¿Alguna vez sientes que pasas más tiempo solo buscando información que usándola realmente? Definitivamente no estás solo. Los estudios sugieren que el empleado promedio pasa una gran parte de su semana, tal vez alrededor del 20%, solo tratando de encontrar cosas internas o averiguando quién sabe la respuesta, según McKinsey. Básicamente, es un día de trabajo completo perdido, solo buscando!
Una base de conocimiento interna es como el cerebro compartido de tu equipo: un lugar central en línea donde vive toda la inteligencia colectiva de tu empresa. Es el lugar al que acudes para todo, desde políticas de recursos humanos hasta esas útiles guías de solución de problemas. Configurar una puede aumentar seriamente lo que logras, asegurarte de que todos estén en la misma página y realmente reducir esas preguntas repetitivas que consumen el tiempo de todos.
Armar una puede sonar como una tarea enorme, pero es totalmente factible si lo desglosas y tienes un plan claro. Esta guía te llevará a través de los pasos, desde averiguar lo que necesitas hasta asegurarte de que siga siendo útil. También hablaremos sobre cómo las herramientas adecuadas, especialmente aquellas que usan IA como eesel AI, pueden hacer que tu base de conocimiento interna sea mucho más inteligente y fácil de acceder para todos.
El problema y la solución de la búsqueda.
Por qué tu equipo realmente podría usar una base de conocimiento interna
Piensa en todas esas preguntas que surgen una y otra vez cada día. ¿Dónde está el archivo de la última presentación? ¿Cómo puedo obtener el reembolso de mis gastos? ¿Cuál es el proceso exacto para manejar un reembolso al cliente? Si no tienes un lugar principal para esta información, las respuestas terminan enterradas en correos electrónicos antiguos, dispersas en diferentes carpetas compartidas, o tal vez solo existen en la cabeza de una persona (a menudo llamamos a eso “conocimiento tribal,” y es bastante arriesgado si esa persona se va).
Una base de conocimiento interna te ayuda a abordar este tipo de problemas de frente. Es una excelente manera de:
- Ser más productivo: Cuando las respuestas son fáciles de encontrar, tu equipo pasa menos tiempo buscando y más tiempo concentrándose en su trabajo real. Eso les libera para las cosas más interesantes y valiosas.
- Facilitar la integración: Las personas nuevas pueden ponerse al día mucho más rápido cuando todos los materiales de capacitación, reglas de la empresa y guías de cómo hacer están en un lugar fácil de encontrar. Esto quita presión a los miembros existentes del equipo que de otro modo estarían respondiendo las mismas preguntas básicas repetidamente.
- Mantener la consistencia: Con una fuente confiable de información, todos trabajan con los mismos detalles aprobados. Esto es súper importante para mantener alta la calidad en todo, desde cómo manejas los procesos hasta cómo hablas con los clientes y tomas decisiones.
- Evitar la pérdida de información valiosa: Cuando los empleados se van, sus años de experiencia y conocimiento a veces simplemente desaparecen. Una base de conocimiento interna ayuda a capturar ese saber hacer de la empresa, haciendo tu negocio más fuerte y menos dependiente de solo unas pocas personas.
- Trabajar mejor juntos: Derribar esas barreras entre departamentos significa que los equipos pueden obtener fácilmente información de otras áreas, ayudando a todos a entender mejor las cosas y haciendo que los proyectos interfuncionales se desarrollen más suavemente.
- Ayudar a los empleados a ayudarse a sí mismos: Dar a tu equipo el poder de encontrar respuestas por su cuenta construye confianza y los anima a resolver las cosas de manera independiente.
En resumen, una base de conocimiento interna bien hecha significa resolver problemas más rápido, un servicio más consistente (¡que los clientes definitivamente notan!), e incluso puede ayudar a reducir costos innecesarios.
Por qué tu equipo necesita una base de conocimiento interna.
¿Qué tipo de contenido debería incluir tu base de conocimiento interna?
