Un guide pratique pour le nettoyage des données IA de HubSpot

Si vous avez déjà regardé votre portail HubSpot en ressentant une légère panique, vous n'êtes pas seul. Avec le temps, même le CRM le mieux organisé peut se transformer en un tiroir numérique fourre-tout, rempli de contacts en double, de profils d'entreprise incomplets et de données tout simplement erronées.

Le vieil adage « à données médiocres, résultats médiocres » est particulièrement vrai lorsque l'IA entre en jeu. La qualité de vos données HubSpot est le facteur le plus déterminant pour la réussite ou l'échec de vos projets d'IA. De mauvaises données ne se limitent pas à provoquer quelques e-mails marketing maladroits ; elles empoisonnent activement la capacité de votre IA à faire son travail, qu'il s'agisse de prévoir les ventes, de personnaliser le contenu ou d'automatiser le service client.

Se sentir dépassé par un portail en désordre est normal. La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas besoin de bloquer un mois entier pour un projet de nettoyage manuel. Ce guide vous expliquera pourquoi les anciennes méthodes de nettoyage sont insuffisantes et vous montrera comment utiliser l'IA pour non seulement corriger vos données, mais aussi les maintenir impeccablement propres sur le long terme.

Qu'est-ce que le nettoyage des données HubSpot par l'IA ?

Alors, de quoi parlons-nous exactement lorsque nous évoquons le nettoyage des données HubSpot par l'IA ? En bref, il s'agit d'utiliser une technologie intelligente pour faire le sale boulot à votre place. Au lieu que vous ou votre équipe passiez des heures à éplucher des feuilles de calcul, un système d'IA automatise le processus de recherche et de correction du désordre.

Cela couvre généralement quelques tâches clés :

• Trouver et fusionner les doublons : L'IA repère lorsque « Jen Smith » et « Jennifer S. » de la même entreprise sont en fait la même personne et fusionne leurs fiches.

• Standardiser vos données : Elle corrige toutes les petites incohérences de formatage, comme changer « VP des Ventes » et « vice-président des ventes » en un seul titre de poste cohérent.

• Enrichir les fiches incomplètes : Elle peut combler les vides dans une fiche de contact, comme ajouter un titre de poste ou un secteur d'activité, en puisant des informations ailleurs.

• Valider vos informations : Elle signale les contacts avec des adresses e-mail qui rebondissent ou note lorsqu'une personne a probablement quitté son entreprise, pour que vous ne parliez pas dans le vide.

Bien que HubSpot dispose de ses propres outils pour cela dans les Hubs Données et Opérations, une véritable approche basée sur l'IA va plus loin. Elle analyse le contexte de toutes vos différentes applications pour s'assurer que votre CRM est le seul endroit où vous pouvez toujours trouver des informations précises.

Les écueils du nettoyage manuel et natif des données

La plupart des équipes tentent de s'attaquer à un HubSpot en désordre de deux manières : un projet manuel massif ou l'utilisation des outils fournis par HubSpot. Les deux peuvent donner l'impression de faire un pas en avant et deux pas en arrière.

Le cauchemar des feuilles de calcul

Ah, le fameux « nettoyage via feuille de calcul ». C'est pratiquement un rite de passage pour les responsables des opérations. Vous exportez des milliers de contacts dans une feuille de calcul, vous vous battez avec des RECHERCHEV et des tableaux croisés dynamiques pour trouver les doublons, et vous passez des jours (ou des semaines) à corriger manuellement les fautes de frappe avant de tenter la réimportation risquée.

Cette méthode est lente, fastidieuse et propice à l'erreur humaine. Pire encore, c'est une solution temporaire. Votre base de données recommence à se salir dès que vous téléchargez la version « propre ». C'est un problème récurrent que vous ne pouvez pas résoudre avec un projet ponctuel.

Les limites des outils natifs de HubSpot

Le Hub Données de HubSpot offre certaines fonctionnalités basées sur l'IA pour gérer les doublons et formater les données. Bien que ce soit une nette amélioration par rapport aux feuilles de calcul, vous pourriez rapidement vous heurter à un mur pour plusieurs raisons :

• Ça peut devenir cher : La plupart des outils de qualité des données vraiment utiles font partie des plans Professionnel ou Entreprise de HubSpot. Le Hub Données commence à environ 800 $ par mois, ce qui le met hors de portée de nombreuses équipes.

• Il manque la vision d'ensemble : L'IA de HubSpot est excellente pour examiner les propriétés HubSpot. Mais elle ne peut pas voir la situation dans sa globalité. Elle ne sait pas ce qui se dit dans vos tickets de support ou ce qui est écrit dans vos guides internes sur Confluence ou Google Docs. Elle pourrait manquer un doublon parce qu'elle ne peut pas faire le lien que votre équipe de support a déjà établi dans un ticket.

