La inteligencia artificial está apareciendo por todas partes en estos días, y SharePoint de Microsoft no es la excepción. Para 2025, Microsoft ha integrado la IA directamente en SharePoint, con el objetivo de convertirlo de un simple archivador en un asistente inteligente para los documentos y datos de tu empresa. Este impulso, que llamaremos SharePoint AI, se centra en simplificar los flujos de trabajo y ayudarte a encontrar la información valiosa escondida en tus archivos.
Pero, ¿qué puede hacer realmente y es el movimiento correcto para tu negocio? Esta guía te ofrece una visión directa de SharePoint AI. Recorreremos sus características principales, cómo podrías usarlas en el día a día, y, tan importante como eso, las limitaciones que deberías conocer antes de comprometerte por completo. También exploraremos una forma diferente de pensar sobre la IA para que no te quedes atrapado solo con las herramientas de una empresa.
¿Qué es SharePoint AI?
SharePoint AI no es una sola cosa que compras. Es más bien un término general para las diferentes características de IA que Microsoft ha añadido a SharePoint y al mundo más amplio de Microsoft 365. La idea principal es ayudarte a ti y a tu empresa a dar sentido a toda la información que tienes almacenada. Lo hace tratando de entender, clasificar y automatizar el trabajo relacionado con las montañas de archivos en SharePoint, OneDrive, Teams y Outlook. Las piezas clave de SharePoint AI son:
- SharePoint Copilot: Piensa en esto como un asistente de IA que vive dentro de tus aplicaciones de Microsoft 365. Puedes pedirle en inglés sencillo que te ayude a redactar documentos, resumir informes largos o encontrar información para ti.
- Agentes de SharePoint: Son como mini asistentes de IA especializados que puedes crear con unos pocos clics. Puedes configurarlos para que sean expertos en un sitio o biblioteca específica de SharePoint. Por ejemplo, un agente podría ser entrenado solo con tus documentos de RRHH para responder preguntas de los empleados, manteniendo las respuestas relevantes y seguras. Microsoft ha explicado que estos agentes actúan como expertos en la materia basándose únicamente en el contenido al que pueden acceder.
- SharePoint Premium: Este es el siguiente paso desde lo que solía llamarse Microsoft Syntex. Es una plataforma más avanzada para gestionar contenido que utiliza IA para cosas como procesar documentos, ensamblar nuevos a partir de plantillas, manejar firmas electrónicas y aplicar automáticamente reglas de seguridad. Puedes aprender más sobre esto en el sitio de adopción de Microsoft.
Todas estas herramientas están diseñadas para funcionar dentro del entorno de Microsoft 365, lo que significa que respetan los permisos de seguridad y las reglas de datos que ya tienes establecidas.
Un desglose de las características clave de SharePoint AI
Vamos a profundizar en lo que SharePoint AI realmente puede hacer por tu equipo. Estas características van más allá de la simple automatización y cambian la forma en que trabajas con el conocimiento de tu empresa.
SharePoint AI para la creación y resumen de contenido
Desde el principio, SharePoint AI puede ayudarte a escribir más rápido. Con Copilot, puedes obtener un primer borrador de un artículo, esquema de proyecto o página web simplemente dándole una instrucción sencilla. Puede encontrar información en otros documentos que tienes guardados en SharePoint para crear algo nuevo, lo que puede ahorrar mucho tiempo en investigación. También es excelente para resumir documentos largos, notas de reuniones o cadenas de correos electrónicos, dándote los puntos destacados en solo unos momentos.
Función de Copilot de SharePoint AI para la creación de contenido.Procesamiento inteligente de documentos y automatización con SharePoint AI
SharePoint Premium y AI Builder pueden automatizar algunas de las tareas más repetitivas y pesadas en contenido. Estas herramientas pueden examinar documentos como facturas o contratos, extraer detalles clave (como nombres, fechas o cantidades) y organizar esa información en SharePoint. Todo este proceso, llamado procesamiento de documentos, elimina la tediosa entrada de datos y mantiene todo consistente. A partir de ahí, puedes usar Power Automate para iniciar un flujo de trabajo, como enviar una factura a un gerente para su aprobación o marcar un contrato que está a punto de vencer.
Flujo de trabajo de procesamiento de documentos automatizado con SharePoint AI.Búsqueda avanzada de SharePoint AI y descubrimiento de conocimiento
La barra de búsqueda estándar no siempre es útil, especialmente cuando no puedes recordar el nombre exacto del archivo o la palabra clave. SharePoint AI mejora la búsqueda al entender lo que realmente quieres decir. Utiliza lenguaje natural para encontrar no solo archivos, sino respuestas específicas ocultas dentro de tus documentos. Esto facilita mucho que las personas obtengan la información que necesitan sin tener que buscar entre un montón de resultados de búsqueda.