Lo que pongas en tu base de conocimiento interna debería ser realmente cualquier información que tu equipo necesite para hacer bien su trabajo. Se trata de capturar ese conocimiento importante de la empresa y hacerlo fácil de buscar.
Aquí hay algunos tipos comunes de contenido que probablemente querrás incluir:
| Tipo de Contenido | Ejemplos |
|---|---|
| Políticas de RRHH | Políticas de permisos, código de conducta, políticas de gastos |
| Guías de Cómo Hacer | Configuración paso a paso de software, instrucciones de solución de problemas |
| Materiales de Capacitación | Listas de verificación de incorporación, videos de capacitación de productos, rutas de aprendizaje específicas para roles |
| Procedimientos de la Empresa | Flujos de trabajo de aprobación, pasos de adquisición, protocolos de emergencia |
| Documentación de TI | Diagramas de arquitectura del sistema, instrucciones de uso de software, pautas de acceso |
| Preguntas Frecuentes | Preguntas comunes de empleados, explicaciones de beneficios, pautas de seguridad |
| Documentación de Proyectos | Cartas de proyecto, cronogramas, especificaciones de requisitos, retrospectivas |
| Mejores Prácticas | Estándares de redacción, principios de diseño, pautas de interacción con el cliente |
| Notas de Reuniones | Resúmenes de reuniones estratégicas, actualizaciones trimestrales, notas de sincronización de equipo |
| Anuncios | Actualizaciones de nuevas políticas, cambios de liderazgo, noticias organizacionales |
Intenta enfocarte en incluir cosas sobre las que la gente pregunta mucho, cosas que son realmente importantes para el trabajo diario, o cualquier cosa necesaria para la capacitación y el cumplimiento. El objetivo principal es que sea realmente útil para que ahorre tiempo a todos.
Cómo construir tu base de conocimiento interna: Una guía simple
Construir una base de conocimiento interna verdaderamente útil no se trata solo de lanzar un montón de documentos en una unidad compartida y esperar lo mejor. Necesitas pensarlo un poco para asegurarte de que la gente realmente la use y la encuentre valiosa. Aquí tienes un proceso simple para ayudarte a comenzar.
1. Define tu plan y lo que quieres lograr
Antes de siquiera comenzar a recopilar documentos, piensa en por qué estás haciendo esto en primer lugar. ¿Esperas recibir menos preguntas de soporte interno, hacer que sea más rápido integrar a nuevas personas, o simplemente reunir información que actualmente está dispersa? Establecer objetivos claros que realmente puedas medir (como “queremos reducir el tiempo de búsqueda en un 20%” o “vamos a reducir el tiempo que lleva incorporar a alguien en 3 días”) te mantendrá enfocado y te ayudará a ver si estás teniendo éxito más adelante.
Además, considera quién lo usará más – diferentes equipos probablemente necesitarán cosas diferentes.
Una hoja de cálculo simple que describe los pasos iniciales y objetivos para construir una base de conocimiento interna.
2. Encuentra y recopila tu contenido
Ahora es el momento de ponerte el sombrero de detective. ¿Dónde se encuentra actualmente todo el conocimiento de tu empresa? Podría estar en carpetas compartidas, cadenas de correos electrónicos antiguos, wikis existentes, o tal vez incluso solo en las cabezas de los miembros más experimentados de tu equipo. Comienza por identificar las cosas más importantes a las que tu equipo necesita acceder todos los días, como preguntas comunes o procesos fundamentales. Reúne cualquier documento existente, videos, presentaciones, o incluso graba conversaciones con personas que saben mucho sobre temas específicos.
Identificando fuentes de conocimiento existentes para tu base de conocimiento interna.
3. Organiza y estructura todo
¿Cómo van a encontrar las personas lo que necesitan una vez que todo esté en un solo lugar? Planificar una estructura lógica es súper importante. Piensa en cómo puedes agrupar las cosas usando categorías, subcategorías y etiquetas que tengan sentido para tu empresa. Podrías organizar las cosas por departamento, por tema, o tal vez por proceso. La idea es facilitar la navegación para que alguien pueda encontrar la información, incluso si no está exactamente seguro de lo que busca o de cómo buscarlo.
