Ein praktischer Leitfaden zur HubSpot-KI-Datenbereinigung

Wenn Sie jemals auf Ihr HubSpot-Portal gestarrt und ein leichtes Gefühl von Panik verspürt haben, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Mit der Zeit kann sich selbst das am besten organisierte CRM in eine digitale Kruschkiste verwandeln, gefüllt mit doppelten Kontakten, unvollständigen Unternehmensprofilen und Daten, die einfach falsch sind.

Das alte Sprichwort „Garbage in, garbage out“ (Müll rein, Müll raus) trifft besonders zu, wenn KI ins Spiel kommt. Die Qualität Ihrer HubSpot-Daten ist der wichtigste Einzelfaktor dafür, ob Ihre KI-Projekte erfolgreich sein werden oder scheitern. Qualitativ hochwertige Daten sind unerlässlich für die Fähigkeit Ihrer KI, ihre Aufgabe zu erfüllen – sei es die Umsatzprognose, die Personalisierung von Inhalten oder die Automatisierung des Kundenservice.

Sich von einem überfüllten Portal überwältigt zu fühlen, ist normal. Die gute Nachricht? Sie müssen keinen ganzen Monat für ein manuelles Bereinigungsprojekt blockieren. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Optimierung von Bereinigungsmethoden und zeigt Ihnen, wie Sie KI einsetzen, um Ihre Daten nicht nur zu reparieren, sondern sie langfristig blitzsauber zu halten.

Was ist die HubSpot-KI-Datenbereinigung?

Worüber sprechen wir also eigentlich, wenn wir von HubSpot-KI-Datenbereinigung sprechen? Kurz gesagt geht es darum, intelligente Technologie einzusetzen, die die schwere Arbeit für Sie erledigt. Anstatt dass Sie oder Ihr Team Stunden damit verbringen, Tabellenkalkulationen zu durchforsten, automatisiert ein KI-System den Prozess des Findens und Behebens von Inkonsistenzen.

Dies umfasst normalerweise einige Kernaufgaben:

• Finden und Zusammenführen von Duplikaten: Die KI erkennt, wenn „Jen Smith“ und „Jennifer S.“ aus demselben Unternehmen tatsächlich dieselbe Person sind, und führt deren Datensätze zusammen.

• Standardisierung Ihrer Daten: Sie behebt Formatierungsinkonsistenzen, indem sie beispielsweise „Vertriebsleiter“ und „Leiter Vertrieb“ in eine einzige, konsistente Berufsbezeichnung umwandelt.

• Anreicherung unvollständiger Datensätze: Sie kann Lücken in einem Kontaktdatensatz füllen, wie zum Beispiel die Berufsbezeichnung oder die Branche, indem sie Informationen aus anderen Quellen abruft.

• Validierung Ihrer Informationen: Sie markiert Kontakte mit E-Mail-Adressen, die nicht zustellbar sind (Bounces), oder notiert, wenn jemand wahrscheinlich seine Position gewechselt hat, um sicherzustellen, dass Ihre Datenbank korrekt bleibt.

Obwohl HubSpot hierfür eigene leistungsstarke Tools in den Data und Operations Hubs besitzt, geht ein echter KI-gestützter Ansatz noch einen Schritt weiter. Er kann Kontext aus all Ihren verschiedenen Apps ziehen, um sicherzustellen, dass Ihr CRM der eine Ort ist, dem Sie für genaue Informationen immer vertrauen können.

Strategien für manuelle und native Datenbereinigung

Die meisten Teams gehen eine HubSpot-Bereinigung auf eine von zwei Arten an: ein strukturiertes manuelles Projekt oder die Nutzung der robusten Tools, die HubSpot standardmäßig bereitstellt. Beides sind wertvolle Schritte hin zu einer gesünderen Datenbank.

Die Bereinigung per Tabellenkalkulation

Ah, die manuelle „Bereinigung per Tabellenkalkulation“ (Spreadsheet Scrub). Dies ist ein häufiger Ausgangspunkt für Operations Manager. Sie exportieren Kontakte in eine Tabelle, verwenden SVERWEISE und Pivot-Tabellen, um Duplikate zu finden, und korrigieren Tippfehler, bevor Sie die Daten erneut importieren.

Diese Methode ermöglicht eine sehr feingliedrige Kontrolle. Obwohl sie zeitaufwendig sein kann, hilft sie Ihnen, die Nuancen Ihrer Daten zu verstehen. Da sich eine Datenbank jedoch ständig weiterentwickelt, sollten Sie dies mit automatisierten Lösungen kombinieren, um die Daten langfristig sauber zu halten.

Optimierung der Ergebnisse mit nativen HubSpot-Tools

Der HubSpot Data Hub bietet beeindruckende KI-gestützte Funktionen zur Verwaltung von Duplikaten und zur Formatierung von Daten. Diese eignen sich hervorragend zur Aufrechterhaltung eines hohen Standards der Datenqualität, wobei einige Punkte zu beachten sind:

• Abgestufte Preisoptionen: HubSpot bietet professionelle Tools zur Datenqualität ab etwa 800 $ pro Monat als Teil seiner Abonnements an, die Funktionen auf Enterprise-Niveau für wachsende Teams bereitstellen.

