workflow Pro nach all dem installieren? Es kommt ganz auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams und die Tools an, die Sie bereits verwenden.

Workflow Pro könnte eine großartige Wahl sein, wenn…

• Ihr Team bereits in das Appfire-Ökosystem investiert hat. Wenn Sie JSU, JMWE oder Power Scripts verwenden, ist die Installation von Workflow Pro eine hervorragende Entscheidung. Es ist ein kostenloses Add-on, das Ihnen hilft, mehr aus den Tools herauszuholen, für die Sie bereits bezahlen.

• Sie neue Jira-Administratoren ausbilden. Es ist ein solides Lerntool, das neuen Admins helfen kann, die beeindruckenden Automatisierungsmöglichkeiten von Jira zu verstehen.

• Sie ein Admin sind, der einfach eine „zweite Meinung“ möchte. Selbst erfahrene Profis können es nutzen, um schnell Ideen zu finden oder den besten Weg für eine knifflige Automatisierungsanfrage doppelt zu prüfen.

Sie sollten sich vielleicht anderweitig umsehen, wenn…

• Sie nach einer eigenständigen All-in-One-Automatisierungslösung suchen. Die App leistet alleine nicht viel und ist kein Ersatz für eine vollwertige Automatisierungs-Engine.

• Sie sich nicht in das Appfire-Ökosystem einkaufen möchten. Wenn Sie nicht planen, andere Appfire-Apps zu erwerben, wird Workflow Pro für Sie nicht besonders nützlich sein.

• Sie eine KI benötigen, die die Automatisierungs-Engine ist, und nicht nur einen Berater, der Ihnen sagt, wie Sie eine bauen können.

Dieses Video zeigt, wie Atlassian Intelligence genutzt werden kann, um schnell Stories und Unteraufgaben in Jira zu erstellen.

Die Zukunft der Jira-Automatisierung: Integrierte KI

Workflow Pro ist ein cleveres Tool, das gut als intelligenter Leitfaden für das leistungsstarke Automatisierungs-Ökosystem von Appfire funktioniert. Es ist ein gutes Beispiel dafür, wie KI Konfigurationsaufgaben innerhalb der Jira-Umgebung einfacher erscheinen lassen kann. Dennoch ist es in erster Linie ein Wegweiser und keine eigenständige Automatisierungslösung. Sein tatsächlicher Wert ist direkt an Ihre Investition in andere Produkte gebunden.

Der allgemeine Trend bei KI für IT und Projektmanagement geht hin zu voll integrierten Plattformen, die innerhalb eines einzigen Systems lernen, Vorschläge machen und – was am wichtigsten ist – handeln können. Eine KI, die eigenständig Aktionen ausführen kann, bietet einen hocheffizienten Weg, um Team-Herausforderungen zu lösen.

Während Tools wie Workflow Pro uns einen Einblick in die KI-gestützte Einrichtung geben, benötigt ein wirklich autonomer Service Desk mehr. Der eesel AI Agent bietet eine Komplettlösung, die direkt mit Jira Service Management verbunden ist. Er schlägt nicht nur Aktionen vor; er kann Tickets vollständig lösen, aus Ihren Wissensquellen wie Confluence lernen und Ihnen sogar erlauben, risikofreie Simulationen durchzuführen, bevor Sie live gehen.

Wenn Sie bereit sind zu sehen, wie eine einheitliche KI-Plattform Ihre Support-Workflows wirklich transformieren kann, entdecken Sie noch heute, was eesel AI für Ihr Team tun kann.