Estructurando contenido para una fácil navegación en tu base de conocimiento interna.
4. Escribe contenido que sea fácil de entender y útil
Incluso el mejor software de base de conocimientos no ayudará si la información dentro es confusa. Enfócate en escribir artículos que sean claros, breves y que indiquen exactamente lo que la gente necesita hacer. Usa palabras simples y desglosa temas complicados en pasos fáciles. Si tienes que usar palabras específicas de la empresa o jerga, asegúrate de explicarlas.
Consejo profesional: Crea plantillas simples para cosas comunes como guías de procesos estándar o pasos de solución de problemas. Esto ayuda a mantener todo con un aspecto consistente y facilita que las personas agreguen nueva información.
Un editor de artículos de base de conocimientos.
5. Elige la plataforma adecuada
Este es un paso realmente importante. El software que elijas hará una gran diferencia en lo fácil que será construir, gestionar y utilizar tu base de conocimiento interna. Necesitarás pensar en cuántas personas hay en tu equipo, cuál es tu presupuesto y qué características específicas necesitas absolutamente. Hablaremos más sobre qué buscar en la siguiente sección.
Eligiendo la plataforma adecuada para tu base de conocimiento interna.
6. Configúralo y decide quién puede ver qué
Una vez que hayas elegido tu plataforma, es hora de prepararla y comenzar a trasladar tu contenido inicial. Una parte clave de este paso es configurar quién puede ver y hacer qué. Decide quién puede ver diferentes tipos de información (especialmente datos sensibles como detalles de RRHH) y quién tiene permiso para escribir o editar contenido. Asegurarse de que sea seguro es absolutamente esencial para una base de conocimiento interna.
Configuraciones de permisos de usuario y seguridad para tu base de conocimiento interna.
7. Preséntalo y haz que la gente lo use
Construir la base de conocimiento es solo una parte; ¡lograr que tu equipo realmente la use es la otra! Anuncia la nueva base de conocimiento interna a todos y explica cómo va a ayudarles a ellos directamente (como ahorrarles tiempo o ayudarles a encontrar respuestas más rápido). Muéstrales cómo encontrar cosas y, lo que es más importante, cómo pueden agregar su propio conocimiento.
Introducción al conocimiento interno en la sesión de incorporación.
8. Manténlo fresco y útil
Piensa en tu base de conocimiento interna como algo que siempre está cambiando. La información cambia, los procesos se actualizan y surgen nuevas preguntas. Establece una forma clara de revisar y actualizar el contenido regularmente. Tal vez asigna a ciertas personas para que se encarguen de diferentes secciones o artículos para asegurarte de que se mantengan al día. Si la información se vuelve obsoleta, puede ser engañosa y la gente podría dejar de confiar en el recurso.
Mantener y actualizar tu base de conocimiento interna.
Eligiendo el mejor software para tu base de conocimiento interna
Elegir la herramienta adecuada es probablemente la decisión más importante que tomarás al configurar tu base de conocimiento interna. El software necesita ser lo suficientemente robusto para manejar tu contenido y la forma en que trabajas, pero también lo suficientemente simple para que todos en tu equipo lo usen sin complicaciones.