Agentes de SharePoint AI personalizados para tareas específicas
Quizás la característica más interesante es la capacidad de crear tus propios agentes de SharePoint. Estos son asistentes de IA que puedes adaptar a conjuntos específicos de información. Por ejemplo, podrías crear un agente para tu sitio de incorporación de RRHH que solo responda preguntas utilizando documentos de políticas oficiales. O podrías hacer uno para un sitio de proyecto que pueda darte el estado más reciente de cada tarea. Según Microsoft, puedes configurarlos rápidamente, y automáticamente siguen tus permisos existentes, por lo que son tanto útiles como seguros.
Casos de uso prácticos de SharePoint AI en 2025
Bien, esa es la teoría. Pero, ¿cómo se ve esto en un trabajo del mundo real? Aquí te mostramos cómo diferentes equipos podrían usar SharePoint AI para facilitar su trabajo, basándonos en ejemplos de Microsoft e historias de la industria.
| Departamento | Caso de Uso | Cómo Ayuda SharePoint AI | Características Clave Usadas |
|---|---|---|---|
| Finanzas | Automatización de Informes de Gastos | Escanea recibos subidos, extrae información como proveedor y precio, clasifica gastos y marca aquellos que no siguen las reglas de la empresa. | SharePoint Premium (Procesamiento de Documentos), Power Automate |
| RRHH | Incorporación de Empleados | Un agente de IA dedicado en el sitio de nuevos empleados responde preguntas comunes sobre beneficios o configuración de TI, utilizando solo archivos aprobados de RRHH. | Agentes de SharePoint, Copilot |
| Ventas | Generación de Propuestas | Copilot ayuda a redactar una nueva propuesta de ventas al obtener detalles clave, historias de éxito de clientes e información de productos de propuestas anteriores almacenadas en un sitio del equipo de ventas. | Copilot, Búsqueda Potenciada por IA |
| Legal | Gestión de Contratos | A medida que se suben nuevos contratos, los clasifica automáticamente, extrae fechas y cláusulas clave, y añade las etiquetas de retención adecuadas para el cumplimiento legal. | SharePoint Premium (Ensamblaje de Contenido, Gobernanza) |
| Operaciones | Preguntas y Respuestas de Seguridad en el Frente | Una empresa de ingeniería proporciona a los trabajadores de campo acceso móvil instantáneo a manuales de seguridad. Los trabajadores pueden hacer preguntas y obtener respuestas inmediatas de guías oficiales. Esto se basa en la historia del cliente Amey. | Agentes de SharePoint |
Las limitaciones y desafíos de la IA nativa de SharePoint
Aunque SharePoint AI tiene mucho a su favor, es importante ser realista sobre sus limitaciones antes de lanzarse de lleno. Para muchas empresas, estos problemas pueden ser decisivos.
La limitación del "jardín amurallado" de SharePoint AI
El mayor inconveniente de SharePoint AI es que prácticamente solo funciona dentro del mundo de Microsoft. Su inteligencia proviene de archivos en SharePoint, OneDrive, Teams y Outlook. Pero, ¿qué pasa si tu conocimiento más importante de la empresa vive en otro lugar? Si tu equipo de soporte usa Zendesk, tus ingenieros viven en Confluence y Jira, y tu equipo de marketing trabaja con Google Docs, la IA de SharePoint no puede ver nada de eso. Esto te deja con grandes puntos ciegos donde tu IA está perdiendo una gran parte del conocimiento de tu empresa.
La limitación del jardín amurallado de SharePoint AI.SharePoint AI puede ser complicado (y caro)
Sacar el mejor provecho de SharePoint AI no siempre es fácil o barato. Microsoft Copilot para Microsoft 365 es una licencia adicional que cuesta $30 por usuario, por mes, y eso es además de tu suscripción existente a Microsoft 365. Algunas de las características más avanzadas en SharePoint Premium son pago por uso, lo que puede hacer que tu factura mensual sea una sorpresa. Además, construir asistentes de IA verdaderamente personalizados a menudo significa aprender herramientas como Power Automate y Copilot Studio, lo que puede ser mucho para equipos sin un desarrollador dedicado.
SharePoint AI depende de datos perfectamente organizados
Una IA es tan inteligente como la información de la que aprende. Si tu SharePoint es un desastre de sitios desorganizados, nombres de archivos inconsistentes y permisos confusos, las respuestas de la IA serán igual de desordenadas. Para funcionar bien, SharePoint AI necesita que dediques tiempo al principio para limpiar y organizar tu contenido. Si no lo haces, solo estarás construyendo un sistema sofisticado sobre una base inestable, lo que probablemente empeorará la confusión existente.