• Ça nécessite toujours une supervision : L'IA suggérera des corrections, comme des doublons potentiels, mais un humain doit examiner et approuver presque tout. Cela réduit le temps de saisie des données, certes, mais n'élimine pas le travail manuel, surtout si vous avez une base de données massive.

Ces outils intégrés sont corrects pour un polissage superficiel, mais ils n'ont souvent pas l'intelligence approfondie et multiplateforme nécessaire pour construire une base vraiment fiable pour vos systèmes d'IA plus avancés.

Un plan simple pour le nettoyage des données HubSpot par l'IA

Au lieu de considérer le nettoyage des données comme un projet annuel redouté, il est préférable de le traiter comme une pratique continue. Une approche durable peut être décomposée en trois phases plus faciles à gérer : Auditer, Standardiser et Automatiser.

graph TD  

    A[Phase 1 : Audit] --> B(Créer des listes actives pour les problèmes courants);  

    A --> C(Lancer l'outil de détection des doublons);  

    C --> D[Phase 2 : Standardisation];  

    B --> D;  

    D --> E(Définir les champs obligatoires);  

    D --> F(Utiliser des champs structurés);  

    D --> G(Créer une procédure opérationnelle standard pour la saisie de données);  

    G --> H[Phase 3 : Automatisation];  

    F --> H;  

    E --> H;  

    H --> I(Utiliser l'IA pour nettoyer les données en temps réel);  

Phase 1 : Évaluer l'étendue des dégâts (Audit)

Vous ne pouvez pas résoudre un problème sans en connaître l'ampleur. La première étape consiste à obtenir une image claire des problèmes de qualité des données auxquels vous êtes confronté dans HubSpot.

• Créez des listes actives : Construisez des listes pour segmenter les contacts qui présentent des problèmes courants. Par exemple, vous pourriez créer des listes pour les contacts avec des e-mails qui ont rebondi, des titres de poste manquants ou aucune activité (comme des ouvertures d'e-mails ou des visites de site) depuis plus d'un an.

• Lancez l'outil de détection des doublons : Utilisez l'outil de gestion des doublons intégré à HubSpot pour obtenir une estimation approximative du nombre de doublons potentiels que vous avez.

Cet audit vous donne un point de départ concret. Vous saurez exactement ce qui doit être corrigé et pourrez prioriser les tâches qui auront le plus grand impact en premier.

Phase 2 : Établir des règles de base (Standardisation)

Une fois que vous avez géré le désordre existant, l'étape suivante est d'éviter qu'il ne se reproduise. La clé est de créer des normes claires pour la saisie des données.

• Décidez de ce qui n'est pas négociable : Déterminez quelles informations sont absolument essentielles pour vos équipes de vente, de marketing et de service. Rendez ces champs obligatoires chaque fois qu'une nouvelle fiche est créée.

• Utilisez des champs structurés : Chaque fois que possible, utilisez des menus déroulants, des cases à cocher ou des sélecteurs de date au lieu de champs de texte libre. C'est ainsi que vous éviterez de vous retrouver avec une douzaine de variantes du même pays, comme « USA », « U.S.A. » et « États-Unis ».

• Mettez-le par écrit : Créez une procédure opérationnelle standard (POS) simple pour la saisie des données. Il n'est pas nécessaire que ce soit un roman ; un guide d'une page suffit généralement pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Phase 3 : Mettre le nettoyage en pilote automatique (Automatisation)

C'est là que l'IA prend tout son sens. Au lieu de planifier des examens manuels chaque trimestre, vous pouvez utiliser l'automatisation pour maintenir vos données propres en temps réel. Les workflows de HubSpot sont un bon point de départ, mais pour un système vraiment intelligent, il vous faut quelque chose qui comprend le contexte complet de votre entreprise.

Allez au-delà du CRM pour un nettoyage des données HubSpot par l'IA plus intelligent

La plus grande faiblesse de la plupart des outils de nettoyage de CRM est qu'ils ne voient que ce qui se trouve à l'intérieur du CRM. Mais soyons honnêtes, la véritable connaissance de votre entreprise est dispersée partout : dans les anciens tickets de support sur Zendesk, les manuels internes sur Notion et les discussions de projet sur Slack.

Une plateforme d'IA unifiée comme eesel AI fonctionne différemment. Elle se connecte à tous ces systèmes, lui donnant une vue complète à 360 degrés de votre entreprise. Cela débloque une manière beaucoup plus intelligente et efficace de gérer le nettoyage des données.

eesel AI se connecte à toutes vos sources de connaissances, comme Zendesk, Notion et Slack, pour obtenir une vue complète pour un nettoyage plus intelligent des données HubSpot par l'IA.