Aquí hay algunas cosas clave a tener en cuenta:
| Qué Buscar | Por Qué Importa |
|---|---|
| Excelente Búsqueda | Las personas pueden encontrar rápidamente lo que necesitan, haciendo que la base de conocimiento sea realmente útil. Busca una búsqueda inteligente que vaya más allá de las palabras clave. |
| Fácil de Usar | Debe ser simple tanto para los lectores como para los colaboradores. Una plataforma complicada significa que menos personas la usarán. |
| Controlar Quién Ve Qué & Seguridad | Importante para proteger la información sensible de la empresa. Fuertes permisos y seguridad mantienen los datos seguros. |
| Características de Trabajo en Equipo | Facilita que varias personas agreguen, revisen y aprueben contenido, manteniendo la información precisa y completa. |
| Conexión con Otras Herramientas | Debe integrarse con las herramientas que tu equipo ya usa diariamente (por ejemplo, Slack, Microsoft Teams, Google Docs, Confluence, SharePoint, Notion, Zendesk, Freshdesk, Intercom). |
| Puede Crecer Contigo | Necesita soportar más usuarios y contenido con el tiempo sin problemas de rendimiento. |
| Analíticas | Te ayuda a rastrear qué está funcionando, qué buscan las personas y dónde existen brechas para que puedas mejorar la base de conocimiento. |
| Capacidades de IA | Añade búsqueda inteligente, sugerencias de contenido e incluso respuestas a preguntas, haciendo la experiencia más rápida y útil. |
Una plataforma sólida combina IA inteligente e integraciones fluidas con herramientas como Confluence, Google Docs, SharePoint, Notion, Zendesk, y Freshdesk. Soluciones como eesel AI ayudan a unir todo conectándose a estas fuentes, potenciando la búsqueda inteligente y habilitando asistentes de IA como Teammate AI para que tu equipo pueda encontrar información precisa y actualizada rápida y fácilmente.
Consejos para hacer que tu base de conocimiento interna sea un verdadero éxito
Construir una base de conocimiento interna es un gran comienzo, pero hacerla verdaderamente valiosa para tu equipo a lo largo del tiempo requiere esfuerzo continuo y las herramientas adecuadas.
Aquí hay algunas maneras en que eesel AI puede ayudarte a lograr un verdadero éxito:
- Hazlo fácil para los usuarios: Con una búsqueda potente impulsada por IA y respuestas instantáneas, eesel AI hace que sea simple para tu equipo encontrar lo que necesitan rápidamente, sin tener que buscar en carpetas o hacer clic interminablemente.
- Anima a todos a compartir: eesel AI se conecta a todas tus fuentes existentes, para que cualquiera pueda contribuir con conocimiento de manera natural a través de las herramientas que ya usan, como Google Docs, Confluence o Notion. Esto ayuda a construir una cultura de compartir sin pasos adicionales.
- Observa lo que está sucediendo y mejora: Usa las analíticas de eesel para ver qué buscan las personas, qué contenido tiene mejor rendimiento y dónde existen brechas. Estos datos ayudan a mantener tu base de conocimiento precisa y relevante.
- Maneja los desafíos de adopción: eesel AI funciona sin problemas con las herramientas que tu equipo ya usa todos los días, como Slack, Microsoft Teams y mesas de ayuda. Esto fomenta la adopción y hace que usar la base de conocimiento se sienta como una parte natural del trabajo diario.
- Incorpóralo en los flujos de trabajo diarios: En lugar de forzar a tu equipo a cambiar de aplicaciones, eesel AI lleva el conocimiento directamente a sus flujos de trabajo existentes. Las respuestas aparecen justo donde se necesitan, haciendo que sea fácil acceder y usar la información en el momento.
Comienza a construir tu base de conocimiento interna con eesel AI
Crear una base de conocimiento interna es un paso realmente positivo hacia tener un equipo más productivo, que trabaja de manera más fluida y con más conocimiento. Reúne toda la información importante de tu empresa, facilita los procesos y ayuda a todos a obtener las respuestas que necesitan rápidamente. Solo recuerda, no es un proyecto de una sola vez; es algo que seguirás construyendo, organizando y mejorando con el tiempo.
Mientras creas el contenido y defines la estructura para tu base de conocimiento interna, es clave hacer que ese conocimiento sea realmente fácil de acceder y inteligente para tu equipo. eesel AI se conecta con tus fuentes de conocimiento existentes, dondequiera que estén, para ofrecer a tu equipo una búsqueda potente impulsada por IA y respuestas instantáneas. Realmente ayuda a cerrar la brecha entre simplemente tener información y poder utilizarla eficazmente.
¿Quieres ver cómo eesel AI puede hacer que tu base de conocimiento interna funcione de manera más inteligente para tu equipo? Puedes comenzar una prueba gratuita hoy (¡no se necesita tarjeta de crédito!) o reservar una demostración para verlo en acción.