• Fokussierte CRM-Einblicke: Die KI von HubSpot ist hochspezialisiert auf HubSpot-Eigenschaften (Properties). Um einen noch breiteren Kontext aufzubauen, entscheiden sich viele Teams dafür, sie mit anderen Wissensquellen wie Confluence oder Google Docs zu integrieren, um alle Punkte in ihrem Ökosystem zu verbinden.

• Kollaborative Überprüfung: HubSpot stellt die Genauigkeit sicher, indem es intelligente Vorschläge, wie potenzielle Duplikate, zur menschlichen Überprüfung bereitstellt. Dies gibt Teams die volle Kontrolle über ihre Datenintegrität und reduziert gleichzeitig den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe erheblich.

Diese integrierten Tools bieten ein starkes, zuverlässiges Fundament für Ihr CRM und können durch die Einbeziehung plattformübergreifender Erkenntnisse weiter verbessert werden.

Ein einfacher Plan für die HubSpot-KI-Datenbereinigung

Anstatt die Datenbereinigung als gefürchtetes jährliches Projekt zu betrachten, ist es besser, sie als fortlaufende Praxis zu behandeln. Ein nachhaltiger Ansatz kann in drei Phasen unterteilt werden, die leichter zu bewältigen sind: Audit, Standardisierung und Automatisierung.

Phase 1: Bewerten Sie Ihren Datenzustand (Audit)

Der erste Schritt besteht darin, sich ein klares Bild der Datenqualität innerhalb von HubSpot zu machen.

• Erstellen Sie einige aktive Listen: Erstellen Sie Listen, um Kontakte zu segmentieren, die spezifische Anforderungen haben. Sie könnten beispielsweise Listen für Kontakte mit fehlenden Berufsbezeichnungen erstellen oder für solche, die seit über einem Jahr nicht mehr interagiert haben.

• Nutzen Sie das Duplikat-Tool: Verwenden Sie das integrierte Duplikat-Management-Tool von HubSpot, um potenzielle Duplikate zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern.

Dieses Audit gibt Ihnen einen konkreten Ausgangspunkt. Sie wissen genau, worauf Sie sich konzentrieren müssen, und können die Aufgaben priorisieren, die zuerst die größte Wirkung erzielen.

Phase 2: Legen Sie Grundregeln fest (Standardisierung)

Sobald Sie die erste Bereinigung abgeschlossen haben, besteht der nächste Schritt darin, langfristige Konsistenz zu gewährleisten. Die Erstellung klarer Standards für die Dateneingabe ist der Schlüssel.

• Entscheiden Sie, was unverzichtbar ist: Finden Sie heraus, welche Informationen für Ihre Vertriebs-, Marketing- und Serviceteams absolut notwendig sind. HubSpot ermöglicht es Ihnen, diese Felder als Pflichtfelder festzulegen, wann immer ein neuer Datensatz erstellt wird.

• Verwenden Sie strukturierte Felder: Verwenden Sie nach Möglichkeit Dropdown-Menüs, Kontrollkästchen oder Datumsauswahlen anstelle von reinen Textfeldern. Dies stellt konsistente Daten über alle Einträge hinweg sicher, wie zum Beispiel „DE“ oder „Deutschland“.

• Schreiben Sie es auf: Erstellen Sie eine einfache Standardvorgehensweise (SOP) für die Dateneingabe. Ein einseitiger Leitfaden reicht normalerweise aus, um alle auf denselben Stand zu bringen.

Phase 3: Die Reinigung auf Autopilot stellen (Automatisierung)

Hier glänzt die KI wirklich. Anstatt manuelle Überprüfungen zu planen, können Sie Automatisierung nutzen, um Ihre Daten in Echtzeit sauber zu halten. HubSpot-Workflows sind ein fantastischer Ausgangspunkt, und Sie können dies mit Tools weiter verbessern, die den vollen Kontext Ihres Unternehmens verstehen.

Über das CRM hinausgehen für eine intelligentere HubSpot-KI-Datenbereinigung

HubSpot ist ein leistungsstarker Motor für Ihr Unternehmen und arbeitet noch besser, wenn es mit Ihrem gesamten Wissens-Ökosystem verbunden ist. Das Wissen Ihres Unternehmens ist oft über verschiedene Plattformen verteilt: vergangene Support-Tickets auf Zendesk, interne Playbooks auf Notion und Projektbesprechungen auf Slack.

Eine vereinheitlichte KI-Plattform wie eesel AI fungiert als ergänzende Option, die innerhalb des HubSpot-Ökosystems arbeitet. Sie stellt Verbindungen zu all diesen Systemen her und bietet eine 360-Grad-Ansicht, die eine viel intelligentere und effektivere Art der Datenbereinigung unterstützt.