Consejo Profesional: Antes de implementar cualquier herramienta de IA, haz una revisión honesta de dónde se almacena el conocimiento de tu empresa. Una IA construida sobre información desordenada y aislada te dará respuestas desordenadas y aisladas.
Un enfoque más flexible: conectando todo tu conocimiento con eesel AI
El problema del "jardín amurallado" es grande para las empresas que usan una mezcla de diferentes herramientas. Aquí es donde entran en juego herramientas que no están vinculadas a un solo sistema, como eesel AI. En lugar de obligarte a mover todo el conocimiento de tu empresa a SharePoint, eesel funciona como una capa inteligente que se conecta a tus herramientas, dondequiera que estén.
eesel AI se conecta directamente a los servicios de asistencia, wikis y herramientas de chat que ya usas, creando una única fuente de verdad para toda tu empresa. Esto significa que puedes construir asistentes de IA que extraen información de tickets de soporte pasados en Zendesk, documentos técnicos en Confluence, y discusiones de proyectos en Slack, todo a la vez.
eesel como una alternativa flexible a la IA nativa de SharePoint.Aquí tienes una comparación rápida:
| Característica | IA Nativa de SharePoint | eesel AI |
|---|---|---|
| Fuentes de Conocimiento | Limitado a Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Teams). | Se conecta a más de 100 aplicaciones, incluidas Zendesk, Intercom, Slack, Confluence, Google Docs, Notion y más. |
| Implementación | Necesita múltiples licencias y puede ser complicado de configurar con herramientas como Power Platform o Copilot Studio. | Una plataforma con precios sencillos. Configuración fácil, sin código, usando inglés sencillo. |
| Flexibilidad | Diseñado para mantenerte dentro del ecosistema de Microsoft. | Funciona con las herramientas que uses. Se añade a tu servicio de asistencia, herramientas de chat y wikis existentes sin obligarte a cambiar. |
| Pruebas | Generalmente se implementa justo después de configurarlo. | Tiene un modo de simulación para probar la precisión de la IA en tus datos pasados antes de lanzarlo, para que puedas lanzarlo con confianza. |
Con su enfoque de múltiples bots, eesel te permite crear bots separados y enfocados para diferentes equipos. Cada bot aprende de su propia mezcla específica de herramientas. Un bot de TI puede aprender de Jira y Confluence, mientras que un bot de soporte al cliente aprende de Zendesk y tu página de preguntas frecuentes pública. Esto rompe las barreras de información que frenan a la IA nativa de SharePoint.
El futuro de la IA en el lugar de trabajo está integrado
Entonces, ¿cuál es la conclusión? En 2025, SharePoint AI es una herramienta bastante poderosa si tu equipo vive y respira Microsoft. Ofrece algunas formas excelentes de automatizar tareas y aprovechar más tus datos de Microsoft 365.
Pero su utilidad se ve limitada por el hecho de que no puede ver fuera de su propia burbuja. Para las empresas donde el conocimiento importante está disperso en diferentes plataformas, una solución nativa simplemente no va a ser suficiente. El futuro de la IA en el trabajo no se trata de elegir una plataforma perfecta, sino de conectar todas ellas.
Para construir una IA que realmente entienda tu negocio, necesitas algo que pueda extraer de todo tu conjunto de herramientas. Así es como eliminas los silos de información, das respuestas completas a las personas y realmente aprovechas el poder colectivo de tu empresa.
Comienza con una IA que se conecta a todo
No dejes que tu IA se quede atrapada en una sola plataforma. Descubre cómo eesel AI puede reunir todo tu conocimiento de SharePoint, Zendesk, Slack y en cualquier otro lugar. Puedes reservar una demostración o comenzar una prueba gratuita hoy para construir un asistente de IA que funcione en toda tu empresa.
Preguntas frecuentes
No, esta es su principal limitación. SharePoint AI opera dentro de un "jardín amurallado," lo que significa que solo puede acceder a datos almacenados dentro del ecosistema de Microsoft 365, como SharePoint, OneDrive y Teams. No puede ver ni buscar información en aplicaciones externas.
Sí, está diseñado para ser seguro y respeta todos los permisos existentes de Microsoft 365. SharePoint AI solo encontrará y mostrará información de documentos y archivos a los que ya tienes permiso para acceder.
Para obtener los mejores resultados, tu contenido de SharePoint debe estar bien organizado. Esto significa usar nombres claros para archivos y carpetas, configurar correctamente los permisos de usuario y eliminar documentos obsoletos o irrelevantes. La efectividad de la IA está directamente relacionada con la calidad de los datos de los que aprende.
El costo varía porque SharePoint AI es una colección de características. El componente principal, Microsoft Copilot, es una licencia adicional que cuesta $30 por usuario al mes además de tu suscripción a M365. Las características más avanzadas en SharePoint Premium pueden tener costos adicionales según el uso.