Fonctionnalité	Outils natifs de HubSpot	eesel AI (Approche unifiée)
Source de connaissances	Propriétés du CRM HubSpot uniquement.	HubSpot, anciens tickets, Confluence, Google Docs, Slack, et plus de 100 autres sources.
Compréhension du contexte	Correspondance de propriétés de base (ex: même e-mail).	Contexte approfondi des conversations. Peut identifier que « Bob Smith » et « Robert S. » de la même entreprise sont probablement la même personne en se basant sur l'historique des tickets.
Capacité d'automatisation	Actions de workflow standard (ex: définir une propriété).	Actions d'IA personnalisées. Peut effectuer des recherches API, créer des tickets dans d'autres systèmes ou trier en fonction de règles complexes.
Configuration et test	Nécessite une configuration dans HubSpot ; les tests se font en direct.	Mise en service en quelques minutes avec une configuration en libre-service. Simulez sur des milliers de tickets passés pour tester les performances sans risque avant l'activation.

Comment une vision d'ensemble améliore le nettoyage des données HubSpot par l'IA

Imaginez une IA qui ne voit pas seulement un nom et un e-mail dans une fiche CRM, mais qui a également lu chaque conversation de support avec cette personne.

• Dédoublonnage plus intelligent : eesel AI peut analyser les anciens tickets de support et se rendre compte que la personne qui envoie un e-mail depuis « bob@acme.com » et celle de « robert.smith@acme.com » sont le même individu, même si leurs noms sont légèrement différents. Elle peut alors suggérer en toute confiance de fusionner les deux fiches.

• Enrichissement automatique des données : Lorsqu'un client mentionne dans un ticket Freshdesk qu'il a été promu, eesel AI peut le détecter et mettre automatiquement à jour son titre de poste dans HubSpot. Vos données restent à jour sans que personne n'ait à lever le petit doigt.

• Résolution proactive des problèmes : Parce qu'il est entraîné sur votre base de connaissances complète, un agent IA peut repérer les incohérences avant qu'elles ne causent des problèmes. Il pourrait signaler qu'un contact est marqué comme « Client actif » dans HubSpot, alors que votre système de facturation indique que son abonnement a été annulé le mois dernier.

eesel AI peut simuler ses performances sur des données passées, vous montrant l'impact potentiel d'une IA unifiée sur le nettoyage de vos données HubSpot avant même sa mise en service.

Cette approche transforme le nettoyage des données d'une corvée réactive en un processus proactif et intelligent qui améliore continuellement la qualité de votre atout le plus précieux : vos données clients.

Tarifs du Hub Données de HubSpot

Ok, parlons argent. Les outils de gestion des données de HubSpot sont principalement regroupés dans son Hub Données (anciennement appelé Hub Opérations). Le prix dépend du niveau que vous choisissez et du nombre d'utilisateurs que vous avez.

Plan	Prix de départ (Facturation annuelle)	Fonctionnalités clés de qualité des données
Gratuit	0 $/mois	Synchronisation et nettoyage de base des données pour les champs par défaut.
Starter	15 $/siège/mois	Mappages de champs personnalisés, synchronisation de données avancée.
Professionnel	800 $/mois (inclut 1 siège)	Formatage des données assisté par IA, gestion des doublons en masse, surveillance de la santé des données.
Entreprise	2 000 $/mois (inclut 5 sièges)	Calculs de données avancés, objets personnalisés, intégrations d'entrepôts de données.

Les plans Professionnel et Entreprise disposent de fonctionnalités puissantes, mais le prix peut être un obstacle majeur. Il est judicieux de se demander si une plateforme d'IA plus spécialisée et flexible pourrait vous offrir un meilleur retour sur investissement.

Construisez votre avenir IA avec le nettoyage des données HubSpot

Mettre de l'ordre dans vos données HubSpot n'est plus seulement une question de propreté ; c'est une exigence fondamentale pour réussir avec l'IA. Les nettoyages manuels sont une bataille sans fin, et les outils natifs de HubSpot ne peuvent vous mener que jusqu'à un certain point. Une meilleure voie consiste à se concentrer sur un plan durable d'audit, de standardisation et d'automatisation de votre hygiène des données.

La vraie clé est d'utiliser des outils qui voient la situation dans son ensemble. Lorsque vous adoptez une approche de connaissance unifiée, vous pouvez mettre au travail une IA qui comprend le contexte complet de votre entreprise. Elle prend des décisions plus intelligentes qui maintiennent vos données propres, précises et prêtes pour tout ce que vous lui soumettrez. Il ne s'agit pas seulement de gagner du temps, mais de construire la fondation fiable dont vous avez besoin pour véritablement faire évoluer votre automatisation du marketing, des ventes et du support.

Prêt à arrêter de nettoyer et à commencer à automatiser ? eesel AI se connecte à HubSpot et à toutes vos autres sources de connaissances, vous permettant de construire un agent IA qui non seulement nettoie vos données mais automatise également le support de première ligne. Vous pouvez le simuler sur vos anciens tickets dès aujourd'hui.