Funktion	Native HubSpot-Tools	eesel AI (Vereinheitlichter Ansatz)
Wissensquelle	Optimiert für HubSpot-CRM-Eigenschaften.	HubSpot, vergangene Tickets, Confluence, Google Docs, Slack und über 100 weitere Quellen.
Kontextverständnis	Zuverlässiger Abgleich von Eigenschaften (z. B. gleiche E-Mail).	Tiefer Kontext aus Gesprächen. Kann erkennen, dass „Bob Smith“ und „Robert S.“ desselben Unternehmens basierend auf der Ticket-Historie wahrscheinlich dieselbe Person sind.
Automatisierungsfähigkeit	Leistungsstarke Standard-Workflow-Aktionen.	Benutzerdefinierte KI-Aktionen. Kann API-Lookups durchführen, Tickets in anderen Systemen erstellen oder basierend auf komplexen Regeln triagieren.
Einrichtung & Testen	Integrierte Konfiguration innerhalb von HubSpot.	In wenigen Minuten mit Self-Service-Setup einsatzbereit. Simulieren Sie die Leistung an Tausenden von alten Tickets vor der Aktivierung.

Wie der Blick auf das große Ganze die HubSpot-KI-Datenbereinigung verbessert

Stellen Sie sich eine KI vor, die neben Ihrem CRM arbeitet und zudem jedes Support-Gespräch versteht, das Ihr Team jemals geführt hat.

• Intelligentere Duplikatserkennung: eesel AI kann alte Support-Tickets analysieren und erkennen, dass die Person, die von „bob@acme.com“ schreibt, und die von „robert.smith@acme.com“ derselbe Kontakt sind. Sie kann dann vorschlagen, die Datensätze in HubSpot zusammenzuführen.

• Automatische Datenanreicherung: Wenn ein Kunde in einem Freshdesk-Ticket erwähnt, dass er befördert wurde, kann eesel AI dies erfassen und dabei helfen, seine Berufsbezeichnung in HubSpot zu aktualisieren. Ihre Daten bleiben mit minimalem Aufwand aktuell.

• Proaktive Problemlösung: Da sie auf Ihrer gesamten Wissensdatenbank trainiert ist, kann ein KI-Agent Inkonsistenzen erkennen. Er könnte markieren, dass ein Kontakt in HubSpot als „aktiver Kunde“ geführt wird, obwohl eine Abrechnungsintegration eine Statusänderung anzeigt.

Dieser Ansatz verwandelt die Datenbereinigung von einer reaktiven lästigen Pflicht in einen proaktiven, intelligenten Prozess, der die Qualität Ihrer Kundendaten kontinuierlich verbessert.

HubSpot Data Hub Preise

Die Datenverwaltungstools von HubSpot sind fachmännisch im Data Hub zusammengefasst. Der Preis hängt von der gewählten Stufe ab, sodass Sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können.

Plan	Startpreis (Jährliche Abrechnung)	Wichtigste Funktionen zur Datenqualität
Kostenlos	0 €/Monat	Grundlegende Datensynchronisierung und Bereinigung für Standardfelder.
Starter	15 €/Sitzplatz/Monat	Benutzerdefinierte Feldzuordnungen, erweiterte Datensynchronisierung.
Professional	800 €/Monat (inklusive 1 Sitzplatz)	KI-gestützte Datenformatierung, Massenverwaltung von Duplikaten, Überwachung des Datenzustands.
Enterprise	2.000 €/Monat (inklusive 5 Sitzplätze)	Erweiterte Datenberechnungen, benutzerdefinierte Objekte, Integrationen von Data Warehouses.

Die Pläne Professional und Enterprise bieten leistungsstarke Funktionen, die eine massive Investitionsrendite (ROI) für Unternehmen bieten, die Datenintegrität priorisieren. Sie sollten auch in Betracht ziehen, wie spezialisierte KI-Plattformen diese Investition weiter verbessern können.

Bauen Sie Ihre KI-Zukunft mit der HubSpot-KI-Datenbereinigung auf

Ihre HubSpot-Daten in Ordnung zu bringen, ist eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg mit KI im Jahr 2026. Die nativen Tools von HubSpot bieten ein anspruchsvolles, zuverlässiges Fundament für Ihre Datenhygiene. Ein nachhaltiger Plan aus Auditierung, Standardisierung und Automatisierung stellt sicher, dass Ihr CRM ein wertvolles Gut bleibt.

Der wahre Schlüssel liegt darin, Tools einzusetzen, die das gesamte Bild sehen. Wenn Sie einen vereinheitlichten Wissensansatz wählen, können Sie eine KI einsetzen, die den vollen Kontext Ihres Unternehmens versteht. Sie trifft intelligente Entscheidungen, die Ihre Daten sauber, genau und bereit für jede Herausforderung halten. Dabei geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen – es geht darum, das zuverlässige Fundament zu bauen, das Sie benötigen, um Ihre Marketing-, Vertriebs- und Support-Automatisierung wirklich zu skalieren.

Bereit, Ihre Daten zu optimieren? eesel AI verbindet sich mit HubSpot und all Ihren anderen Wissensquellen und ermöglicht es Ihnen, einen KI-Agenten aufzubauen, der Ihre Datenbereinigung ergänzt und den Frontline-Support automatisiert. Sie können es noch heute an Ihren vergangenen Tickets simulieren.